基于多系统快速联动的档案管理通病分析研究

■杨忠加 张嘉宸 韩有花 李晓刚 田 旗

（黄河上游水电开发有限责任公司工程建设分公司）

项目档案是项目建设过程中形成的，是一种独立、不可替代的信息资源，是工程建设过程的有力凭证，是项目建设管理工作的重要组成部分。建立与加强工程档案管理工作，是项目建设管理工作的需要。档案管理作为项目建设管理过程中的一项重要内容，主要包括档案大纲制定、前期规划、过程资料收集分类、归档及管理等。由于档案管理涉及项目内所有单位及部门，且存在纸质、声像、电子等各类档案形式。内容繁杂、工作量较大，管理过程难免出现资料遗失、内容不全等众多问题，给管理带来一定难度。所以必须树立档案全面质量管理的思想，使档案质量不断提高。目前协同办公系统、档案管理系统的使用率及应用率逐渐增加，在使用过程中，虽然已将两系统实现联动，但仍存在分类方式不同、项目人员使用不便的问题存在，导致工作效率并未提高。

档案工作是一项涉及面广，专业技术性强，内容详细，业务环节之间衔接紧密，是注重管理精细化和日常化的一项活动，在工作中有举足轻重的作用，同时在管理过程中存在较大的难度，导致档案归档率和归档质量并不高。在确保档案的归档质量在满足要求的基础上，本文综合考虑档案归档时效性，考虑项目建设形成的资料同步进行归档，确定对协同办公系统进行开发，增加新功能对文件流转流程进行优化，提高联动性，以此为中心同时改善档案管理工作情况。图1是项目现有档案归档流程。

图1 项目现有档案归档流程

协同办公系统归档分类与档案管理系统分类方式不同，仍需档案员重新登入档案管理系统中对文件进行分类及归档；
在实际项目管理中，档案管理人员随项目分散在各个项目点进行办公，无法登入内网，只能采用档案管理系统的离线客户端进行挂接及归档工作。同时，协同办公系统与档案管理系统联动功能使用不便，管理文件仍然采用档案管理人员从协同办公系统中下载，再分类上传至档案管理系统中进行归档的方法，耗费人力较多，归档效率低，且归档容易遗漏文件，无法保证档案归档质量。

为提高风电场项目工程档案的归档和档案质量，从不同的角度对档案归档情况进行了调查，发现项目档案归档率低、质量差主要原因有以下因素，本文针对这些因素逐一进行了分析并采取了相应的解决措施。

（1）办公系统与档案管理系统相对独立，办公协同系统相关功能应用过少，形成的资料仍需通过人工下载后再传入档案管理系统，中间工作工作相对繁琐，使用不便，导致应用率降低，不得不采用复杂方式完成。

对协同办公系统进行开发，增加新功能对文件流转流程进行优化，提高联动性，具体内容为：新增加归档的环节及界面，该界面包含归档文件类型、卷目录、电子印章编辑等内容。在文件签发完成后自动转入对应部室档案员处，由档案员对该文件进行分类及归档属性编辑，提交后需归档的文件可自动转入至档案管理系统中对应路径中，并形成相应的案卷编号、电子档案章等。

（2）各参建单位对档案管理工作不够重视，相比工程项目建设进度，档案工作缺乏思想认识，人员配置不足，无专门具有档案管理资质的人员从事档案工作，存在其他岗位工种人员兼任档案员的现象，对档案规范、流程、操作等缺乏认识。档案管理人员对档案归档的时效性和档案归档质量在思想上不够重视，施工中往往存在重视工程质量与工程进度而轻视档案资料的积累和整理的现象。

将工程项目档案管理纳入项目管理程序、工作计划及合同管理，在合同签订或谈判中明确要求配备专职档案管理人员，明确档案管理过程中对档案资料的归档时限、归档质量等考核要求。签订合同时明确设立专门条款，明确有关方面提交项目档案的责任，与项目建设工作实施同步管理。

（3）档案管理过程中建设单位、监理单位、施工单位档案管理责任落实不明确，项目施工过程中没有对文件材料进行及时的收集整理，与工程实体建设进度不同步，参建各方在项目快竣工为了应付验收，大搞档案突击，后期大量补充档案资料进行归档时有发生。

建立项目档案工作领导责任制和相关人员岗位责任制，进行责任固化，以按季度、月度为单位对各参建单位形成资料进行检查，对检查中过程的问题要求限期整改。档案归档数量及质量纳入考核范畴，有规定就有考核，建立火炉原则，解决制度上讲考核而实际上无法考核的局面。

（4）各参建单位档案人员水平参差不齐，缺乏具有档案管理资质的专职档案人员，平常档案人员常处于兼职状态，对档案工作规范、流程和实施都缺乏工作经验。在从事档案管理之前、管理之中未经过相关培训及考试，业务能力无法满足项目建设档案管理的工作。

在招标阶段，招标文件中明确要求配备具有专业资质的档案管理人员，配备专职档案管理人员。施工阶段，定期开展注重实效、全面、符合工程实际的档案管理及资料编制专项培训。聘请专业档案人员、专家进行授课，同时项目部开展内部培训。对于不能胜任岗位的人员，及时更换，补充经验丰富、业务水平高的档案人员。建立专门的档案管理工作群，加强沟通交流。定期开展档案交叉检查，发现问题及时进行改正。

（5）档案管理制度不健全，建设管理单位、监理单位、施工单位及其他服务单位档案责任划分界限不明确，边界划分存在争议，各单位对同一文件存在谁都不归或者谁都归的现象。对档案资料标准要求没有进行统一交底，文件材料归档没有标准，各参建单位形成的档案质量参差不齐。

项目上目前虽有档案工作管理办法，但其属于宏观制度规定，其中无法明确归档范围的具体主旨，又不能让具体内容得到细化，严重影响了该制度的正常使用，所以在制定宏观制度的同时，也应制定档案工作标准化，内容包括确定归档范围、明确归档责任、规定归档时间和归档份数、提出归档要求、完善归档手续等，从而使制度建设与制度实施过程统一起来，便于操作和落实。

根据国家及省、市有关要求，将建设项目档案管理纳入建设项目管理轨道，在对工程质量、投资控制、施工组织管理进行考核的同时，对档案资料管理加以考核，使建设单位、施工单位在工程建设管理中，增强档案意识，健全各项档案管理制度，把岗位责任制贯穿于从建设项目立项到工程建设结束，档案资料管理通过验收全过程。做好重点建设项目档案的管理，是档案工作者义不容辞的责任，单位在工程建设过程中，根据项目的规模、特点和需要，把档案的形成、积累、收集、归档、整理、验收工作列入工作议事日程。明确分管领导，加大有关法律法规宣传力度，合理配备既懂业务又有责任心的档案管理人员，积极主动采取多种形式，做到工程档案资料管理与工程施工进度同步进行，保证建设项目完工，档案及时归档、移交，全程跟踪建设项目档案的形成和管理，实现重点建设项目档案的规范化管理。

经过办公系统与档案管理系统联动管理、功能优化，在对策实施后项目工程档案的归档率及合格率比往年情况有所好转，归档质量也得到了有效的改善。调查统计结果（见图2）显示，档案归档率由73%提高至94%，合格率由67%提高至92%，档案验收问题整改率高达98%。

图2 档案归档及合格率

本文针对工程建设项目档案管理中档案归档与建设项目不同步，档案归档质量较差等问题为切入点，结合工程项目实际对影响档案归档及时性及合格率因素逐一分析，通过办公系统与档案管理系统联动，增加和优化模块，对档案归档质量差的影响因素采取针对措施。结果发现，档案管理中存在的上述问题得到解决，档案资料归档能够与项目新建设进度保持一致，档案质量满足相关规范要求。本文研究对建设周期短、参建单位较多、档案资料较多等特点的类似新能源项目档案管理具有借鉴意义。