应付会计工作流程

　应付会计工作步骤

　一、供给商

　采购

　1. 采购员依据采购计划选择供给商，确定供给商类型：（1）预付供给商（2）货到付款供给商（3）账期付款供给商。

　2. 和供给商对账，并催要采购发票：

　1) 对账：（1）预付供给商：依据财务部预付报表立即沟通供给商，和供给商对账，清理预付账款。

　预付报表以下表Ⅰ 应付会计（收采购单据并审核，交领导审批签字后给出纳付款、输出报表与采购对账、要求采购对账要票）出纳（收应付会计单据后，付款，提供付款回单或信息给采购员）采购员（收到出纳已付款信息或回单后尽快与供应商对账，催货和票）供应商（供货，与采购对账，并提供发票）采购员（根据供应商的发货和与其对账情况，提供订单、入库单、发票给应付会计）

　 （2）货到付款及账期付款供给商：①依据财务部提供 AP 清单中发票信息，查对已从供给商处收到发票但未交给财务部情况。

　 ＡＰ清单以下表Ⅱ

　②和应付会计查对已暂估入库但财务未勾稽情况，分 1、发票已到采购处，采购未交至财

　务。2、供给商已发货但未开出发票。

　2) 催要采购发票：依据和财务和供给商对账结果，催要采购发票。并立即将已到采购员处发票交至财务部。

　二、 采购

　应付会计

　A. 采购

　→

　应付会计

　（一）

　外购原材料（ 采购部 交 来 材料入库单和采购发票 ）

　1、 将采购发票抵扣联单独留存认证。

　2、 在 K3 系统进入供给链---采购管理---采购发票----采购发票-维护，审核发票并勾稽。

　3、 进入 K3 系统存货核实---入库核实---外购入库核实，进行分配和核实。

　4、 对于委外入库需要于月底成本模块产品出库后到委外加工入库核实中分配和核实。

　5、 生成凭证：借：原材料

　 应交税费-应交增值税-进项税

　 贷：应付账款

　 转主管审核 对于已预付过款，到 K3 财务会计---应付款管理---结算中，进行对等核销后生成凭证 ：借：应付账款

　 贷：预付账款-预付材料款

　转主管审核

　对于未付过款（账期付款），月初编制 AP 付款清单，等采购部编制了每次付款计划后，加 工表格后需各事业部老总签字后交至财务，最终财务李总签字完成后，根据领导要求付款时间交出纳进行付款。

　（二）

　外购研发样件（ 采购 员 交来 研发样件入库单 、 发票 ）

　此部分材料需要注明研发项目，并做其它应付单 1、 将采购发票抵扣联单独留存认证。

　2、进入 K3 系统财务会计---应付款管理---其它应付单---其它应付单新增：

　（1）

　改往来科目为：应付账款 （2）

　写摘要：研发用样件-发票号 （3）

　录入金额、税率、并检验自动生成税额是否和增值税票一致。

　（4）

　录入员工姓名 ３、生成凭证：借：研发支出-费用化支出\资本化支出

　应交税费-应交增值税-进项税额

　 贷：

　应付账款

　转主管审核 4、若是货到付款供给商还要在付款新增付款单，并生成凭证：

　借 ：应付账款

　 贷：银行存款

　转主管审核 （三）

　委外加工物资

　和外购原材料操作一致，关键需注意：全部委外单据发票在仓存系统关账前需先审核发票。需要于月底仓存系统关账且成本会计做完成本核实后才能会计处理。

　（四 ）

　待还库，P AP 扣除 （供给商不合格品处理）

　1、 已收货且收票：已收到供给商盖章反馈扣款确定函，直接从对该供给商应付账款中扣除，做红字入库单并生成红字发票，后核销应付账款。

　2、 已收货但未收到发票：直接在下次和该供给商对账新开发票时少开发票，做红字入库单。

　B. 应付会计

　→

　采购

　（一）

　外购暂估 入库

　月底对各供给商已收货未收发票部分金额进行外购暂估处理，点击外购入库暂估价入

　账，单击重新设置，选择日期，后单击确定，生成汇总凭证。

　（二）

　委外暂估 入库

　月底进行委外暂估单据处理，此部分单据在每个月底产品出库后进行处理（不然无单价）。点击委外加工入库（无发票），单击重新设置，选择日期，后单击确定，生成汇总凭证。

　（三）

　委外加工材料发出

　月底依据委外加工原材料已发出部分核实委外加工物资。

　（四）

　月底对账- - 详见 补充应付会计月末工作步骤（含 3 K3 及 及 l Excel 对账）

　.docx 1、 选择财务会计-应付款管理-期末处理-期末总账对账，查对总账和应付模块，余额为零，能够继续下面步骤。

　2、 查对委托加工物资，在总账查找“1408”科目，和业务模块：委外加工查对。委外入库委外加工材料明细表金额=1408 科目标借方金额，表示委外发出材料金额。委外加工核销汇总表核销金额=1408 科目余额表贷方，表示委外入库单核销对应委外发出材料金额。

　3、 查对外购暂估入库和委外暂估入库。在财务会计-应付-帐表-往来对账。查找包含暂估金额和不包含暂估金额，包含委外暂估金额和不包含委外暂估金额，计算出暂估数。外购暂估和供给链存货核实-入库核实-存货暂估汇总表数据查对，委外暂估和供给链-委外入库-委外入库单维护（过滤条件：日期当月底最终一天；勾稽标准：未勾稽）加工费金额查对。存货暂估汇总表核实是已入库但未收到发票材料暂估金额，未勾稽委外入库单核实是已入库但未收到发票材料加工费金额。

　以上三项均对账无误，则选择应付款管理-期末处理-结账，进行结账。

　（五）

　进项抵扣- - 详见 增值税进项税操作手册 .docx

　 收受应付会计传来抵扣联按发票抵扣联——→30 日前将当月收到增值税票抵扣联经过中兴通抵扣联认证系统认证，认证不经过送税务局验证——→按《发票抵扣联清单格式》录入当月增值税抵扣联——→和财务系统查对当月进项税额——→装订抵扣联——→打印抵扣联清单并装订成册 注：（1）计算每本抵扣联进项税额，不一样税率进项税分别列示，并和抵扣联清单对应。

　（2）立即向各主管会计和领导岗位通知进项抵扣税额（月底三个工作日天天上报）， 方便能立即抵扣。

　（六）

　输出给采购报表

　1. 预付报表---见表Ⅰ：根据预付账款采购管理要求（试行）.pdf 对供给商预付账款金额和时限进行管理，并监督采购和供给商对账，立即冲账。

　2. AP 清单---见表Ⅱ：包含了本月及前期各供给商未付款，且符合付款标准金额、发票情况、账期情况等信息。采购收到后反馈付款计划， 3. 外购暂估入库---仓存管理 → 验收入库→外购入库单-维护

　 要求采购和供给商查对已暂估入库但未开发票情况，对于供给商已开发票不过未传输到财务单据，立即传输，对于供给商仍未开发票情况，立即催促供给商交发票。

　4. 委外暂估入库---委外加工 → 委外入库 → 委外加工入库-维护 5. 账龄分析表。定时出具应付账款账龄分析表，立即提醒过期未付数据。

　 三、 应付会计

　出纳

　供给商付款类型包含预付款、货到付款和 AP 清单付款三种形式，AP 清单付款每个月初各事业部依据应付会计整理 AP 清单提交当月付款计划，经事业部老大和财务李总签字后能够安排。预付款和货到付款需要走 OA 审批步骤（供给商付款步骤）。

　（一）预付款

　预付款指在供给商发货开票前付款，该类付款单据需要提供领导审核订单或协议，系统外订单还需提供 OA 采购申请单。

　1、 预付款凭证接收时间为每七天一、三（着急付款除外）。

　2、预付款额度审核：

　随时关注企业最新额度审批权限安排，审核单据。

　3、进入 K3 系统财务会计----应付款管理---付款---预付单-新增，录入预付单，核实项目为预付供给商名称，源单类型选择采购订单，找到对应采购订单后审核预付单并生成凭证：借：预付账款-预付材料款

　 贷：银行存款

　转主管审核 对于采购部提交研发样件预付款，此部分研发样件采购走系统外订单，所以不能选原订单，于是直接在结算实付金额写明要预付金额并审核预付单生成凭证即可。

　付款凭证现金流：购置商品、接收劳务支付现金（快捷键 F7 选择）

　 4、 将记账后凭证写上凭证号，签字后交财务总监，主管审核凭证后，由出纳付款。

　5、 手动更新预付未冲账明细及余额汇总表，并于月底整理后发财务总监，财务经理。采购经理及各相关采购员，进行对账。

　（二）

　货到付款

　货到付款指货物已经入库或业务已经完成，供给商已经开具发票以后再安排付款。模具、货到付款（通常单据上左上角标三颗星）、进口增值税进口关税收到单据做完 AP 转凭证，做付款凭证。将记账后凭证写上凭证号，签字后交财务总监，主管审核凭证后，由出纳付款。

　（三）

　账期付款

　单据处理（AP 清单），此部分是采购部（通常为下月初）向财务要 AP 清单，确定付款供给商明细清单，财务人员加工表格后签字，然后需事业部老大签字确定，最终财务李总签字完成后，进行付款单填制。

　AP 付款清单明细以下表Ⅲ

　AP 付款清单汇总表以下表Ⅳ

　 四、

　出纳

　采购

　(一)对于采购问询付款信息后，和应付会计配合查询付款进展情况。

　(二)对采购在付款单据上写明“返回单”付款单据，出纳在付款后，打印回单并传给采购员。

　五、应付会计

　供给商

　( (一 一) ) 应付会计和供给商对账

　应付会计应统计供给商到货和付款信息，抽查发函和供给商对账；查对预付账款，应付账款和已暂估入库但供给商未开发票情况。

　( (二 二) ) 监控供给商各物料采购单价， 并核查有较大变动物料价格

　进入 K3－供给链－采购管理－采购订单－采购订单维护中，导出采购订单数据，同一物料号对应含税单价进行比对，有差异较大数据需查找原因，向采购部核实后注明原因，并提交财务经理。

　( (三 三) ) 监控供给商付款条件 ， 并核查有较大变动付款条件

　进入 K3－系统设置－基础资料－采购管理－付款条件中，导出各供给商付款条件信息表，将同一供给商本月付款条件和上月付款条件比对，有变动较大付款条件和采购部核实并注明原因，并提交财务经理。

　( (四 四) ) 新增或修改供给商步骤

　1、采购部经过 OA 提议新增或修改供给商步骤；

　2、财务首先判定供给商新增或变更情况，以下：

　（1）新增供给商

　需提供供给商工商、税务注册登记证实和税务登记证副本和通常纳税人证书复印件。

　 （2）变更供给商名称

　 A、供给商名称变更，税号未更改，需提供工商变更证实，并在系统中更改供给商名称。

　 B、供给商名称变更，对应税号等均更改，需在系统中新增新供给商名称，视同新增供给商。

　判定是否应该新增或变更供给商后，将财务信息页依次填写应付账款代码 2202，预付账款代

　码 1123.01，应交税金科目代码 2221.01.01.01

　3、提交 IT 部门。

　六、特殊问题

　( (一 一) ) 医疗系统事业部- - 塔桥、基座 款

　收到发票，生成其它应付单，摘要 **报基座款-协议号

　并生成凭证 借：库存商品-半成品

　 应交税费-进项税

　 贷：应付账款 月底时把本月记账库存商品汇总表发给成本会计，依据成本会计通知已结项塔桥协议号，把已结项协议标红已备成本会计将该项目转入主营业务成本。

　基座-库存商品汇总表以下表Ⅴ

　( (二 二) ) 和美 易 应付账款处理

　1. 收到和美易发票 应付款转销，并生成凭证①：将暂估应付款转入应付账款 借：应付账款-和美易暂估 发票金额 贷：应付账款-和美易 发票金额 生成其它应付单，并生成凭证②：金额=进项税额，摘要-材料购入-和美易进项税

　 借：应交税费-进项税

　 发票税额

　贷：应付账款—和美易

　发票税额 2. 提前多开发票

　 生成其它应付单，金额=多开票金额（销售会计提供）摘要-和美易软件款

　 生成凭证：借：库存商品-半成品

　不含税金额

　 应交税费-应交增值税（进项税额）

　发票税额

　贷：应付账款—和美易

　发票含税金额 3. 成本会计确定和美易金额后，做凭证

　生成 GL 转凭证：借 库存商品-麻醉 呼吸等

　贷 应付账款-和美易暂估 4. 应付会计核销和美易暂估

　 生成 AP 转凭证

　 借

　应付账款-和美易暂估

　贷 应付账款-和美易 5. 依情况确定是全部冲回“多开发票那笔暂估款”（成本会计提醒是否冲回及金额）

　 生成其它应付款，关联以前暂估时生成其它应付单，摘要—冲前期暂估和美易软件-*年*月*日

　 生成 AP 转凭证

　借

　库存商品-半成品

　 负数

　 贷 应付账款—和美易

　 负数 ( (三 三) ) 对三河谊安加工费 应付

　1. 收到三河谊安医疗系统工程开给北京谊安加工费发票后，做其它应付单

　并生成凭证

　 2. 在提交纸质付款单给领导审批合格并付加工费，在 K3 中生成付款单

　 并生成凭证，现金流选择：购置商品、接收劳务支付现金