2031电大专科《办公室管理》期末试题及答案（试卷号2180）

2031电大专科《办公室管理》期末试题及答案（试卷号2180）
盗传必究 一、单项选择题（请将正确答案的字母序号填在答题纸上。每小题1分，共10分）
1．办公室人员在社交活动中应选择下列哪项合适的话题( )。

A．有共同利益的话题 B．夸耀你我的话题 C．贴己的话题 D．秘密的话题 2．文员在处理信访工作时，由收信人（单位）复信的情况是以下哪一种？( ) A. 初次写信，或有过激言行的 B．有过激言行或漫骂领导的匿名信 C．已做结案处理的 D．没有具体内容的匿名信 3．文员进行会议的计划和准备时，不应该做的是( )。

A. 会议场所的选择，要根据会议时间长短、花费多少作决定 B．文员按照上司的指示，应事先调查时间安排对参加者是否方便 C．什么日期、时间召开会议应考虑议题的紧急程度 D．文秘人员必须配合会议议程，详细检查各项工作 4．在某些情况下，文员在安排日程计划表时可能获得上司的完全信任，取决于两点：一是掌握足够的知识，了解业务的轻重缓急；
另一是具有( )，了解要求约会者的心理。

A．社交的能力 B．说话的技巧 C．听话的能力 D．听写的能力 5.宴会期间的祝酒，常规顺序应该( )。

A．由主人和主宾先碰杯 B．由主宾和主人先碰杯 C．由女宾和男宾先碰杯 D．由男宾和女宾先碰杯 6．以下关于办公室职能的说法，哪一种是正确的？( ) A．办公室为上司服务，其他职能部门不用顾及 B．办公室人员只要掌握办公、办事、办会知识和技能 C．办公室事务管理不仅有被动性，体现出来更多的是主动性 D．办公室管理具有集中性和整体性 7．文员对自己的工作要做到有计划地事先予以安排，要有科学的、明确的工作计划。工作计划应该( )，是错误的选项。

A．分轻重缓急 B．决定工作次序 C．控制时间弹性 D．不留余地 8．办公室，顾名思义，是办公的场所。下列诸项中( )应不属于办公室范畴。

A．厂长室 B．实验室 C．院长室 D．经理室 9．文员在为上司筛选电话时，以下做法不正确的是( )。

A．文员在说了迎接词，对方发出声音之后，要多次确认，方可辨昕出对方 B．了解单位每个人的工作和职务，提醒正要接听转接电话的人，说明情况及转接理由 C．有时需要文员编织一些“美丽的谎言”以应付那些上司不想接待的人 D．来电者寻找你的上司，应弄清对方的身份再通报上司 10．邮件的寄发不要考虑以下哪项因素( )。

A．时间 B．便利 C．经济 D．爱好 二、判断题（正确打“√”，错误打“×”。每小题1分，共10分）
11．办公室工作人员要具备自律的职业素质，讲规矩要达到拘谨的程度。( × ) 12. 办公用品的最大库存量是指仓库最多能容纳的数量。( × ) 13. 我国古代的谋士、谏官和幕僚，以及当今各国的智囊团、思想库等，都是决策的重要辅助力量。( √ ) 14. 举办开业典礼，要遵循热烈、隆重、不计费用的原则。( × ) 15. 印章必须有专人负责保管和使用，保管者就是使用者。( √ ) 16. 涉外礼仪中以右为尊。( √ ) 17. 公文行文时越级行文是普遍现象。( × ) 18. 上行发文的主送机关必须为上级机关，丽不是上级领导个人。( √ ) 19. 电子文档不存在销毁问题。( × ) 20. 大型会议应设立会务组、秘书组、接待组等筹备组织机构。( √ ) 三、简答题（每小题10分，共20分）
21．谈谈你对办公室人员应具备的职业素质中“善谋”的理解． 答：(1)办公室人员“善谋”要求：能够正确理解上司的意图，替上司过滤重要的事务；
要“参”到点子上、“谋”到关键处、注重谏言技巧。（3分）
(2)办公室工作人员“善谋”还必须谨防几个误区：一是“参政”意识过“度”，把自己摆在“准领导”或副职的位置，把幕后工作放到台前；
二是轻易抛出“夹生”想法，强加于领导，于公于己都不利；
三是出“馊主意”，帮饲忙，给工作带来损失，造成被动局面。要避免以上误区，就要求秘书人员用良好的职业道德规范约束自己，踏踏实实地做好工作，而不能靠油滑奸巧去取悦、应付领导。（7分）
22．文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统？具体做法是怎样的？ 答：有电子提示系统和人工提示系统。（2分）
电子提示系统的做法：在电脑中设置日程表、报警系统、一周计划以及其他提示事项，文员应该随着情况的变化不断编排和修改输入的信息。（3分）
人工提示系统的做法：
设置基本办公日程表、固定活动日期一览表。（1分）
使用提示性备忘录。（1分）
准备约会表。（1分）
准备特殊提示卡。（1分）
准备交往提示文件。（1分）
四、设计题（每小题15分，共30分）
23.X市政府办公室的李助理，在接受徐市长的一份紧急材料写作任务之后，急匆匆地赶往自己办公室，在走廊被分管经济工作的杨副市长叫了过去。杨副市长要李秘书赶紧为他查找有关市场经济的重要资料。李助理此时此刻一心只想到完成徐市长布置的任务，对杨副市长说的什么心不在焉。杨副市长见他有些走神，又重述了一遍自己的话。面对两位领导几乎同时布置的工作，李助理陷入左右为难的境地。

请你为李助理设计一个合理的应对之策。

答：(1)办公室的一项基本职能是为领导（政务）服务，李助理对于徐市长和杨副市长交办的事情都不可回绝，而是应当承担下来。（8分）
(2)李助理接受任务后回到办公室，向办公室主任汇报，与其他助理协商，由他人完成杨副市长交办的事项。（8分）
(3)李助理自己全神贯注认认真真起草徐市长交代的紧急材料写作任务。（7分）
(4)他人查找完杨副市长所要的材料后，李助理亲自将材料送至杨副市长处，如果可能，可以顺带把实际参与查找人员的名字讲一下。（7分）
五、案例分析题（每小题15分，共30分）
24．某公司聘任文员邹某上班处理邮件时，正巧赶上接听电话，他一手操持电话，另一手示意送信者把信堆放在已有一些信件的办公桌上，并顺手拿过笔在“收件人”处签了字。打完电话，他急忙把所有的信封都剪开了，忙乱中一封信被剪掉了回信地址的一角，他并未在意。这时，他抽出所有的信纸，放在一边，而把所有的信封放在了另一边，并开始阅读邮件。当阅读到写有：“亲爱的……”一封信时，他意识到拆错了信，匆匆将信装进一个信封，并用胶水粘了起来。在处理其他信件时，其中有一封急件，觉得应该由上司回信，他把几封信混在一起放在上司的办公桌上。这时，上司把写有美国地址的英文名片，让她打印一个寄往美国的信封，邓小姐按照以往写信的习惯，把收件人地址、姓名打印在信封的上面，把公司的地址打印在右下角。

你认为邓小姐处理邮件是否正确，为什么？请讲出理由并说明正确的做法。

答：(1)收领邮件应该把以前的信件另外放开，以免混淆，应在清点后才能签字；
（3分）
(2)首先应分类，请示上司哪些邮件能拆封，哪些不能拆封；
(3分) (3)不能把回信地址剪掉，检查信封、信纸上的地址、电话是否一致。如不一致，应打电话询问正确的，再把错误的划去；
(3分) (4)拆错信，应在信封上写上“误拆”，并签上自己的名字，封上信口，把信件交给收信人时向他（她）道歉；
（3分）
(5)把交给上司邮件分成最急件、次急件和普通件，不能混淆。（3分）
25．请看如下案例：
上海某冰箱厂的冰箱畅销全国各地，一天，江苏某城市报上刊登了这家厂的家用冰箱发生爆炸的消息，几天之内，这种冰箱在当地即无人问津。奇怪的是厂方却未收到该用户的投诉信或电话，而是记者纷纷上门。

厂方决定派一位副厂长带一名技术员、一名文秘人员主动上门访问、调查。在经过周密的检查之后，技术员始终找不出冰箱爆炸的原因。细心的文秘人员发现户主的神色不太正常，又发现冰箱内有细小的红色纸片，便向副厂长汇报。副厂长和户主进行了一整天的耐心、诚恳的交谈，并主动提出了赔偿冰箱和为之保密的条件。户主终于说出了是在冰箱里藏放了准备过年的鞭炮，其他人不知道，取食品时碰撞所致，幸未伤人。又说是因为邻居听到爆炸后向居委会报告，引起了媒介的注意才上了报的。查清了原因，副厂长当即与上海厂方联系，在当地召开了记者招待会，向新闻界说明了真相，隐去了户主的姓名，并承认了厂方的责任：“未在冰箱使用说明书上写明：冰箱内不可冷藏易燃易爆物品。”此话引发出记者们的哄堂大笑，这事件就此喜剧性结束。几天后，这种品牌的冰箱销售量迅速回升，一台崭新的冰箱也送至那位用户的家中。

从这个案例，可以为我们文秘人员的信访工作提供哪些有益的启示？ 答：(1)信访工作也不完全是被动地等人们写信，打电话或告上门来，文秘人员也应该注意到社会上的反馈；
(5分) (2)有些事涉及本单位的利益或信誉，应及时向领导汇报，采取主动出击的方法；
(5分) (3)文秘人员虽不是专业人员，不能解决技术性的问题，但是文秘人员应具有细心、敏感的工作方式和作风，能从其他角度帮助领导解决问题。（5分）