2029电大专科《办公室管理》期末试题及答案（试卷号2180）

2029电大专科《办公室管理》期末试题及答案（试卷号2180）
盗传必究 一、单项选择题（请将正确答案的字母序号填在答题纸上，每小题1分．共10分）
6．文秘人员在差旅结束后，应该( )。

A．给未出差的单位领导分送出差地特产 B．整理好出差过程中的单据、凭证，及时办理报销、结算事宜 C．休息几个工作日，缓解因出差带来的疲劳 D．把出差过程以及相关事务和上司简单口头汇报，无需形成书面材料，存档备案 7．文员根据上司指示，向对方要求约会时，以下哪个做法是错误的？( ) A．如果用写信的方式，在估计对方收到信后，再打电话确认 B．告知你或上司的联系电话，以便有变化时可立即通知 C．对方越忙越必须早一点联络 D．如果上司出差，可以在他回来的当天安排约会 8．当文员获知业务相关单位或人员婚丧喜庆的消息后，首先应( )。

A. 向上司报告 B．送礼 C．写信 D．查证消息的可靠性 9．接受忠告的反应应该是( )。

A．以烦躁的心情倾听 B．尽量把责任推给别人 C．应辩解说：“那是因为……” D．切勿感情用事 10．无纸化办公过程中，应该( )。

A．对电子文件采取严格的安保措施，保证其不被非正常改动 B．不承认电子签名的合法性 C．把有存档价值的电子文件加密保存在硬盘中，无需制成硬拷贝或制成缩微品 D．通过网络传输的文件，必须是没有密级的 1．文员在进行办公室布置时，以下哪一项行为是不适宜的？( ) A．准备一些敞开的文件夹，贴上相应的标识条 B．办公桌抽屉物品要摆放整齐，不要放得太满且要经常清理 C．较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方 D．下班前要整理好自己的办公桌，把文件、资料收藏好以免丢失和泄密 2．文员传达上司的指示时，哪一项做法是不适宜的？( ) A．传达可以根据上司主要意思，夹进自己的意见 B．必要时可形成文字材料，照本宣科 C．不可在普通电话、普通函件里传达有秘密内容的指示 D．重要的指示，应该要求被传达者复述一遍，以免漏听或漏记 3．文员打印寄往欧美国家的信封，收信人内容的打印顺序应该是( )。

A．国名、地址、部门、姓名 B．姓名、地址、部门、国名 C．姓名、部门、地址、国名 D．姓名、国名、部门、地址 4．以下哪个标准不是文员分拣邮件应该遵守的？( ) A．按收件人姓名分拣 B．按收件部门名称分拣 C．按私人公务标准分拣 D．按邮件重要性分拣 5．文员做会议记录时，可以在会议记录中( )。

A．加入自己的主观意见 B．不记录议题 C．与发言者用词不一致但意思完全一致 D．对所记内容作评论 二、判断题（正确划“√”，错误划“×”，每小怒1分，共10分）
11．文员第一次做一项工作时应该快一些，如果错误可以再做一遍。( × ) 12. 文员在接听投诉电话时，如果对方无端辱骂，可把他使用的字眼写下来或使用电话录音，以做证据，再慢慢地向他解释：“邓先生，如果你一直说脏话，我就没有办法再跟你谈下去了。”( √ ) 13．英美国家习惯，文员接待来访者，应该站起来与来访者讲话。( × ) 14. 假如上司不准备参加某个会议，应立即将会议通知丢掉，以免干扰其他事情。( × ) 15. 如果不小心发生日程安排计划重复的情形，就要排定能够动用的空挡，文员应自己决定优先顺序。( × ) 16. 当上司要求文员协助私人事务时，就把它当作是上司利用文员下属同事的关系来协助他解决私人的事务。( √ ) 17．男女之间，男士先伸手了，女士才能与之相握。( √ ) 18。如果要拒绝别人，最好是依照自己和对方的人际关系程度，分别使用表示方法，以避免因为拒绝而发生不必要的困扰。( × ) 19．文员对于在值班期间发生的重要情况，可以等交接班后再报告上司。( × ) 20. 文书部门立好的案卷，必须逐年移交给档案室集中保管，称为“归档”，有归档范围要求，但没有时间限制。( × ) 三、简答题（每小题10分，共20分）
21．办公室事务管理的服务性表现在哪三个方面？ 答：一是为上司服务，使上司摆脱繁杂琐事的压力，把主要精力集中在重要工作上。（3分）
二是为组织服务，为组织员工提供一个高效、舒适的工作生活环境。（3分）
三是为公众服务，保证组织与外界的信息渠道通畅，密切与社会各界联系。（4分）
22．会见与会谈的前期准备工作有哪些？ 答：(1)确定议题和明确目标。（2分）
(2)收集信息和分析双方材料。（2分）
(3)确定参加人员。（2分）
(4)双方协商时间、地点。（2分）
(5)布置座位。（2分）
四、设计题（本题30分）
23. 办公室的清理和清扫方法。

答：文员应该参照以下标准做好办公室的清理和清扫工作。

(1)办公桌椅。只要用抹布擦拭即可，但木制家则应打蜡，而金属用品要用清洁剂擦拭。

(2)办公用品。电脑、打印机等不用时要用罩子盖好，定期用干净的抹布擦拭。电话机听筒两端要用消毒液定期消毒。其他物品养成随时清理，归置整齐的习惯。

(3)书架上的书籍、文件夹里的资料应该摆放整齐，没有灰尘。

(4)地毯。每天打扫办公室和会客室，用吸尘器吸去地毯、墙角的灰尘。

(5)整套沙发装饰。要用毛刷子刷，椅套、桌巾一周要换一次，并拿去清洗。

(6)抽烟工具。来访者离去后立即检查香烟是否用完？打火机还能点燃吗？烟火缸是否清洗干净？检查清楚并收拾妥当。

(7)挂画、摆设。用掸子或毛刷子把灰尘拂掉，抹布容易使纤维污渍附在上面，最好不用。

(8)废物筒。每天清倒废物筒。文员在清理上司字纸篓时要特别细心，因为可能有上司随手丢弃的机密文件或底稿，需要拣出来用碎纸机打碎，不可粗心大意地一倒了之。

五、案例分析题（本题30分）
24．东华公司办公室人员小沈能讲一口漂亮的法语，小陈则很喜欢打扮。公司明天要与法国某公司谈判，古总经理叮嘱担任翻译的小沈和作会议记录兼会议服务的小陈要好好准备。小沈和小陈除了在文本、资料等方面作了准备，还花了一番功夫进行了打扮。

正式会谈这天，只见坐在古总经理一旁的小沈衣着鲜艳，金耳环、大颗宝石戒指闪闪发光，这使得古总身上的那套价值千元的名牌西服也黯然失色。

古总经理与法国客商在接待室内寒喧时，小陈拿来了托盘准备茶水，只见她花枝招展，一对大耳环晃来晃去，五颜六色的手镯碰桌有声，高跟鞋叮叮作响。她从茶叶筒中拈了一撮茶叶放人杯中……这一切引起了古总经理和客商的不同反应。客商面带不悦之色，把自己的茶杯推得远远的，古总经理也觉得尴尬。谈判中讨价还价时，古总一时性起，双方争执起来，小沈站在古总一边，指责客商。客商拂袖而去。古总望着远去的客商的背影，冲着小沈：“托你的福，好端端一笔生意，让你给毁掉了，无能！” 小沈并不知道自己有什么过错，为自己辩解：“我，我怎么啦！客商是你自己得罪的，与我有什么关系？” 问题：小沈和小陈的穿着打扮、言谈举止是否正确，正确的做法应该是怎样的？ 答：(1)小沈和小陈的穿着打扮不符合工作环境，不符合特定的会谈工作要求；
(4分) (2)小沈的穿着突出自己，影响了古总经理的形象；
(4分) (3)小陈的穿着打扮干扰谈判、影响工作，破坏工作场所安静；
(4分) (4)小陈用手拿茶叶，不卫生，引起客商不满，使得谈判一开始就不顺利；
（4分）
(5)小沈应该对领导的作风、性格有所了解，有针对性地弥补领导的不足。古总经理与客商争执，她应采取补救措施，可以将上司借故引开，并示意上司忍耐些，使谈判继续，而不是指责客商；
（7分）
(6)小沈受到上司批评，即使是过头话，也应保持冷静，不反驳，应理解上司的难处。找适当的机会，用适当的方式说明情况，交流思想和感情。（7分）