国家开放大学电大专科《办公室管理》2023期末试题及答案（试卷号：2180）

国家开放大学电大专科《办公室管理》2023期末试题及答案（试卷号：2180）
盗传必究 一、单项选择题（请将正确答案的字母序号填在答题纸上。每小题1分，共10分）
1．文员根据上司指示，向对方要求约会时，以下哪些做法是错误的( ) A．如果用写信的方式，在估计对方收到信后，再打电话确认 B．告知你或上司的联系电话，以便有变化时可立即通知 C．对方越忙越必须早一点联络 D．如果上司出差，可以在他回来的当天安排约会 2．以下关于名片的使用方式，哪些是错误的( ) A．文员应在任何时候、任何场合携带名片 B．向别人递送名片时应双手捧交，将文字正面朝向对方 C．如果对方给你名片，而你恰好没有带在身边，应说明并表歉意 D．名片只能当面递送，寄去是不礼貌的 3．文员要做好档案收集，应该收集的文书资料是( ) 。

A．下级单位报送的报告、统计报表等 B．未经签发的文电草稿 C．单位内部互相抄送的文件材料 D．本单位负责人兼任外单位职务所形成的文件材料 4．值班人员不应该做以下哪类事情( ) A．签发文件 B．分发会议通知 C．询问情况 D．传达指示 5．接受忠告的反应应该是( ) A．以烦躁的心情倾听 B．尽量把责任推给别人。

C．应辩解说：“那是因为……” D．切勿感情用事 6．以下哪些不是办公室事务管理的特征( ) A．服务性 B．决策性 C．专业性 D．主动性． 7．文员打印寄往欧美国家的信封，收信人内容的打印顺序应该是( ) A．国名、地址、部门、姓名 B．姓名、地址、部门、国名 C．姓名、部门、地址、国名 D．姓名、国名、部门、地址、 8．有时应上司要求，文员参与会见或会谈，以下哪些内容不是文员的任务( ) A．准备资料 B发表意见 C．现场服务 D．会议或会谈记录 9．邮件送到单位所租的信箱，由文员开启，取出邮件带回办公室，以下哪些事情与文员的工作要求不一致( ) A．每天开箱次数与邮局投递次数一致 B。取出邮件立即返回办公室 C．事先带上包袋装邮件 D．应提高办事效率，把取邮件与其他事一起办 10．以下哪些接打电话的行为是不正确的( ) A．受到通话对方极大的责难，应针锋相对回击 B．给上司的留言正面朝下放在他的办公桌上 C．做记录时可以在便笺下垫一张复写纸，以防遗失后备用 D．中途因有事需放下电话请对方等待时，应把话筒朝下放置 二、判断题（正确打“√”，错误打“×”。每小题1分，共10分）
11．办公室桌、椅，特别是客人的椅子应放在直对光源的地方。(× ) 12．办公室环境布置的目的之一是为了建立挡驾制度。( √ ) 13．文员应避免不必要的通信和邮寄，尽可能把频繁的联系集中起来分批进行。( √ ) 14．请示与报告可以合并使用，如“关于××××问题的请示报告”。( × ) 15．如果文员要找的人是一位比上司地位高的人或尊长，你跟对方的文员说完之后就应该叫上司接过电话，告诉上司要找的人马上就会来听电话， 让上司直接与对方通话。( √ ) 16．假如上司不准备参加某个会议，应立即将会议通知废弃，以免干扰其他事情。(× ) 17．如果需要与来访者确定会面时间，应先征求来访者方便的时间，查看上司的时间表，如果这一时间有空，就可答应下来。( × ) 18．女性文员坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背离椅背有一个拳头大小距离。

( √ ) 19．文员对支票管理要谨慎，支票簿与印章应该一同锁入抽屉。(× ) 20.列入保密范围的公文，应在产生的同时，由制文机关确定密级和保密范围，密级和保密期限的变更和解密。( √ ) 三、筒答题（每小题10分，共20分）
21．简要说明会议纪要有什么作用？有哪两种形式？要点：
答：会议纪要具有沟通情况、交流经验、统一认识、指导工作的作用。（3分）
可以用于向上级汇报会议情况；
也可以分发给平级或下属单位，以传达会议精神和议定事项，或要求与会单位共同遵守、执行。（3分）
有两种形式：
(1)议决性会议纪要。（2分）
(2)周知性会议纪要。（2分）
22.请简单说明提高会议效率的一些基本做法？ 答：遵循法律法规（1分）
合理确定会议目标（1分）
确定必要的与会者（1分）
减少会议数量（1分）
缩小会议规模（1分）
简化会议程序（1分）
缩短会议时间（2分）
控制会议经费（1分）
分析会议成本（1分）
四、设计题（每小题15分，共30分）
23.本单位为了推进工作开展，拟制定近三年或中长期工作发展规划，决定召开部分人员参加的工作研讨会，办公室人员应该如何准备和开好这次座谈会？ 答：(1)座谈会邀请对象必须是对部门工作熟悉，能独立思考、有主见又敢于发表意见者；
(3分) (2)座谈会以小型为主，人数以七、八人为宜；
（3分）
(3)座谈会上，文秘人员应与主持人密切配合；
(2分) (4)主持人负责引导、组织，可不做记录；
（2分）
(5)详细的记录应由文秘人员在不引入注目的座位上去做；
（1分）
(6)座谈会的时间不必严格规定，可长可短,(2分) (7)会场也可准备些饮料、茶点，边吃边谈，可使气氛轻松。（2分）
24.某中外合资公司总部德方总经理来访，恰逢生日，上司要求文员小陈购买礼物赠送，小陈应如何办？要考虑哪些因素？ 答：(1)清楚德方总经理的爱好、文化背景、性格习惯等；
（3分）
(2)征求上司意见或同意，在允许的钱款额度范围内选购礼物；
（3分）
(3)比较合适的生日礼物是有中国特色的、总经理又比较喜欢的物品；
(3分) (4)赠送的礼物应去掉包装上的标价，并应请商店用精美包装纸重新包装一下；
(3分) (5)附上贺卡写上中国公司的名称，让上司亲自送给德方总经理。（3分）
五、案例分析题（每小题15分，共30分）
25．请看如下案例：
上海某冰箱厂的冰箱畅销全国各地，一天，江苏某城市报上刊登了这家厂的家用冰箱发生爆炸的消息，几天之内，这种冰箱在当地即无人问津。奇怪的是厂方却未收到该用户的投诉信或电话，而是记者纷纷上门。

厂方决定派一位副厂长带一名技术员、一名文秘人员主动上门访问、调查。在经过周密的检查之后，技术员始终找不出冰箱爆炸的原因。细心的文秘人员发现户主的神色不太正常，又发现冰箱内有细小的红色纸片，便向副厂长汇报。副厂长和户主进行了一整天的耐心、诚恳的交谈，并主动提出了赔偿冰箱和为之保密的条件。户主终于说出了是在冰箱里藏放了准备过年的鞭炮，其他人不知道，取食品时碰撞所致，幸未伤人。又说是因为邻居听到爆炸后向居委会报告，引起了媒介的注意才上了报的。查清了原因，副厂长当即与上海厂方联系，在当地召开了记者招待会，向新闻界说明了真相，隐去了户主的姓名，并承认了厂方的责任：“未在冰箱使用说明书上写明：冰箱内不可冷藏易燃易爆物品。”此话引发出记者们的哄堂大笑，这件事就此喜剧性结束。几天后，这种品牌的冰箱销售量迅速回升，一台崭新的冰箱也送至那位用户的家中。

从这个案例，可以为我们文秘人员的信访工作提供哪些有益的启示？ 答：(1)信访工作也不完全是被动地等人们写信，打电话或告上门来，文秘人员也应该注意到社会上的反馈。(5分) (2)有些事涉及本单位的利益或信誉，应及时向领导汇报，采取主动出击的方法。（5分）
(3)文秘人员虽不是专业人员，不能解决技术性的问题，但是文秘人员应具有细心、敏感的工作方式和作风，能从其他角度帮助领导解决问题。（5分）
26．小李受上司委托在浦东机场接到公司的一位重要客人，“欢迎、欢迎”，嘴里说着，并不主动伸手，等客人伸手了，小李才与之相握。小李一把拿过客人的行李，放入汽车的行李箱，接着引导客人到副驾驶座位上，说：“坐在这里视野好。”而后，自己坐到汽车后排座位上。一路上，小李非常关心地询问了客人所在公司的情况，打听客人的收入、福利和家庭情况，而这位客人似乎对这一切不很满意，话越来越少。小李有点摸不着头脑，心想我这么殷勤地对待他，他怎么…… 你认为小李的举止是否合乎礼仪?为什么?小李应该怎么做才是正确的? 答：(1)主人和客人之间，应该主人先伸手；
(3分) (2)在替客人拿行李前应征求同意：“我替你拿可以吗?”(2分) (3)哪些行李可以放人行李箱中也要征得同意；
(3分) (4)司机开车，汽车的位次礼仪是“右为上，左为下；
后为上，前为下”；
(3分) (5)客人应该坐后排，小李应该坐副驾驶座；
(3分) (6)客人公司的一些内部情况、个人收入、福利和家庭情况等是不合适的话题；
(3分) (7)应该与客人谈一些合适的话题，如天气、风土人情、新闻等。(3分)