跨部门沟通谈判技巧-跨部门会议中谈判技巧跨部门沟通谈判技巧-跨部门会议中谈判技巧

　 五、跨部门会议中的谈判技巧1.如何安排座位?图2如何安排座位（一）?如图2所示，两头黑色圆环部分是控制的位置。主席位置的旁边也是两个控制的位置。?图3如何安排座位（二）?如图3所示，C图中，主席和盟友控制了一个纵轴，旁边深色的是起破坏作用的人。所以，在谈判时，负责会议准备的人都要知道来几个人，因为要摆位置。对于那些破坏者，主席和盟友每人分管一个。D图中，圆形桌子通常是如果只有一个盟友的话，坐纵轴；如果有两个盟友就坐成三角形；如果有三个盟友，就坐成一个菱形。2.如何避免太多“闲杂人等”与会?剥夺发言权对有可能会发表反对意见的人，可以通过一些柔性的手段直接剥夺他们的发言权。例如，主席走进会议室说：“今天我宣布一项公司政策大家讨论一下，希望各位同仁充分交换意见，张三、李四你们两个反对我知道了，不过我们想听听看，别的同志有什么意见，从那边开始讲。”这样就把反对的张三和李四的发言权直接剥夺了。?提示要延长开会时间如果与会人员对主席的提案议论过多，主席可以提示延长开会时间以制止过多的发言。例如，开会时常常会因为有的人话多，会议总是无法结束。这时会议主席可以这样讲：“各位同仁，既然大家这么有兴致，我们今天晚上挑灯夜战，马上买饭来吃，大家吃了以后继续开，好不好？”这样就可以促使会议快些结束。3.如何在会议上推销自己的意见?图4如何在会议上推销自己的意见?如图4所示，要想在会议上推销自己的意见，要做好以下工作：?准备在开会之前，要做好充分准备，对自己将在会议上提出来的立场要仔细斟酌以便在会上能及时应对与会者的质疑。例如，可以在会前自己给自己提问：“这个方案对公司有什么好处？”“别的部门是否会受到损失？”“有什么样的数据支撑这个提案要求？”等，而且要考虑好开会的时间和地点等。?会前沟通会前要和与会人员进行沟通，了解与会人员的看法，再根据这些看法对自己的提案作出调整。?设法影响主席设法影响主席，从而让其把自己的提案列入会议议程。如果事先没有与主席沟通，会上给主席一个出其不意的提案，主席不知道这个提案是否会对自己不利，于是本能的反应就是把这个提案压下来，以避免出现没有办法掌控的情况。?测试气球要检查自己提案的时机是否合适，可以将自己的提案说给公司的一些朋友，听听他们的意见。?对可能受到波及的盟友，做事先说明任何人要提案，如果盟友不赞成，可以将盟友中立化，而不要让盟友反对。一些案子提出来，可能会对自己的盟友造成损害。因此，提案之前要对可能受到波及的盟友做事先说明，并清楚告知盟友事后自己的补救方案，以让盟友安心。?集中火力有些人会议提案的真正目的是A项要求，但是却提出ABC三项要求，以便为自己的让步留下空间。正常状况下这样的做法是有效的，但是如果事前没有与盟友沟通好，盟友就可能会帮倒忙，最后为争得B或者C，而把真正需要的A落下。因此，要避免发生此类事情，最好的办法就是集中火力，提出自己真正的要求。?首先发言，引导讨论要把自己的提案在会上首先提出来。如果留在会中或会后再提，前面做提案发言的人可能会占用过多的时间，而轮到自己发言时，会议也快结束了。?直接切入主题，少做开场白发言时要直接切入重点，过多铺垫性的话会让与会者产生厌烦心理。?为对方保住面子任何谈判都肯定会有人被伤害。因此，要为受到损失的人保住面子，替对方找个台阶下。?见好就收见好就收，不要穷追猛打。但常常有些人陷进去，就出不来了。?【案例】硕士论文答辩一个硕士进行论文答辩，结果与答辩委员吵了起来。后来答辩委员说：“算了，你不能说服我，我也不能说服你，那这问题我们大家就保留不同意见好了。我继续问你第二个问题……”这时，学生应该顺着答辩委员的话转移到下一个问题，而不应该继续纠缠这个问题，否则，很有可能导致答辩失败。?4.如何让各部门配合?如何借用外部力量，让对方遵守协议?图5借用外部力量，让对方遵守协议?如图5所示，如果其他单位对自己的提案不配合，可以寻求上级长官的协助，让对方遵守协议。寻求长官协助，一定要寻求一些外力作为杠杆。?【案例】新闻中心与电脑部的矛盾20世纪80年代末期，台湾某报社设备配置很低，与该报合作的电脑公司尚未开发出某个重要程序。该报社电脑部对此漠不关心，于是该报社国际新闻中心主任与一家电脑公司建立了新的合作关系，提高了本部门的设备品质。但电脑部原来已经有了电脑合作公司，就对国际新闻中心这样的行为颇为不满。结果，设备买回来需要拉线组装，电脑部却不配合。于是国际新闻中心主任向上级汇报工作时说：“1988年汉城奥运会马上就开始了，如果新闻仗打不过别人就会损失很大。”上级就给电脑部下了命令，一定要赶快把设备装好。如何守住礼节，避免横生枝节换个角度向对方说明。谈判时换个角度说可以避免钻牛角尖，但是同时需要注意层级、礼节、期限等问题。换个角度让对方思考一下，也许能够很容易解决问题，达成协议。将方案写成书面。部门之间的合作，一般是一个部门先制定出一个方案，然后约请另一部门的经理共同商议。但是这种程序总是约不到对方经理，在这种情况下，可以反其道而行，先把案子丢过去，然后再打电话给对方秘书，不断地催促。将事实上报。有时，打开天窗主动引爆冲突也是可行的。比如，写一个报告，提出本部门对另一部门的要求，并告知领导，只有该部门配合自己的工作，公司的任务才能顺利完成。这样的做法也存在风险，引爆很容易惹恼一部分利益受损者。因此，这种做法的前提是自己可以享受强有力的上级保护。从别处寻求资讯。如果能从别的地方获得自己工作所需的信息，就先把自己的工作做完。自己负责的那部分工作做完了，从别处寻求而来的资讯，无论是否足够科学，至少代表了自己任务的完成。但是，这些资讯应该尽可能科学、准确。?担任主席应该注意的细节准时。作为会议主席，应该来得早一点，这样是为了表明：“我是这里的主角”。例如，某公司开会，董事长每次都提前到场，并规定迟到的人员不准进入会场，但会在另外的时间补上再开一个会，而且时间会加倍延长。这个办法的实施，使公司会议迟到的现象明显减少。开会要有议程。会议议程十分必要，可以使与会人员在开会前了解会议要讨论的问题，并对这些问题做一定的准备。控制场面。会议桌上的主席应该控制好场面。有些会议没有议程，例如，总务部门突然提出，公司周年庆时要举行的活动项目，这时又有其他的部门对总务部门的计划有意见。这样两个部门争论起来，会议主席无法插话，也没法控制局面。这种情况应该避免，任何人发言，都要经过主席的批准。道谢而不道歉。作为会议主席，在会议开始后，只能够道谢，而不能道歉。?会议记录的内容名称、开会时间、地点、会议性质。准确写明会议名称（要写全称）、开会时间、地点、会议性质。主持人、出席会议的应到人数和实到人数。详细记录会议主持人、出席会议应到和实到人数，缺席、迟到或早退人数及其姓名、职务，记录者姓名。如果是某些重要的会议，出席对象来自不同单位，应设置签名簿，请出席者签署姓名、单位、职务等。会议发言和有关动态。忠实记录会议上的发言和有关动态。会议发言的内容是记录的重点。其他会议动态，如发言中的插话、笑声、掌声、临时中断以及别的重要的会场情况等，也应予以记录。记录发言可分摘要与全文两种。多数会议只要记录发言要点，即把发言者讲了哪几个问题，每一个问题的基本观点与主要事实、结论，对别人发言的态度等，作摘要式的记录，不必“有闻必录”。某些特别重要的会议或特别重要人物的发言，需要记下全部内容。有录音机的，可先录音，会后再整理出全文；没有录音条件，应由速记人员担任记录；没有速记人员，可以多配几个记得快的人担任记录，以便会后互相校对补充。会议结果。记录会议的结果，如会议的决定、决议或表决等情况。会议记录要求忠于事实，不能夹杂记录者的任何个人情感，更不允许有意增删发言内容。会议记录一般不宜公开发表，如需发表，应征得发言者的审阅同意。?