国家开放大学电大专科《办公室管理》2022期末试题及答案（试卷号：2180）

国家开放大学电大专科《办公室管理》2022期末试题及答案（试卷号：2180）
盗传必究 一、单项选择题（请将正确答案的字母序号填在括号内。每小题1分，共10分）
1．文员打印寄往欧美国家的信封，收信人内容的打印顺序应该是( )。

A.国名、地址、部门、姓名 B．姓名、地址、部门、国名 C．姓名、部门、地址、国名 D．姓名、国名、部门、地址 2．下列接受名片时唯一正确的做法是( )。

A．接受名片时要用双手 B．大声念出名片上的头衔 C．接过名片马上放入兜内 D．传递名片将正面朝向自己 3．以下哪一种类型适合自由谈话，或是收集创意的会议？( ) A．口字型 B．圆桌型 C．教室型 D．U字型 4．按照美国人类学家爱德华。霍尔博士对交往空间距离的划分理论，45CM—120CM，应该是( )。

A．个人区 B．社交区 C．亲密区 D．公众区 5．文员协助举行宴会时，不用考虑( )。

A．宴会的形式与气氛 B．有无休息室 C．有无停车场 D．交通是否方便 6.上司参加各种应酬和会议，有时需要更换服装，文员应( )。

A．通知上司家人把衣服送达 B．自己到上司家里去拿 C．让上司自己去家里更换 D．去买新的服装 7．以下关于文员管理好时间的说法，哪一个是不正确的？( ) A．定好目标，把想做或需要做的事情写下来 B．想办法加快处理邮件、信件和其他反复出现的事务 C．开始工作之前要做好准备工作，就不会因遗忘某事而中途停顿 D．把零散工作安排在安静、有效的时间段里去做 8．文员传达上司的指示时，哪一项做法是不适宜的？( ) A．必要时可形成文字材料，照本宣科 B．不可在普通电话、普通函件里传达有秘密内容的指示 C．传达可以根据上司主要意思，溶人自己对问题的意见 D．重要的指示，应该要求被传达者复述一遍，以免漏听或漏记 9．有时应上司要求，文员参与会见或会谈，以下哪些内容不是文员的任务？( ) A．准备资料 B．发表意见 C．现场服务 D．会议或会谈记录 10．传真机最好用来传送以下哪种邮件？( ) A．一般的图纸 B．机密文件 C．很长的文件 D．感谢信 二、判断题（正确打“√”，错误打“×”。每小题1分，共10分）
11．小办公室的配置，打字、复印间应离上司办公室稍远一些。( √ ) 12.在阳光明亮的教室和会议室内使用投影机，效果不受影响。( × ) 13．感谢信、祝贺信或吊唁信最好不用传真机发送。( √ ) 14.代表会议依法定期召开，与会代表必须达到法定人数方粗效，因此文员应仔细核对出席人数。(√ ) 15.如果两位来访者均未预约，应该按照先来后到的原则引见给上司。( × ) 16.文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心，支票簿与印章应该一起收藏，以避免被盗用冒领。(× ) 17.上下级之间握手，下级先伸手后，上级才能相握。。( × ) 18.有效加强印象的说话要点中，应包括先说出结论部分内容。( √ ) 19.文员对于在值班期间发生的重要情况，可以等交接班后再报告上司。( × ) 20.电子文件归档的鉴定，主要是归档前由领导在档案部门的协助下，对归档的电子文件内容进行鉴定。( × ) 三、简答题（每小题10分，共20分）
21.办公室事务管理的服务性特征表现为哪三个方面？请简要说明。

答：办公室事务管理的服务性特征表现为哪三个方面？请简要说明。

一是为上司服务；
（2分）
二是为组织服务；
（2分）
三是为公众服务。（2分）
一般阐述（4分）
22.文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统？具体做法是怎样的？ 答：文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统？具体做法是怎样的？ 有电子提示系统和人工提示系统（2分）
电子提示系统的做法：在电脑中设置日程表、报警系统、一周计划以及其他提示事项，文员应该随着情况的变化不断编排和修改输入的信息。（3分）
人工提示系统的做法：
设置基本办公日程表、固定活动日期一览表（1分）
使用提示性备忘录（1分）
准备约会表（1分）
准备特殊提示卡（1分）
准备交往提示文件（1分）
四、设计题（每小题15分，共30分）
23.上海某企业欲与德国某企业合作，德国以品牌、技术入股，利用上海比较便宜的原材料和人工，共同生产国内紧缺的产品。德国代表团一行9人将于8月下旬来访，商议合作的具体事宜，办公室主任请小李作好准备。假如你是小李，你怎样设计这个接待方案？ 答：(1)接受任务 (2)了解来宾、制订计划 (3)预订食宿 (4)欢迎来宾、商议日程 (5)礼节性拜访、宴请 (6)正式会谈 (7)签订协议书 (8)陪同参观游览 (9)互赠礼品 (10)欢送来宾、接待小结 （十项内容，回答出七项以上即可给较高分数。）
24.某公司成立不久，业务就非常繁忙，电话不断，上司要求文员小胡设计一个电话记录单。小胡应该怎么设计？ 答：
五、案例分析题（每小题15分，共30分）
25.新上任的公司职员小马接受领导的指派到机场接一位重要客人，因为是第一次被指派接受任务，小马特意向领导征询应该注意的事项。考虑到小马刚到单位不久，领导嘱咐小马对客人一定要热情、大方，礼貌方面更应多加注意，小马一一记在心里。见到客人，小马热情地走上前去，大声说着“欢迎、欢迎”，伸手就去接客人的行李，见客人要与自己握手并躲开小马接拿行李的手，才慌忙与对方握手，并执意要帮对方拿行李。来到车旁，顺势将行李放入汽车的行李箱，接着打开副驾驶舱门，引导客人落座，并说：“这里视野宽阔，可以看看沿途风光。”而后，自己坐到汽车后排座位上。一路上，小马热情地回答客人提出的问题，还关切地询问客人所在公司的情况，打听客人的 收入、福利和家庭情况，没多久，小马就觉得客人话语越来越少，客人也不象刚下飞机时那样热情了，小马心里不悦，但又不能表现出什么。

请你分析一下小马在礼仪方面有何不当之举？应该怎样做才是正确的？ 答：(1)握手礼仪，主客之间，应该主人先伸手；
（3分）
(2)替客人拿行李应征求同意，再行动，哪些行李可以放入行李箱中也要征得同意；
（3分）
(3)乘坐方面，客人应该坐后排，小李应该坐副驾驶座；
(3分) (4)客人公司的一些内部情况、个人收入、福利和家庭情况等是不合适的话题；
（3分）
(5)应该与客人谈一些合适的话题，如天气、风土人情、新闻等。（3分）
26．文员小胡正在办公室忙着，进来了一位西装革履的男士，自称与李总经理约好的。但小胡一查经理的日程安排，却并没有发现有约会。但既然说与李总经理有约，也可能是经理亲自约定的，接过名片一看，是某家杂志社广告业务部的钱经理。凭直觉小胡觉得对方是个推销员，但仍然很热情地请坐、端茶，然后问道；
“您是否和李总约在上午见面” 对方回答：“如果方便，我希望很快见到李总”。

小胡明白了，肯定没有约会。即便是李总亲自约定的，也会有具体准确的约见时间。“您看，很不凑巧，今天上午李总刚好有个临时会谈。我马上设法和他取得联系，告诉他您在这等候。或者另约时间，可以吗?” 钱经理马上表示同意。小胡接着说：“您看我怎么向李总汇报您的情况?” 经交谈，小胡很快清楚了，来访者是为杂志社编撰本市最新工商名录做广告，拉客户的。这类事不是第一次遇到，小胡知道接待不可草率生硬，来访者中不乏“无冕之王”，还须“恭敬送神”好。

经与李总联系，从他那里得到的答复是“不见”，小胡当然不能“直言相告”。

“钱先生，真对不起，李总正在与一家重要客户讨论谈判，我不方便进去打断。您看已近中午，怕要耽误您太多的时间了。您看是这样，我公司虽在本市，但大多数的业务还是在与外省市和外商之间，全国工商名录上，我公司已在册，本市工商名录上再登当然对本公司也有益，具体事项，我一定请示李总，并尽快电话与您联系，您看，我可以打名片上您的联络电话吧!”“好，好。”嘴上这么说，钱先生已显不悦。

“另外，刚才看您送来的资料，我想起我的同行马小姐曾和我谈起过她供职的公司正要做 公共关系形象广告和业务宣传，您看我是否可以介绍他们公司与您合作……她的联系电话是67559831，这是我的名片，您可以直接与马小姐联系。” “好，好!”钱先生的口气变得和缓了。

“钱先生，这资料您是否可以多留几份给我：尽管我公司业务范围不太适合，但周末的同行联谊会上，我可以帮您向其他合适的公司宣传，同行介绍，恐怕更方便些，您看是否可以?”钱先生告退时的微笑是真诚的谢意，因为他受到的热情的接待弥补了没有完成任务的缺憾。小胡热情地送他到电梯口。

问题：
(1)小胡回到办公室的第一件事应该是做什么? (2)小胡的做法是否正确?有没有不当之处? (3)小胡为什么不可直言相告李总经理不能接待钱经理?是否违背办公室人员的职业道德? (4)秘书对来到公司的每一个人都应该视如贵客，都应该有求必应，引见给领导吗? 答：(1)小胡回到办公室应马上与马小姐联系，遵守诺言；
(4分) (2) 正确，接待技巧符合文员要求；
(3分) (3)文员对待媒体尤其要小心谨慎，不可轻易得罪；
(3分) (4)即使不能引见给上司，同样应礼貌待人；
(2分) (5)这样做不违背办公室人员的职业道德，而是运用策略做好接待工作；
(2分) (6)不能有求必应，应区别情况，或引见，或挡驾；
(4分) (7)为上司挡驾，是为了减轻上司的负担。(2分)