国家开放大学电大专科《办公室管理》2024期末试题及答案（试卷号：2180）

国家开放大学电大专科《办公室管理》2024期末试题及答案（试卷号：2180）
盗传必究 一、单项选择题(请将正确答案的宇母序号填在括号内。每小题l分，共10分) 1．文员在为上司筛选电话时，以下做法不正确的是( ) A.文员在说了迎接词，对方发出声音之后，就能迅速辨听出对方 B．了解单位每个人的工作和职务，提醒正要接听转接电话的人，说明情况及转接理由 C．有时需要文员编织一些“美丽的谎言”以应付那些上司不想接待的人 D．来电者寻找你的上司，应弄清对方的身份再通报上司 2．在公务专用信件书写礼仪方面，一般在收函单位或个人称呼后习惯用( ) A．“顷悉”、“际此” B．“谨启”、“钧启” C“台鉴”、“惠鉴” D．“台安”、“钧安” 3．按照美国人类学家爱德华·霍尔博士对交往空间距离的划分理论，45CM—120CM，应该是( ) A．个人区 B．社交区 C．亲密区 D．公众区 4．以下哪一种类型适合自由谈话，或是收集创意的会议。( ) A．口字型 B．教室型 C．圆桌型 D．U字型 5．上司决定参加某个会议时，文员不应该( ) A.和上司先充分沟通，避免在会议进行中临时以电话联系的不便 B．除了送来的资料外，也必须收集其他上司有必要的资料 C．如果是第一次前往的公司外的地点，要先了解场地情况和交通所耗费的时间 D．只在便笺上写好会议名称 6.值班人员不应该做以下哪类事情( ) A．签发文件 B．分发会议通知 C．询问情况 D．传达指示 7．以下关于办公室职能的说法，哪一种是正确的？( ) A．办公室为上司服务，其他职能部门不用顾及 B．办公室人员只要掌握办文、办事、办会知识和技能 C．办公室管理具有集中性和整体性 D．办公室事务管理不仅有被动性，体现出来更多的是主动性 8．文员在进行办公室布置时，以下哪种行为是不适宜的。( ) A.准备一些敞开的文件夹，贴上相应的标识条 B．较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方 C．办公桌抽屉物品要摆放整齐，不要放得太满且要经常清理 D．下班前要整理好自己的办公桌，把文件、资料收藏好以免丢失和泄密 9．对新情况、新问题，无章可循时，上司又没有明确的指示，文员可参照有关政策，作出合乎情理的处理。这是采用的( )方法。

A．进言 B．受意 C．变通 D．挡驾 10．为了防止办公室出现“瓶颈现象”，下列做法中，哪项工作应该改进( ) A．工作人员工作尽可能专门化、单一化‘ B．尽可能定量控制办公室工作 C．重复性的工作尽量由机器完成 D．合理设计办公室的工作流程 二、判断题(正确打“√”，错误打“×”。每小题1分．共10分) 1。办公室的灯光照明要避开自然光，最好用人工灯光。( × ) 2．文员应避免不必要的通信和邮寄，尽可能把频繁的联系集中起来分批进行。( √ ) 3．文员在工作时间如需要补妆，应随时随地进行。( × ) 4．如果会客室的门是推开的，文员应先小步走进会客室，等客人进入后，再轻轻关上门。( √ ) 5．文员作介绍，应先介绍地位高SJA．，再介绍地位低的人。( × ) 6．假如上司不准备参加某个会议，应立即将会议通知丢掉，以免干扰其他事情。( × ) 7．代表会议依法定期召开，与会代表必须达到法定人数方为有效，因此文员应仔细核对出席人数。( √ ) 8．文员对支票管理要谨慎，支票簿与印章应该一同锁入抽屉。( × ) 9．交际应酬要讲求时效，若时机错过再来补救，不但无法表达诚意，还会破坏彼此关系。( √ ) 10．不要在酒宴上评论或附和别人对某人的议论，也不可评论菜肴的优劣。( √ ) 三、简答题(每小题15分，共30分) 1．单位印章主要有哪些?印章的刻制和使用有哪些规定? 答：(1)单位印章、套印章；
(2分) (2)钢印、领导人签名章、其他印章；
(2分) (3)刻制公章有两种情况：一种是由上级主管机关刻制颁发；
(2分) (4)另一种由法人代表申请，经主管部门批准，公安部门登记后由专门刻制厂刻制；
(2分)(5)公章一般由指定的文秘人员统一使用，其他印章也应专人专用；
(2分) (6)JJH盖公章，是哪一级的公章，须经哪一级的负责人批准，并审核签名；
(1分) (7)将盖用文件名称、编号、日期、签发人、领用人、盖章人等项详细登记；
(1分) (8)JJn盖印章必须做到用力均匀，使印章端正、完整，不歪斜、更不能颠倒；
(1分) (9)凡以单位名义发出的公文、信函等都必须加盖单位公章方能有效。(2分)2．(题略) 2．按照2000年《国务院行政机关公文处理办法》的规定，国务院规定的行政公文共有几类几种? 答：(1)命令(令)；
(1分) (2)决定；
(1分) ·(3)公告；
通告；
(2分) (4)通知；
通报；
(2分) (5)议案；
(2分)(6)报告；
(1分)(7)请示；
(1分)(8)批复；
意见；
(2分) (9)函；
(1分) (10)会议纪要。(2分) 四、设计题(每小题15分，共30分) 1．康桥宾馆位于本市南京西路45号，是个中型宾馆，有会议室、餐饮、停车场等，某企业准备在11月15日上午9：O0至l2：o0召开全厂中层干部大会，讨论第二年的产品发展和销售计划，地点就在康桥宾馆的12楼会议室。这次会议由总经理办公室负责安排。办公室主任让小付拟一个会议通知。他应该考虑哪些问题? 答：(1)会议的名称；
(2分) (2)出席会议者的姓名或组织、部门的名称；
(2分)(3)日期、时间(开始到结束的预定时刻)；
(2分)(4)地点：(具体在几楼几号会议室)；
(2分) (5)议题(或者议事日程)；
(2分) (6)主办者的联络处、电话号码等；
(1分) (7)开会所在地，建筑物名称、几楼、电话号码(必要时可附上地图)；
(2分)(8)注意事项、是否备有餐点、有否停车场，或当天应备的资料等。(2分) 2．某个下雨天，在利达公司内召开的新产品推介会结束了。公司的大型会议室有各种会议用品，室外有接待处，公司还租了汽车接送来宾，为圆满结束这次会议，办公室人员在会后应该做些什么工作? 答：(1)要替搭车回去的人安排车子；
(2分) (2)在接待处暂时代为保管的衣物，不要遗失或被人错领、冒领；
(2分)(3)有留话时，切记务必传达；

(1分) (4)检查会场有无物品遗漏；
(1分) (5)要为参加会议的人员送行；
(1分) (6)文秘人员离去前。要检查烟灰缸、字纸篓有无易燃的东西，如有，则必须加以熄灭；

(2分)(7)桌、椅早先若有移动，必须还原；
洗涤烟灰缸、茶具等，并收拾妥当，倒去垃圾；
(2分) (8)携带进会场的资料和会议用品要记得带回；
(1分)(9)关紧门窗并上锁；
(1分) (10)通知会场的管理单位，会议已经结束。(2分) 五、案例分析题(两题中任选一题。20分) 1．波扬公司准备在本市市中心召开大型的新产品订货会。参加的有本单位、外单位的人员。总经理让办公室负责安排，会上要放映资料电影，进行产品操作演示。而公司没有放映机。预定会议厅和租借放映机的任务交给了文员刘小姐。刘小姐翻看了有关资料，打电话问了一些情况，决定租借黎明大厦的会议厅。会议的召开时间是8月9日上午十点整，而资料放映时间是十点十五分。刘小姐打电话给租赁公司，要求租赁公司在9日上午九点四十五分必须准时把放映机送到黎明大厦的会议厅。

会议开幕前，办公室人员去黎明大厦布置会场，结果发现会议厅靠近热闹的马路，噪音很大。9日上午，大家正在紧张地做着最后的准备工作，刘小姐一看表，呀，已经九点五十分了，放映机还没有送到。刘小姐马上打电话去问，对方回答机器已送出。眼看着各地来宾已陆续进场，刘小姐心急如焚……突然外面一阵喧哗，有人在大声嚷嚷：“怎么这个地方连停车场也没有……” 问题：(1)假如你是刘小姐，对接下去可能发生的各种情况，应该如何处理? (2)假如放映机在十点十分还未送到，你还应该做些什么? (3)从这件事中你得到了什么教训? 答：(1)请租赁公司告知送货员的联系方法，想办法联系送货员；
(2分)(2)如果联系不上送货员，向总经理汇报，请示该如何办?(2分)(3)马上向总经理报告，不得擅自决定调整会议议程；
(3分) (4)得到总经理指示，可能把资料放映的时间往后推移半个小时或一小时?(2分)(5)联系新的租赁公司加急送一台放映机(或原租赁公司再送一台)；
(2分) (6)召开大型会议，各种准备工作，包括音响、电子类装置应至少提前一天安排；
(2分)(7)租借会议厅应全面考虑内外部环境和设施，包括噪音问题、停车场等，(3分) (8)不能仅凭电话联系，应实地查看；
(2分) (9)重要设备应考虑备用(或两套方案)。(2分) 2．公司经理在星期一早上告诉文员小刘，星期四上午9：00到11：00召开销售员会议，要求小刘通知有关人员。小刘刚到公司不久，不太清楚公司有多少销售员，她到几个业务部门转了转，大多数人外出了，也没有遇到销售员。接下来小刘忙于其他的事情，几乎把通知的事忘了。

一直到星期三下午，经理问她会议通知了没有，她才匆忙在公司的布告栏里写了如下的通知兹定于星期四上午在会议室召开销售员会议，会议重要，请务必出席。

星期四上午8230左右，有2个销售员到了会议室，但会议室里没有人招呼，以为会议不开了，坐了一会就走了。9：00左右有6个销售员来了，什么资料也没带，其中两个说，他们已经约好客户在10。00见面。到了10点，Jl乘JT 4位销售员，也谈不出什么东西，会议草草结束了，经理很不高兴。公司一共有12位销售员，事后去问另外4位，他们说，根本没有看到通知。经理对小刘非常不满。请问，你认为小刘究竟错在哪些地方?正确的做法应该是怎样的? 答：(1)应该搞清销售员的人数和姓名，准备这份名单；
(3分) (2)打印好书面通知；
(3分) (3)在3天内，当面发放通知或电话通知(电话中需要对方确认时间、地点、内容等)到名单上的每个人；
(3分) (4)通知不能写在布告栏里，可能不被人注意；
(2分) (5)通知上应写清会议的时间(开始到结束时间)、地点；
(3分) (6)应详细写清会议内容，应做好哪些准备；
(3分) (7)应提前到会议室做好准备，做好签到工作；
(3分)