物业日常运作检查备忘录

　物业日常运作检查备忘录

　 日常物业管理运作

　 一、档案管理 1、档案负责人 2、档案目录 （1）业户资料（独立的商场、住宅、办公室及车场）

　（2）合同副本及名单 （3）承办商名单 （4）预算案 （5）员工值班及岗位表 （6）管理处架构图及各部门分工明细 （7）紧急联络表 （8）岗位责任制 （9）信函（Master File）

　（10）传真（Fax in）

　（11）信函档案编号 （12）会议记录 （13）各部门制度

　3、借阅及归还档案手续

　二、交收楼程序 1、楼宇验收程序、验收标准及表格等 2、楼宇移交予小业主/租客的程序及费用 3、楼宇移交时租客/业主所签署的文件 4、遗漏工程记录 5、遗漏工程跟进及处理程序 6、客户验收遗漏工程程序及记录 7、收楼收费一览表 8、收楼费用收取程序 9、收楼资料的归档及保存

　三、业户入住手续 1、业户入住手续及程序 2、物业部通知相关部门业户入住的程序 3、业户紧急联系资料的记录及保存 4、[业户证]、[停车证]及会所咭等的办理手续及程序 5、业户物品搬入/出程序

　四、二次装修监控 1、《装修手册》

　2、二次装修申请程序、需提交的图则、资料及所使用的相关表格 3、二次装修审批程序及相关表格 4、二次装修押金及相关费用的收取程序 5、二次装修[许可证]的制定及领取手续 6、装修人员[装修工作证]的申请及领用手续 7、二次装修过程中工程部、物业部及保安部的巡查监控程序 8、二次装修加班申请及延期装修申请及审批程序 9、二次装修一览表 10、装修违规处理程序 11、二次装修验收程序 12、二次装修押金退还程序 13、装修人员[装修工作证]的退还手续及程序 14、二次装修档案的归档及保存

　五、业户迁离程序 1、业户迁离申请的手续及程序 2、物业部审批业户迁离申请的程序 3、物业部通知业主及相关部门业户迁离的程序 4、业户[业户证]的退还手续及程序 5、业户物品搬离程序

　六、巡查制度 1、巡逻路线及时间（保安员、物业部、工程部等）

　2、巡逻签到制度 3、巡逻情况的监控制度 4、巡查记录

　七、管理处总工作日志的记录情况 1、总工作日志的内容 2、总工作日志的记录规范 3、总工作日志内容的跟进 4、管理处总工作日志员工阅读的权限

　八、各部门值班日志的记录情况 1、各部门值班日志的内容 2、值班日志的记录规范 3、值班日志内容的跟进 4、部门值班日志员工阅读的权限 5、部门值班日志的监管制度 6、部门值班日志内重大事项上报制度

　九、投诉处理程序 1、投诉接待程序 2、投诉记录 3、查询或投诉处理的解决期限 4、投诉的跟进程序及要求

　5、投诉处理回访程序 6、投诉记录的归档及保存

　十、紧急处理程序 1、电梯困人 2、火警 3、水浸 4、煤气泄露 5、停水 6、停电 7、停煤气 8、停暖气 9、停中央空调 10、有人受伤 11、失窃 12、抢劫 13、有人企图自杀 14、绑架 15、发现危险物品 16、爆炸

　十一、停车场 1、停车场的布局及车位划分 2、停车场指示标志 3、停车场使用守则 4、车辆进入停车场的程序及停放规定 5、车辆驶离停车场的程序 6、停车场收费标准 7、业户申请月租车位的程序及手续 8、停车场[泊车证]的种类及使用规定 9、车辆停放费用的收取程序 10、停车场保安系统的安排 11、停车场管理人员分布安排 12、停车场巡逻制度 13、停车场巡查登记内容 14、管理人员检查车辆停放情况的规范 15、发现停放车辆异常及其他不正常（如门窗未关）情况的处理程序

　十二、函件、通告 1、函件格式 2、通告格式 3、函件、通告的发出制度 4、函件、通告编号的规格及使用规定 5、函件、通告、传真等的存档及保管

　十三、管理文件

　1、《业主公约》 2、《用户手册及守则》 3、大厦简讯 4、员工《工作指引》

　十四、招、投标工作 1、招标项目及价目标准 2、招标书的拟定 3、招标书的发出程序及要求 4、投标资料回收的要求 5、投标文件开标前的保管 6、开标程序及要求 7、评标分析及建议 8、标书审批程序

　十五、外判工作的监控 1、外判工作监控内容 2、外判工作进度情况的控制程序 3、外判工作过程中不符合要求的整改安排 4、外判工作的验收要求及程序 5、外判工作费用的支付程序

　十六、保险 1、购置保险的种类 2、投保额 3、购置保险的安排

　十七、消防工作 1、消防控制中心管理规定 2、消防控制中心值班制度 3、消防设备种类及数量的配备情况 4、楼层走火图 5、消防培训及消防演习

　十八、其他 1、各部门日常工作日志 2、清洁检查记录 3、绿化检查记录 4、公共地方灭虫安排 5、保安资料及现行制度 6、部门交接班记录 7、大厦背景音乐播放安排

　人事工作

　 一、人员架构及编制 1、管理处员工架构管理处员工总编制人数（包括在职及空缺）

　2、管理处部门的划分及各部门的主要工作职责 3、员工职级的划分 4、早、中、夜班的人员配置安排 5、各岗位员工的岗位职责及分工

　二、人事制度 1、部门要求招聘人员的程序 2、人员招聘审批程序 3、招聘各职位人员的基本要求 4、招聘人员的渠道安排 5、应征者考核程序（包括笔试及面试等安排）

　6、应征者需提交之资料文件要求 7、候选应征者的资料保存 8、《劳动合同》档案

　三、员工入职手续 1、员工入职所需提供的个人资料 2、员工入职程序及手续 3、员工前往所属部门报到的程序 4、员工试用期的基本要求 5、员工到职时通知相关部门的程序 6、新员工入职通知

　四、员工离职程序 1、员工离职/辞退审批程序 2、员工离职需退还予管理处的物品 3、员工离职的工作交接安排 4、被管理处开除之员工的离职安排 5、离职员工的工资计算及发放 6、员工离职时通知相关部门的程序 7、员工离职通知 8、员工离职后返回大厦的相关规定

　五、员工薪津福利制度 1、各级员工薪津标准 2、员工福利项目 3、员工年假安排 4、员工社会、医疗等保险的安排 5、员工工资的发放时间及程序

　六、员工制度

　1、《员工手册》 2、员工奖惩制度 3、员工考勤制度 4、员工外出登记制度 5、员工加班、休假的申请程序及审批程序 6、员工考评制度 7、员工纪律要求 8、员工使用办公电话的规定 9、员工使用管理处资源的规定 10、员工宿舍的管理规定（如有）

　11、员工通道的安排 12、员工制服押金及制服日常领取/退还制度

　七、员工培训及考核制度 1、每月员工培训计划 2、每季度员工培训计划 3、员工培训内容及项目 4、培训导师的安排 5、培训场地及其他相关工作的安排 6、培训课程开设的依据 7、员工出席培训课程的规定及要求 8、培训教材的安排 9、员工培训结束后的考核核度 10、员工考核的评分制度 11、员工接受培训的记录及考核成绩的保存 12、员工年度考核安排 13、员工年度考核成绩处理规定

　八、员工调薪、晋升及员工调动制度 1、员工晋升制度及程序 2、员工调动制度及程序 3、员工工资调整幅度规定

　九、员工档案 1、员工档案的开设情况 2、员工档案外借规定 3、员工变更个人资料的规定 4、员工档案的内容 5、员工档案的保管 6、员工通讯录的制定

　十、员工排班安排 1、各部门员工排班表的制定 2、员工排班表的审核 3、各部门员工排班表的备案 4、员工调班申请及审批程序

　行政工作

　一、锁匙管理制度 1、员工领用/退还锁匙手续及程序 2、锁匙保管员的安排 3、紧急备用锁匙的保管 4、使用备用锁匙的保管 5、空置单元锁匙的保管安排 6、各设备房锁匙管理制度 7、借匙及还匙的规定、手续及程序

　二、承判商联系资料 1、Nominated contractors list 2、承判商一览表的内容、制定及资料更新 3、承判商资料的保存及分类

　三、合同管理 1、合同制定 2、合同审批程序 3、合同签署程序 4、合同内容的基本条款要求 5、合同一览表 6、合同的归档及保存 7、续签合同的手续及程序

　四、财产清单 1、大厦公共物资清单 2、大厦公共物资编号情况及存放记录 3、管理处财产清单 4、管理处财产领用手续及程序 5、管理处物资编号情况 6、管理处物资保管制度

　五、采购程序 1、物资采购程序 2、固定供货商的确定程序及要求 3、供货合同的要求 4、不合格物品退货程序

　财务工作

　一、财务制度 1、财务制度的内容 2、员工报销的审批程序及手续 3、支票的使用规定 4、员工借支规定、审批手续及程序 5、固定资产制度 6、审计安排 7、财务表格 8、管理处日报表制度 9、管理处备用金使用规定及补充申报程序 10、管理处现金存量规定 11、管理处账户的开设及使用情况 12、现金日记账、银行日记帐、会计帐的开设情况

　二、财务报表 1、财务报表的格式 2、财务报表的的制作期限 3、大厦管理收支的分布规定 4、财务报表的审批程序

　三、管理费用收缴程序 1、欠费资料及催收记录 2、[付款通知书]的格式 3、[付款通知书]的发放安排 4、管理费用的催收程序 5、通过法律途径追讨管理欠费的具体安排 6、暂停水、电服务的处理程序

　四、仓库管理制度 1、仓管员的安排 2、仓库储存物料情况及总费用 3、仓库盘点制度 4、仓库物品盘长、盘短的处理方法 5、库存物品的最高及最低库存量规定 6、[库存商品帐]的开设 7、物资验收程序及要求 8、物品报废程序及手续

　工程工作

　一、工程文件 1、大厦质量综合验收合格证 2、各系统设备分项验收合格证，其中包括：

　（1）供电系统验收合格报告及供用电合同 （2）空调系统验收合格证 （3）消防、生活供水系统及排水系统验收合格证 （4）消防系统验收报告 （5）电梯质量验收合格证，安全验收合格准用证 （6）安防监控系统验收合格报告（包括闭路监控、门禁对讲、红外线周界防越等系统）

　（7）环保设施（包括污水处理、除尘净化、噪音治理等设施的验收合格证）

　（8）煤气系统验收合格报告 （9）发电机设备验收合格报告 （10）停车场准用证及设备验收合格证 （11）大厦防雷系统检测合格证 （12）电讯、有线电视系统验收合格证 3、各系统设备的使用手册及内部结构图及安装设计图，其中包括工程建设总结报告 4、产权方面的资料及项目批准文件复印件，包括：建设用地规划许可证、国有土地使用权出证合同、建设用地批准书、国有土地使用权证、建设工程报建审核书、建设工程规划证及商品房预售许可证

　二、工程设备运行记录及设备维修保养计划 1、各设备日常运行记录，包括变电房、空调主机房、水泵房、电梯机房、消防控制中心、后备发电机房等设备日常运行记录 2、各设备房日常巡查制度及实施情况 3、各设备近期重大维修记录资料 4、各设备日常保养计划及安排实施情况 5、大厦设备近期之重大维修记录资料 6、大厦设备年度维修保养计划 7、主要设备故障紧急维修程序

　三、工程设备运行情况 1、检查设备房各设备运行状况，统计设备完好率及检查设备的内部情况，检查之设备房包括：

　（1）变配电房 （2）空调主机房 （3）水泵房 （4）电梯机房 （5）消防控制中心 （6）后备发电机房 2、检查上述设备房的照明、通风设备、消防器材、安全防护用品等的配置情况 3、检查设备安全操作规程挂牌情况 4、检查上述设备房的卫生状况 5、检查消防系统运作情况（随机抽取一烟感探测器作喷烟试验，观察消防监控中心即时反应情况，检查报警主机打印的报警时间；测试值班人员处理消防报警的程序）及消防设备的

　完好率。

　6、检查楼层强电配电间内设备，查看电箱内电气设备的积尘情况；检查电线接头有无发热变色、计量电表运转等情况；检查新加装设备的安装是否乎合技术规程要求。

　7、检查电梯运行情况及技术监督部门颁发的安全年度检查合格证等于电梯轿厢内的张贴情况。

　8、检查工程设备值班人员持证上岗情况

　四、其他 1、交班记录 2、外判维修、保养工程的监控程序及手段 3、工程单使用规定