公路工程项目合同规范化管理探究

冀 明,申铁军

（1.山西路桥桥隧工程有限公司,山西 朔州 036000; 2.山西路桥建设集团有限公司,山西 太原 030006)

公路工程项目合同规范化管理应以制度为抓手、信息化为主阵地，严抓合同管理内控及合规落实，不断完善合同管理长效机制。应进一步提升企业管理水平，有效防范合同风险，确保合同管理工作规范化、制度化、科学化。

坚持以制度为基础，以平台为抓手，以风险防范为目标，通过流程化管理和关键点把控，把风险防范、监督及应对与合同有机结合起来，实现对合同全生命周期管理，切实提升依法合规经营管理水平。

1.1 优化合同管理“新流程”，实现穿透管理

通过信息化手段，实现合同审查OA无纸化办公，同时进一步优化、升级流程设计，打通合同决策、招采、谈判、签订、履约、后评价及涉诉应对等各环节，实现穿透式管理，使得合同管理工作更加严谨、规范、标准。

1.2 建立合同生命“时间轴”，厘清关键节点

明确每份合同的生命周期的“时间轴”，厘清决策—招采—法审—签订—履约关键时间点，不仅有利于规范合同的事前管理工作，清晰明确合同所处各阶段，有效杜绝合同补签等现象。

1.3 明确合同审查“新标准”，确保法审质量

严把合同法律审查质量关，对合同法律审查提出“新标准”，在原有单一对合同文本审核的基础上，新增对合同相对方的尽职调查、资信能力评估、合同条款修改建议等内容，使得合同法律审查内容丰富完整，有效防范内部管理风险及外部法律风险。

1.4 坚持履约过程“全监督”，防范违约风险

监督合同承办部门按时填写合同履约日志，同时留存好合同履约资料，避免因乙方违约而引起的法律风险。对于合同相对方履约困难、停滞的合同，法律事务部提前介入，制定风险应对方案，积极采用多种手段维护合法权益，使风险监督能够充分落实到合同履约过程，有效提升风险防控质量与效果。

1.5 创新开展合同“后评价”，对标目标结果

对重大合同创新开展“后评价”，一方面对合同相对方的履约能力、履约诚信、履约质量等方面进行指标评价，另一方面把合同结果与预期目标进行对标评价。对未能达成合同目的原因进行剖析，及时发现不足、总结经验，持续提高合同管理水平。

1.6 明确合同归档“六要素”，实现闭环管理

进一步明确合同逐份建档成册集中保管的各项要求，归档内容包含决策、招采、法审、文本、履约及支付等六类归档要素。通过规范化的档案整理，实现对合同管理末端的精细化闭环管理。

2.1 完善合同管理机制

修订完善《合同管理办法》，明确内部控制要素，压实签署、监督、履行等主体责任，明确管理职责，筑牢合同管理标准化根基。明确评审流程及要求，加强法审意见采纳审核，严格合同签订审查，落实合同内部风险防控工作。

2.1.1 推行专家库运行管理，规范项目前期预审

充分发挥工程、机电、经济等各类人才在合同管理中的专业把关作用，制定并实施《专家库运行管理实施细则（试行）》。根据所属人员专业、职称等条件，择优成立采购类、土建类和机电类三类专业人才库，对工程管理、招标采购等项目的必要性和可行性进行项目实施前期专业评估。同时专家库运行管理工作贯穿于合同立项评审、最高限价审批、招标评审和验收管理等各流程，实现了对合同项目合法性、严密性和可操作性的全过程监督[1-3]。

2.1.2 实施全周期合同管理，严防合同法律风险

注重合同全周期管理，抓好合同签订事前审核、事中备案和事后履行监督。即合同签订前明确“两个一律”，送审前未经专家库评审、合同相对方资信调查，一律不予进行法律审核，送审后未通过合法性审查，一律不予进行合同签订；
合同签订过程中，未经合同管理部门审查稿校验和合同备案，坚决不予对外签订；
合同签订后对履约情况进行全面跟踪管理，动态掌握合同履行进展，协调处理履行争议，促进合同履约顺利，有效减少合同履约风险。

2.1.3 注重精细化流程管理，夯实合同基础管理工作

严格管控合同立项、审批、招采、法审、签订、履行各个流程，带动合同管理由规范化走向精细化。通过建立招标采购、法律审核等阶段流程图，确保各阶段工作和程序处于有效可控状态；
综合标准合同范本、高频合同和律师审查修订意见，细化完善建设工程类、采购类等合同范本，确保合同文本规范、合法合规；
注重合同数据统计分析，建立合同法律审核和签订合同备案两类台账，明确合同名称、立项依据、合同预算金额、相对方信息、签订日期等内容，形成合同数据总集，保证合同数据完整，信息可追溯、可查询，持续践行合同管理规范化和精细化管理理念[4-6]。见图1。

图1 合同管理流程图

2.2 建设信息化管理平台

通过施工成本结算等系统，实现施工成本结算类合同从起草到结束的在线监控，并在此基础上积极开展合同一体化及智能风险管控的市场调研及方案建设，进一步提高合同风险管控能力。

2.2.1 明确合同管理目标

通过合同管理规范年专项行动，不断提升依法治企和风险防控能力，助力合规管理体系建设。不断完善合同管理基本制度，推动合同管理标准化建设，提高合同数字化管控能力，提升合同管理人员业务水平。

2.2.2 固化合同范本，提升审核效率

结合合同管理实际，固化合同范本，更新替换现有合同文本，进一步提升合同审核审查效率，规范合同线上审核审批流程。

2.2.3 完善自检自查，健全长效机制

在做好合同管理监督检查同时，督促指导合同承办部门开展自查自纠，明确各流程所需关注事项，为合同承办部门开展自检自查工作提供方向和依据，有效推进法律风险防控关口前移。

2.2.4 优化平台建设，实现动态管理

依托OA办公平台，不断收集梳理合同管理信息化平台建设过程中需优化改进事项，为防范违约风险发生及时掌握合同签订和履行情况，从评审流程、动态监控、电子化归档等方面入手，实现风险动态监管。

2.3 建立“1+4”合同管理工作目标

即不断提高依法治企和风险防控能力“1”个总体目标，以及健全合同管理基本制度、推动合同管理标准化建设、提高合同数字化管控能力和提升合同管理人员业务水平“4”个具体目标。

2.4 健全制度体系

确保各项工作按计划进行，按步骤实施，推动规范建设。为提高合同、制度、重大决策法审工作质量，将全部经营项目纳入合规管理，做到应审尽审，开展合同管理自查自纠，并对合同履约情况进行实时跟踪，实现过程化管理。

2.5 提高管控能力

制定规范化信息数字合同管理台账，打造精准合同档案数字化管理工作流程，推广应用办公自动化OA工作平台，将合同流转审批流程信息化数字化，在大大提高工作效率的同时，实现了合同管理审批流程的标准化。

通过“三个”抓手，严格把好“三关”。具体如下：

（1）以培训学习为抓手，把好“制度”关。对制度、流程梳理完善，围绕合同的订立、合法性审查、履行监管等环节，建立起科学合理可行的合同管理制度，实现合同全过程“闭环管理”。深入开展全员合规培训和法治宣传教育，从合同立项、起草、审核、签订、履行以及档案管理等多个节点着手培训，进一步提高合同管理人员的合规意识、风险意识和业务水平[7-8]。

（2）以专项行动为抓手，把好“审查”关。开展“涉诉案件大起底”“劳务用工专项自查”等系列专项行动，积极做好“清旧控新”管理工作。全面开展合同管理自查自纠，对相关制度、合同审核、审批流程、涉诉合同履约情况等进行摸底盘点，对涉诉案件新增、已结、未结、已裁决未执行以及潜在法律风险情况汇总统计，依法解决未决诉讼与潜在法律风险。此外，对各所属企业临时用工及劳务派遣情况进行大摸底大排查，依法解决因用工不规范形成的法律问题[9-11]。

（3）以监督考核为抓手，把好“落实”关。一是强化组织领导。制定合同管理规范专项行动实施方案，工作领导组负责合规管理规范专项行动的组织领导和统筹协调，领导组办公室负责各项具体工作的协调、推进、检查和指导。二是坚持目标导向。明确总体目标和具体目标，不断提升依法治企和风险防控能力，不断完善合同管理基本制度、推动合同管理标准化建设、提高合同数字化管控能力和合同管理人员业务水平。三是对表对标自查。组织各业务部门、单位对经济合同审批、签订、履约等情况进行了自查自纠。四是推进合同文本标准化建设。与外聘律师就管理、服务单位三方合同模板进行了进一步优化完善，形成一系列合同范本，极大地方便了承办部门合同起草工作，有效提升了合同法律审核效率。五是推进合同管理信息化建设。依托OA办公平台，开辟了合同管理模式，增加合同法律审核及签订申请单，完善了合同审批流程，实现了合同法审、审签的全过程信息化管理[12-13]。六是强化合同履约管理。经济合同签订后，由合同承办部门跟进项目实施、交付、验收、结算、支付等履约过程，确保合同履约依法依规，最大限度地消除履约风险。七是加强合规管理体系建设。制定《合规管理体系构建方案》《合规管理办法》，开展合规管理体系建设咨询活动，积极组织推进合规管理体系试点单位建设。八是搭建法律服务备选库，通过公开招标选定律师事务所，将律所、律师联系方式、擅长领域、代理案件等相关信息在法务合规系统内公布，畅通律师选用信息沟通渠道，并在系统内设置考核模块，量化法审质量评价，为选用律师提供参考[14-15]。

综上，切实提升合同规范化水平，对在建工程和运营高速公路的合同管理进行专项检查跟踪，对合同的履行情况、存在的问题等及时把脉诊断，采取有效措施，防范法律风险，消除法律隐患。加强跟踪指导和监督，推进整改任务的分解，逐项紧盯落实，逐件对账清零，切实提高合同履约质量，实现合同预期目的。