内部监督司 - WIPO

　附　件

　附件一 – 监督司报告一览表

　附件二 – 监督司咨询与建议活动一览表

　缩略语

　AIMS HR

　行政信息管理系统人力资源工具

　CDIP

　发展与知识产权委员会

　CII

　国际调查员会议

　ER

　预期成果

　ERM

　企业风险管理

　EQA

　外部质量评估

　FRR

　财务条例与细则

　HOIA

　欧洲各国际机构内部审计事务领导人

　HRMD

　人力资源管理部

　IAOC

　独立咨询监督委员会

　ICT

　信息和通信技术

　IIA

　内部审计师协会

　IOC

　《内部监督章程》

　IOD

　内部监督司

　IP

　知识产权

　ISO

　国际标准化组织

　IT

　信息技术

　JIU

　联合检查组

　MIR

　所涉管理问题报告

　MIRIS

　马德里国际注册信息系统

　OI

　办公指令

　PBC

　计划和预算委员会

　RIAS

　内部审计事务处代表

　UN

　联合国

　UNEG

　联合国评价小组

　UNRIS

　联合国调查事务处代表

　UPOV

　国际植物新品种保护联盟

　WFP

　世界粮食计划署

　WIPO

　世界知识产权组织

　背　景

　产权组织内部监督司（监督司）的宗旨是按照《内部监督章程》（《章程》）的规定，为产权组织提供独立和有效的内部监督。

　《章程》要求 参见《章程》第44段和第45段。监督司司长每年通过计划和预算委员会（PBC）向产权组织大会提交总结报告。年度报告应概述报告所涉期间开展的内部监督活动，包括这些活动的范围和目标，所采用的工作计划以及落实内部监督建议的进展情况。

　 参见《章程》第44段和第45段。

　根据《章程》，已向总干事和独立咨询监督委员会（咨监委）提供了年度报告的草案以征求其意见；报告定稿时已考虑了收到的意见。

　规划原则

　监督司在制定监督工作计划时考虑了一些因素，包括风险等级、相关性、国家影响、监督周期以及来自产权组织管理层、成员国的反馈意见，以及可用资源。按照《章程》第26段(a)项的要求，监督计划草案在最终确定前还提交给咨监委，供其审查并提出建议。

　为了高效使用有限资源，提供有效的监督覆盖面，同时避免可能的交叉，监督司还考虑外聘审计员和其他监督机构所做的工作，如联合检查组（联检组）以及发展与知识产权委员会（CDIP）委托开展的评价。

　2017年的监督计划已发给所有计划管理人，并在产权组织内网上与产权组织工作人员共享。2016年的监督计划在预算内按时完成。

　专业标准

　在审计活动中，监督司遵守内部审计师协会（IIA）颁布的“国际专业实务框架”。同样，在开展的调查工作中，监督司以国际调查员会议（CII）认可的《统一调查原则和准则》为指导。在评价活动中，监督司遵照联合国评价小组（UNEG）编制的《国际评价实务标准》。

　继《章程》于2016年10月11日修订后，又进一步调整了《调查政策》和《手册》，以与修订后的《章程》一致。这两份文件于2017年2月28日获得通过。

　监督司报告公布政策在处理了成员国的评论意见后，于2017年6月7日发布。

　重要问题和高优先级监督建议

　这部分包括重要发现和建议方面的信息，涉及报告所涉期间发布的内部监督报告（审计、评价和所涉管理问题报告）中包括的高优先级风险。

　重要发现和建议与报告所涉期间发布的下列报告有关 报告一览表见附件一。：

　 报告一览表见附件一。

　WIPO Lex；

　项目管理；

　企业风险管理（ERM）；

　产权组织的道德操守框架；

　马德里注册部；

　薪资；

　采购流程、政策和程序审查；

　国际植物新品种保护联盟（UPOV）；

　计划13：产权组织全球数据库；

　计划12：国际分类与标准；

　印刷厂所涉管理问题报告；

　征聘程序所涉管理问题报告；以及

　回籍假所涉管理问题报告。

　监督司继续与管理层对话，以定期审查和更新未落实建议的执行情况。对于所有建议，管理层通过一项行动计划，确定建议开展的各项活动、负责人员和实施的最后期限。监督建议在TeamCentral? TeamCentral?是

　 TeamCentral?是TeamMate的一个模块，后者是执行审计任务的专用软件，包含多个模块，如电子工作文件；建议、风险评估和时间安排的跟进。

　WIPO Lex审计

　监督司指出，WIPO Lex数据库中的数据质量存在一些严重问题。如果这些数据错误未经改正，可能会影响产权组织作为高品质知识产权参考工具提供者的声誉。必须采取系统的、有时限的措施来解决WIPO Lex数据库中的数据质量问题。

　建立可靠的质量控制职能，编制此方面的标准操作程序，有助于及早发现并解决数据错误，提高整体数据质量。

　最后，需要对WIPO Lex团队的人力资源需求进行评估，以便根据未来工作计划增强其能力。

　项目管理审计

　审计结果强调，需要在产权组织建立一个与本组织项目管理文化、当前信息技术（IT）治理结构以及成果框架相一致的项目管理框架。

　此外，确定最适当的结构，如项目管理办公室，支持明确界定了职责的项目管理框架，是有效和高效地管理本组织各种项目的业务要求。

　最后，项目管理框架的成功和可持续性，与有效的沟通、针对产权组织需求的组织培训计划，以及旨在全面支持产权组织项目管理的适当系统和工具息息相关。

　企业风险管理审计

　监督司指出，自2014年强化工作以来，在产权组织建立正式的企业风险管理流程方面业已取得了相当大的进展。

　风险管理小组对责任进行正式分配，可以进一步提高产权组织“二线”职能对内部控制有效性评估工作的监督作用。

　有必要对产权组织的《财务条例与细则》、《工作人员条例与细则》和办公指令等所有政策框架文件进行审查，从而建立一个控制清单。

　在设计企业风险管理系统以获取控制信息时，应充分注意记录内部控制的特点。

　与32个联合国和其他国际组织一道进行的基准调查结果显示，产权组织的企业风险管理实践与风险意识更高的组织相比肩。

　产权组织的道德操守框架审查

　产权组织道德操守框架的设计和结构在机构部门的定位、一系列内部控制和程序，以及完善的基本规则、条例、政策和指导方针方面被认为相当充分完善。作为本项审计一部分进行的调查还表明，产权组织道德操守框架的设计和结构符合联合国系统和其他国际组织的实践规范。

　在加强道德操守框架的机遇中，监督司高度重视为道德操守办公室制定全面的职责范围，亦高度重视编写完成该办公室的战略。道德操守相关风险也应被纳入本组织的企业风险登记册，同时应重新评估人力和财政资源，使该办公室能够实现其各项预期成果。

　此外，让培训的质量和频率适应产权组织的具体需求，以及更有效的沟通，将会进一步支持该框架。最后，更新《财务申报政策》和《防备对举报不法行为者打击报复政策》也是进一步加强本组织道德操守框架的必要举措。

　马德里注册部合规情况审计

　马德里注册部自2016年初以来，其运作情况发生了一些重大变化。最重要的是，经过多年实施，2016年3月推出了一个名为马德里国际注册信息系统（MIRIS）的新IT平台。这一时期，马德里注册部内部一些关键职位的领导人员也发生了变化，组织结构也有所变化。

　在2016年3月推出MIRIS系统后，新系统面临着几个问题，这也导致有待业务司处理的业务量形成了积压。此外，在新系统推出后，正式的项目结束报告仍未最终完成，对有助于未来项目的有效经验教训总结造成了潜在的影响。最后，MIRIS项目错过了一个使现在在系统外运行的一些流程（如质量控制和认证）部分实现自动化的潜在机会。

　需要重新考虑业务司的人力资源规划，在定期工作人员合同和灵活合同之间取得更好的平衡，从而解决目前更多依赖离职率相对较高的灵活合同的做法，后者可能会影响业务司以有效和高效的方式提供服务的能力。

　马德里注册部的进一步改进可以采用的办法有：(i)制定长期计划，减轻严重依赖某些关键工作人员的风险，他们的缺勤可能导致所提供服务的质量下降；(ii)完成马德里注册部主任职位的征聘工作；(iii)确保在质量控制样品测试中发挥作用的工作人员在国际标准化组织（ISO）原则方面得到适当培训；以及(iv)使业务流程文件、审查手册和其他指导性文件完全一致。

　薪资审计

　审计发现，产权组织已经成功、顺畅地实施了修订后的专业及以上职类工作人员的联合国整套报酬。监督司对实施修订后联合国整套报酬的雇员薪酬样本进行了审查，以看其是否准确，没有发现任何重大异常。

　关于薪资业务流程，为提供保证而实行一些控制活动和人工程序显得多余；因此，总体薪资流程并没有从行政信息管理系统人力资源工具（AIMS HR）中已有的高效控制功能中充分获益。

　进一步定制和实现某些业务流程自动化可有助于加强关键控制，并解决一些系统性问题；业务流程符合并遵守相应的细则、条例和办公指令，将会进一步提高薪资流程的效率和有效性。

　采购流程、政策和程序审查

　成员国大会批准了 A/56/13（增列题为“审查内部监督事务厅（监督厅）的报告”的补充议程项目的提案”）和WO/GA/48/15（WIPO协调委员会作出的决定）。

　 A/56/13（增列题为“审查内部监督事务厅（监督厅）的报告”的补充议程项目的提案”）和WO/GA/48/15（WIPO协调委员会作出的决定）。

　根据监督司的意见，产权组织管理层已经完成了对采购政策和《财务条例与细则》的修改。拟议的《财务条例与细则》修正案已提交给PBC和产权组织大会即将举行的会议批准。

　其他——连续审计

　监督司发布了三份内部备忘录，总结了作为其连续定期审计工作的一部分，使用数据分析所完成的工作，并与管理层分享了结果。这些备忘录集中在AIMS财务和采购管理、eWork系统中的差旅管理，以及AIMS HR中的员工信息管理领域的内部控制。

　监督司在连续审计工作中没有提出正式建议。但是，与行政与管理部门和人力资源管理部（人力部）的管理层代表举行了一次会议，讨论了监督司提出的意见和建议。

　监督司可以报告，管理层对监督司的意见表示赞赏，欢迎有机会进一步改善内部控制。

　国际植物新品种保护联盟（UPOV）评价

　UPOV咨询委员会第九十届会议（2015年10月28日和29日，日内瓦）同意请监督司在2016–2017年度对UPOV的活动计划进行一次评价。监督司于2016年10月28日在UPOV理事会第五十届例会上提交了评价报告。

　这次评价的主要目的是评估联盟办公室在履行任务授权方面所开展活动的相关性、有效性、效率、影响和可持续性。评价涵盖了2012–2015年间的合作战略和实施做法，包括所有活动和模式。

　UPOV将在2017年10月的会议上向理事会提出落实各项建议的后续行动。

　产权组织全球数据库司——计划13评价

　评价的主要目标是评估计划13（全球数据库司）在履行任务授权方面的有效性、效率、影响和可持续性。

　该计划不断投入于全球数据库内容和功能的开发，帮助成功地实现了产权组织预期成果四.2和四.3。产权组织全球数据库的内容和功能（包括PATENTSCOPE数据库的多语言支持），得到了80%以上的受访数据库客户的肯定评价，PATENTSCOPE和全球品牌数据库的使用率过去两个两年期在逐渐增加。

　该计划开展了业务影响评估，不过尚未为确保该司的灾后全面恢复能力而制定业务连续性和灾难恢复计划。没有分配资源来跟踪国家数据交付，或者在必要时跟进知识产权局，这导致信息交流出现了延误。性别平等指标尚未被作为所涉评价期间本计划结果框架的一部分考虑在内。

　可以通过以下方式进一步改进：(i)修订人力资源计划，以便能够充分满足每个数据库的发展需要（包括改进多语言支持功能），并提供充分的备份；(ii)考虑开发综合数据质量保证体系，通过质量在源头和监测、匹配方法，同时部署数据质量体系的被动和主动组件；以及(iii)通过同步并丰富数据库的多语言“帮助选项”来解决该计划的服务质量组件。

　国际分类与标准司——计划12评价

　计划12的评价工作在2017年1月至6月进行。评价的主要目的是评估计划12（国际分类与标准司）在履行分类领域的任务授权方面的相关性、有效性、效率、影响和可持续性，并提供评价性见解，以帮助管理层做出明智的决策。

　计划活动涉及所有受援国的需求和优先事项。它促进实现了战略目标四，在各知识产权局之间建立了合作平台，加强了分类事项上的自愿技术性国际合作。该计划主要以临时方式处理发展中国家的培训要求，并继续提供早前开发的同一种静态训练模式。该计划拨出的用于订约承办事务最大预算份额，是为了开发和利用数字信息和通信技术（ICT）信息共享工具，但是由于资源有限，一些预期的ICT项目被推迟或取消。

　可以通过以下方式进一步改进：(i)率先解决洛迦诺和维也纳分类专家委员会的会议频率；(ii)为制定更全面的能力框架而规划的培训需求评估工作作出贡献；以及(iii)重新制定该计划的人力资源计划，从征聘商标和外观设计科科长职位开始，给该部门配备工作人员。

　调查活动

　案件量概况

　在报告所涉期间，新受理了24件案件，审结了27件案件。截至2017年6月30日，14件案件未结，包括处于初步评价阶段的1件、全面调查阶段的8件和暂停的5件，暂停的原因是一名有关工作人员长期缺勤，或在等待另一实体采取行动。未结案件中，8件于2017年启动，5件于2016年启动，1件于2014年启动。截至2017年6月30日，案件调查用时为6.3个月。

　图1–2014年6月30日至2017年6月30日调查案件量比较分析

　在报告所涉期间启动的案件中，根据《章程》相关规定，有4件转到咨监委以寻求其建议

　 《章程》第18、19、21、22和23段。

　调查活动的结果

　根据《章程》，年度报告应包括对证实属实的调查案件及其处理情况的描述。在其中5件开展调查的案件中，监督司发现指控属实，并建议对一名工作人员提起纪律处罚程序。此外：

　一件案件的结果是，从本组织开除了工作人员；

　一件案件，在开始纪律处分之前，所涉工作人员离开了本组织；

　其他三件案件，截至2017年6月30日，管理层的最终决定仍未确定。

　此外，报告所涉期间开展的调查活动使监督司总结了一些教训。具体来说，发布了三份管理问题报告（MIR），提出了管理建议，内容涉及：(i)核查工作人员福利待遇；(ii)对能力不符合其职责要求的工作人员重新分配；以及(iii)澄清职位公告中的学历要求。

　下表是对2014年7月1日至2017年6月30日期间新受理案件的比较分析：

　表1–2014年7月1日至2017年6月30日受理投诉分析

　图2–2014年7月1日至2017年6月30日审结案件分析

　拒绝提供信息或配合的情况

　根据《章程》第45段(g)项，监督司司长应通报报告所涉期间，监督司在获取记录、访问人员和房舍方面受到限制的任何情况。

　监督司报告，在本报告所述期间持续进行的监督进程中，没有工作人员拒绝提供信息或配合。

　监督建议的落实情况

　总干事有责任确保监督司司长及其他监督机构提出的各项建议均能获得迅速响应，并须说明就特定的报告结果和各项建议所采取的措施 《章程》第36段。。总干事通过负责本组织具体业务领域的计划管理人履行这一职责 第16/2010号办公指令第7段。

　 《章程》第36段。

　 第16/2010号办公指令第7段。

　 第16/2010号办公指令第8段。

　监督司继续使用TeamCentral?系统管理和报告有关建议，通过该系统，可以与计划管理人及其委托人进行互动对话，以有效跟进未落实建议的实施情况。

　截至本报告撰写之日，尚有193项建议未落实，其中有99项为高优先级，94项为中等优先级。监督司建议占到所有未落实监督建议的75%。

　图3–按优先程度分列的建议

　下表显示了2016年7月1日至2017年6月30日间按来源分列的建议的动向。

　表2–2016年7月1日至2017年6月30日间建议的动向

　来源

　截至2016年

　7月1日未落实的本年增加的本年中落实的

　 监督司的一项建议已落实，管理层认可了风险（INV 2017–01回籍假）。

　截至2017年

　6月30日未落实的监督司

　129

　61

　45

　145

　外聘审计员

　31

　30

　13

　48

　咨监委

　1

　0

　1

　0

　总计

　161

　91

　59

　193

　下图显示了截至2017年6月30日未落实建议的来源。

　图4–按来源分列的未落实监督建议

　下图显示了截至2017年6月30日未落实建议的落实进展。

　图5–按优先程度分列的未落实监督建议的落实进展

　一项高优先级和一项中等优先级建议自2011年起一直未落实，2011年至2014年间共提出的41项建议至今未落实。

　截至2017年6月30日，按产权组织计划

　 计划1专利法、计划3版权及相关权、计划5 PCT体系、计划6马德里体系、计划7 WIPO仲裁与调解中心、计划9非洲、阿拉伯、亚洲和太平洋、拉丁美洲和加勒比国家、最不发达国家、计划11 WIPO学院、计划13全球数据库服务、计划15知识产权局业务解决方案、计划19传播、计划21执行管理、计划22计划与资源管理、计划23人力资源管理部、计划24一般性支助服务、计划25信息与通信技术、计划27会务与语文服务、计划28信息安全保障、安全与安保、计划30中小企业与创新、计划31海牙体系。

　图6–按计划和优先程度分列的建议

　5个计划占到99项高优先级建议的48%，未落实建议数量最高的是“人力资源管理部”（计划23），其次是“计划与资源管理”（计划22），以及“非洲、阿拉伯、亚洲和太平洋、拉丁美洲和加勒比国家、最不发达国家”（计划9）。

　对调查职能的外部质量评估

　调查职能的外部质量评估（EQA）所提的13项建议中，有9项已经落实。其余4项建议中，两项将通过开发在线防欺诈意识培训工具落实，该工具将于2017年第三季度最终完成；另外两项涉及监督司仍在与管理层讨论的人员配置问题。

　咨询和建议方面的工作

　除所规划的监督工作外，监督司继续就组织政策和程序、风险管理和内部控制提供专业建议。监督司为之提供建议的九个领域的政策和程序列表见本报告附件（附件二）。

　与外部监督机构的合作

　独立咨询监督委员会（咨监委）

　监督司定期参加咨监委的会议，报告内部监督计划的实施情况、讨论监督结果和有关该司工作和职能的其他方面，并向咨监委寻求建议。在本报告所涉期间，咨监委举行了第四十二届至第四十四届会议。

　外聘审计员

　通过定期举行审计、内部控制和风险管理问题方面的会议，监督司与外聘审计员保持着良好的工作关系。外聘审计员与监督司共享战略、年度计划和各种单项报告，以确保高效的监督覆盖，同时避免可能的重复工作和监督疲劳。

　与监察员和道德操守办公室的合作

　在报告所涉期间，监督司司长定期与监察员和首席道德操守官举行会议，确保良好协调，互相支持。

　其他监督工作

　本组织内的宣传活动

　为了更好地解释和宣传内部监督职能，作为正在开展的努力的一部分，监督司应要求继续与产权组织内的同事开展外联，包括在新工作人员入职培训时做报告、监督司通讯、监督司看板以及面向司局长和高级管理人员的演示报告。

　满意度调查

　监督司通过每次任务后进行客户满意度调查，继续寻求被审计/被评价的产权组织部门同事的反馈意见。该项工作旨在有效获取并分析同事们对于监督工作的反馈意见。对调查结果的综合分析显示满意度为86%。

　在有关任务完成一年后进行调查的结果被用来评估监督工作的影响，该结果显示，平均满意度为85%。监督司将基于收到同事的反馈意见，努力进一步提升其监督工作的影响。

　被审计/被评价的部门通过调查发出的其他评论意见，帮助监督司找出不足并采取纠正措施。

　与其他监督职能发展网络关系

　《章程》纳入了有关与联合国系统其他组织和多边金融机构的内部监督服务部门进行联络和合作的具体规定 《章程》第26段(g)项。。监督

　 《章程》第26段(g)项。

　2016年7月17日至20日在美利坚合众国纽约举行的内部审计师协会的年度国际会议和公共部门委员会会议。

　2016年9月6日至9日在美利坚合众国纽约举行的联合国内部审计处代表（RIAS）年会。

　2016年10月4日在奥地利拉辛堡举行的联合国调查处代表（UNRIS）年会。

　2017年4月26日至29日期间由欧洲稳定机制在卢森堡主办的欧洲各国际机构内部审计事务领导人年会（HOIA）。

　产权组织参加了2017年5月15日至19日在奥地利维也纳举行的联合国评价小组（UNEG）评价周。

　对世界粮食计划署（WFP）调查职能的外部质量评估于2017年6月开始，预计将于2017年9月完成。

　监督司的业务独立性

　《章程》要求 《章程》第45段(i)

　 《章程》第45段(i)项。

　在报告所涉期间，没有出现可视为损害监督司业务独立性的事件/活动。监督活动的范围由监督司根据风险评估决定，酌情听取产权组织管理层、咨监委和成员国的评论和反馈。

　监督资源

　预算和工作人员

　为履行其任务授权，监督司已得到545万瑞郎的两年期预算，占产权组织2016/2017两年期预算的0.77%。整体上看，目前的人力和财务资源水平已足以使监督司有效覆盖其工作计划中确认为高优先程度的领域。与外聘审计员交流监督计划，就监督活动持续开展协调，以及对信息技术（IT）工具的有效使用，也有助于实现更高的效率和更有效的风险范围覆盖。

　表3–2016/2017年监督司预算和支出

　 来源：来自2016年计划绩效报告数据。单位：千瑞郎。

　2016/17年

　核定预算

　2016/17年

　调剂使用后预算

　2016年支出*

　利用率(%)

　人事费

　4,658

　4,790

　1,847

　39%

　非人事费

　700

　659

　202

　31%

　总计

　5,358

　5,450

　2,049

　38%

　*2016年支出数为暂定数额，须经外聘审计员审计

　注：2016/17年调剂使用后预算反映了截至2017年3月8日的调剂使用，用途是根据财务条例5.5处理2016/17两年期的需求。

　监督司司长的征聘工作已经完成，选定人员于2017年2月1日就职。

　评价科科长和内部审计员的征聘工作已经完成，选定人员可能会在2017年9月1日和2017年8月1日分别入职。

　内部审计科科长转至另一个国际组织担任内部监督司长之后，职位的征聘程序已经启动。

　培　训

　作为工作人员持续实现职业发展的必要，并且根据产权组织的培训政策，监督司工作人员参加各种培训活动，以获得新的知识、技术技能和其他能力，从而提高监督司开展监督工作的业务效力和效率。

　监督司每名工作人员平均参加了10天培训，包括：审计职能管理、欺诈预防和检测、调查性研究技巧、数据分析、根本原因分析、数字数据采集、网络安全、演讲/协调技巧和审计规划。

　[后接附件]

　WO/PBC/27/4

　附件一

　监督司报告一览表

　2016年7月1日至2017年6月30日

　WIPO Lex审计

　IA 2016–07

　项目管理审计

　IA 2016–04

　企业风险管理审计

　IA 2016–08

　产权组织的道德操守框架审计

　IA 2015–04

　马德里注册部审计

　IA 2016–03

　薪资审计

　IA 2017–05

　采购流程、政策和程序审查

　2016年连续审计备忘录

　CA 2016–01

　CA 2016–02

　2017年连续审计备忘录

　CA 2017–01

　国际植物新品种保护联盟（UPOV）的评价

　EVAL 2016–01

　产权组织全球数据库司——计划13评价

　EVAL 2016–05

　国际分类与标准司——计划12评价

　EVAL 2017–02

　印刷厂所涉管理问题报告

　MIR 2016–01

　征聘程序所涉管理问题报告

　MIR 2016–09

　回籍假所涉管理问题报告

　MIR 2017–01

　[后接附件二]

　WO/PBC/27/4

　附件二

　监督司咨询和建议活动一览表

　活动与接待办公指令

　产权组织合同变更

　安全战略审查

　控制评估程序

　欺诈和推定欺诈的定义

　关于和谐融洽工作环境的办公指令

　供应商制裁政策

　修订信息保密政策

　产权组织的欺诈成熟度模式

　[附件二和文件完]