用户操作手册 - 中国石油招标投标网

　中国石油物资采购管理信息系统

　采购交易增强功能说明

　中国石油物资采购管理信息系统项目组

　2012年 4月

　文档信息

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　目 录

　1. 前言 3

　2. 增强功能说明 3

　3. 具体功能增强后操作说明 3

　3.1 功能点一：目录匹配的拆分以及订单取消 4

　3.2 功能点二：RFX操作以及授予过程 8

　3.3 功能点三：线下寻源结果编制与授予 14

　3.4 功能点四：采购结果编制中关于制造商和代理商的选择 18

　4. 未来切换说明 20

　前言

　物采系统管理平台（后称V1.0）即将上线，上线之后将会遵循采购交易平台（后称V0.5）分期分批逐步上线的原则， 即在完全切换到管理平台之前，部分原交易平台的用户仍然延续原有系统功能，但因为V1.0的升级，部分功能仍然涉及到V0.5的改变，我们称之为V0.5的功能增强。

　为了让原有V0.5用户在切换到V1.0之前仍然能够顺利使用系统，特编写此文档，即为V0.5功能增强使用说明。

　增强功能说明

　整体流程中的采购计划和采购方案部分仍然为V0.5原有功能，只是采购方案中关于“国内/进口”的选择目前只有国内的选择。

　系统的几处变更有几方面的原因，包括由于V1.0系统总体设计而贯穿到的功能；包括原来用户操作不方便而进行系统的功能提升；包括为迎合实际业务流程，增加了一些计划分拆以及逆向流程等；具体功能变更如下：

　目录匹配和参照目录能够对计划行项目进行拆分。

　RFX过程中支持了多币种报价。

　线下寻源结果由原来的上载改为线下寻源结果线上编制和授予。

　采购结果编制中增加了制造商和代理商身份的确定，且为必选。

　目录采购短流程形成的订单，可以进行取消并释放计划。

　RFX由原来草稿授予状态就不能回退改为在创建采购结果之前都能取消RFX并撤销方案包的操作。

　RFX的待授予由原来的非全封闭可以随时授予改为所有RFX必须到达截止时间才能进行授予。

　订单由原来草稿状态执行发布改为先更改再发布订单。

　具体功能增强后操作说明

　 上述功能增强点大致可以归纳为几处功能：目录采购、RFX线上寻源、线下寻源以及采购结果，下面针对这几处功能分别进行具体的对比操作说明。

　功能点一：目录匹配的拆分以及订单取消

　原来目录匹配中不能对计划行项目进行拆分，即一条计划物料行只能分给一个供应商，目前的计划可以进行拆分给不同供应商。

　1、目录采购自动匹配-〉选择可匹配的采购计划，选择某条物料，点击拆分按钮

　说明：当该条物料恰好只有一个供应商能匹配成功的话，对应的供应商直接显示在行信息中，即供应商编码和供应商名称都自动带到行中，但也能够进行拆分，即一个供应商也可以选择供一部分数量的货而非全部。

　2、选择供应商进行拆分，其中的供应商选择有查询功能。

　选定供应商后，填写相应的数量，这些数量会按需求量进行校验，即拆分后的总量不能大于该计划量，但可以小于或等于原需求计划量。

　拆分后的结果会显示在计划匹配页面中。

　3、该目录结果审批通过之后，执行发布采购订单

　4、发布后生成对应多个订单

　5、不同订单可以执行不同操作，而这些操作必须整单操作，包括取消、拒绝和接受，该例中三个订单分别执行三种操作。

　情况一：订单P2175在发送之前可以由采购商取消，点击取消后订单直接变为取消状态。

　情况二：订单P2176发送后供应商执行拒绝。

　说明：

　供应商拒绝后的订单采购商可以继续编辑并再次发出，也可以在被拒绝之后直接取消。操作分别同发送和取消。

　对于所有订单，目前都是先点击更改，再执行发送，更改时增加的相关信息为V1.0预留，因此非V1.0的用户可以不用填写，直接发送即可。

　情况三：订单P2177的供应商直接接受。（原有功能）

　最终三个订单状态如下：

　取消后的量自动释放回计划（在计划跟踪中能查询到剩余量，或者再匹配中还能找到剩余的计划量）。

　功能点二：RFX操作以及授予过程

　由于V1.0系统中增加进口采购流程，因此RFX做了对外币的兼容增强，即在RFX的报价过程中支持了外币报价，为此也增强了报价之后的多币种对比分析功能。

　之后的授予建议，RFX原来只有全封闭是到截止时间进行授予，现在是所有RFX都是到达截止时间才进行授予。因为有外币报价需要从系统中提取时时汇率，所以约定了在截止时间点上取最新的汇率并记入到最终授予信息中。

　除此之外，对于原来生成草案授予建议就不能再取消RFX在系统优化改善时变更为在创建采购结果之前都可以对RFX进行取消。

　1、创建RFX，在原有创建的基础上，在RFX概要中针对不同供应商选择不同的报价币种。

　默认币种是“人民币”，点击旁边的小图标后更改报价币种

　选定后变为：

　2、供应商通过头信息能看到各自的报价币种。

　在行信息中填写的价格与币种相对应

　对于人民币报价的用户，币种为“人民币”

　3、采购商仍然在已发送中查看供应商的报价信息，不同供应商以不同币种报价后，RFX发起方能够在各供应商报价信息的头信息中看到对应币种，行信息中也显示币种，在报价信息的对比显示中会同样折算成人民币进行比较。

　其中的汇率为时时汇率，以比较当时系统的汇率查看。

　4、在待授予建议中，对于没有到达截止时间的半公开市场，能够看到RFX有几个供应商报价但无法执行授予。

　到达截止时间即授予时间后，在授予页面中能够看到供应商对应的币种

　此时的分析对比信息中，同样有原币种的报价和折算成人民币之后的价格对比分析。而此时的汇率则是授予最终执行的汇率。

　5、对于保存到草稿状态的RFX由原来的不能取消RFX目前增强到只要没有生成采购结果，都可以取消RFX、取消方案包乃至释放计划的操作，而一旦创建采购结果，无论采购结果是否提交审批，RFX都无法再回退，但可以在采购结果审批环节由审批人拒绝采购结果后撤销授予并修改授予建议后重新提交到采购结果。

　即对于“草稿授予”状态的RFX可以进行“取消RFX”的操作。之后的取消方案包等操作同原有功能。

　功能点三：线下寻源结果编制与授予

　线下寻源结果由原来的文件上载方式改成了线上编制，菜单更改成“线下寻源结果编制”和“线下寻源查询”。

　线下寻源结果编制

　点击菜单“线下寻源编制”即显示权限范围内的线下寻源方案包，选定要编制的方案包，方案包中对应的所有物料信息都直接带入编制页面。

　填写相应的行信息。

　此时需要编制的行信息包括：供应商信息、不含税单价、报价币种（缺省为人民币）、汇率（缺省为1）、汇率更新时间（缺省为当天）、税率（缺省为0.17）、各项杂费（缺省为0），行项目的到货时间和数量可更改。

　点击供应商编号列的小图标，选择对应的供应商。对于即将授予的供应商是从采购方案的供应商范围中选择，对于公开招标方案包的选择范围则是系统中所有的入围供应商范围。

　支持计划拆分。

　同一行物料可以拆分给不同供应商，对于单一来源的方案包不能再进行拆分。

　支持批量上载。

　线上寻源结果虽然可以基于线上编制避免了原来方案内容需要导出线下编辑再上载的繁琐，但同时对于行项目过多的线下寻源方案包在线上编辑反而不方便了，为此在该编制过程中也支持了批量上载功能，该批量上载功能不同于其他上载功能，首先点击行项目右上角的小图标从当前页面导出所有显示行（所见即所导），然后线下编辑之后再批量导入（上载按钮）。

　关于批量导出特殊说明如下：

　因为涉及到币种、税率、汇率、汇率更新时间等信息，这些信息在编制页面实现了批量赋值功能，特别是币种，最好在导出当前行项目之前编辑好并保存后再执行导出，这样在导出的文件中只需要编辑几个关键项即可，包括供应商编码、供应商名称、各种价格和杂费等。

　线下寻源支持一行物料可以拆分给多个供应商（单一来源的不能再拆分）。

　因为物料可以拆分且批量上载时物料相关信息不进行校验，所以在上载时是实际是按照没个信息行的唯一标示列进行识别并更改的。如果上载不成功可以尝试查询对应的标示列值是否一致。

　导出的文件为csv格式，打开后物料类别可能显示格式会变，例如可能显示成“2050101”，但这并不影响批量上载，因为导出的原本的相关信息在批量上载中并不覆盖。

　上载的文件需要将csv另存为excle格式，并且目前只支持97~03版本的excle文件。

　保存或提交授予建议。

　线下寻源结果编制完成可以直接点击“提交授予建议”，也可以先“保存”再提交，但点击保存之后，就只能到“线下寻源查询”中查询并提交授予了。

　线下寻源结果的回退。

　当没有创建采购结果之前，可以在“线下寻源查询”中撤消授予建议，之后可以继续执行“取消方案包”至释放计划的这个回退流程。

　一旦创建了采购结果，线下寻源结果就只能通过采购结果审批拒绝后执行撤销授予建议，在“线下寻源结果编制”中再重新编制授予建议之后发布给采购结果，不能再执行取消方案包的回退过程。

　线下寻源查询功能。

　查询主要是对保存的线下编制执行授予，对已经提交的授予建议执行撤销等操作，同时，对于采购结果拒绝回来的方案包，再重新编制授予建议之后，需要在线下寻源查询页面执行“重新发布”，这样才能将重新授予的信息传送给采购结果。

　功能点四：采购结果编制中关于制造商和代理商的选择

　采购目录原来一个物料一个供应商只能有一个价格，当此供应商作为代理商身份，代理不同制造商的同一产品时，系统不支持多个制造商价格，为此目录上载增加了制造商属性。

　为迎合采购目录在设计上的变更，制造商的概念将贯穿整个系统，而制造商实属供应商的一种，为了区分制造商，我们将制造商之外的供应商称为代理商，即执行贸易的供应商统称为代理商。对于寻源过程中的供应商因为在寻源最初的采购方案阶段无法确定是否制造商或代理商（有可能和制造商谈判，也有可能和代理商谈判），因此设计在采购结果发布阶段确定对应的制造商和代理商。

　对于谈判结果发布价格目录的，如果和制造商谈判则发布结果可能将同一价格发布给多家代理商，如计算机类产品；如果直接和代理商谈判并直接下订单的，则此代理商本次谈判只能代理一个制造商的产品。

　为此，系统在采购结果发布时增加了制造商/代理商的分配功能，且为必填项。

　1、对于一单一采生成订单的，方案中的供应商默认为代理商身份（与其签订单），只需要选择某制造商，且一单中只能有一个制造商。

　2、发布目录的时候需要确定之前寻源的供应商是制造商还是代理商，如果和制造商谈定的价格，可以将此价格同时发布给多个代理商。如果和代理商谈定的价格，需要选择本次代理的某个制造商。

　3、鉴于目前系统中大多本该制造商身份的厂商自行销售或者有些本该代理商身份的厂商没有入围制造商，而目录发布的时候供应商和制造商列不能为空，所以增设等同身份，即一个厂商可有双重身份。

　未来切换说明

　V0.5用户到V1.0用户的切换主要是针对“计划管理”、“采购方案”以及订单与ERP集成方面涉及到的功能进行切换，切换的方法是通过配置功能权限菜单实现，而数据仍然归一。

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