XXX科技股份公司费用报销管理制度

　X XX XX 科技股份 有限公司

　 文件编号:XX－CW-002 制订单位:财务中心 版本: A

　总页数: 4 4 页

　制订日期: 209 19 年 1 11 月 5 15 日

　执行日期: 209 19 年 1 11 月 0 20 日

　 核准

　审核

　制订 财务中心 费用 报销 管理 制度

　费用报销 管理 制度 文件 编号 MT- - CW- - 002 2 版本

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　1 1、 、 目的 为了进一步有效的加强公司的费用管理，合理控制公司费用成本、开源节流，使费用开支更加有章可循，形成一套规范化、制度化的管理程序，结合公司的实际情况，特制定本制度。

　2 、适用范围 本制度适用于公司所有的日常费用开支管理。

　3 、差旅费报销规定 1 3.1 出差审批

　3.1.1 员工因公需要出差的，由本人填写好《出差申请单》一式两份，经相关权限主管审核，董事长/总 经理审批后将《出差申请单》交财务部、人力资源部存档。

　3.1.2 特殊紧急情形下办差人员不能事先填写《出差申请单》时，应按上述审批权限规定电话报批，经 上级同意后方可出差，出差返回后补填《出差申请单》。

　3.2

　出差注意事项

　3.2.1 出差人出差前必须根据出差任务如实填写 《出差申请单》，具体写明出差事由、地点、日期、出 发和到达时间、票价、预借差旅费数额等。预计开支金额小于 1500 元的，费用先自行垫付。

　3.2.2 第二次出差借支的，以还清或报销前次出差所欠款项为原则，借支款最高额度为：往返路费+预计 出差天数*各项开支标准。）

　3.2.3 出差借款销帐单据必须与出差借款原由相符，否则不予销帐，情况特殊应征董事长/总经理同意后方可作例外处理。

　3.2.4 出差人员若出差工作进程受阻，应及时报告，需要延期的须说明原因和理由经部门负责人同意后， 董事长/总经理批准后，方可顺延返程日期，否则不予报销差旅费；情节严重的还将按照公司的相关制度 给予纪律处分。

　3.2.5 出差人员出差返回公司后,必须到人力资源部登记出差回程实际时间,并由人力资源部负责人在原“出差申请单”上进行具体说明出差时间，并签名确认。

　3 3.3 出差费用报销标准及 相关规定 （详见 XX- - XZ- -3 003 文件 的出差管理制度）

　4 4 、业务招待费用报支规定

　4.1 招待应酬费包括：招待来访客人的茶叶、水果、饮料、香烟等费用；宴请客人的用餐、食品、酒水、 香烟等费用；赠送客人、客户的纪念品、礼品等费用。

　4.2 除董事长/总经理外，招待应酬费报销时，《费用报销单》后必须或附纸条写明具体用餐人员。

　4.3 招待用餐标准：部门经理级招待用餐标准限额为 50 元/餐/人，副总经理级别招待用餐标准限额为 60 元/餐/人，经董事长/总经理特批的除外。

　4.4 董事长/总经理招待用餐标准费用实行实报实销。

　4.5 招待用餐时，原则上陪餐人员不得多于来宾人数，否则财务部门将有权扣减报销金额。经董事长/总 经理特批的除外。

　4.6 因公关业务需要，赠送礼品的需事先知会董事长/总经理，经批准后方可在限额内进行赠送，严禁超 支，否则超出部分由经办人承担。

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　4.7 未事先申请或超过申请标准的宴请，财务部将不予报销或事前审批的标准内报销。

　5 5 、私车公用费用报支规定

　5.1 因工作需要，经公司总经理批准，允许使用员工私家车办理业务的，私车公用所产生的过路与过桥费用按实际花费进行报销（报销时注明事件概况及报销理由）且有税务部门开具的发票；燃油及附加费按每公里 1.2 元的补贴标准以予报销。

　6 6 、借支管理

　6.1 公司将不受理个人因私借支。

　6.2 员工因借支产生的呆/坏账，公司将从员工本人工资中扣抵，未扣抵回的借支款，公司保留追究相关 法律责任。

　6.3 财务部前账结清之后方可再借付。确因业务需要而来不及结清前账，借款人必须向董事长/总经理批准后方可再借付。

　6.4 原则上借支人应在一个月内凭有效原始票据报销各项暂借。超出一个月不结帐者，财务有权扣发经办人工资抵偿。

　6.5 财务部门将在每月 10 号以前与各借支人员进行借支往来账核对，确保账实相符。

　6.6 所有借支款项，必须保证专款专用的原则。

　7 7 、报销单据填写和粘贴要求

　7.1 借款流程：借款经办人需要认真清楚的填写好《借款单》（“借款内容”栏上注明事由，“订还款日期 及金额”必须填上，按正常审批流程（部门负责人审核签字、财务部审核签字、董事长/总经理审批签字）

　后由出纳支付借支款；（如出差借支的、需随同借支单提交经审批的《出差申请单》原件；需要借支进行 零星采购的，必须附上经审批的《物品采购申请单》或是经批准的工作联络单。

　7.2 不同项目的费用单据，要求用费用报销单粘贴；白条、收款收据也不能和发票混在一张费用报销 单上报销，应分开填写报销支；不能将发票金额、起止点、发票印章等有关内容贴住，确保审核人能够 完全清楚地审阅到报销金额；否则财务部视废票，不予受理。

　7.3 报销费用时需填写《费用报支单》/《差旅费报销单》，分以下两种情形：

　7.3.1 涉及正规发票、白条、收款收据的须分开填写：

　第一种：报销人根据正规发票复印件、白条和收款收据，填写《费用报支单》/《差旅费报销单》，走审批程序：

　经办人

　 验证部门（分管部门审核 ）

　财务部审核

　 总经理审批

　 领款人（领款人处不用签字）

　财务部结算。

　（ 注 ：领款人与验证部门签字人员不能为同一人，验证部门人员可以为上级领导或是 证明 人）

　第二种：报销人根据正规发票填写《费用报支单》/《差旅费报销单》，走审批程序：

　报销程序：经办人

　验证部门（不用签字 ）

　财务部审核

　总经理审批

　 领款人（领款人处不用签字）

　财务部结算。

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　7.4 招待费的报销单据需注明其招待时间、地点、招待事由、招待人员及随同人数并附用餐费用发票作为餐费发票的附件； 7.5 员工出差应在回公司后三个工作日内办理报销事宜，根据差旅费标准填写差旅费报销单。

　8 8 、其它规定及违章处理

　8.1 报销单据存在欺骗行为的，财务部门可对当事人以 1 罚 5 的处理，对其审核部门负责人处以 1 罚 3 的处理。

　8.2 出纳备用金不得挪用个人私用，一经发现，将对直接挪用人处以备用金 5 倍金额的罚款。

　8.3 所有借支款一律实行“谁借谁还”、“前账不清，后账不借”的原则；费用类的预付款，原则上要求 当月报账，如有特殊情况无法当月报账的，须向财务部门提交书面说明,逾期未报或无正当理由的，将在 本人工资中抵扣。

　8.4 原则上谁用款谁办理借支手续，特殊情况用款人不能亲自办理借支单手续，而委托同事办理借支的， 借支单必须填写受托人本人的名称，日后将由受托人收集单据进行报销或冲账，不能按时提交销账单据 的责任将由受托人承担。（如受托人能提供委托人写的委托办理借支证明的，则不能按时提交销账单据的 责任将由委托人承担）

　8.5 有关先付款后取得发票的规定：申请人申请费用全额付款后，应及时向对方单位或公司索取正式发 票，最迟不能超过全额付款后的一个月，如有特殊情况应事先告诉财务部有关人员，并注明原因及最迟 期限。

　9 9 、 附则

　9.1 本制度的拟定、修订、解释权由公司财务部负责。

　9.2 本制度自发布之日起执行，原公司执行的相关规定中所涉及到的内容与本文件内容相冲突的，以本 制度为准。

　10 、 相关表单

　10.1《费用报支单》 费

　用

　报

　支

　凭

　证

　 年

　 月

　 日 项目

　领款人住址

　摘要

　 金额

　拾

　万

　千

　佰

　拾

　元

　角

　分 十 万 千 百 十 元 角 分

　 审批人意见：

　验证部门：

　领款人盖章：

　主管：

　会计：

　付款人：

　经办人：

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　10.2《借款单》 借

　款

　单 借款日期

　年

　 月

　 日 借款部门

　借款人

　借款内容

　 借款金额

　拾

　万

　千

　佰

　拾

　元

　角

　分 十 万 千 百 十 元 角 分

　 单位（或部门）负责人意见：

　年

　月

　日 订还款日期与金额 借款人盖章：

　10.3《出差申请表》

　XXX 科技股份有限公司 出差申请表 出差人

　部

　门

　职

　务

　日期 自

　 年

　月

　日

　时起至

　 年

　月

　 日

　 时止，共计

　 天 地点

　事由

　预算 交通费 住宿费 餐费 业务招待费 其他费用 合

　计

　 预支

　 备注

　上级审核

　财务审核

　总经理核准

　备注：出差人填写申请单（一式两份）经批准后交人力资源部、财务部各一份存档，未交申请单或申请单未经领导签字者视为缺勤。

　10.4《差旅费报销单》 XXX 科技股份有限公司 差旅费报销单

　 报销部门：

　 填报日期：

　年

　 月

　日 姓名

　部门

　职务

　出差事由

　出差时间 自

　年

　月

　日起至

　 年

　 月

　 日止共

　 天附单据

　 张 日期 起讫地点 长途交通费 市内交通费 住宿费 膳食费 其他费用 月 日

　 合

　 计

　总计金额（大写）

　万

　 仟

　 佰

　拾

　 元 人力资源部：

　分管副总：

　 报销人：

　董事长/总经理：

　 财务负责人：