安全生产标准化记录管理规定

　安全生产标准化记录管理规定

　1 目的 确保安全记录完整、准确、清晰，以证明安全体系有效运行，并为实现可追溯性、证实作用以及采取纠正、预防措施提供客观证据。

　2 范围 1. 1

　本程序适用于酒店安全管理体系所涉及的所有安全记录的管理。

　2. 2

　本程序规定了安全记录的分类、形式、编制、审核、编号、格式修改、填写、收集、存档、贮存、借阅、销毁的要求。

　3 职责 1. 1

　保卫部是安全记录的归口管理部门，负责制定、修订本程序，并负责监督执行。

　2. 2

　各单位负责人负责批准本单位的安全记录清单与记录归档管理。

　4 管理要求 1. 1

　质量记录的标识、编号、填写、保存、保护、借阅、复制和销毁执行质量体系的记录控制程序。

　2. 2

　各专业职能部门下发的记录，必须制定填写标准和要求的规定，使记录填写标准统一化。

　3. 3

　记录管理工作程序见图一。

　4. 4

　安全记录的分类 安全记录的分类见表一。

　表一

　安全记录分类表 记录类别 记录范围 1. 与安全运行有关的记录 包括文件的修订、变更记录、考核记录、安全内审报告、管理评审记录及报告、组织安全工作计划及总结、安全责任书、培训记录、安全会议记录、合格承包商和供应商名单、危害识别及风险评价记录、法律法规识别与获取及跟踪记录、风险控制及隐患治理记录等。

　2. 与安全日常管理有关的记录 包括各类安全作业票证、各类安全管理台帐、班组安全活动记录、安全工作月报表、事故调查和处理报告、消防记录等。

　3. 来自承包方的安全记录 包括承包方的安全运行、检查监督及考核记录等。

　图一

　记录管理工作程序框图

　 1. 5

　安全记录的形式 2. 5.1

　书面、照片。

　3. 5.2

　电子媒体、磁带、磁盘。

　4. 6

　安全记录的编制、审核及批准 5. 6.1

　各单位根据安全活动的需要建立安全记录表格时，由使用单位编制后送交本单位领导审核及批准并报主管部门备案。

　6. 6.2

　安全记录的使用单位在送审安全记录表格时，应由本单位领导在会审单上确定其保管地点和保存期限，并将保管地点和保存期限通知各使用单位。

　7. 6.3

　安全记录保存期限一般应遵循下列原则：

　8. 一、具有永久性保存价值的记录，应整理成档案，长期保管； 9. 二、有保管时间要求的安全记录，则按要求时间保存； 10. 三、无保管时间要求的安全记录，一般保存期限一年。

　11. 7

　安全记录的编号 12. 7.1

　为保证安全记录有唯一的标识，每一种安全记录表格应有唯一的编号，编号由安全记录所在部门的主管领导指定专人进行，方法如下：

　1. 7.2

　记录分类 将记录统分为四类，对照的字母分类为：

　档案类记录：DA

　管理类（审批、备案、登记的表格）：GL 检查类：JC

　记录类（包括值班、生产等的格式记录）：JL 1. 7.3

　专业 按主管部门分为：

　安全：AQ 办公：BG

　保卫：BW 工程：GC

　企管：QG 安全标准化：AQB

　1. 7.4

　单位编号

　 编号 单位名称 编号 单位名称 编号 单位名称 01 办公室 02 保卫部 03 康乐部 04 人力资源部 05 工程部 06 财务部 07 餐饮部 08 客房部 09 采购部 10 市场营销部

　 1. 7.5

　顺序号 由组织编写的部门按照单一的记录分类、专业分类、部门排序，给记录表赋予一个单独的号码，组织编写的部门同时建立一个记录清单，明确记录使用的范围、对象、频率，防止一号多表或一表多号。

　1. 7.6

　年代号 年代号由一个四位数字组成，代表记录的编制年代，如“2011”代表2011 年编制。

　1. 7.7

　记录编号位于记录的首页右上角，距页边不小于 1 厘米，新时期罗马四号字体。

　2. 8

　安全记录格式的修改或换版 3. 8.1

　安全记录格式有修改需求时，由提出部门按《变更管理程序》填写“变更申请审批表”，并附修改后的格式样品，在申请单中陈述修改的理由和依据，经安全记录所在部门的主管领导审核批准后编号、印刷、使用，并报主管部门备案。

　4. 8.2

　使用新格式的安全记录取代原旧的记录表格，各使用单位应在新表格投用时，立即收回旧表格，并自行销毁。不允许在使用场所出现新旧记录交替使用的现象。

　5. 8.3

　安全记录的格式修改由各单位在“安全记录清单”备注栏上记录格式修改时间。

　6. 9

　安全记录的填写 7. 9.1

　所有安全记录都应用钢笔或签字笔填写，填写要求字迹清楚，填写正确、完整和及时。

　8. 9.2

　安全记录上应写明年、月、日及记录人签名，签名时要写全名，必须是记录人本人签字。

　9. 9.3

　安全记录表格的填写应遵循下列要求：

　10. 一、对有要求的记录栏目，做到字迹清晰、持久，内容完整，具有真实性、准确性、及时性； 11. 二、对于记录空格，用“以下空白”章或用“——”符号注销； 12. 三、当遇到缺项时，填写“缺项”；当问题记录结果为无问题，填写“无”； 13. 四、技术性安全记录数据不变，须重新抄上，管理性安全记录竖向整格内容相同，可用“同上”或“〃”表示； 14. 五、从某行开始以下全空，在此行左上角用“以下空白”章或用““——”符号填满； 15. 六、安全记录不能随便更改，若确因笔误需更改时，用“—”（文字可用“0”）符号注销，在符号上方由本人更正重新记录。对外发送的文件内容更改除用上述规定的符号更改外，还需有更改人的签名与更改日期。

　16. 10

　安全记录的收集与归档 17. 10.1

　各单位负责对本单位主管的（自己编号的）安全记录和所有安全记录列出总的“安全记录清单”。

　18. 10.2

　每年 12 月份各单位安全记录人员负责收集主管范围内各“安全记录清单”中自己主管的部分与主管部门进行核对，主管部门将年度核对清单报安全管理部备案。

　19. 10.3

　各单位将使用完的安全记录按“安全记录清单”上的保存地点、保存期限按编号、时间顺序进行装订、编目、归档。

　20. 10.4

　保卫部依据各部门上报的“安全记录清单”编制酒店年度“安全记录总览表”，以便各单位部门查询。

　21. 11

　安全记录的保存 22. 11.1

　各单位应按照相关档案管理要求，指定专人管理，保存环境符合要求，防止因日晒、雨淋、受潮、霉变、鼠咬、虫蛀、火灾而损坏。

　23. 11.2

　所有安全记录的保存应便于存取和检查。

　24. 11.3

　电子媒体安全记录由使用单位自行妥善保存。

　25. 11.4

　记录的保存时间在记录清单中逐个注明。

　26. 12

　安全记录的借阅

　27. 12.1

　借阅安全记录须办理借阅手续，各单位在借阅安全记录时应填写“记录借阅登记表”，并要求借阅人签名。

　28. 12.2

　若需外借，需经归档单位领导批准。保密安全记录外借必须经文件主管部门领导同意。

　29. 12.3

　合同有要求时，在商定期内安全记录可提供给顾客或其代表评价时查阅。

　30. 13

　安全记录的销毁 根据安全记录的保存期限，各归档单位对到期安全记录由保管人员填写“安全记录销毁登记表”由主管领导批准进行销毁。

　5 附则 1. 1

　本办法由标准办公室起草，并负责解释。

　2. 2

　本办法自发布之日起施行。