高职院校档案工作者信息素养提升路径初探

王一范 南京铁道职业技术学院

类型教育背景下，职业教育转型升级、提质培优进入攻坚克难深水区，亟须信息化助推高校治理体系和治理能力现代化转型升级。高职院校档案工作者作为党委领导下的专业技术人员，应借助信息化技术，结合岗位职责，发挥服务、管理、实践等方面的实效，助力高校档案工作者的工作更加迅捷、更加灵活、更加精准。当前高职院校未把好档案工作者入口关、培养关、出口关，未做到融合档案工作与信息化建设的高度统一，亟须建立专业性、服务性与信息化建设相统一的档案工作者队伍。

教育信息化承担着推进教育现代化的重大历史使命，它既是推进教育现代化的重要手段，也是教育现代化的核心特征。2022年5月1日起施行的《中华人民共和国职业教育法》（修订版）首次以立法形式规定：职业教育是与普通教育具有同等重要地位的教育类型，是国民教育体系和人力资源开发的重要组成部分，是培养多样化人才、传承技术技能、促进就业创业的重要途径。自此，国家从顶层设计上规定职业教育从低层次“断头路”教育迈入与普通教育“立交桥式”融合并行发展的职业教育体系，实现职业教育从“层次”到“类型”的历史性跨越式发展。随着信息技术对教育的影响日益深入，以教育信息化全面推动教育现代化已成为我国教育事业改革发展的战略选择。因此，高职院校应立足于专业特色，对接行业发展，助力区域经济腾飞，培养更多有理想信念、有道德情操、有扎实学识、有仁爱之心的“四有”好老师和更多德智体美劳全面发展的“大国工匠”。新一代科技革命和产业革命正在重构全球发展版图，重塑全球经济结构，同时，以互联网、大数据、云计算、量子卫星、人工智能为代表的现代科学技术正深刻改变着人类的思维、生产、生活和学习方式。

高职院校档案工作者作为管理全校师生档案和相关史料知识的集大成者，理应借助现代科学技术，改变传统档案的管理方式，以更迅捷的服务、更灵活的方式和更精准的对接，服务高职院校内涵式高质量发展。

高职院校档案工作者作为高校教育工作者中的一员，理应融专业化服务与信息化建设于一体，在服务学生的过程中，提高政治站位，创新工作方式，搭建工作平台，不仅要做帮助师生进行人事档案查询、录取档案查询、就业信息查询、资助信息查询、奖惩等文件发布的服务者，更应融事务服务与平台建设引领于一体，充分发挥师生的主观能动性，助力学校进行档案信息化建设。

进入新时代，高职院校以人才强校战略目标推动学校高质量内涵式发展。学校拓宽招聘渠道，重视高层次人才引进，出台高层次人才引进相关政策，广纳海内外高素质人才，使得思政人员、党务人员、管理人员队伍都取得了飞速发展，同时组建了一批政治强、业务精、素质优良的人才队伍。

未建立档案工作者引进长效机制。例如，某双高院校2019—2022年的数批次招聘，均未招聘档案专业及计算机相关专业出身的档案工作者，而校内的档案工作者基本上都是非档案专业和非计算机专业出身。而档案从业者定岗，往往是因为岗位工作需要，其除了本身担任的行政、教学任务外，还兼职负责档案管理工作。

未建立档案从业者培训机制。在实际工作中，学校高度重视新教师师德师风培养，重视校史校情培训和专业知识深耕，而鲜有档案信息化专题讲座及课程教学。各部门的档案工作者大都通过实际的事务性工作和老员工“传帮带”的方式了解档案信息化知识，对档案信息化专业知识的掌握缺乏整体性、系统性、专业性和全局性。

未充分发挥档案工作者的主体性和主导性。学校档案信息化建设大多依靠外包公司，而本校档案工作者在此过程中并未充分发挥主体性和主导性，只是协助外包公司梳理相关档案，并未实际参与学校的档案信息化建设具体过程。

高校档案工作者需要以马克思主义为指导，以习近平新时代中国特色社会主义思想武装头脑，不断践行社会主义核心价值观。档案管理是高校工作中的重要环节，与全体师生的学习、生活、科研、心理等方面息息相关。针对当前高职院校档案从业者信息化建设的现状，笔者认为应做到以下四点，才能夯实档案信息化建设的根基。

建立档案工作者信息化素养建设长效机制

高职院校档案工作者需要有科学的、专门的、专业的档案专职人才作为支撑，才能为学校各部门、各单位教师和学生发展做好档案归档、查询、服务工作。档案专业人才在社会上的认可度不高，可替代性强，故笔者所在的高职院校鲜有档案专业人才引聘计划。目前我国踏上了实现第二个百年奋斗目标的新征程。二十大报告指出，全面建设社会主义现代化国家的基础性、战略性支撑是教育、科技和人才。档案信息化建设关乎教育、科技、人才三个方面，故高职院校需重视培养档案工作者的信息化素养，出台《档案工作者信息化素养建设方案》，奖优惩劣，以制度化推动档案工作专业化、信息化、长效化。对档案工作者信息化素养的标准、路径、科研启动资金等要有清晰的政策引领，以便指导人事部门把好档案工作者引进入口关、培养关和出口关。通过公开招聘，经过笔试、面试、政审等各环节层层筛选，选拔出思想政治觉悟高、专业能力强、服务意识好的专业化人才。只有拓宽档案专业人员的就业渠道，才能扭转传统认知，倒逼该专业人员获得较高的社会认可度，进而指导高职院校档案事业发展。目前，全国不少高职院校已经实现了从高职专科到高职本科的跨越式发展。档案工作者可以为其提供档案、史料、数据支撑，为学校中长期发展规划提供扎实的数据支撑和理论依据。

构建档案工作者信息素养培训体系

现如今社会分工日益精细化，对复合型人才的需求越来越大。高职院校档案管理工作高质量发展亟须立足于学校发展，结合岗位特色、档案从业者自身的学科背景等，构建档案工作者信息化培训体系，制定“一人一策”档案工作者信息化素养培养方案。学校需重视档案工作者信息化发展建设，建立新手型档案工作者信息化素养培训—熟练型档案工作者信息化素养培训—专家型档案工作者信息化素养培训，全过程立体化层层递进档案工作者信息化发展路径。例如，党政办公室机要文秘档案工作者会涉及学校公文处理、党委办公会、校长办公会等一些重要会议纪要的归档工作，故应重点培训该类档案人员的保密意识，要求其必须熟练使用办公软件，有较强的电子文件安全意识、奉献精神和较高的工作效率，以及较低的纰漏率。对此，可以邀请档案信息化专家为新手档案工作者开展集思想性、理论性、专业性、信息化于一体的专题讲座，让新手档案工作者对该工作形成全面深刻的了解，从而用科学的档案处理方法去开展实际工作，用端正的档案处理态度去对待档案工作中的困难，用严谨的档案处理作风去对待档案工作中的急难愁盼事务，借助信息化技术手段使档案管理工作智能化、时效化、精准化。

在实际工作中，也可以邀请档案信息素养较高的工作者对新手档案工作者进行1~3个月“一对一”的职业生涯信息化事务性帮助，以便指导其尽快胜任重要的工作岗位。4年以后，在学校的培养下，新手档案工作者将成长为熟练型档案工作者，发挥承上启下的重要作用，一方面发挥熟练型档案工作者“传帮带”新手档案工作者的作用，做到用自己的专业知识、信息化能力为学校档案新人信息化素养培养贡献一己之力，另一方面不断学习专家型档案工作者严谨的工作作风、踏实的工作态度、出色的档案工作能力、智能的档案信息化处理能力。学校可以根据这一阶段档案工作者的特点，对其思想建设、专业能力、专业态度、信息化技术提出更高的要求，为其制订更为科学、合理、适用的培训计划，具体可以安排其到地方政府、兄弟院校、行业企业等地学习其他单位党政办公室公文档案工作做法，从而培养熟练型档案工作者。8年以后，熟练型档案工作者应向专家档案工作者方向迈进，应对党政办公室的各项档案归档工作了然于心，同时梳理学校近几十年的公文档案，建立资源库，在保证平台迅捷、灵活、可靠的基础上，助力学校党委和行政事业高质量发展。

充分发挥档案工作者的主体性和主导性

高职院校在类型教育发展的关键时期，必须以档案信息化建设助推学校内涵式高质量发展，在办好让人民满意的学校中充分发挥档案资料的支撑作用。在学校档案信息化建设过程中应打造工作团队，充分发挥本校档案从业者的主体性和主导性。档案在信息化建设过程中大部分依靠外包公司，不仅存在泄露机密文件的风险，而且无法对后期的维护和更新做到及时有效的处理。目前笔者所在的高职院校档案工作者大多身兼其他行政事务，无法做到专职化、专业化、精细化。该高职院校档案馆刚从党政办公室划归图书馆，配备了三名专职档案工作者，其他部门的档案工作者大多分散在党政办、人事处、财务处、学工处、信息中心等各单位，无法做到统一归口管理。对此，笔者认为需统一划归档案馆，打造档案工作者信息化建设团队。党政办、人事处、财务处、学工处、信息中心等各单位部门工作本就繁杂，兼职做各部门档案归档工作，往往会因限于事务性工作内容的处理，无法做到科学、合理、长远的规划。而档案工作的自身特性决定了其对档案工作者的细心程度要求很高，而事务性工作的处理会打乱档案工作进度，降低其正确率。统一划归档案馆形成档案工作者团队，发挥团队协同优势，开展理论与实践研究，对档案信息化工作处理过程中的急难愁盼问题有科学、深入、细致的研究，可以更好地指导档案信息化实践。档案工作团队成员有合理的分工，且定期与对接部门开展档案交接、整理工作，可以在发挥团队优势的同时，更精准地服务于学校各单位、各部门。

提高档案工作者的精准服务实效

高职院校档案工作者在服务全校师生的过程中，应走出事务性处理的“小我”，做到精准服务。学校心理咨询室档案工作人员在建立一人一册心理档案的过程中，应邀请相关学生进行深入细致的谈话，发挥心理咨询室工作人员的专业优势，助力其成长为身心健康、德智体美劳全面发展的时代新人。同时还可以就建档过程中发现的问题邀请心理专家开展专题讲座，帮助学生提高心理抗挫能力，在奋斗中激扬青春。在整理学校“奖、助、贷、勤、免、补”档案的过程中，还可以邀请大学生励志之星讲述自己的亲身经历，加强对其他学生的强国情、报国志、爱校如家的思想价值引领，帮助他们在青春的赛道上跑出当代青年最好的成绩；
同时教育他们有感恩意识、诚信意识、拼搏精神、奉献精神等，掌握金融知识、专业知识、社会实践能力等，以便在感恩祖国、奉献社会的过程中贡献一己之力。学工处档案工作人员在整理学生就业档案的过程中，可以将党的就业政策贯穿到工作过程中，教育学生就业要面向基层，面向西部，面向祖国需要的地方和行业，让青春绽放出最美的花朵。邀请“时代楷模”进校园，“大国工匠”进课堂，发挥榜样示范作用，引导学生站在民族和国家的角度，做出无愧于心的就业创业选择。

学校校史馆档案工作人员在新生入学之初可以发挥专业优势，组织学生参观校史馆，用丰富的史料武装头脑，讲解校史背后的故事，教育学生抓住历史机遇，踏准时代发展的鼓点，找准自身发展的支点，学好科学文化知识，增强自身实践能力，提高综合技能，以最好的姿态助力第二个百年奋斗目标实现。团委档案工作者可以利用周末、寒暑假带领学生开展社会实践活动，让其用专业知识回报社会，在奉献社会的过程中体会到获得感、成就感、幸福感。关爱留守儿童，为他们进行免费假期作业辅导，用自己的专业知识帮助社会弱势群体，温暖他们的心灵。关爱农村、社区孤寡老人，为他们提供生活帮助及心理陪伴，温暖他们的老年生活。信息中心档案工作者可以利用互联网新媒体平台，利用“三微一端”实时推送传播青春正能量的文章、视频。以学生喜闻乐见的方式开展线上文化活动，如开展线上红歌音乐会、正能量舞台剧、重走长征路等文化活动，发挥文化活动“以文化人，以文育人”的教育功能，营造由互联网思想价值引领的文化氛围。抓住关键时间节点，如在二十大召开后，可以开展线上二十大知识竞赛、线上二十大知识宣讲、线上守正创新演讲比赛等，让同学们紧跟习近平新时代中国特色社会主义最新思想，坚定社会主义理想信念，扎实学科专业知识，磨砺实习实训本领，践行“请党放心，强国有我”的铮铮誓言。

综上所述，高职院校只有建立档案工作者信息素养建设长效机制，夯实档案工作者信息素养培训体系，充分发挥档案工作者的主体性和主导性，提升档案工作者的精准服务实效，才能在党的领导下牢记为党守好档案资料的初心，让档案资料真正“活”起来，培养更多具有家国情怀、工匠精神、创新意识的技术技能型人才，助力民族伟大复兴。