市政工程资料立卷与归档要求

　市政 工程资料立卷与归档 要求

　1

　 - - 般规定

　1.1

　工程资料的内容应真实地反映工程竣工后的实际情况，应完整、准确、系统，签章手续应齐全。

　1.2

　工程资料为外文版的，应用中外两种文字准确表达，并应符合下列规定：

　1

　有关文件的中文翻译件应由翻译责任者签字认证，并与原件-并归档； 2

　如无翻译件的材料，案卷目录中的案卷题名和卷内目录中的文件(图纸)名称应用中外文两种文字准确表达。

　1.3

　归档的建设工程电子文件应采用表1.3所列开放式文件格式或通用格式进行存储。专用软件产生的非通用格式的电子文件应转换成开放性、通用格式。

　表1.3

　工程电子文件存储格式表 文件类别 格

　式 文本（表格）文件 PDF、XML、TXT 图像文件 JPEG、TIFF 图形文件 DWG、PDF、SVG 影像文件 MPEG2、MPEG4、AVI 声音文件 MP3、WAV 数据库文件 SQL、DDL、DBF、MDB 虚拟现实/3D 图像文件 X3D、U3D

　文件类别 格

　式 地理信息数据文件 DXF、SHP 【条文说明】

　1.3

　建设工程电子文件是指在工程建设过程中通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

　1.4

　归档的建设工程电子文件应包含元数据，保证电子文件的完整性和有效性。元数据应符合现行行业标准《建设电子档案元数据标准》CJJ/T 187的规定。同时符合《建设电子文件和电子档案管理规范》CJJ 117的规定。

　1.5

　归档的建设工程电子文件应采用电子签名等手段，所载内容应真实和可靠。

　1.6

　归档的建设工程电子文件的内容必须与其纸质档案-致。

　1.7

　离线归档的建设工程电子档案载体，应采用-次性写入光盘，光盘不应有磨损、划伤。

　2 2

　载体形式

　2.1

　工程资料应使用纸质载体和光盘载体两种形式。

　2.2

　纸质载体和光盘载体的工程资料应在工程建设过程中形成、收集和整理。

　2.3

　光盘载体的电子工程档案应符合下列规定：

　1

　城建档案馆首先对纸质载体的工程档案进行验收合格后，进行电子工程档案的核查，核查无误后，进行电子工程档案的光盘刻

　制； 2

　电子工程档案的封套、格式必须按城建档案馆的要求进行。

　2.4

　存储移交电子档案的媒体应经过检测，应无病毒、无数据读写故障，并应确保接收方能通过适当设备读出数据。

　3

　 组卷要求

　3.1

　市政工程资料组卷应符合下列规定：

　1

　对卷内文件材料进行排列、编目、装订（或装盒）；案卷应有案卷封面、卷内目录、内容、备考表及封底； 2

　排列所有案卷，形成案卷目录； 3

　案卷应美观、整齐，案卷内不应有重复资料。

　3.2

　组卷的原则应符合下列规定：

　1

　组卷应遵循工程文件的自然形成规律和工程专业的特点，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用； 2

　建设工程项目由多个单位工程组成时，工程资料应按单位工程立卷； 3

　不同载体的文件应分别立卷； 4

　竣工图部分应按专业工程进行组卷。每-专业工程应根据专业竣工图内容要求及图纸张数多少可组成-卷或多卷； 【条文说明】

　3.2

　 第1款

　组卷应遵循工程文件的自然形成规律和工程专业的特点, 施工质量验收文件（检验批质量验收记录）按照施工形成规律装订成册，举例排水工程按照垂直施工形成装订成册（每检验

　批井段从开挖至回填），道路工程按照平行施工形成装订成册（每检验批路基、基层、面层平行装订），桥梁工程按照同-分部（子分部）施工形成装订成册(桩基、墩柱、盖梁、桥垮承重结构)等。

　第2款

　建设工程项目由多个单位工程组成时，公共部分的文件可单独组卷；当单位工程归档的文件出现重复时，其原件可归入其中-个单位工程，其余单位工程可不归档，但应说明情况，以备复查。

　3.3

　组卷的方法应符合下列规定：

　1

　施工资料应按单位工程、分部、分项或专业工程进行组卷； 2

　竣工图应按单位工程分专业进行组卷； 3

　竣工验收资料应按单位工程分专业进行组卷； 4

　声像文件应按建设工程各阶段组卷，重大事件及重要活动的声像文件应按专题组卷，声像档案应与工程项目档案建立相应的关联关系。

　5

　电子文件组卷时，每个工程（项目）应建立多级文件夹，应与纸质文件在案卷设置上-致，并应建立相应的标识关系。

　3.4

　案卷不宜过厚，文字材料和图纸卷厚度不宜超过50mm。

　3.5

　案卷内不应有重份文件，印刷成册的工程文件宜保持原状。

　3.6

　建设工程电子文件的组卷和排序可按纸质文件进行。

　4 4

　卷内文件排列 4.1

　文字材料应按事项、专业顺序排列。同-事项的请示与批复、同-文件的印本与定稿、主体与附件不应分开，并应按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主体在前、附件在后的顺序排列。

　4.2

　图纸应按专业排列，同专业图纸应按图号顺序排列。

　4.3

　当案卷内既有文字材料又有图纸时，文字材料应排在前面，图纸应排在后面。

　5 5

　案卷编目

　5.1

　编制卷内文件页号应符合下列规定：

　1

　卷内文件均应按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始； 2

　页号编写位置，单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸-律在右下角。并与目录的页码相对应； 3

　成套图纸或印刷成册的文件材料，自成-卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码； 4

　案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。

　5.2

　卷内目录的编制应符合下列规定：

　1

　卷内目录排列在卷内文件首页之前，式样宜符合附录C的要求； 2

　序号应以-份文件为单位编写，用阿拉伯数字从1依次标注； 3

　责任者应填写文件的直接形成单位或个人。有多个责任者时，应选择两个主要责任者，其余用“等”代替； 4

　文件编号应填写文件形成单位的发文号或图纸的图号，或设备、项目代号； 5

　文件题名应填写文件标题的全称。当文件无标题时，应根据

　内容拟写标题，拟写标题外应加“[

　]”符号； 6

　日期应填写文件的形成日期或文件的起止日期，竣工图应填写编制日期。日期中“年”应用四位数字表示，“月”和“日”应分别用两位数字表示； 7

　页次应填写文件在卷内所排的起始页号，最后-份文件应填写起止页号； 8

　备注应填写需要说明的问题。

　【条文说明】

　5.2

　卷内目录中，日期应按下列方式编写：“年”用四位数字表示，“月”和“日”分别用两位数字表示，例如：2018年1月3日应填写“20180103”。

　5.3

　卷内备考表的编制应符合下列规定：

　1

　卷内备考表应排列在卷内文件的尾页之后，式样宜符合附录D的要求； 2

　卷内备考表应标明卷内文件的总页数、各类文件页数或照片张数、电子文件页数及立卷单位对案卷情况的说明； 3

　卷内备考表的说明主要说明卷内文件复印件情况、页码错误情况、文件的更换情况等，没有需要说明的事项可不填写说明； 4

　立卷单位的立卷人和审核人应在卷内备考表上签名；年、月、日应按立卷、审核时间填写。

　5.4

　案卷封面的编制应符合下列规定：

　1

　案卷封面应印刷在卷盒、卷夹的正表面，也可采用内封面形

　式。案卷封面的式样宜符合附录E的要求，案卷脊背宜符合附录F的要求，案卷目录式样宜符合附录G的要求。

　2

　案卷封面的内容应包括档号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、本案卷所属工程的案卷总量、本案卷在该工程案卷总量中的排序； 3

　档号应由分类号、项目号和案卷号组成。档号由档案保管单位填写； 4

　案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容； 5

　编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者。施工资料和竣工图的编制单位应为施工单位； 6

　起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期； 7

　保管期限应根据卷内文件的保存价值在永久保管、长期保管、短期保管三种保管期限中选择划定。当同-案卷内有不同保管期限的文件时，该案卷保管期限应从长。

　8

　归档保存的工程资料，其保管期限应满足工程质量保修及质量追溯的需要。

　9

　密级应在绝密、机密、秘密三个级别中选择划定。当同-案卷内有不同密级的文件时，应以高密级为本卷密级。

　【条文说明】

　5.4

　案卷题名编写过程中应注意以下几点：

　1

　单位名称应编写其对外公开名称、全称或通用简称。

　2

　工程名称部分应编写其正式名称，并根据工程项目实际情况增加时间、地址、性质等特征，进行必要的补充说明，以完善题名构成。

　3

　案卷题名的拟写应做到唯-性，不应该出现案卷名称相同的现象。对于同类文件或图纸，需要立若干个案卷时，可以加入卷册序号、图号、桩号等以示区别。如：

　************路 K5+893.3-K6+017 综合管廊施工检验文件 ************路 K6+017-K6+122.22 综合管廊施工检验文件 ************路桥梁混凝土试验报告（-）

　************路桥梁混凝土试验报告（二）