002建档中心规划1

　采购部建档中心规划

　一、人员组织结构：

　二、厂商资料建档程序 1、采购课长将新厂商资料交电脑录入员输入系统； 2、合同及协议的采购联（白联）返还课长，放入公司统一印制的黄色封套中； 3、合同及协议的厂商联（红联）由课长返还给厂商； 4、合同及协议的财务联（黄联）由建档文员收集后，每半个月汇总至财务部结算中心； 5、采购课长将本课的黄色封套所装厂商资料上交建档中心归档； 6、厂商原始资料由建档文员按课别、分区域进行归档，存放于采购部文件柜中； 7、建档过程中，建档文员将已完整归档的厂商资料进行电脑扫描，逐步完成“超市公司厂商资料电脑建档”工作。

　二、《DM 促销商品规划表》 由于《DM 促销商品规划表》是超市公司每月两期的促销海报，因其促销力度和影响力之大而重要，所以 DM 原始表单由建档中心文员进行输入并与每期 DM 海报一同保存。

　三、采购分类占比及毛利率预估表 1、采购部现已完成门店的分类占比及毛利率预估，并对整改门店的占比作出了相应的预估方案；

　 采购部 建档中心 助理课长

　1 人 电脑录入员

　4 人 建档文员

　2 人

　采购部建档中心规划

　 2、根据超市公司实际情况，采购部将随时对占比方案进行有效调整。协助采购部调整占比表单上的数据并进行电脑存档也是建档中心主要工作之一。

　四、日常工作 1、 协助采购制作超市公司签呈、建议单及联系单，做好各部门之间的协调工作； 2、 安排采购同仁节假日值班情况，并整理成表单形式及时上报管理部门； 3、 将采购每月所需印刷品整齐存放于文件柜中，发现数量不足随时报管理部门进行印刷，以保证采购同仁的工作正常进行； 4、 每月月底进行下月采购部办公用品申领的统计和汇总，并督促采购同仁严格遵守公司考勤及其它制度，及时上报公司管理部门进行办公用品的采购及工资的按实分配； 5、 及时接收公司及各部门（管理部门）所发之文件和各类通知及资料，做好各部门之间的协调工作； 6、 每月各类杂志及报刊的整理及存放。