档案信息化管理促进中小企业发展

武云 山西省吕梁市交城县中小企业事务中心

中小企业事务中心属于事业单位，其工作职责之一，便是为当地中小企业提供档案管理服务。做好档案信息管理工作，既是中小企业事务中心的分内之事，也是促进中小企业发展的关键，这对我国整体经济的持续健康发展有着重要意义。本次以交城县中小企业事务中心为例，探究中小企业事务中心基于档案信息化管理促进中小企业发展之策，以期为我国中小企业事务中心档案管理工作提供一定参考。

交城县中小企业事务中心位于山西省吕梁市交城县，原名为交城县中小企业局，其于2019年12月改为交城县中小企业服务中心，后在2021年6月改为交城县中小企业事务中心，从其改名历程也可发现，该单位正逐渐转向服务型单位，这正是我国“服务型政府”发展目标指导下的结果。现如今，交城县中小企业事务中心一方面肩负普及并执行党中央、国务院和省、市、县有关中小企业法律法规和方针政策的任务，另一方面也承担了推动中小企业改革及构建现代企业制度的重任，且需要参与县政府主导的企业改制工作，在收储、出让、盘活改制企业的闲置资产的同时，负责代理职工劳动、人事档案关系等工作，并为执行县政府研究制定的改制后职工安置及债权债务处置等遗留问题提供服务。为了提高档案服务质量，促进当地中小企业进一步发展，交城县中小企业事务中心实施了档案信息化管理，并取得了极为不错的成效。

中小企业事务中心是为中小企业提供档案信息服务的机构，其可以将档案信息分享到相应的中小企业中，帮助中小企业进行战略决策、发展规划等活动，对中小企业的正常运营有着重要指导作用。当然，中小企业事务中心的档案信息管理工作除了为中小企业提供信息咨询、管理咨询以外，还可基于档案信息为中小企业的人员培训、法律维权等提供参考，因而其对中小企业的长期稳定发展也起到了奠基之效。进入互联网时代以后，信息技术得到广泛普及，我国逐渐推行电子政务，档案服务也开始往信息化、标准化和便民化方向发展[1]，档案信息化管理势在必行。

首先，档案信息化管理有助于提升中小企业整体工作效率。在信息获取方面，中小企业实际上是处于弱势地位的，难以直接基于全局来把握当地经济形势从而制定发展战略，因此，中小企业事务中心的职责之一，就是通过各种渠道让中小企业可以及时获知重要信息，扭转信息不对称的局面，提升中小企业决策质量。在以往，交城县中小企业事务中心多通过开会、打电话、传递纸质文件等方式来为中小企业提供档案服务，其间不仅耗时耗力，且差错率颇高，极大阻碍了中小企业的战略部署效率和规划支路。实行档案信息化管理以后，档案信息能够被上传到网络中，而中小企业则可以利用相关平台来实时查询所需信息，相关工作效率得到显著提升，且获取信息的准确性也大幅增加，极大优化了中小企业的决策质量。

其次，档案信息化管理有助于节约中小企业事务中心的服务成本。中小企业事务中心在负责提供档案信息的同时，也负责向中小企业普及当前国家政策和经济形势，为中小企业发展提供指导信息，所以，交城县中小企业事务中心常采取编制手册、参考书等方式，将政府相关部门机构设置和联系方式、政策法规、办事章程以及同中小企业发展有关的文件、图片、表格等整合起来，便于中小企业参考。这种方式固然有效，但是费时费力，中小企业事务中心需要耗费颇大的时间成本、人力成本以及资金成本来完成编纂工作，然而市场瞬息万变，经济形势日新月异，在今天这个快节奏的时代下，手册所能提供的有效信息大大减少，很多信息刚到中小企业手中，便已经成为“昨日黄花”。在进行档案信息化管理以后，中小企业事务中心可以在网络平台上实时发布相关信息，确保中小企业所获知的信息新鲜且有效，提高中心信息服务质量，帮助中小企业正确、及时地判断当前经济情况，助推中小企业稳步发展。

总的来说，档案信息化管理是档案事业发展的有机构成部分，也是社会发展对档案管理的必然要求，极大提升了中心档案管理效率，为中心公共服务的优化起到了奠基作用。

（一）构建专业的档案信息化管理团队

相关调查结果显示，现如今，依旧有不少中小企业对档案管理工作不够重视[2]，这有违我国《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》的要求，也对企业长期、稳定的发展极为不利。作为中小企业发展的引导者，中小企业事务中心应当以身作则，树立正确的档案管理观念，对档案管理工作引起重视，从而引导中小企业关注到档案管理问题。

实施档案信息化管理以后，档案由传统纸质文件变为了庞大的数据，而档案管理者也有了新的身份，即档案数据库管理员，这个转变过程说来容易，但实际上非常复杂——档案管理者身份的转变意味着档案管理规则的更改，也意味着档案管理流程的重组，档案管理活动成了数据信息管理活动，数据的录入、存储、检索等功能，均需要档案管理人员参与其中，档案管理工作由此成了一项综合性的工作，管理人员除了需要掌握专业的档案管理知识以外，还必须懂得数据库、数字化管理等方面的知识[3]。交城县中小企业事务中心的很多工作人员早已习惯了“纸质”工作，在参与档案信息化管理工作时，不善于对档案进行信息化管理，认为以往的“纸质办公”更为有用，仅仅将档案信息化管理看作是一种备份需求，这种错误的观念阻碍了档案信息化管理体系的进一步完善，也影响了档案信息化管理对中小企业发展的促进效果。

为了端正工作态度，树立正确的档案信息化管理观念，交城县中小企业事务中心开办了数次培训会和座谈会，积极学习档案信息化管理方面的知识，提升自身信息化技术和管理水平，增强档案信息化管理效果，取得了不错的成效。在强化中心内部思想建设的同时，交城县中小企业事务中心也将正确的档案信息化管理观念通过培训班、开放式讲座等形式传播到各个中小微企业中，让企业管理者能够充分认识到档案信息化管理的重要性，掌握利用中心档案信息化管理模式以推动企业自身发展的策略，助推企业将学习成果转化为发展动力，取得高质量发展。现如今，交城县中小企业事务中心已经构建了较为专业的档案信息化管理团队，在档案管理服务上获得了当地中小企业的一致好评。此后，中心将继续以专业档案信息化管理团队为核心，开展多项档案信息化建设宣传工作，帮助中小企业了解目前中心档案信息化管理的政策和方式，进一步规范办事程序，并在2022年底达成档案信息化理念在中小企业之间普及的目标。

总的来说，交城县中小企业事务中心从思想层面入手，通过树立正确档案信息化管理观念以推动中小企业发展的做法非常值得借鉴。有效的管理工作则需要建立在正确的管理观念上，只有正确的档案信息化管理观念才能够促使信息化技术同档案管理工作有效融合，在提高档案资源的管理质量的同时，优化管理结构与流程，丰富档案资源共享方式，加快档案资源传送速度和应用效率，更好地发挥档案资源对中小企业发展的促进作用。

（二）建设符合自需的档案信息化平台和资源网

数字化大环境下，档案资源由传统纸质文件变为数字化资源，档案管理的核心也就转变为数字化资源管理。基于加强数字化档案资源管理，从而推动中小企业发展的目的，交城县中小企业事务中心从技术层面入手，构建了数字化档案管理新模式，通过信息化平台及档案资源网，在整体上提高了档案资源的管理效果。

首先，交城县中小企业事务中心构建了较为完善的信息化平台，从而为数字化档案管理工作的顺利开展奠定基础。交城县中小企业事务中心将信息化平台同库房、计算机系统等连接起来，结合云技术、云存储，实现了档案信息的在线整合、存储、传送和统计，形成资料在线储存、传送、交换的新型资源服务模式，极大减少了中小企业获取档案资源所需的时间成本和人力成本，推动了档案信息资源的进一步有效开发。在档案信息化管理平台中，根据档案管理需要，共开设了多个功能模块，例如分类编目、检索利用等，极大地优化了管理效率，使得整个档案资源的管理流程都可以基于平台完成，档案资源的接收、整理、登记等工作均井然有序开展，档案管理工作的规范性和有序性由此提升。

其次，交城县中小企业事务中心搭建了档案资源网，对数字化档案资源的管理质量做了优化。为了增强对档案资源的整体管理能力，交城县中小企业事务中心一方面致力于档案存量及增量的数字化，力求将涉及范围内的所有中小企业的档案资源全部转化为有效数字化资源，构建分门类、分层级的档案资源体系，另一方面则基于档案资源建立业务信息系统，搭建分层级的档案资源分类体系，最终形成了一套较为成熟的档案资产管理机制，促使企业档案潜在价值得以获得深度开发，提升了档案资源对中小企业发展的促进效果。2022年，中心更开始逐步引入智能化技术，以期可以对中小企业档案资源实现智能化分析与管理，进一步挖掘档案资源作用，提升中心对中小企业的扶持力度。

从交城县中小企业事务中心的数字化档案资源管理新模式应用成效来看，这种档案管理模式对中小企业发展的帮助是极为显著的，中小企业管理层均对此模式表示满意，反馈良好。此后，交城县中小企业事务中心将在继续优化此管理模式的基础上，逐步推行交互式档案信息服务功能，加强同中小企业管理层的沟通与交流，在增进服务质量，提高服务效果的同时，及时获知中小企业发展需求，并给予相关建议，从而帮助中小企业获得持续发展。值得一提的是，交互式服务功能除了可以提供回复、点赞、评论等交互渠道外，还具备了收藏和编撰材料的功能，这一功能大大方便了中小企业管理者——当中小企业管理者发现所需材料后，可以基于交互式窗口进行在线材料编辑及整合，得出符合自身企业实际发展所需的档案资源，然后直接利用网络平台对档案资料进行发布、转发、下载、收藏等操作，既省时省力，也丰富了事务中心的材料资源储存量，且促使档案资源价值得到了深度开发，这对加快中小企业发展来说，有着重要意义。

（三）制定档案数据监管制度

企业档案资源是重要资产，包含了一个企业的发展历程信息，因而对于企业决策、未来战略规划等都极为重要，是企业资产增值的关键影响因素。要想优化档案信息化管理水平，提升档案资源管理效果，以此助推中小企发展，就必须重视档案管理活动中的监管制度。交城县中小企业事务中心在实施档案信息化管理的过程中，完善了相关监管制度，在数据识别、监管、增值方面做出了新的尝试。

首先，交城县中小企业事务中心基于档案信息化管理平台，制定了档案数据识别方案，明确了数据的类型、涉及业务、潜在价值等，从而可以为中小企业融资、投资、决策等提供更为精准的信息，推动中小企业发展。档案数据识别是档案数据监管工作实施的基础，也是最大化利用档案资源的重要手段。

其次，交城县中小企业事务中心基于档案信息化管理平台，制定了档案数据监管制度，设置了档案资产审计框架，以便为中小企业更好地提供法律援助服务，推动档案资源管理规范化，提升档案资源的安全性，帮助企业免受合法权益被侵害的风险。企业在日常经营的过程中，不可避免地会存在一定经营风险，而事务中心利用档案数据监管制度，便可对企业的经营风险进行分析预测，一旦发现较大的经营风险隐患，便会立即提醒企业，让企业有足够的时间和精力为应对风险做准备。交城县中小企业事务中心这一举措极大增强了企业应对风险的能力，在整体上提升企业市场综合竞争力，促使当地很多中小企业获得了可持续发展的动力。在中心开始引入智能化技术以后，档案数据监管效果更佳，此后中心将继续致力于智能化技术同档案数据监管制度的融合，以期加强档案数据监管工作。

总的来说，交城县中小企业事务中心在制度上对档案数据管理的监管工作进行了强化，提高了对中小企业档案资源的掌控力，由此可以通过分析档案资源为中小企业更为清晰地指明发展方向，帮助企业避开一些可以规避的经营风险，增强了企业正常运营的稳定性，为企业长远发展奠定了一定基础。

从本次以交城县中小企业事务中心基于档案信息化管理促进中小企业发展的策略来看，中小企业事务中心在进行档案信息化管理时，应当首先端正管理态度，树立正确的档案信息化管理观念，构建专业的档案信息化管理团队，为档案信息化管理工作的顺利开展奠定基础；
其次，中小企业事务中心还要关注到平台和资源网的问题，档案信息化管理工作的核心要素便是技术，只有建立可操作性强的信息化管理平台，打造高质量的档案资源网，构建符合需求的数字化档案管理机制，才可以真正发挥档案信息化管理优势，深度开发企业档案潜在价值，促进中小企业大幅发展；
第三，中小企业事务中心必须重视档案数据监管制度的制定，当档案资源数字化以后，就意味着档案资源成了一堆庞大的数据，如何有效识别有用的数据，并将各类数据整合起来，以便及时为中小企业提供参考，这是中小企业事务中心必须时刻思考的问题，而行之有效的数据监管制度可以提升档案数据应用价值，推动档案资源管理规范化，提升档案资源的安全性，因此，成为档案信息化管理活动中必不可少的一项内容。