国家开放大学电大专科《办公室管理》2025期末试题及答案（试卷号：2180）

国家开放大学电大专科《办公室管理》2025期末试题及答案（试卷号：2180）
盗传必究 一、单项选择题（请将正确答案的字母序号填在答题纸上。每小题1分，共10分）
1．电话是现代社会中不可或缺的通讯工具，文秘人员在打业务电话时不应该( )。

A．考虑打电话的时间是否合适 B．核对电话号码，确保一次拨号就能成功通话 C．在尽量少的通话时间内达到预期的效果 D．在工作时间同久未打电话来的朋友闲聊 2．在公务专用信件书写礼仪方面，一般在收函单位或个人称呼后习惯用( )。

A.“顷悉”、“际此” B．“谨启”、“钧启” C．“台鉴”、“惠鉴” D．“台安”、“钧安” 3．按照美国人类学家爱德华·霍尔博士对交往空间距离的划分理论，45CM～120CM，应该是( )。

A．个人区 B．社交区 C．亲密区 D．公众区 4．文员进行会议的计划和准备时，不应该做的是( )。

A．什么日期、时间召开会议应要考虑议题的紧急程度 B．文员按照上司的指示，应事先调查时间安排对参加者是否方便 C．会议场所的选择，要根据会议时间长短、花费多少作决定 D．文秘人员必须配合会议议程，详细检查各项工作 5．上司决定参加某个会议时，文员不应该( )。

A．和上司先充分沟通，避免在会议进行中临时以电话联系的不便 B．除了送来的资料外，也必须收集其他上司有必要的资料 C．如果是第一次前往的公司外的地点，要先了解场地情况和交通所耗费的时间 D．只在便笺上写好会议名称 6．电子文件归档要做到真实、完整，达到档案的功能价值。归档的电子应该按“件”进行管理，下列项目中，以“件”为单位，( )项是不适宜的。

A．多份电子文件 B．重要法规的历次修改稿 C．正文和附件 D．一套计算机软件或源程序 7．办公室，顾名思义，是办公的场所。下列诸项中( )应不属于办公室范畴。

A.医疗室 B．厂长室 C．院长室 D．经理室 8．文员在进行办公室布置时，以下哪些行为是不适宜的( )。

A.准备一些敞开的文件夹，贴上相应的标识条 B．较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方 C．办公桌抽屉物品要摆放整齐，不要放得太满且要经常清理 D．下班前要整理好自己的办公桌，把文件、资料收藏好以免丢失和泄密 9．为了能保证质量、有效率地工作，文员应有一定的工作指导思想，应围绕着( )这样一个滚动的过程。

A.计划——实施——检查 B．计划——检查——实施 C．实施——计划——检查 D．检查——实施——计划 10．为了防止办公室出现“瓶颈现象”，下列做法中，哪项工作应该改进？( ) A．工作人员工作尽可能专门化、单一化 B．尽可能定量控制办公室工作 C．重复性的工作尽量由机器完成 D．合理设计办公室的工作流程 二、判断题（正确打“√”，错误打“×”。每小题1分，共10分）
11．小办公室的配置，打字、复印间应离上司办公室稍远一些。(√ ) 12．没有两位办公室人员一天的工作内容是完全相同的，但像核对文员的日志与上司的日志的事项是否一致则是典型的工作。( √ ) 13．文员对报纸和杂志的处理，可以挑出上司喜欢的报纸和杂志放在他的办公桌上，其他的放在报刊架上供大家阅读。( √ ) 14．代表会议依法定期召开，与会代表必须达到法定人数方为有效，因此文员应仔细核对出席人数。(√ ) 15.如果文员要找的人是一位比上司地位高的人或尊长，你跟对方的文员说完之后就应该叫上司接过电话，告诉上司要找的人马上就会来听电话，让上司直接与对方通话。( √ ) 16．文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心，支票簿与印章应该一起收藏，以避免被盗用冒领。( × ) 17．上下级之间握手，下级先伸手后，上级才能相握。( × ) 18.口头语言视时间、场合、对象的不同而有所不同，对上司或长者说话，应文雅些；
对一般同事或顾客说话，就可通俗。( √ ) 19．文员对于在值班期间发生的重要情况，可以等交接班后再报告上司。( × ) 20．文书部门立好的案卷，必须逐年移交给档案室集中保管，称为“归档”，有归档范围和要求，但没有期限。(× ) 三、简答题（每小题10分，共20分）
21．文员在处理上司指派的工作时，首先要仔细制定计划，简要说明制定计划时应注意的几个要点。

答：文员在处理上司指派的工作时，首先要仔细制定计划，简要说明制定计划时应注意的几个要点。

(1)充分了解即将开始的工作内容；
（3分）
(2)思考以什么方法进行效率会最佳；
（3分）
(3)上司分派两项以上工作时，必须为工作排定优先顺序。（3分）
22.文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统？具体做法是怎样的？ 答：文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统？具体做法是怎样的？ 有电子提示系统和人工提示系统（2分）
电子提示系统的做法：在电脑中设置日程表、报警系统、一周计划以及其他提示事项，文员应该随着情况的变化不断编排和修改输入的信息。（3分）
人工提示系统的做法：
设置基本办公日程表、固定活动日期一览表（1分）
使用提示性备忘录（1分）
准备约会表（1分）
准备特殊提示卡（1分）
准备交往提示文件（1分）
四、设计题（每小题15分，共30分）
23．所谓“有问题”的来访者一般是怎样的？文员应如何应对？ 答：(1)固执任性的来访者。死搅蛮缠、出言不逊，文员应毫不妥协（但要注意礼貌）地反复进行解释并提出建议。坚持说你没有权利更改规章制度。可保证：如果对方写信给上司，上司一定会看到这封信。(4分) (2)进行威胁的来访者。悄悄地告诉老板，打电话保安部门，不要与蛮横无理、可能带来危险的来访者直接冲突。（3分）
(3)情绪激动的来访者。如果来访者是男性，女文员应该找男的帮忙；
如果是女性，女文员可能会使她平静下来；
如不行，找一个成熟的女同事来帮忙。（4分）
(4)骗人的老手。他们①介绍的产品或服务价格低得离谱；
②公司经营时间不长；
③个人或公司没有通讯地址，或电话号码有疑问。必须保护公司和上司的利益。（4分）
24．作为办公室文员，在上司办公室或接待室的整理方面应注意哪些具体事务？ 答：(1)清楚德方总经理的爱好、文化背景、性格习惯等；
(3分) (2)征求上司意见或同意，在允许的钱款额度范围内选购礼物；
(3分) (3)比较合适的生日礼物是有中国特色的、总经理又比较喜欢的物品；
(3分) (4)赠送的礼物应去掉包装上的标价，并应请商店用精美包装纸重新包装一下；
(3分) (5)附上贺卡写上中国公司的名称，让上司亲自送给德方总经理。（3分）
五、案例分析题（每小题15分，共30分）
25．海金精密仪器有限公司的技术开发部有8个工作人员，他们群策群力，花了整整一年开发了BRM系列产品，经广泛宣传，推销，国内外的销路很好，给公司创收了几百万元。公司总经理为了鼓励部下再接再厉，决定宴请技术开发部的全体成员，具体的时间、地点由总经理秘书卜小姐安排，只是规定了费用总数为2000元。

问题：
(1)卜小姐应该安排在什么时间、地点宴请比较好？ (2)卜小姐用怎样的方式通知技术开发部的成员？ (3)宴请结束一结帐，只花了1500元，对余下的500元，卜小姐买纪念晶发放好不好？ (4)除了宴请，卜秘书还可建议用其他方法来鼓励技术开发部吗？效果怎样？ 答：(1)应安排在本周的星期五下班后宴请，这时一周的工作已经结束，第二天是休息，晚一点也不影响工作。找个比较安静幽雅的餐馆，包个单间，总经理与大家上下级可交流感情。（4分）
(2)卜小姐应到技术开发部去向大家表示祝贺，并当场邀请。如果用电话通知，不能产生亲切感和更理想的气氛。（4分）
(3)宴会快结束时卜小姐可把技术部负责人拉到一边，把500元交给他，悄悄说：“我和总经理回去后，你们可不受拘束再饮一杯，或找个卡拉OK唱唱歌，明天把发票交给我就行。”发放纪念品会给公司其他人员知晓，造成不必要的麻烦。（4分）
(4)可以建议总经理给每人发奖金，还可建议在全体职工大会上表扬技术开发部。这样可激发其他部门的积极性。（3分）
26．某公司聘任文员邹某上班处理邮件时，正巧赶上接听电话。他一手操持电话，另一手示意送信者把信堆放在已有一些信件的办公桌上，并顺手拿过笔在“收件人”处签了字。打完电话，他急忙把所有的信封都剪开了，忙乱中一封信被剪掉了回信地址的一角，他并未在意。这时，他抽出所有的信纸，放在一边，而把所有的信封放在了另一边，并开始阅读邮件。当阅读到写有：“亲爱的……”一封信时，他意识到拆错了信，匆匆将信装进一个信封，并用胶水粘了起来。在处理其他信件时，其中有一封急件，觉得应该由上司回信．他把几封信混在一起放在上司的办公桌上。这时，上司把写有美国地址的英文名片递给他，让他打印一个寄往美国的信封，小邹按照以往写信的习惯，把收件人地址、姓名打印在信封的上面，把公司的地址打印在右下角。

你认为小邹处理邮件是否正确，为什么?请讲出理由并说明正确的做法。

答：(1)收领邮件应该把以前的信件另外放开，以免混淆，应在清点后才能签字；
(3分)(2)首先应分类，请示上司哪些邮件能拆封，哪些不能拆封(3分) (3)不能把回信地址剪掉，检查信封、信纸上的地址、电话是否一致。如不一致，应打电话询问正确的，再把错误的划去，(3分) (4)拆错信，应在信封上写上“误拆”，并签上自己的名字，封上信口，把信件交给收信人时向他(她)道歉。(3分) (5)把交给上司邮件分成最急件、次急件和普通件，不能混淆。寄给美国的信件信封地址位置写错了。(3分)