[高校两办合并后办公室秘书人员的工作对策] 合并后办公室干什么

　　摘 要：随着我国高等教育改革不断向纵深推进，许多高校的党委办公室和校长办公室已合并为“学校办公室”。这一改革对开展工作的直接组织者和参与者的办公室秘书人员来说，他们的工作内容和工作职责都发生了很大的变化。秘书人员只有注重加强学习、创新观念、团结协作、提高效率，才能不断提高自己的服务层次和服务水平适应这一新形势。
　　关键词：加强学习；创新观念；注重协调；提高效率
　　随着高校机构改革的深化和机关职能的转变，目前，我国许多高校的党委办公室和校长办公室已合并为“学校办公室”。合并后的办公室实际上承担着以前两个办公室的工作事务，从某种角度讲，它其实已变成了一个集参谋助手、综合协调、信息调研、管理服务于一身的综合部门。较以往而言，学校办公室的联系面更广、工作跨度更大、时效性更强。同时，它的工作职能也在一定的程度上发生了明显改变：它由强化事务服务为主向强化政务服务为主转变；由被动服务向主动服务转变；由相对封闭型向相对开放型转变。职能的变化和繁重的工作量对高校办公室的秘书人员提出了新的要求，他们只有更新观念，高站位、高标准地提高自身修养才能适应这一新形势。结合工作实际，笔者认为，可以从以下几个方面入手：
　　一、加强学习，提高素养
　　 两办合并后的办公室工作呈现复杂化、开放化的新趋势。办公室的秘书人员只有通过学习才能胜任这一新形势。俗话说：“刀不磨会生锈，人不学会落后。”学习是提高素养的有效手段，只有全面、系统地坚持学习才能将学习的能力转化为工作的动力。
　　 1．加强思想学习，提高理论水平
　　 高校具有先进文化的社会功能，高校办公室的许多工作内容都具有较高的政策性。办公室的秘书人员应熟悉和理解马克思主义中国化的最新理论成果及党和国家的教育方针、教育法规，及时准确地把握新形势，真正把理论修养贯穿到工作实际中，切实提高自身的政治敏锐性、政治鉴别力和政治感悟性，以便在工作中能洞悉是非、辨别真伪、自觉地在思想上、行动上与党中央保持高度一致。
　　 2．精通业务知识，强化技能训练
　　 高校办公室是一个综合性的办事机构，办公室工作质量如何直接影响到和体现着机关的运转效率和工作水平。它要求秘书人员不仅要具备扎实的专业知识，还应广泛涉猎与其相关的各学科知识，如管理学、社会学、公共关系学等。另外，高校办公室目前基本上都已实现了办公自动化，办公自动化强调人机和谐。它不仅要求秘书人员要熟悉办公自动化设备的原理及构造，还要具备较强的动手能力。因此，秘书人员在日常工作中必须注重加强自身的技能训练。
　　二、创新观念，强化意识
　　 秘书工作虽有一定的局限性，但这并不妨碍工作思路、工作方法的创新。胡锦涛曾指出“一个民族要兴旺发达，要屹立于世界民族之林，就不能没有创新思维。”创新思维是现代高校管理实践认识机制的重要方面，办公室的秘书人员必须创新工作理念、创新工作方法，树立敢为人先的创业精神，才能正确认知新生事物，探索新规律。重点培养以下几种意识：
　　 1．超前意识。秘书工作具有从属性的特点，但这并不意味着秘书只能被动地进行工作。办公室作为“领导的参谋部”只有打破传统思维定式，及时跟进领导的决策，超前思考，超前筹划，才能充分发挥参谋助手的作用。高校办公室的秘书人员应做一个遇事留心、工作用心、办事细心的有心人，既知上情、明外情又熟下情、悉内情。
　　 2．主动意识。主动性是发挥积极性和创造性的基础。它包括两方面内容：一是领会领导意图，二是充分掌握下情。只有全面、准确地把握领导的工作意图，明确其思路、措施、方法等才能与领导的思想合拍；只有充分掌握下情，才能从纷繁复杂的问题中抓住矛盾的主要方面，发现规律，及时预测。
　　 3．服务意识。秘书工作中最为重要的任务是为领导服务，为他们从各个方面创造便利的条件以提高工作效率和质量。秘书的服务内容也都是围绕领导的要求和需求来展开的。此外，为教学服务、为师生服务也是高校办公室工作的重要内容。
　　 4．大局意识。秘书人员服务的对象是整个领导集体。高校办公室工作内容的综合性决定秘书人员在想问题、办事情、提建议时要将视野拓展到牵动全局、涉及长远的大事上来，时时处处用综合眼光来观察和处理问题。对战略性、全局性、宏观性的关键问题要有敏感性、主动参与性和积极谋划性，重点协助领导抓好信息咨询和决策落实，为领导提供有价值的意见和建议。
　　三、注重协调，团结合作
　　 办公室是单位运转的“心脏”和“发动机”，协调是启动和加速高效运转这台机器的“润滑剂”。协调的目的是求同存异，形成合力，调动各方的积极性来共同完成工作目标。协调可以促进各环节之间的相互衔接，协调能消除各种不和谐的因素。新形势下，秘书人员在协调时应切实做到既坚持原则又善于变通；既不回避问题又不激化矛盾；既把握时机又不急于求成，因时、因地、因事制宜。只有上下左右逢源，才能协调和处理好方方面面的关系，形成强大的合力。主要表现在：
　　 1．做好上下级之间的沟通协调
　　 高校办公室对内是保证工作正常运转的综合机构，它承担着承上启下、联系内外的“桥梁”作用，在组织和推动工作的运转中发挥着重要作用。高校办公室上要承接校级机关和领导的指令，下要对职能部门进行沟通和管理。对上要主动汇报，争取支持，对下要掌握情况，及时指导。注重做好学校内部的沟通协调才能使各个部门围绕一个共同的目标而努力，最终服务于学校的教学和科研。
　　 2．做好与学校外部的沟通协调
　　 高校办公室是学校同上级部门、兄弟单位进行联络的窗口。通过与外部的交流，学校可以广泛获取信息资源，为领导决策提供重要参考。学校的发展有赖于社会各方面的支持，只有积极开展与外界各种各样的社会交往，才有机会向外界展示和证明学校的良好风貌，建立彼此间的信任，架起联合协作的桥梁。
　　 3．做好办公室内部的协调
　　 高校办公室工作联系四面八方，沟通上下左右，涉及办文、办会、办事等业务，许多工作只有合作才能完成。团结出成绩，出形象，更出效率。各自为政只会大大降低工作效率，造成工作混乱。因此，做好办公室内部的协调也尤为重要。秘书人员要善于处理好与领导、同事间的关系，工作分工不分家，补台不拆台，相互配合，同舟共济。
　　四、务实工作，提高效率
　　 为政之要，贵在落实。办公室所有的工作都是以注重实效、解决问题为实际出发点和前提。由于办公室工作大部分平凡、普通、且琐碎，想把“难事办妥、急事办稳、好事办实、实事办好”，离不开秘书人员的责任心和求真务实的工作精神。秘书人员只有勤勉尽责，脚踏实地才能提高工作效率，因为秘书的工作效率是领导工作效率的主要组成部分。重点要做到：
　　 1．实事求是。高校办公室从事的都是具体实在的工作，坚持实事求是就是要坚持时时、事事、处处说实话、办实事。在秘书工作者的作风建设中，思想作风建设起着决定性的作用。求真务实能让人保持正确的政治方向、良好的精神状态。高校办公室的秘书人员应立足本职，踏实工作，时刻不忘自省、自重、自律，努力做到慎言、慎思、慎行，培养严谨、高效的工作作风。
　　 2．提高效率。随着高校办公室面临的新情况、新问题地增加，工作节奏地加快，提高办公室工作效率迫在眉睫。从某种程度上说，效率就是办公室工作的生命线。它在包括秘书人员提高自身工作效率的同时还包括督促其它部门提高工作效率。
　　 首先要“快”。牢固树立时间观念，提高快速反应能力，养成即说即办，案无积卷，今日事今日毕的好习惯。办公室的工作有着一定的规律，一般是按计划有序地进行，但有时也会遇上突发事件。一旦遇到突发事件，秘书人员就应急事急办、特事特办，把原则性与灵活性有机地统一起来。其次要“准”。保证秘书的工作质量，归根结底就是要使秘书工作的各项内容及工作过程始终处于最佳运行状态，最大限度地减少差错。办公室任何工作都没有“彩排”，随时都是“现场直播”，秘书人员无论是办文、办会还是办事，每个细节都要严谨、细致、周到，确保万无一失。保证质量与保证效率是相辅相成。
　　 “两办合一”让办公室的工作职能和工作内容都发生了重大变化，当然，对办公室秘书人员的素养也提出新的要求：精于业务、善于协调、细于操作，优于服务。高校办公室的秘书人员只有不断更新工作观念，转变工作作风，强化服务意识，增强服务功能，才能真正做到既能办文、办会、办事，当战斗员；又能出谋划策当高参；既能服务于领导又能服务于社会。
　　
　　［参考文献］
　　［1］师荣耀．谈新时期办公室工作的创新
　　［2］刘世权 李和杰． 对高校两办合一后办公室工作的思考 ．《秘书之友》2009.(8)
　　［3］范作惠．意识 效率 能力 作风 ．《秘书》 2009.(4)
　　(作者单位：安徽蚌埠学院，安徽 蚌埠 233030 )