XXXX有限公司人事档案管理办法

　 XXXX 有限公司 人事档案管理办法

　 第一章

　总则 第一条

　为加强XXXX有限公司(以下简称集团公司)员工人事档案管理，科学、有效地管理和利用员工人事档案；根据国家《干部人事档案管理条例》及有关法律法规的规定，结合集团公司实际，制定本办法。

　第二条

　员工人事档案是集团公司和各有关部门在组织建设、员工管理、人才服务等工作中形成的，主要记录和反映企业员工个人政治品质、思想认识、学习经历、工作经历、专业素养、工作实绩等情况的历史记录材料。

　第三条

　员工人事档案是教育培养、选拔任用、管理监督和评鉴人才的重要基础，是维护员工合法权益的重要依据。

　第 四 条

　员工人事档案管理工作必须贯彻执行党和国家有关档案、保密的法规和制度，确保员工人事档案的完整与安全。

　第五条

　本办法适用于集团公司各部门、各单位全体员工。

　 第二章

　管理和职责 第六条

　集团公司人力资源部为集团公司人事档案管理部门，负责集团公司人事档案的制度建设、协调服务、集中管理，指导各子公司在业务范围内开展相关工作，设专职或兼职工作人

　 员负责管理员工人事档案。

　第七条

　人事档案管理工作人员应选派政治素质好、专业能力强、坚持原则、忠于职守、甘于奉献、严守纪律、作风正派的党员从事员工人事档案管理工作。强化党性教育和业务培训，从严管理，加强激励保障。

　第八条

　人事档案管理工作人员管理档案中存在与其同在一个部门且有夫妻、直系血亲、三代以内旁系血亲、近姻亲关系人员档案的，由集团公司人力资源部另行指定专人管理。

　第九条

　档案管理工作职责 （一）负责员工人事档案的建立、接收、保管、转递，档案材料的收集、鉴别、整理、归档，档案信息化等日常管理工作； （二）负责员工人事档案的查阅、借阅、档案信息研究等利用工作，组织开展员工人事档案审核工作； （三）配合有关方面调查涉及员工人事档案的违规违纪违法行为； （四）指导和监督检查子公司人事档案相关工作； （五）办理其他有关事项。

　第三章

　内容和分类 第十条

　员工人事档案主要内容和分类包括：

　（一）履历类材料。主要有《干部履历表》和简历等材料。

　（二）自传和思想类材料。主要有自传、参加党的重大教育

　 活动情况和重要党性分析、重要思想汇报等材料。

　（三）考核鉴定类材料。主要有平时考核、年度考核、专项考核、任（聘）期考核，工作鉴定，重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现，援派、挂职锻炼考核鉴定，党组织书记抓基层党建评价意见等材料。

　（四）学历学位、专业技术职务（职称）、学术评鉴和教育培训类材料。主要有中学以来取得的学历学位，职业（任职）资格和评聘专业技术职务（职称），当选院士、入选重大人才工程，发明创造、科研成果获奖、著作译著和有重大影响的论文目录，政策理论、业务知识、文化素养培训和技能训练情况等材料。

　（五）

　政审、审计和审核类材料。主要有政治历史情况审查，领导干部经济责任审计和自然资源资产离任审计的审计结果及整改情况、履行干部选拔任用工作职责离任检查结果及说明，证明，干部基本信息审核认定、干部人事档案任前审核登记表，廉洁从业结论性评价等材料。

　（六）党、团类材料。主要有《中国共产党入党志愿书》、入党申请书、转正申请书、培养教育考察，党员登记表，停止党籍、恢复党籍，退党、脱党，保留组织关系、恢复组织生活，《中国共产主义青年团入团志愿书》、入团申请书，加入或者退出民主党派等材料。

　（七）表彰奖励类材料。主要有表彰和嘉奖、记功、授予荣誉称号，先进事迹以及撤销奖励等材料。

　 （八）违规违纪违法处理处分类材料。主要有党纪政务处分，组织处理，法院刑事判决书、裁定书，公安机关有关行政处理决定，有关行业监管部门对有失诚信、违反法律和行政法规等行为形成的记录，人民法院认定的被执行人失信信息等材料。

　（九）工资、任免、出国和会议代表类材料。主要有工资待遇审批、参加社会保险，录用、聘用、招用、入伍、考察、任免、调配、军队转业（复员）安置、退（离）休、辞职、辞退，公务员（参照公务员法管理人员）登记、遴选、选调、调任、职级晋升，职务、职级套改，事业单位管理岗位职员等级晋升，出国（境）审批，当选党的代表大会、人民代表大会、政协会议、群团组织代表会议、民主党派代表会议等会议代表（委员）及相关职务等材料。

　（十）其他可供组织参考的材料。主要有毕业生就业报到证、派遣证，工作调动介绍信，国（境）外永久居留资格、长期居留许可等证件有关内容的复印件和体检表等材料。

　第十 一 条 各类材料的形成部门，应当按照相关规定审核材料，确保档案材料的规范、准确，在材料形成后 1 个月内主动移交集团公司人力资源部。

　第 十二条

　员工本人填写所形成的材料须有本人签字及形成材料的日期。

　第四章 日常管理

　 第十三条

　员工人事档案日常管理主要包括档案建立、接收、保管、转递、信息化、统计和保密，档案材料的收集、鉴别、整理和归档等。

　日常管理工作中，应当执行国家档案管理的有关法律法规，接受档案行政管理部门的业务监督和指导。

　第十四条

　人事档案资料应认真鉴别，分类准确，编排有序，目录清楚，装订整齐。

　保持人事档案与登记台帐、案卷存放位置相符，发现问题及时采取措施纠正，达到档案、人员统一。

　第十五条

　人事档案管理部门应当按照预防为主、防治结合的要求，建立和维护科学合理的档案存放秩序。不定期检查案卷的摆放，各项安全措施及环境情况，确保档案安全有效。

　第十六条

　对于属于国家秘密、工作秘密、涉及商业秘密、个人隐私人事档案材料和信息，应当严格保密。

　第十七条

　人事档案材料的接收 （一）档案管理人员接收新员工入职所移交的全部人事档案材料，应仔细鉴别，做好登记及记录。

　（二）各材料形成部门移交的人事档案材料须填写规范，手续完备。

　（三）档案管理人员应准确分类各归档材料，编写材料目录。整理合格后的档案材料一般在 2 个月内归档。

　第十八条

　人事档案材料的转递

　 （一）原则上集团公司将不再保存离职员工的人事档案，离职员工应在离职 1 个月内转出个人人事档案。

　（二）离职员工需要转递人事档案的，应填写《人事档案材料转递申请表》（附件 1），集团公司档案管理人员将离职员工人事档案材料密封，并出具《人事档案材料转递通知单》 （附件 2），转递完成后，须及时将转递回执交至集团公司人力资源部备案。

　（三）离职员工人事档案无转递单位的，离职员工本人可申请自提，填写《人事档案材料提出申请表》（附件 3），自提后的人事档案由个人负责。

　第五章 利用和审核 第 十九 条 人事档案利用工作应当强化服务理念，严格利用程序，创新利用方式，提高利用效能，充分发挥档案资政作用、体现凭证价值。人事档案利用方式主要包括查（借）阅、复制和摘录等。

　第 二 十条

　因工作需要，符合下列情形之一的，可以查阅员工人事档案：

　（一）政治审查、发展党员、党员教育、党员管理等； （二）录用、聘用、考核、考察、任免、调配、职级晋升、教育培养、职称评聘、表彰奖励、工资待遇、公务员登记备案、退（离）休、社会保险、治丧等； （三）人才引进、培养、评选、推送等；

　 （四）巡视、巡察，选人用人检查、违规选人用人问题查核，组织处理，党纪政务处分，涉嫌违法犯罪的调查取证、案件查办等； （五）经具有干部管理权限的党委（党组）、组织人事部门批准的编史修志，撰写大事记、人物传记，举办展览、纪念活动等； （六）日常管理中，熟悉了解员工，研究、发现和解决有关问题等； （七）其他因工作需要利用的事项。

　复制、摘录的档案材料，应当按照有关要求管理和使用。

　第 二 十 一 条 查阅人事档案按照以下程序和要求进行：

　（一）查阅单位如实填写《人事档案查阅审批表》 （附件 4），经部门、单位负责人审核并加盖公章，报送集团公司人力资源部审批备案； （二）查阅人事档案应当 2 人（含）以上，查阅人一般均为党员； （三）查阅应当在审批规定时限内完成查阅。

　第 二 十 二 条 人事档案一般不予外借，确因工作需要借阅的，借阅单位如实填写《人事档案借阅审批表》（附件 5），经部门、单位负责人审核并加盖公章，报送集团公司人力资源部审批备案。借阅的人事档案应在规定的时限内归还。

　第 二十三 条 档案管理部门应当坚持“凡提必审”、“凡进必审”、“凡转必审”，在考察、任职前公示、录用、聘用、遴选、

　 选调、交流，人才引进，安置，档案转递、接收等环节，严格按照有关政策和标准，及时做好人事档案审核工作。

　第 二十四 条 人事档案审核应当在全面审核档案内容的基础上，重点审核员工的出生日期、参加工作时间、入党时间、学历学位、工作经历、身份、家庭主要成员及重要社会关系、专业技术职务（职称）、学术评鉴、奖惩等基本信息，审核档案内容是否真实、档案材料是否齐全、档案材料记载内容之间的关联性是否合理以及是否有影响使用的情形等。

　第 二 十 五 条 人事档案审核中发现的问题应当按照相关规定及时进行整改和处理。涉及个人信息重新认定的，应当及时通知所在单位和员工本人。

　凡发现档案材料或者信息涉嫌造假的，应当立即查核，未核准前，一律暂缓考察或者暂停任职、录用、聘用、调动等程序。

　第六章 纪律和监督 第 二十六 条 员工人事档案管理工作必须遵守下列纪律：

　（一）严禁篡改、伪造人事档案； （二）严禁提供虚假材料、不如实填报人事档案信息； （三）严禁转递、接收、归档涉嫌造假或者来历不明的人事档案材料； （四）严禁利用职务、工作上的便利，直接实施档案造假，授意、指使、纵容、默许他人档案造假，为档案造假提供方便，

　 或者在知情后不及时向组织报告； （五）严禁插手、干扰有关部门调查、处理档案造假问题； （六）严禁擅自抽取、撤换、添加人事档案材料； （七）严禁圈划、损坏、扣留、出卖、交换、转让、赠送人事档案； （八）严禁擅自提供、摘录、复制、拍摄、保存、丢弃、销毁人事档案； （九）严禁违规转递、接收和查（借）阅人事档案； （十）严禁擅自将人事档案带出国（境）外； （十一）严禁泄露或者擅自对外公开人事档案内容。

　第 二十七 条 人事档案管理必须严格执行本办法及国家相关条例，自觉接受组织监督和党员、干部、群众监督。

　第七章 附则 第 二十八 条 本办法由集团公司人力资源部负责解释。

　第 二 十九条 本办法自下发之日起施行。未尽事宜依照中共中央办公厅印发《干部人事档案工作条例》执行。

　 附件 1 人事档案材料转递申请表 申请人

　 原部门(单位)职务

　 联系方式

　 申请日期

　 转递单位名称

　 转递原因

　 人力资源部

　意见

　 人力资源部

　负责人意见

　 申请人 签收

　 注意事项 人事档案提出时已密封，严禁私自拆封，涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。

　附件 2

　 人事档案材料转递通知单

　：

　兹将

　 等

　同志的档案材料转去，请按档案目录清点查收，并将回执及时退回。

　发件人：

　 发件机关盖章

　年

　月

　日 姓名 单位及职务 转递原因 正本 （卷）

　副本（卷）

　档案材料（份）

　 ‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥

　回

　执

　 ：

　你处

　年

　月

　日转来

　字第

　号

　等

　名同志的档案正本

　 卷，副本

　卷，材料共

　 份，已全部收到，现将回执退回。

　收件人：

　收件机关盖章

　年

　月

　日

　 附件 3 人事档案材料提出申请表 申请人

　 原部门(单位)职务

　 联系方式

　 申请日期

　 提出原因

　 人力资源部

　意见

　 人力资源部

　负责人意见

　 申请人 签收

　 注意事项 1.人事档案提出时已密封，严禁私自拆封，涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。

　2.员工自提的人事档案由员工本人负责。

　 附件 4 人事档案查阅审批表 填表日期：

　 查档顺序号：

　号

　 内容 项目 姓名 单位/职务 政治面貌 被查阅人

　 查阅人

　 查阅理由

　 查阅部门/单位 负责人意见

　 人力资源部

　负责人意见

　 注意事项 1.任何人不得查阅本人及其直系亲属的档案； 2.查阅时严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料； 3.查阅者应严守国家机密，不准向外泄露档案内容。

　 附件 5 人事档案借阅审批表 填表日期：

　 借档顺序号：

　号

　 内容 项目 姓名 单位/职务 政治面貌 被借阅人

　 借阅人

　 借出/归还日期

　 借阅理由

　 借阅部门/单位 负责人意见

　 人力资源部

　负责人意见

　 借阅人承诺 本人承诺所借人事档案，按预计时间归还，不私自外借、不随意涂改、剪裁、丢失及泄密。

　承诺人签字：

　备注