医院档案中的精细化管理

杨永丽

灵山县妇幼保健院

档案管理是医院管理工作的关键内容，但传统的管理模式存在效率低、质量差等问题，不符合相关标准。在精细化管理的基础上对医院档案管理进行改革有利于促进档案管理目标的实现，因此需要深入研究如何对医院档案进行精细化管理，实现医院档案管理工作的转型升级。

（一）医院档案

医院档案指的是医院在各项活动中形成的具有保存价值的原始记录[1]。医院档案包括文书档案、病历档案、人事档案等诸多类型，在医院日常经营中发挥着重要作用。

（二）精细化管理

精细化管理指的是将常规管理引向深入管理、减少管理所用资源、降低管理成本的管理方式。加强精细化管理有利于将医院的战略规划贯彻落实在管理工作的每一个环节中并提高医院的管理绩效、实现医院管理的可持续发展，因此需要高度重视档案管理。

（一）有利于提高档案管理效率

在传统管理模式中，部分档案管理人员没有明确档案管理重点，也没有采用合适的档案管理方法，导致档案管理效率相对较低。而加强精细化管理可以明确档案管理的目标，让档案管理人员朝着目标努力；
可以优化档案管理方法，让管理人员利用更加先进的手段开展工作；
可以及时发现档案管理中的不足之处，提高档案管理效率。

（二）有利于提高医疗水平

病案等档案与医疗治疗等方面有较大的关系，但大多数档案管理人员都只是将档案存储起来，没有主动分析档案信息，无法将表面信息转变为更有价值的资料。加强精细化管理可以通过信息技术手段分析档案中的数据信息，这样可以为医疗治疗提供支持，继而提高医疗水平[2]。例如，应用精细化管理方式可以综合分析病案中的信息，充分掌握患者的实际情况并科学制定临床治疗方案。

（三）有利于减轻工作人员的压力

在信息化时代中，医院在各项活动中都会产生大量的数据信息，这就导致医院档案数量不断增多。在这种情况下，档案管理人员需要花费大量的时间和精力开展档案收集与整理工作，在一定程度上加大了管理人员的工作压力。而加强精细化管理可以通过信息技术手段代替传统的人工处理，可以将档案管理人员从枯燥、重复的工作中解脱出来，这样不仅可以减轻档案管理人员的工作压力，也可以让管理人员在档案鉴定、档案分析等更有价值的工作中投入更多的精力。

（一）档案管理理念落后

在疾病愈加复杂的背景下，大多数医院都将重点放在了医疗水平的提升上，忽视了档案管理工作，且档案管理理念较为落后。首先，部分医院没有意识到档案管理的重要性，没有科学制定档案管理目标，导致档案管理十分盲目且随意。其次，部分医院没有综合分析档案管理需求，仍然采用粗放式管理模式，降低了档案管理的实效性。例如，部分医院认为档案管理就是一个简单的、重复的过程，所以只安排管理人员开展档案的整理与存储工作，没有全面开展档案鉴定、分析等工作，降低了管理质量。

（二）档案管理制度更新不及时

档案管理包括档案收集、鉴定、整理、存储、应用等诸多环节，任何一个环节出现问题都可能造成严重后果，所以，档案管理需要相应制度的指导与约束。从实际情况来看，大多数医院都制定了档案管理制度，但没有做好制度的更新与补充工作，导致制度不符合实际需求。例如，一些医院只制定了一些基础制度，没有完善档案的安全管理制度，无法有效保障档案的安全，甚至可能会造成档案丢失[3]。同时，当前大多数医院都逐渐开始利用计算机存储档案，但一些医院并没有针对电子档案管理制定相应的制度，阻碍了管理工作的开展。

（三）档案管理方法单一

档案管理方法会对档案管理效率与质量产生较大影响，但部分医院采用的方法较为单一，导致档案管理效率较低。例如，大多数医院多采用集中管理法，即对病案等档案进行统一管理，加大了档案查询与应用难度。

（四）档案管理信息化程度低

在信息化时代中，加强信息化建设是档案管理发展的必然趋势，很多医院也意识到了信息化手段的重要性，开始利用信息技术手段开展档案管理工作。但在技术等因素的限制下，很多医院的档案管理信息化建设一直处于初级水平，无法达到更高标准的要求。例如，部分医院只是将纸质档案转变为了电子档案，没有灵活应用信息化软硬件，导致信息化程度相对较低。

（五）档案管理人员专业素养有待提升

档案管理人员是开展档案管理工作的关键主体，其专业能力与业务水平会对工作效果产生较大影响，但部分档案管理人员的专业素养仍然达不到要求。首先，部分档案管理人员没有意识到管理工作的重要性，在工作过程中存在敷衍了事、浑水摸鱼等情况，可能会导致档案管理出现质量问题[4]。其次，部分档案管理人员的管理思维较为落后、掌握的管理技巧相对较少，无法及时创新档案管理工作。例如，部分档案管理人员缺乏主动管理的意识，只是被动接收档案、存储档案，没有主动研究档案信息，无法为档案利用提供支持。

（一）树立精细化管理理念

理念在行动中发挥着重要作用，所以，若想实现精细化的档案管理就需要树立精细化管理理念。第一，医院管理者应高度重视档案管理工作，为精细化管理的落实奠定基础。在这一过程中，医院管理者应全面梳理档案管理在医院经营与发展中的作用，对精细化档案管理进行顶层设计与全局规划。同时，需要科学制定精细化管理目标，将长期目标与短期目标结合起来，使档案管理工作更符合医院发展需求。第二，档案管理部门的负责人需要梳理档案管理现状，明确档案管理中的不足之处以及精细化档案管理的要求。从精细化管理的要求来看，在工作过程中应保障档案的真实性、完整性以及专业专属性。首先，应确保医院档案能够真实、准确且客观地记录医院各项活动。例如，在进行病案管理时需要全面检查病案的真实性，判断病案是否能够准确反映患者的就诊和治疗过程，确保档案能够用于医疗借鉴、司法鉴定等各个环节中。其次，应确保医院档案是完整、全面的，避免档案出现遗漏等问题，否则会影响档案应用。此外，需要确保医院档案具有专业专属性，能够在治疗、医疗研究等各个环节中发挥一定的作用。

（二）加强精细化管理制度建设

制度具有一定的约束作用，可以增强各项工作的规范性与标准性，所以，医院应根据精细化管理的要求完善档案管理制度，增强档案管理的实效性。首先，医院应明确档案精细化管理流程，为制度的完善奠定基础。在精细化管理理念的基础上开展档案管理工作需要积极采集档案资料→对档案进行鉴定，判断档案的真实性、完整性是否符合要求→根据内容与结构对档案进行分类处理→根据编号规则对档案进行编号处理→为档案赋予相应的标签并存储档案→根据档案应用需求检索并提取档案[5]。其次，医院应根据精细化管理流程制定档案管理制度，对各个环节进行明确规定。例如，医院需要完善档案收集制度，让管理人员根据制度收集病案等资料；
完善档案鉴定制度，让管理人员根据真实性、完整性等基础指标鉴定档案内容，判断是否需要对档案进行归档处理；
完善档案立卷制度，增强档案整理的规范性。同时，加强信息化管理是实现精细化管理的关键手段，所以，医院需要完善信息化管理制度，对档案管理部门计算机的使用、电子档案的存储与查阅、电子档案的安全保护等各个方面进行明确规定，提升档案管理的信息化水平。此外，若想促进精细化管理的贯彻落实就需要加强工作考核，所以，医院需要制定精细化管理考核制度。在制定考核制度时应明确考核周期、方法以及指标并将绩效考核与管理人员的工资挂钩，从而增强管理人员的职责意识。

（三）创新档案管理方法

创新档案管理方法是落实精细化管理的关键途径，医院应根据实际情况采用更加先进的档案管理方法。第一，灵活应用分类管理方法。分类管理指的是根据相应的标准以及档案的来源、时间、内容、形式特征对档案进行区分并对不同类型的档案进行不同的管理。加强分类管理有利于增强档案管理的清晰性、降低档案的检索与应用难度，所以，可以利用这种方法开展工作。首先，档案管理人员需要根据相关标准对档案进行分类处理。例如，在进行病案管理时可以根据来源将其划分为门诊病案、住院病案，也可以根据具体内容将其划分为入院记录、病程记录、知情同意书等类型。其次，在明确档案类型后需要将相同类型的档案存储在一起，为后续应用奠定基础。例如，在进行病案管理时可以将门诊病案存储在一起、将住院病案存储在一起，避免出现资料混淆等情况。第二，灵活应用动态管理方法。部分档案是不断变化的，可能会出现修改、补充、更换等情况，且医院对档案管理的要求也是不断变化的，但大多数管理人员多应用静态管理方法，无法满足不同时期的档案管理需求。而加强动态管理可以根据实际情况调整档案管理工作，使档案管理更加灵活，因此，档案管理人员需要灵活应用动态管理方法。首先，档案管理人员需要明确哪些是动态档案、哪些是静态档案，为后续工作奠定基础。一般情况下，档案管理人员可以将可能会出现补充、修改等情况的档案划分为动态档案。其次，档案管理人员需要对动态档案进行类目设置与档号编制，之后根据实际情况管理档案。

（四）加强信息化建设

在信息化时代中只有加强信息化建设才能够实现精细化管理并减轻工作人员的工作压力。医院应在现有基础上加强档案管理的信息化建设，提高档案管理质量。首先，医院应根据精细化管理的需求明确信息化建设目标、制定信息化建设方案，为信息化建设工作的落实提供基础保障。其次，医院应加大资金投入力度，不断完善硬件设施。例如，医院需要根据需求采购服务器、显示器等高端设备并更换老旧的计算机、打印机等基础设备，确保档案管理工作能够顺利开展。再次，医院应灵活应用各种信息化管理系统，进一步提升管理效率。若技术条件允许医院可以开发符合自身需求的管理系统，若条件不允许也可以直接通过可靠的供应商采购管理系统。例如，由润普网络公司研发的档案管理系统将纸质档案管理与电子档案管理结合了起来，且结合了档案收集、归档、借阅、销毁等各个环节，具有诸多核心功能（如图1所示），可以为医院档案管理工作提供有效支持。所以，医院可以直接采购这些较为成熟的软件，提高档案管理水平。同时，医院应增强网络安全意识，采购安全系数高的管理软件并定期利用杀毒软件等工具进行系统查杀工作，避免电子档案或管理系统受到黑客攻击、病毒入侵等因素的影响[6]。此外，医院应将信息化建设落实在档案管理的各个环节中，促进精细化管理的实现。例如，某医院十分重视档案管理的信息化建设且将信息化建设贯彻落实在了档案收集、整理、存储以及使用等各个环节中，通过手工录入、批量导入、接口接收等多样化的方法提高了档案收集质量；
通过归档审批、归档鉴定、自动归档等方式对档案进行了科学整理；
通过文件库、档案库以及资料库对不同价值的档案进行了有效存储；
通过多模式的借还管理体系提高了档案的利用率。

图1 润普档案管理系统的核心功能

（五）强化人员培训

加强人员培训不仅可以促进精细化管理的落实，也可以帮助档案管理人员实现自身价值，因此，医院应加强人员培训。第一，医院应积极开展精细化管理基础培训工作，增进档案管理人员对精细化管理的了解。在培训过程中，可以重点讲解对档案进行精细化管理的必要性与重要性，增强档案管理人员的精细化管理意识。例如，某医院举办了专题档案管理工作培训会，在培训会中强调了档案工作的重要性以及落实档案精细化管理的必要性并要求档案管理人员认真开展档案整理、分类、装订、编号等各个环节的工作，帮助档案管理人员树立了精细化管理理念[7]。第二，医院应加强系统培训，让档案管理人员掌握更多的精细化管理技巧与方法，提高档案管理人员的业务能力。例如，医院可以开设档案管理业务培训班，在培训班中定期组织培训，重点讲解分类管理、动态管理等精细化管理方法，转变档案管理人员的工作意识。第三，医院应加强信息化培训，提高档案管理人员的信息技术应用能力。例如，医院可以对档案管理人员进行管理系统操作培训，让档案管理人员严格按照相关规定进行系统操作，避免出现操作失误等问题。

在新时代中对医院档案进行精细化管理有利于促进医疗卫生事业的发展，所以，需要提高对精细化管理的重视程度，科学制定精细化管理目标、制度、方法并通过信息化建设、人员培训等方式为档案管理提供保障，实现医院管理水平的提升。