[数字档案馆建设任重道远、势在必行——对XX市各级综合档案馆数字化建设情况的调查] XX美女

　 数字档案馆建设任重道远、势在必行 ——对XX市各级综合档案馆数字化建设情况的调查 市档案局党组书记、局长

　龙** （2015年5月）

　档案是各级机关、团体、社会组织及个人在改造客观世界的过程中所形成的各种类型的资料，以纸质保管为主。可供人类社会传承历史，提供凭证，资政襄政等各方面使用，具有唯一性、特殊性，是我国科学文化事业的重要组成部分。美国当代著名政治思想家、国际政治理论家塞缪尔·亨廷顿在《文明的冲突和社会秩序的重建》提到这样一观念：“文化的认同是人类认同的基础，文明的传承关系社会秩序的平衡与维持”。然而档案是保存人类文化文明的重要载体，今后的社会秩序是建立在文化认同的基础上，因此，档案数字化工作是抓好文明传承的关键，是维护国家安全的重要组成部分。数字档案馆是数字时代或者说大数据时代档案馆的发展方向，是现代的新型档案馆，是对传统档案馆的升级，是“第二代”或“升级版”的档案馆。 全市现8个综合性档案馆，已有6个档案馆成功创建国家级综合档案馆。全市各级综合档案馆共存放清朝、民国以来各机关、事业、企业、乡（镇）1000多个全宗单位文书档案、专门档案、照片档案、实物档案共计近100万卷、100万件，资料近10万件(册)。 市档案馆于2012年起着手数字档案馆建设，目前，平台初步建成并投入使用。各县（区）档案馆也逐年开始启动数字档案馆建设，已初步完成局域网网络建设，基本实现档案馆内部互联互通及各项业务工作的自动化、网络化管理，并确保与其他网络物理隔离，具备为数字档案管理提供“收集、管理、存储、利用”网络功能。 一、数字档案馆建设取得的主要成绩 （一）数字档案馆（室）建设逐步列入发展规划。市、县档案部门积极推动数字档案馆（室）建设纳入本级政府工作或信息化工作规划中，纳入本级档案事业发展规划。市档案馆数字化建设成功纳入《XX市智慧城市总体规划（2014-2020）》，专项规划方案的制定也基本完成。 （二）数字档案馆（室）基础设施建设实现新突破。全市6个国家综合档案馆基本完成“三网一库”基础设施建设，进行了文档一体化、电子文件归档管理、电子档案管理、电子档案移交接收、电子文件中心、中心机房等系统和软硬件建设。2013年市档案馆投入150余万元用于“三网一库”网络平台建设和设施设备购置，目前已完成了“三网一库”建设，并搭建了《综合档案管理系统》应用平台。各县区局也加大了“三网一库”建设力度，苍溪、旺苍、朝天、青川均已建成并使用。 （三）馆（室）藏档案数字化工作深入开展。市级各类机关、企事业单位中，目前已有财政局、广元日报、工商局、国土资源局等个别单位完成了室藏档案的数字化，其他单位基本处于起步阶段。县级机关、企事业单位中各县区正在逐步开展试点工作。2014年年报显示，全市8个档案馆都已开展传统载体档案数字化，已数字化档案占馆藏总量的比例逐年提高。截止2014年底，市档案馆馆藏清朝和民国时期所有档案，建国后重要全宗和涉及民生的部分档案已实行了数字化加工，总数达560万页；县区馆档案数字化加工也取得明显进展，共计加工处理980万页。

　（四）档案目录和专题档案数据库日益完善。市馆建成了机读目录数据库，有案卷级目录18.42 万条，文件级目录 54.78万条。青川县完成馆藏档案文件级目录、案卷级目录和资料目录数据库建设，录入目录数据35万条。 （五）档案信息化服务开展成效显著。全市各级综合档案馆全部建立信息网站，信息网站实现全域覆盖。2014年，市局完成“广元档案信息网”改版工作，新设栏目11个，更新网站内容200余条，对接收的1600份公开信息公开挂接。青川县通过网络发布开放档案信息9279条。积极开展档案查阅利用服务，仅2014年全市各级档案馆共接待查阅利用2.4万人次，提供档案6.2万卷（件）次，为服务经济建设、民生需求和维护社会稳定作出了积极贡献。苍溪县2014年全年接待查阅档案人员1.2万人次，破万人大关，实现历史突破。 （六）档案数据异地备份工作摸索前进。根据国家档案局提出的“实施重要档案异地备份制度”的总体要求，全市各级档案馆已基本启动部署实施辖区内异地备份工作。2014年，市档案馆与泸州市档案馆签订“电子档案异地备份存储协议”，苍溪县档案馆与泸州市江阳区档案馆达成异质备份协议。 二、数字档案馆建设存在的主要问题 （一）宏观管理不到位 国家、省局对档案信息化标准体系、数字档案馆（室）建设标准体系不够健全，管理系统不统一。各县区政府层面对数字档案馆（室）建设认识还相对滞后，投入资金较少，统筹安排不到位。个别县区、市级部门对数字档案馆（室）建设内容认识不清，功能定位不清楚，系统建设标准低、效果差。 （二）统筹发展不到位 各县区电子文件管理和数字档案馆（室）建设水平参差不齐，大部分县区全文数字化扫描进展缓慢，部分单位重视数字化设施的建设而轻视数字档案内容的建设，以致空有数字化系统而无数字档案内容；数字档案资源的来源还主要依赖于对存量档案的数字化；数字档案资源的利用尚停留在基于目录的简单查询共享，缺乏综合的数据挖掘和深度整合；对增量电子档案的管理尚未建立起有效的体制，未将电子文件管理纳入档案法规的范畴。 （三）安全防范不到位 一些单位监管不到位，涉密和非涉密档案信息混合管理，未进行有效划控，带密级信息、敏感信息未经严格审查，存在降密使用和泄密风险，一旦上网共享会带来一些问题。对加工扫描公司的背景审查、设备检测、人员政审不到位，存在数字档案被合作单位拷贝留存、传送的情况和风险；优盘、硬盘使用混乱，公私不分，内外不分，登记不明。 （四）队伍建设不到位 新鲜血液进不来，到档案部门工作后就出不去，围着档案工作转，与外界接触不多形成了队伍老化、思想老化、系统老化“三老化”现象。同时，对专业性人才的引进、使用、培养严重不够。全市档案干部有113人，其中学档案专业的只有13名，占11.5%，学信息化、计算机专业人才更加少之又少。 （五）数字化加工不到位 市本级、各县区档案部门以及极少数机关档案室从2011年逐步启动存量数字化扫描工作，但由于财力有限，截止2014年底，市档案馆数字化扫描仅占馆藏总量的35%，县区馆档案数字化加工不超过20%，大量婚姻、林权、土地等民生档案急需完成数字化加工。各级机关档案室2012年以来没有进馆的存量档案基本没有开展数字化加工，而每年又有部分存量档案在不断递增，形势不容乐观。 三、加强数字档案馆建设的几点建议 （一）按照“国民经济（部门）发展规划”要求，纳入同级电子政务、“智慧城市”等发展规划 数字档案馆建设需要与政府的政务系统同步规划，才能实现功能最优化。当前我们要充分认识数字档案馆（室）建设的紧迫性和艰巨性，积极争取当地党委、政府和部门领导的重视支持，不久将数字档案馆（室）建设纳入单位信息化、行业信息化和区域信息化建设规划，更需要部门整体联动，同步实施，才能发挥最大效益。 （二）按照“查阅信息网络化”的要求，建立全国、全省、全市数字档案资源共享平台 国家档案局2013年已开始建立全国开放档案信息资源共享平台，就是要打通档案信息社会共享、服务群众的“最后一节路”，让各级档案馆（室）的已开放档案在更大平台上，供更多人共享，发挥更大作用，推动以服务群众为主导的档案信息化体系的实质性建立。省档案局在2009年也下发了《“十二五”期间全省档案信息化建设实施意见》就总体目标、主要任务做了详细具体的安排部署。因此，各级档案馆（室）要对已数字化的档案，尚未放入数据库或局域网提供利用的放入数据库或局域网提供内部利用；尚未开展开放鉴定的加快开展开放鉴定，并把可开放的放入政务网或互联网供社会共享。 （三）按照“存量数字化”的要求，大力推进传统载体档案数字化 各级档案馆（室）的现存档案，目前大多还是传统载体而非数字形态的，因此，数字档案馆（室）建设的首要任务，就是要把纸质档案、音像档案等传统载体的档案数字化。一是要下大决心。各级党委政府要逐年给足数字化经费，加快数字化进程，破除畏难情绪，痛下决心，还没有开始行动的，要立刻动起来；已开始小规模做的，要加大投入坚持做；开展较好的，要扩大规模、提高质量。二是要整体规划。要统筹考虑经费、技术、档案内容、整理、扫描及质档案和数据安全、备份载体、数据管理等各个方面，作出整体安排，统筹协调。三是要循序渐进。优先加工利用率最高、人民群众最需要的民生档案，然后再做其他档案，逐步推进。四是要注重质量。要保证扫描后数字档案内容完整、画面清晰，与原件一一对应，也要确保其具有法律效力。为了促进传统载体档案数字化工作，各级档案部门要向同级党委、政府做好汇报，每年将数字化资金纳入财政预算，并逐步加大投入。 （四）按照“增量电子化”的要求，全面开展原生电子文件的归档、接收工作 随着办公自动化的全面普及，绝大多数单位形成的档案都有电子文件。因此，要从源头抓起，及时地把新形成的电子文件归档保存，并进一步及时地接收进档案馆备份保存。这样，一方面避免新形成的电子文件散失无存，另一方面也使新增的档案将来不用再搞数字化。各级档案馆（室）要把电子文件的归档、接收作为数字档案馆（室）建设的大事来抓，切实履行好收集管理本单位各类档案的职责，把本单位所有应归档的电子文件及时集中归档，做到应归尽归，并按规定向有关档案馆或电子文件备份中心移交，做到应交尽交。 （五）按照“安全第一”要求，建立本行政区域的电子文件备份中心和异质异地备份 各级档案馆要积极建设电子文件备份中心，及时地对本级各机关电子文件进行在线接收或离线接收，并相应进行质异地备份，确保电子文件的安全。一是要合理规划。结合实际，按照“典型示范、梯次推动、全面开展”的原则，尽快制定电子文件归档、接收路线图和日程表，作为今后一段时间内电子文件管理的指引和目标。二是要严格规范。要以数字档案馆（室）建设为契机，认真梳理电子文件管理的标准和规范，研究确定文书、录音、录像等各门类电子文件归档范围和保管期限，明确电子文件归档和接收要求，保证归档或接收的电子文件收集齐全、整理有序、格式规范、元数据合理有效。三是要加强交流。要加强本地区各单位与其他地市州的工作交流，把交流当作普及业务知识、推动工作进展的重要手段，推动电子文件管理水平整体上台阶。 （六）按照“为民服务”要求，依法合规对档案信息资源进行公开共享，服务社会、服务群众 实现档案信息资源共享，应高度重视数字档案的安全问题，通过基础设施建设、组织制度完善和安全技术保障等多种手段，来实现和保证数字档案信息安全。一是要按照《档案信息系统安全等级保护定级工作指南》，尽早完成对本单位非涉密档案信息系统的定级。二是要针对数字档案资源是否涉密、数据格式的类型以及与实体档案的关系，进一步细化与规范数字档案资源的归档、进馆、保管、保护、鉴定以及利用等业务流程要求，并建立相关管理制度。三是要提升数字档案馆（室）的抗风险能力，针对信息技术条件下存在的电力中断、载体损坏、自然灾害、计算机病毒、系统超负载、操作失误等风险,制定相关技术措施，完善应急预案，提高应急处置能力。 同时，在信息公开方面，要突出服务主题，创新档案服务机制，保障服务质量；在服务态度上，应主动、热情、细致、周到，善于与用户沟通和联系，了解用户的心理和需求，学会换位思考，把利用者的事当作自己的事来办；在服务时机上，应紧跟形势和政策，与时俱进，及时提供群众需要的档案信息；在服务领域上，要以人为本，及时接收档案，丰富婚姻、林权、土地承包、知青、任职、历史遗留问题等涉及群众切身利益的档案信息资源。 （七）按照“保障有力”的要求，抓好数字档案馆（室）工作体制和机制建设 各级档案部门应从全局着眼，下大力气搞好人才保障、经费保障等方面为数字档案馆（室）建设创造良好的发展环境。一是要抓队伍建设。各级档案部门要提升全员水准与引进专业人才一起抓，善于发现和培养具有发展潜力的中青年优秀人才，积极引进和培养既懂计算机技术又了解档案内容和档案管理业务的复合型人才。二是要抓经费投入。要主动加强与党委政府、机关、团体、企事业单位的沟通与协作，争取相关部门重视，在经费投入上适当向数字档案馆（室）建设倾斜，力争在较短时间内使数字档案馆（室）建设的保障水平有明显提升。 总之，档案数字化是信息化时代对档案部门的挑战，也是给档案部门带来的机遇，档案信息化并不能取代传统的档案管理方式。除了档案内容外，档案载体等媒介也是人类社会记忆的重要部分，这些信息可以判断档案信息的真实性及其他方面的价值。纸质档案已经经历了上千年的考验，而数字化档案还没有经历百年以上的考验。因此，目前数字化的档案只有和传统的档案信息保存方法相结合，才能确保档案事业的发展更好地服务社会、服务群众。