科技发展集团印章管理办法

　科技发展集团 印章管理办法

　 第一章

　总

　则

　第一条

　 印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具,为进一步加强公司印章管理, 维护企业形象和合法权益, 实现印章管理的制度化和规范化, 特制定本办法。

　第二条

　办公室是公司印章的统一管理部门，负责公司印章的刻制、启用、发放、回收和废止，并监督印章的保管和使用。

　第二章

　管理分工

　第三条

　公司印章组成及管理分工：

　（一）“××××××科技发展有限公司”、“企业法定代表人名章”、“××××××科技发展有限公司合同专用章”、共计 3 枚，由办公室管理；

　（二）“××××××科技发展有限公司财务专用章”、“银行预留人名章”、共计 2 枚，由财务部管理。

　（三）“××××××科技发展有限公司合同专用章”，仅限《合同书》及正式《买卖合同》业务专用。

　（四）××××××科技发展有限公司部门章共计

　枚，由相对应的职能部门管理。

　 第三章

　使用权限和程序

　第四条

　使用公司印章，应遵循“先审批，后用印”的原则。

　第五条

　发文用印，依据公司领导签发的文稿盖印。

　第六条

　非常规类用印，须严格执行审批程序，由用印申请人认真填写“用印申请单”（见附件），按要求办理审批手续。具体要求如下：

　（一）使用“××××××科技发展有限公司”须根据业务内容经公司总经理签字后方可用印。

　（二）使用“企业法定代表人名章”，须经本人或被授权人签字

　后方可用印。

　（三）签订合同，必须使用“××××××科技发展有限公司合同专用章”，并按照合同管理的有关规定，由相关部门出具意见，按“合同审批单”的流程，经公司总经理签字后方可用印。

　第七条

　 开具公司介绍信以及其他一般事务性文函由办公室经理签字后方可用印。

　第八条

　 由部门管理的印章须经部门经理签字后方可用印。

　第九条

　常规计划、报表等用印，按授权范围由部门经理审核，总经理签字后方可用印。

　第十条

　 除部门印章外，其他由有关部门管理的印章，须按业务范围和授权规定，由相应的主管领导或责任人签字后方可用印。

　第十一条

　除遵循以上一般性原则外，印章还可根据公司授权委托书的规定，经受权委托人签字后使用。

　 第四章

　管理规定

　第十二条

　 各类印章应按照“专人保管、分别存放、各负其责”的原则，妥善保管。重要印章应存放于保险柜中。如有遗失，应及时向公司办公室报告。

　第十三条

　禁止在空白凭证、表格和纸张上加盖印章。

　第十四条

　 印章保管人员应严格执行用印审批程序，对于手续不全者，不予用印。

　第十五条

　经领导签字后的“用印申请单”，由印章管理部门留存，并按年度归档。

　第十六条

　禁止携带印章外出，特殊情况须报请公司领导批准，并保证两人以上同行。

　第十七条

　 公司印章应由办公室依据公司有关批文启用、回收和废止，并建立印章管理登记本，记录专人领取和归还印章情况。

　第十八条

　印章加盖应清晰、端正，公章位置上不压文、下骑年盖月，严防错盖、漏盖。

　第十九条

　印章持有人在离职时，应办理印章移交手续。

　 第五章

　附

　则

　第二十条

　 本办法解释权属××××××科技发展有限公司办公室。

　附件：用印申请单

　附件：

　×××××× 科技发展有限公司用印申请单

　年

　 月

　 日 申请部门

　经办人

　部门负责人

　 用印事由或文件标题

　用印种类

　用印数

　用章人

　公司章

　合同章

　领导批示 （签字）

　部门用印申请单 年 年

　月

　日

　申请部门

　经办人

　用印事由或 文件标题

　用印数 部

　门

　章

　 枚 使用部门 经理签字

　合同专用章（

　）

　 枚

　枚

　科技发展集团 电子文件归档与电子档案管理办法

　 1 范 围 本标准规定了在公司活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的一般方法。

　2 总 则 2.1 电子文件自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保真实性、完整性和有效性。

　电子文件：在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

　2.2 对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。

　2.3 明确规定电子文件归档的时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等要求，保证归档电子文件的质量。

　2.4 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。

　归档电子文件：具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。

　2.5 具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品等。归档时，应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品。

　2.6 保证电子文件的凭证作用，对只有电子签章的电子文件，归档时应附加有法律效力的非电子签章。

　3 电子文件的真实性、完整性和有效性保证 真实性：对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。

　完整性：电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。

　有效性：电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。

　3.1 建立规范的制度和工作程序并结合相应的技术措施，以保证电子文件的产生、处理过程符合规范，从电子文件形成开始不间断地对有关处理操作进行管理登记，其内容包括：

　3.1.1 登记处理过程中相互衔接的各类责任者（如起草者、修改者、审核者、签发者等）。

　3.1.2 登记处理过程中的各类操作者（打印者、发文者、收文者、存储管理者等）。

　3.1.3 登记处理过程中产生的责任凭证信息（批示、签名、印章、代码等）。

　3.1.4 登记电子文件传递、交接过程中的其他标识。

　3.2 应采取可靠的安全防护技术措施，保证电子文件的真实性。

　3.2.1 建立对电子文件的操作者可靠的身份识别与权限控制。

　3.2.2 设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录实际操作的人员、时间、设备、项目、内容等。

　3.2.3 对电子文件采用防错漏和防调换的标记。

　3.2.4 对电子印章、数字签署等采用防止非法使用的措施。

　3.3 建立电子文件完整性管理制度并采取相应的技术措施采集背景信息和元数据。

　背景信息：描述生成电子文件的职能活动、作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。

　元数据：描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。

　3.4 建立电子文件有效性管理制度并采取相应的技术保证措施。具体见 7.5。

　3.5 电子文件的处理和保存应符合国家的安全保密规定，针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒侵害等，采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策，主要有：网络设备安全保证；数据安全保证；操作安全保证；身份识别方法等。

　4 电子文件的收集与积累 4.1 收集积累要求 4.1.1 记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应被保留。正式文件是纸质的，与正式文件定稿内容相同的电子文件相应保留，否则可根据实际条件或

　需要，确定是否保留。

　4.1.2 当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时，应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时应随时对电子文件进行备份，存储于能够脱机保存的载体上。

　4.1.3 对在网络系统中处于流转状态，暂时无法确定其保管责任的电子文件，应采取捕获措施，集中存储在符合安全要求的电子文件暂存存储器中，以防散失。

　4.1.4 对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件以 XML、RTF、TXT 为通用格式。

　4.1.5 对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件，收集时应将其转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以 JPEG、TIFF 为通用格式。

　4.1.6 对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。

　4.1.7对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链结技术制作的文件夹，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。视频和多媒体电子文件以 MPEG、AVI 为通用格式。

　4.1.8 对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件以 WAV、MP3 为通用格式。

　4.1.9 对有用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集。

　4.1.10 计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。

　4.1.11 对套用统一模板的电子文件，在保证能恢复原形态的情况下，其内容信息可脱离套用模板进行存储，被套用模板作为电子文件的元数据保存。

　4.1.12 定期制作电子文件的备份。

　4.2 电子文件的登记 4.2.1 每份电子文件均应在《电子文件登记表》中登记（见附件1 和附件 2）,《电子文件登记表》应与电子文件同时保存。

　4.2.2 电子文件登记表如果制成电子表格，应与电子文件一同保存，永久保存的电子表格应附有纸质等拷贝件并与相应的电子文件拷贝一起保存。

　4.2.3 电子文件稿本代码：

　M—草稿性电子文件； U—非正式电子文件； F—正式电子文件。

　4.2.4 电子文件类别代码：

　T—文本文件； I—图像文件； G—图形文件； V—影像文件； A—声音文件； O—超媒体链结文件； P—程序文件； D—数据文件。

　5 电子文件的归档 5.1 归档要求

　 文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。

　5.2 鉴定 5.2.1 电子文件的鉴定工作，应包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定及确定密级、归档范围和划定保管期限。

　5.2.2 归档前应由文件形成单位按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验和审核，并将结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》（见附件 3）。如果文件形成单位采用了某些技术方法以保证电子文件的真实性、完整性和有效性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位. 5.2.3 电子文件的归档范围参照纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相应的背景信息和元数据。

　5.2.4 电子文件保管期限和密级的划分工作，参照纸质文件材料密级和保管期限的有关规定执行。电子文件的背景信息和元数据的保管期限应当与内容信息的保管期限一致。应在电子文件的机读目录上

　逐件标注保管期限的标识。

　5.3 归档时间 逻辑归档可实时进行，物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。

　5.4 检测 在进行电子文件归档工作时，应对归档电子文件的基本技术条件进行检测，检测内容包括：硬件环境的有效性，软件环境的有效性及其信息记录格式、有无病毒感染等。

　5.5 归档 电子文件的归档，按照鉴定标识进行。电子文件的归档可分两步进行，对实时进行的归档先做逻辑归档，然后定期完成物理归档。归档时，应充分考虑电子技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等技术因素。

　5.5.1 逻辑归档 将电子文件的管理权从网络上转移至档案部门，在归档工作中，存储格式和位置暂时保持不变。

　5.5.2 物理归档 5.5.2.1 凡在网络中予以逻辑归档的电子文件，均应定期完成物理归档。

　5.5.2.2 把带有归档标识的电子文件集中，拷贝至耐久性好的载体上，一式 3 套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。对于加密电子文件，则应在解密后再制作拷贝。

　5.5.2.3 本标准推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。

　5.5.2.4 存储电子文件的载体或装具上应贴有标签，标签上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等，归档后的电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态。

　5.5.2.5 特殊格式的电子文件，应在存储载体中同时存有相等的查看软件。

　5.5.2.6 将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档，并附《归档电子文件登记表》（见附件 4）。

　5.5.2.7 对需要长期保存的电子文件，应在每一个电子文件的载体同时存有相应的机读目录。

　5.5.2.8 归档完毕，电子文件形成部门应将存有归档前电子文件的载体保存至少 1 年。

　6 归档电子文件的整理 6.1 归档电子文件的整理按“归档文件整理规则”规定的要求进行。

　6.2 归档电子文件以件为单位整理。

　6.3 同一全宗内的电子文件按照“保管期限—年度—问题”分类方案进行分类。

　7 归档电子文件移交、接收与保管 7.1 归档电子文件的移交、接收与保管，应按有关规定进行认真检验。在检验合格后将其如期移交至办公室，进行集中保管。在已联网的情况下，归档电子文件的移交和接收工作可在网络上进行，但仍需履行相应的手续。

　7.2 移交与接收的检验 7.2.1 文件形成单位在移交电子文件之前，档案保管部门在接收电子文件之前，均应对归档的每套载体及其技术环境进行检验，合格率达到 100%时方可进行交接。

　7.2.2 检验项目如下：

　——载体有无划痕，是否清洁； ——有无病毒； ——核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续； ——核实登记表、软件、说明资料等是否齐全； ——对特殊格式的电子文件，应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。

　检验结果分别由移交单位、接收单位填入《归档电子文件移交接收检验登记表》（见附件 3）的相应栏目。

　7.2.3 档案保管部门应按照要求及检验项目，对归档电子文件逐一验收。对检验不合格者，应退回形成单位重新制作，并再次对其进行检验。

　7.3 移交手续 档案保管部门验收合格，完成《归档电子文件移交、接收登记表》的填写、签字、盖章环节。登记表一式 2 份，一份交电子文件形成单位，一份由档案保管部门自存。

　7.4 保管要求 归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件：

　a) 归档载体应作防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层。

　b) 单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。

　c) 存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。

　d) 环境温度选定范围：17℃——20℃；相对温度选定范围：35%——45%。

　7.5 有效性保证 7.5.1 归档电子文件形成单位和档案保管部门每年均应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性；如不兼容，应进行归档电子文件的载体转换工作，原载体保留时间不少于 3 年。保留期满后对可擦写载体清除后重复使用，不可清除内容的载体应按保密要求进行处置。

　7.5.2 对磁性载体每满 2 年、光盘每满 4 年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于 10%，如发现问题应及时采取恢复措施。

　7.5.3 对磁性载体上的归档电子文件夹，应每 4 年转存一次。原载体同时保留时间不少于 4 年。

　7.5.4 档案保管部门应定期将检验结果填入《归档电子文件管理登记表》（见附件 4）。

　7.6 利用 7.6.1 归档电子文件的封存载体不应外借。未经批准任何单位或人员不允许擅自复制电子文件。

　7.6.2 利用时应使用拷贝件。

　7.6.3 利用时应遵守保密规定。对具有保密要求的归档电子文件采用联网的方式利用时，应遵守国家或部门有关保密的规定动作，有稳妥的安全保密措施。

　7.6.4 利用者对归档电子文件的使用应在权限规定范围之内。

　7.7 归档电子文件的鉴定销毁 7.7.1 归档电子文件的鉴定销毁，参照档案鉴定销毁的有关规定执行，且应在办理审批手续后实施。

　7.7.2属于保密范围的归档电子文件，如存储在不可擦除载体上，应连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。不属于保密范围的

　归档电子文件可进行逻辑删除。

　7.8 统计 档案保管部门应及时按年度对归档电子文件的接收、保管、利用、鉴定和销毁情况进行统计。