文件控制程序|文件和记录控制程序

　 文件控制程序 ZZ-QSP-2017-01 1

　目的 对与本公司质量体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用的文件为有效版本。

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　范围 适用于与质量体系有关的文件控制。 3

　职责 3.1总经理负责审批发布质量手册和程序文件、管理文件、技术文件及重大质量计划。 3.2办公室负责组织编写质量手册质量手册和程序文件、管理文件的编写，外来行政文件、法律法规的控制和管理。 3.3生产部负责技术文件（工艺技术规程、操作规程）的编写及更改控制和管理，并对外来技术标准的控制和管理

　3.4各部门负责本部门所用文件和资料的编制和管理。 4

　控制程序 4.1文件分类及保管 4.1.1第一级质量体系文件：质量手册和程序文件由办公室备案存档。 4.1.2第二级质量体系文件分为三类： A工作文件，作为本公司运行质量体系的实施细则：包括管理文件（管理制度、岗位任职要求等）、技术文件（国家标准、行业标准、企业标准及作业指导书、检验规程等）和质量计划。由使用文件部门保存报办公室备案存档； B记录，由各部门自行保存并报办公室汇总备案，办公室存档； C外来文件：外来的与质量体系有关的法律法规、行政文件等由办公室控制和保存，技术标准由办公室控制和保存，发放相关部门使用。 4.2文件的编号 4.2.1 质量体系文件的编号 A质量手册：公司代号/质量手册代号—年号。例如：DNSE-QM-2017，表示2017年版质量手册。手册中各章以章节号区分。 B记录：QR—顺序号。例如：QR—02，表示质量管理第2个记录。 C工作文件：公司代号/工作文件顺序号—年号。例如：SY/QW03—2017，表示2017年发布的第3号作业文件。 4.2.2各部门及文件代号规定如下： 中匝工贸：ZZ、,生产部：SC 、办公室：BGS、营销部：YX、质检部：ZJ，质量手册：QM、程序文件：QSP、记录：QR。

　4.3文件的编写、审核、批准、发放文件发布前应得到批准，以确保文件是适宜的： A质量手册由办公室负责组织编写、汇总，由管理者代表审核后，报总经理批准发布，办公室负责登记、发放； B管理文件由办公室组织各部门负责人编写、汇总，技术文件由生产部组织编制汇总，由管理者代表审核，报总经理批准发布，办公室负责登记、发放； C应确保文件使用的各场所都应得到相关文件的有效适用版本，文件的发放、回收要填写《文件发放、回收记录》。

　4.4文件的控制 文件分为“受控文件”和“非受控文件”两大类，凡与质量体系运行紧密相关的文件应为受控，由各部门按规定执行。所有受控文件必须在该文件封面上加盖“受控文件”印章，并注明分发号。 4.5文件的评审与更改 A质量管理体系文件评审，正常情况下没半年评审一次，如内部条件——工艺、原材料、外部环境——法规、标准、技术、材料发生变化以及发生质量、安全事故时，应立即进行评审。经过评审确需更改时，由相关部门进行更改。 B质量手册的更改，由办公室填写《文件更改申请》，管理者代表审核审核，总经理批准后更改，由办公室发放。 C其他文件的更改由各部门提出，经主管领导审批后由进行更改、发放、处理。 D文件的更新：所有被更改的原文件由办公室收回，发放新文件，以确保文件的唯一性。 E文件的更改与修订状态控制：在新文件的“版本/修改”栏上标明新的版本和修改标志。 4.6文件的发放 A根据公司工作和业务控制的需要，在需要的场所须有相应的有关版本的适用文件。由办公室发放，文件使用者在《文件发放、回收记录》签字领用。 B因破损而重新领用的新文件分发号不变，并收回相应旧文件；因丢失而补发的文件，应给予新的分发号，并注明已丢失的文件的分发号失效；办公室作好发放签收记录。 4.7文件的保存、作废与销毁 4.7.1文件的保存 A与质量管理体系相关的文件都必须分类存放在适宜，安全的地方； B各部门文件由本部门负责人保管。办公室每半年对各部门文件保管情况进行检查； C对受控文件，各部门应及时填写本部门使用文件的“部门受控文件清单”。每六个月应将清单副本报办公室备案，如内容没有变化，应通知办公室； D任何人不得在受控文件上乱涂、画改，不准私自外借，确保清晰、易于识别和检索。 4.7.2文件的作废与销毁 A所有失效或作废文件由相关部门负责人及时从所有发放或使用场所撤出，加盖“作废”印章，以防止作废文件的非预期使用； B需保留的已作废的文件，应在作废文件上标注“作废留用”的标识；

　C对要销毁的作废文件，由办公室申请，经管代批准后统一销毁。 4.7.3文件的借阅、复制借阅、复制与质量体系有关的文件，应填写《文件借阅、复制记录》， 由管代审批后向办公室借阅、复制并进行登记编号。 4.8外来文件的控制 4.8.1外来法律、法规和行政文件，由办公室负责接收、登记后转发到相关使用部门并填入《部门受控文件清单》。 4.8.2办公室负责收集相关行业、国家、国际标准的最新版本，统一编号、加盖“受控文件”印章，分发到相关部门使用，并把旧标准收回。 4.9每年5月份由办公室组织对现有质量体系文件进行例行评审，各部门结合平时使用情况进行适时评审，必要时予以修改，执行4.5条款规定。 4.10对承载媒体不是纸张的文件的控制，也应参照上述规定执行。 4.11作为记录的文件应执行《记录控制程序》。 5

　相关文件

　 《记录控制程序》

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　记录 6.1《文件发放、回收记录》

　 6.2《文件借阅、复制记录》

　 6.3《部门受控文件清单》