对电子档案管理工作的思考

侯海霞

摘要：随计算机技术与大数据技术的广泛应用，电子档案逐渐取代了传统的纸质档案。本文从电子档案的来源出发，针对目前档案管理工作的新需求，对电子档案自身特点和形成管理特点予以研究分析，提出相对性的解决措施和管理方法，以提升管理质量。管理部门应采取及时更新硬件设施，制定明确的档案接收格式，制定相应的风险防范程序等措施，以提升电子档案管理效率。

关键词：档案电子化;管理措施;

引言：计算机技术的飞速发展带来了各行各业的技术革新，档案管理部门也逐步减少了纸质档案的使用，开始向数字化的电子档案过渡，电子具有存储方便、增补便捷等特点，但也存在诸如安全性差、格式要求高等问题，档案管理人员要立足问题，把握电子档案的管理要求，做到工作方法得当，工作措施得力，提升电子档案管理效率，发挥电子档案管理服务优势。

1、电子档案的来源

传统的档案保存方式一般是纸质档案，即通过手写或打印等方式，将有关资料保存在纸面上，然后再由专人进行归集与整理，设置特定的空间对纸质档案进行分类存放。但随着计算机网络的发展，电子档案也变得越来越普及，成为各单位档案管理的重要内容，在服务单位发展中起到了重要作用。电子档案是将信息储存在磁盘或网络云端中，存储了各种电子、图像、文件等信息格式。电子档案的产生，有力的释放了档案存储空间，而且还提升了档案管理的工作效率。

2电子档案的特点

电子档案作为对纸质档案的优化与替代品，其在许多方面几乎均优于纸质档案，但由于其对网络平台的依赖，在实际应用中也存在着一定的缺陷。

2.1电子档案的优势

电子档案与普通档案相比，在很多方面具有显著的优越性。首先，传统的纸质档案需要有专门的档案室存放文档，且对档案室的环境具有较高的要求，需要具备低温且干燥的文件存储环境，否则不利于纸质档案的长久保存，且储存条件不当可能会导致纸质档案面临风化、霉变的状况。电子档案存储方式较多，可以硬盘、光盘和数据库储存，其存储环境要求低，完全不同于纸质档案。其次，利用电子档案查找信息非常方便，可以实现关键词搜索形式予以查询信息，而传统档案查询信息则需要工作人员在档案室中进行翻找，档案信息的查询效率极低。此外，利用电子档案对信息进行增添删改十分便捷，若需要对电子档案进行补充，只需要将新文件上传到电脑中，省时省力，而对纸质文档的补充则需要利用大量的人力，尤其是批量添加新资料时，电子档案可以实现一键添加，而纸质档案需要人工逐个查找补充，容易造成时间的浪费。另外，电子档案还可以实现内部共享，不同的科室可根据需求具备查看档案的权限，而无需将查看档案申请提交到上级，再由上级传达到档案室，简化了档案管理程序，提高了工作成效。尤其是对于异地分支公司而言，查找纸质档案需要向总部提交申请，信件的传送往往需要几天甚至半月的时间，而电子档案可以实现即时的信息传输，大大缩短了信息流通时间。

2.2电子档案的不足

与纸质档案相比，电子档案也存在一定的缺陷。电子档案储存在计算机中，其本质是代码的排列组合，这就给不法分子留下了篡改与窃取的空间，如果没有设置好相应的安全保护程序，档案就存在着被盗风险。纸质档案一般有专人值守，且有24小时监控，犯罪风险高，窃取相对困难。此外，电子档案需要借助网络进行传输，一旦网络信号不良或受到外界干扰，有可能会出现数据没有上传成功或者无法及时查阅所需信息的风险。由于电子档案需要由计算机统一处理，因此对于模板格式的一致化也提出了更高的要求，若个人提交的档案不符合规定，容易出现计算机读取不成功，档案无法储存的问题。

3、电子档案管理效率提升策略

电子档案与纸质档案具有不同的特点，因而在管理电子档案时，应具体问题具体分析，针对电子档案自身存在的优势及不足制定相应的管理措施，规范电子档案的管理与利用。

3.1制定明确的档案接收格式

单位因根据自身档案用途，明确统一的档案接收格式，以便于档案管理系统的储存与读取，防止因档案格式不同导致系统无法读取的现象的发生。单位应在下发档案收集的文件时，清晰准确地申明档案的基本模板与存储格式。同时，指定专人审查上交的档案，防止因格式不正确影响档案读取效率。

3.2及时更新电子设备

电子档案的存储与读取都依靠计算机来完成，因此各单位应重视相关管理设备的配置，及时开展更新、维护和保养，提供优秀的电子化平台，以便更好地实现对档案的存储与调用。及时更新平台有助于增加平台的功能，利于各部门实现多样化、个性化的需求，从而提高档案管理效率。

3.3根据需求明确部门查看权限

电子档案与普通纸质档案相比，可以实现各部门根据需求在档案管理平台快速地抽取档案。但档案具有私密性的特点，且各部门需要查询的档案往往是只是个人全部档案的一部分，若允许每个部门都能完整地读取档案，不利于对个人隐私的保护。因此，应根据部门的需求明确各部门应具备的权限，既能保证各部门可以获取所需的资料，又能实现对个人隐私的保护。

3.4细致准确地分类以提升效率

在对电子档案进行归集时，因尽可能细致化地对档案的内容进行分类整理。对档案整理的越细致，档案抽取时所能获得的有效信息越准确，档案利用质量越高。如果不实施严格细致的档案数据分类措施，会导致档案信息粗糙且不准确，虽然看似在档案储存时节省了时间，但并不利于档案的查找，使信息的精度降低，无法最大化发挥电子档案的价值。

3.5制定风险防范程序

技术部门应为信息管理平台编写保护程序，防止黑客入侵窃取或篡改信息数据，为电子档案构筑一张安全的防护网。同时单位应派遣专门的技术人员定期对电子档案管理平台进行安全检测，及时修补漏洞，防止信息盗取行为，最大化减小风险。单位也应制定风范防范程序，一旦发生信息泄露的状况，应根据程序与预案及时止损，避免造成更大的损失。

结语

互联网技术的飞速发展产生了数字化的电子档案管理平台，提升了档案管理的效率，有利于檔案的调取与增补维护，但同时也对于网络平台建设以及信息安全防护提出了更高的要求，各单位应正确认识电子档案的优缺点，及时更新硬件设施，细致化准确化对档案进行分类，制定多种防范程序应对不同的风险，以安全高效管理利用好电子档案。

参考文献

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[2]徐颖钧.基于大数据时代的医院电子档案管理措施[J].黑龙江档案，2022（01）：255-257.

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