会议接待各项工作

　会议接待的各项工作

　【一】前期工作

　1、会场预约

　专人协助您的实地考察工作。吃、住、行、游、购、

　娱。根据要求预定酒店，会议场地。车辆等。我们将根据 您的需要，为您具体分析各种情况做出最完美的策划；我 们将根据会议的级别，为您选择会议举办地；我们将根据 会议对周边环境的要求，为您确定具体举办地点，我们将 根据会议的具体情况，确定是否将会议划分为几个分会场, 选择分会场的地点，并提前为您预约。

　2、负责会场的布局，设备安装调试

　我们将根据会议的具体情况，为您设计并安排会场的 布局，细致周到地设计好所有的细节；我们将根据您的需 要，为你你提供会议所需要的所有设备，并提前安放在指 定位置；我们将根据您的需要，提前为您调试好设备，确 保会议的顺利进行。

　3、印刷材料的设计制作

　我们将为您的会议提供宣传册等印刷品设计、生产一 条龙服务；我们将根据会议的具体需求，设计印刷品的样 式、内容、选择图案；我们将会为您的印刷品指定专门的 厂家生产以及印刷；我们将根据您的需要，提前把印刷品

　送到会场或指定位置。

　4、准备会务用品：

　代表证、会徽、纪念品等。

　5、提供公关礼仪、文秘、翻译服务，代租会务所需设 备。

　6、及时准确提供机票、火车票、酒店信息。

　7、代订会议所需的音响、灯光、摄影等设备。

　8、提供平面立体、vi设计。

　【二】会前准备

　1、 接站：

　我们将根据参加会议者的具体情况以及人数多少安排 相应的车辆；我们的专车将会提前在指定位置等待参会人 员，把参会人员迅速、安全地送到会场或下榻酒店。我们 为您准备的车辆每个座位都有保险。

　a、 提供优秀导游协助会务组举牌机场接站。

　b、提供接、送机时所需的各类型豪华空调车。

　2、 营造气氛

　a、酒店大堂内欢迎水牌，门外或会场横幅等；会议场 所的布置：欢迎牌、横幅、指示牌、会议资料、纸、笔、 饮料、设备测试等。

　b、 彩旗、氢气造型气球、歌舞表演等。

　3、 报道

　a、酒店大堂内免费提供签到台及提示牌；

　b、专职人员协助会务组负责签到、分房、等有关事 宜；安客户需要安排接送与会宾客，协助会务组办理宾客 签到等工作。

　4、 会场服务

　a、根据会务组要求，策划、制作会场背景；

　b、根据会务组要求，专职人员负责会场的桌、椅摆放, 负责与酒店方协调会场茶水、纸、笔供应及灯光、音响设 备调试情况等。

　5、 礼品制作

　向会务组人员介绍黑龙江的特色纪念品，并陪同选购 或根据会务组要求制作会议纪念品。

　6、 返程票务

　a、 会议报道期间提供专职票务人员负责返程票务登记;

　b、 代订哈尔滨飞往全国各地的最优惠折扣机票。

　【三】会中服务

　1、 提供专业外语翻译，摄像、礼仪公关和文秘服务。

　2、 免费提供经验丰富的接待人员全天协助会务工作。

　3、 会议期间可为vip客人提供特殊照顾和服务。

　4、 向参会人员提供全市范围内机场、火车站接送服 务。

　5、提供会议期间以及后勤保障工作和外围的协调服务。

　6、参会者的餐饮：我们将根据参会人员的喜好，为您

　预定各种形式的参会：西餐、中餐、自助餐、宴会等等；

　我们将根据参会人员的具体情况以及会场和下榻饭店的地 点，为您推荐不同的用餐地点。

　【四】会后旅游考察服务

　一次成功的旅行考察在整个会议中的效果又岂止点睛 之笔，除了跟您和您的朋友一个放松和调节的时间，而在 这良好和热烈的氛围下，有怎能不再结识多一些朋友、给 您的事业创造新的机遇和意想不到的惊喜呢。只要您提出, 我们就为您贴身打造合适的线路和报价。景点景区、旅游 空调用车、旅游保险、优秀会议导游服务，一应俱全。

　【五】会后总结

　1、 对参会代表的会后旅游考察工作进行合理安排。

　2、 协助会议人员处理会后事宜，进行会议期间的工作 总结。

　【六】会议及会展的预算

　1、交通费用

　交通费用可以细分为：

　、出发地至会务地的交通费用一一包括航班、铁路、

　公路、客轮，以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交

　、会议期间交通费用一一主要是会务地交通费用，包 括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到 商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可 能使用的预定交通。

　、欢送交通及返程交通一一包括航班、铁路、公路、 客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用。

　2、会议室/厅费用

　具体可细分为：

　、会议场地租金一一通常而言，场地的租赁已经包含 某些常用设施，譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席 台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些非常规设施 并不涵盖在内一一比如投影设备、临时性的装饰物、展架 等，需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。

　、会议设施租赁费用一一此部分费用主要是租赁一些 特殊设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、 会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等，租赁时通常需 要支付一定的使用保证金，租赁费用中包括设备的技术支 持与维护费用。值得注意的是，在租赁时应对设备的各类 功效参数作出具体要求，否则可能影响会议的进行。另外, 这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同，租赁的价格可 能相差很大。

　、会场布置费用一一如果不是特殊要求，通常而言此 部分费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求，可以 与专业的会议服务商协商。

　、其他支持费用一一这些支持通常包括广告及印刷、 礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关 系等。基于这些支持均为临时性质，如果会议主办方分别 寻找这些行业支持的话，其成本费用可能比市场行价要 高，如果让专业会议服务商代理，将获得价格相对比较低 廉且服务专业的支持。

　对于这些单项服务支持，主办方应尽可能细化各项要 求，并单独签订服务协议。

　3、 住宿费用

　住宿的费用应该非常好理解一一值得注意的只是住宿 费里面有些价格是完全价格，而有点是需要另外加收政府 税金的。对于会议而言，住宿费可能是主要的开支之一。

　找专业的会展服务商通常能获得较好的折扣。

　正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外, 还与客房内开放的服务项目有关一一譬如客房内的长途通 讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果 提供等服务是否开放有关。会议主办方应明确酒店应当关 闭或者开放的服务项目及范围。

　4、 餐饮费用

　会议的餐饮费用可以很简单，也可以很复杂，这取决

　于会议议程需要及会议目的。

　、早餐

　早餐通常是自助餐，当然也可以采取围桌式就餐，费 用按人数计算即可

　、中餐及午餐

　中餐及午餐基本属于正餐，可以采取人数预算一一自 助餐形式，按桌预算——围桌式形式。如果主办方希望酒 水消费自行采购而非由餐馆提供，餐馆可能会收取一定数 量的服务费用。

　、酒水及服务费

　通常，如果在高星级酒店餐厅就餐，餐厅是谢绝主办

　方自行外带酒水消费的，如果可以外带酒水消费，餐厅通 常需要加收服务费。在高星级酒店举办会议宴会，通常在 基本消费水准的基础上加收15 %左右的服务费。

　、会场茶歇

　此项费用基本上是按人数预算的，预算时可提出不同

　时段茶歇的食物、饮料组合。承办者告知的茶歇价格通常 包含服务人员费用，如果主办方需要非程序服务，可能需 要而外的预算。通常情况下，茶歇的种类可分为西式与中 式两种一一西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等 为主，中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、 水果及点心为王。

　、联谊酒会/舞会

　事实上，联谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会复杂, 宴会只要设定好餐标与规模，预算很容易计算。但酒会/舞 会的预算设计到场地与节目支持，其预算可能需要比较长 的时间确认。

　5、 视听设备

　除非在室外进行，否则视听设备的费用通常可以忽略。

　如果为了公共关系效果而不得不在室外进行，视听设备的 预算就比较复杂，包括：

　?设备本身的租赁费用，通常按天计算

　?设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用， 可让会展服务商代理

　?音源一一主要是背景音乐及娱乐音乐选择，主办者 可自带，也可委托代理

　c、 演员及节目

　通常可以选定节目后按场次计算一一预算金额通常与 节目表演难度及参与人数正相关。在适宜地点如果有固定 的演出，那预算就很简单，与观看表演的人数正相关一一 专场或包场除外。

　d、 其他一一点心、水果及调制色酒

　6、 杂费

　杂费是指会展过程中一些临时性安排产生的费用，包 括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临 时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与 向导、临时商务用车、汇兑等等。杂费的预算很难计划， 通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处 理。

　那么，展览的预算与会议预算相比有什么不同呢？

　展览预算与会议预算有相同的地方，也有不同的地方

　相同的地方：住宿费、餐饮费、商务考察费用。

　不同的地方：展览场地租赁、展览布置、展品运输与 仓储、小型新闻发布会或者酒会。

　展览场地租赁：如果展览在固定的展览场地进行，那 么展览场地的租赁预算通常按展位计算。国际标准展位面 积通常为3m x3m,隔断高度在至之间。标配设施有射灯、椅 子、资料桌、电源。展馆业主通常有下列设备可供租赁： 展布支架、视听设备、多媒体设备、装饰用品、小型搬运 工具等。

　如果是在其他公共场所举办展览，那么场地租赁的预 算就很难预测了一一通常面议，按日计算，价格与场地人 流集中度及展览时间有关。