供应链视角下企业采购成本的控制优化研究

陈爱萍

(中国武夷实业股份有限公司 福建福州 350001)

盈利是现代企业的主要经营发展目标，物资投入在企业利润控制体系中居于重要位置，因此采购成本控制得到了企业管理者的高度重视。影响采购成本的因素极为复杂，包括物料价格、库存管理、供应商管理等，这就导致了采购成本的管控难度提升。企业需选择更为科学的方法来提高采购决策水平，完善采购管理模式。本文从供应链视角出发，分析了企业优化采购成本控制体系的可行措施。

1.1 采购目的

传统采购模式的目的很简单，就是为了补充企业库存，采购部门往往不了解企业的生产进度和产品需求变化，采购过程缺乏积极主动性，采购计划也难以适应产品需求的变化。供应链采购模式中，企业采购是受订单驱动，倡导准时化采购，从而降低库存成本，提高企业经济效益。

1.2 采购方式

传统采购过程中，每次都需要面向整个市场，采用招标询价等采购方式，采购流程与周期都比较长，采购效率较低。供应链采购中，企业可与供应链上企业建立长期性的战略合作关系，不仅可以缩短采购周期，还能获得一定的价格优惠。

1.3 沟通管理

传统采购模式中，企业与供应商之间缺少畅通的信息互通机制，获取信息时经常会出现滞后性的问题，造成相互之间的了解信任不足，供需信息容易出现扭曲，若市场发生急剧变化，无法及时应对将给企业带来损失。供应链采购模式中，供需双方相互深度合作，资源共享，同时通过相关信息平台，形成了高效、可靠、即时的信息沟通，信息不对称问题得到了有效解决。

1.4 供应商管理

企业采用传统采购方式时，并不重视供应商管理，关注重点仅为产品价格。而供应链采购体系要求企业构建供应商管理体系，并从多个维度实施管理与考核，筛选出价值更高的合作方，进而优化企业的供应链。

2.1 采购计划管理不完善

采购部门对采购计划的管理不够完善，管理较为粗放，管理意识落后，造成采购环节的综合效益低下。首先，部分企业执行采购计划时，缺少分类分时意识。收到采购计划后，选取的采购方式未考虑具体物资的类别和特殊属性，不论金额大小和市场情况，一律采用招投标或询价，造成采购流程时间过长或风险管控不足，不利于采购效率的提高和风险规避。在采购重点和先后顺序上也较为模糊，部分采购人员为了省事，不顾物资具体需求先后，一次性同时进行采购，造成部分物资大量积压，增加了库存管理成本和企业流动资金压力；
其次，采购部门对于采购计划人员安排的管理不够细致，采购人员的工作职责范围划分较为模糊，容易造成采购人员工作拖沓被动，未能发挥出采购人员在采购计划执行中的积极主观能动性，影响采购计划的执行效率。此外，整个采购环节往往缺乏供应链管理意识，采购行为更接近单次采买行为，未从长期考虑，不利于获得最优价格，供应链采购在节省成本方面的优势没能得到充分发挥。

2.2 供应商管理水平低

企业对于供应链上的供应商等合作方的组织、生产等经营活动的参与度较低，获取的信息有限，导致供应商管理缺少参考依据，整体管理水平低，提高了采购质量成本。首先，采购部门在引入新供应商时，调查工作不到位，不少企业都将当期报价作为选择供应商的主要依据，然而供应商最终提供的物资质量情况都需要在物资被运输到企业仓库时才能够确认，如若存在质量问题，或实际供货情况和订货信息存在差异，容易延误生产节奏，影响企业的产品交期甚至品质，会使产品成本增加；
其次，企业对合作供应商的考核也不到位，对供应商考评工作不重视，管理措施单一，当前主要通过扣款等方式来督促供应商保障服务质量，但这些直接化的反向激励管理手段无法长期发挥作用，管理效果不佳，部分供应商可能在后续合作中提高价格来弥补之前的扣款。多数企业缺乏供应链管理意识，仍以买方至上的意识为主，不注重与供应商保持良好稳定的合作关系，不利于企业供应链长期的稳定性和优质性。

2.3 采购信息管理不到位

首先，企业采购部门不够重视价格、数量、下单时间、材质、规格等采购信息的整理归档工作，后期使用时难以查找，数据使用效率低，还容易出现偏差，不利于采购工作的准确进行；
其次，采购人员忽视了供应商信息管理工作，信息追踪不及时，对物资供应活动的反馈未能落实到位，与供应商联系不紧密，各项信息在供需之间流通渠道有限且不够顺畅；
最后，不少原材料的市场价格多变，管理难度大，若物资价格出现急剧变化或供应商出现供应困难，企业无法及时做出反应，可能造成企业停工等料，导致浪费人力和时间。

2.4 库存管理体系亟待完善

企业库存管理较为落后且不科学，导致库存周转率较低且库存管理成本较高。首先，仓库在仓储物资时，管理模式单一，忽视不同物资的分类管理，不利于仓储成本的管控；
其次，当前市场需求变化大，不确定性极强，如果客户订单修改导致生产计划发生变动，或者企业产品更新速度加快，导致库存量过高，就会增加无效库存占比，使企业流动资金压力增大，库存管理成本也随之提高；
最后，如果库存量过低，无法供给生产，会影响生产节奏，还会带来缺货成本增加的问题，若无法按期交货，还会流失客户，加剧损失。

3.1 树立精细化的采购计划管理理念

其一，采用分类采购的方式提高采购计划的精细化程度，树立供应链管理意识，针对一般性物资、重要物资及特殊物资分别选择不同的采购方式，具体以实际需求为基准。对于价格偏低、可替代性较强的物资，依照每月具体的采购规格与批次，预先编制方案，选择合适的时间节点，进行集中式的批量采购，从而获取更大的价格优惠空间。也可采用询价等非招标采购方式，缩短采购周期，或直接向战略供应商采购，供应商也会因长期战略合作关系，而给企业提供批量价格，这也体现了供应链采购的优势，达到降低采购成本的目标；
对于价值偏高且较为重要或较为特殊的物资，需在计划中考虑供应风险方面的问题，可按实际情况单次采购，采用市场公开招标的方式，邀请相关专家参与招评标工作，选择同等品质下价格最优者作为中标单位，同时增加部分售后服务条款，如延期支付部分合同货款作为产品的质保金等，约束供应商，降低供应风险，促进采购经济效益的最大化。

其二，精细化明确界定采购人员在采购计划执行与管理中承担的职责，遵循分类分人的采购原则，确保计划中的每一项任务都能找到对应负责人，进行采购工作的问责与考核，从而提高采购人员工作积极性和责任心，进而提高采购的效率和质量，降低相关管理成本。采购业务员负责收集产品价格信息与供应商信息，编制计划与报告，执行采购任务，签订采购合同，处理物资质量和供应商问题；
采购内勤人员负责汇总与核对采购相关数据，向财务部门提交付款申请，处理部门行政事务；
采购经理负责编制采购预算，制定并执行采购管理制度、监督采购人员的计划执行情况、实施供应商管理工作，与其他业务部门协同与沟通。

3.2 构建完备的供应商管理体系

首先，采购部门需要为供应商制定准入与考评机制。可组建评估小组，确保供应商考评结果的客观性，考评小组成员来自采购、财务、生产、仓管及销售等部门，借此实现对供应商的全方位考评，也使供应商能够对考评结果持有更高的信任度与认可度。新供应商需提交供应商准入承诺书和相关企业资质证书，由评估专员对其进行审核，审核通过后方可加入企业合格供应商库，参与物资供应业务。对于已有业务合作的供应商，考评则由评估小组从供应商的基本情况、经济能力、价格水平、诚信度、供应效率、质量水平与其综合业绩情况等方向展开，选择指标包括企业资质、注册资金、财务状况、往来业务沟通及配合情况、交货周期、付款条件、产品质量、售后及相关增值服务、合同签约额及合同数量占比等，考评周期可选择季度、半年度或年度。

其次，实施分类管理模式。完成供应商考核与评价后，可结合综合评分，为其排名并进行分类管理。对于不同类别的供应商，可采取不同的管理方针，采用正反激励管理，督促与鼓励供应商提高货物供应服务水平，缩短供货周期，从而降低采购成本。根据最终得分将其分为A(优秀)、B(良好)、C(合格)、D(不合格)四个等级，若为A等级，则可培养其成为企业战略供应商，为公司提供大宗通用物资，参与报价竞争时可优先选择；
考评结果为B级的供应商，可培育为主力供应商，参与报价竞争时优先考虑；
考评结果为C级的供应商，调整为一般供应商；
若为D等级，则是不合格供应商，两年内不得重新准入或情形严重者应予以永久退出。企业可只和达到合格标准的供应商进行合作，建立长期的供应协作关系。

最后，企业与供应商处于同一供应链上，都应树立平等合作意识，使彼此之间互利互惠、互相信任、资源共享，企业应着力维护与供应商的战略合作关系。企业面对采购量较大的供应商，可通过签订中长期的采购协议确立长期战略协作关系，确定相关物资的协议价和优先服务，确保这类供应资源的稳定性与优质性。企业还可与大规模贸易商结成战略化同盟，相互共享资源、资本、利润与信息，实现整个供应链的优势互补和资源的最优配置。同时，企业还要重视与物流供应商之间的合作，通过优惠价格来降低物资采购中的物流成本，并确保供货的及时性，使供应链维持较高的运行效率，从而提高客户满意度。

3.3 提高采购信息管理水平

构建与使用相关在线平台，建立高效的信息管理和沟通机制，促进信息在各方之间准确高效地流通共享。除了常规的沟通方式如微信、QQ、电话、邮件和实地会面考察等以外，可允许合格供应商加入企业内部在线信息平台，对其开放部分信息模块权限用于浏览和填报，促进双方的信息交流，并及时了解市场变化，提高整个供应链的柔性。此外，企业需安排专门人员将物资单价、付款条件与供应商等采购信息输入平台数据库中。对于价格容易受到市场等因素影响的物资，输入每日报价，帮助采购人员实现对价格变动趋势的精准预估，在采购中掌握更多的主动权，即可选择在价格较低时进行采购，把握良好采购时机，从源头控制采购成本。同时，还可参考平台数据库中的信息，设立合适的价格上限，确保实际的采购价格在有效价格上限之下。

3.4 制定合理的库存管理策略

企业可借助ABC分类法与JIT(准时化)采购策略提高库存管理水平。JIT策略对采购人员提出适价、适量、适质、适时及适地的基本要求，最大限度地控制采购成本与库存，并维持良好的供应链管理与采购效率。企业需要按照物资的资金占用情况、成本情况、投入情况、采购频率、风险水平、采购周期，将所需物资划分为一般类物资、瓶颈类物资、杠杆类物资与战略类物资，根据实际需求时间的先后，分类分时地对其采用差异化的仓储与采购方案，尽量实现零库存。企业需要创建专门的JIT采购班组并制定操作规程，部分人员负责供应商相关事务，另一部分人员负责指导其他部门配合各项采购操作。采购部门根据物资的不同实际使用时间点，进行分批次小批量采购，要求供应商按实际使用时间点分批准时送货，从而降低库存量；
后续还可为供应商提供培训并颁发免检证书，只有供应物资全部合格，才有资格获取这一证书，供应商需为企业提供完整、正确且是最新的质量文件材料。

综上所述，企业在供应链管理理念的引导下，可调整采购管理思路，通过完善采购管理体系降低采购的经济成本，从而增加企业的经济效益。企业实施采购工作时，应重视采购计划的管理，树立精细化管理理念，确保采购工作又好又快地完成，通过优化供应商管理体系和信息沟通机制，提升管理效能，与供应商形成长期稳定协作的关系，借助科学先进的采购策略控制库存，兼顾采购成本控制与质量保障需求，进而实现企业采购降本增效的优化目标。