企业档案与企业文化建设

　 企业档案与企业文化建设在知识经济时代，经济与文化一体化是必然趋势，企业的一切活动时刻与文化相伴，经济竞争正在渐渐变为更加隐蔽的文化建设竞争。企业档案是文化事业的象征，具有丰富的文化内涵，是企业文化发展的真实记录，是企业文化存储的主要形式。新的经济形态赋予企业档案更加重要的职能，发挥档案在企业文化建设中应有的作用，是值得研究的课题。一、企业档案的文化特性人们所创造的一切物质和非物质的东西都属于文化的范畴，企业的各项活动每时每刻都在创造文化。档案学理论已经论证了企业档案是一种企业文化现象，而企业档案丰富的内容无不处处展示出独有魅力的文化特色。一个企业从创立之初就不断地积累着企业档案，企业的文化思想忠实可靠地记录在企业的全部档案之中，是企业产生和发展的历史长卷。企业档案作为企业各项活动的历史记录，所记录的理所当然是一种文化，企业档案自然就具有文化性的特征。由此可见，企业档案是企业文化心理的情感寄托，具有丰富的文化特性。在建设现代企业文化的过程中，要不断开发积淀在历史档案中的文化瑰宝，积极进取，开拓创新，从而产生新的档案，来丰富企业档案的馆藏，使企业档案更具活力。二、企业文化与企业档案的内在联系企业文化是指企业在长期的科研、生产、管理活动中形成的，能为全体职工普遍接受和共同遵循的理想信念、价值观念和行为规则。企业文化的内容主要包括：第一，企业的价值观和道德观；第二，企业精神；第三，企业形象。具体地讲，企业的价值观和道德观是企业文化的基石，是企业追求的方向和目标；企业精神是企业文化的本质特征和核心组成，是企业的发展之魂；企业形象是企业文化的综合反映和外在表现，是企业的无形资产。企业档案是企业科研、生产、经营管理活动中形成的具有保存价值的原始记录。企业档案工作是企业管理工作的重要组成部分，是维护企业经济利益、合法权益，记录企业文化和历史真实面貌的一项重要的基础工作。新船重工实施企业档案工作目标管理，于１９９８年９月经国家档案局认定，顺利通过了“国家一级”评审，２００４年１１月２９日又通过了评审复查。其目的就是规范和促进企业档案工作，提高企业档案工作整体管理水平，为企业可持续发展和企业文化建设提供良好的服务保证。从以上可以看出，企业档案和企业文化对企业而言都起着后盾和保障作用，但其表现形式不同。企业档案以具体的物质形态而存在，具有直观性、形象性、现场感的特征；而企业文化则以外在精神而昭示，通过观察和感觉而显示出来，又有内隐的精神和意识形态方面的文化现象。二者之间有着一种内存的必然联系。就企业档案的内容而言，其本身就是一种企业文化现象，可直接服务于企业文化建设；企业文化建设亦进一步丰富了档案利用学的内容。三、企业档案在企业文化建设中的地位和作用１．企业档案体现了企业文化特色企业文化建设是现代企业管理的重要内容，是建立现代企业制度的有力保证。企业档案记载企业发展的轨迹，企业的文化思想也被真实地记录在企业档案之中。唯物辩证法告知，共性存在于个性之中，个性亦离不开共性。企业文化亦是如此。企业文化不仅要注重其共性建设，更要注重其个性的设计和塑造，以反映本企业的特色。企业文化的个性设计和塑造离不开企业档案，要通过挖掘积淀在档案中的文化精髓，继承本企业的优良传统，体现企业特色，在企业文化的共性中充分显露其个性。２．企业档案在企业文化建设中起着教育作用档案具有文化教育价值，企业档案亦是如此。企业文化的核心是人，企业文化、企业精神、企业形象的诸方面都是由人来体现的。建设企业文化最重要的就是以人为本。企业采取各种措施教育职工，调动职工的积极性和创造性，而企业档案在职工教育中具有独特的作用。我公司档案室和科技开发部在厂庆之际，利用照片档案举办了一次别开生面的大型图片展览，其中有许多国家领导人的珍贵照片和签字、题词，有建厂初期简陋景象的照片，还有改革开放后取得成就的照片等。职工参观后受到极大的教育和鼓舞，增强了职工的自豪感和责任感。３．企业档案可以为企业文化建设提供素材企业档案部门可利用各种载体档案，编纂成内容丰富、形式多样的编研材料，为企业文化建设提供详实的素材。近几年，新船重工档案室积极开发档案信息资源，先后编纂了《科技成果简介》、《新船科技》、《厂情介绍》、《大事记》等，充分展示了新船重工集体的智慧。这样既可继承发扬企业历史文化优秀遗产，亦为企业文化建设提供新思想，丰富企业文化建设的内容。四、企业档案信息资源为企业文化建设提供优质服务的几点建议１．营造健康向上的企业文化，促进企业改革发展企业在深化改革过程中面临着市场国际化、经济全球化，以及加入ＷＴＯ后来自各方面的严峻挑战。企业家们都在寻找企业可持续发展的“秘方”，营造健康向上的企业文化有着极为重要的意义。企业文化具有鲜明的时代特色，这在企业文化档案中得到了生动的体现。随着时代的发展、科技的进步以及人们思想观念的改变，企业文化的内涵需要补充新的“营养”。这些“营养”的摄取来自于企业文化档案。它是企业文化不断进步的“源泉”，是促进企业改革和发展的原动力。２．把握研究主线，提炼企业特色文化开发企业文化档案信息资源，要以本企业的精神“献身、拼搏、求实、创新、争一流”和企业的发展战略“以造船为主、多种经营、高科技、外向型”为主线，针对企业文化的现状，预测企业文化未来的发展方向。同时，要在研究大量企业文化档案的基础上，以本企业的历史传统、行业特色、服务对象、职工素质以及企业的地理环境、资源环境和社会环境为主要内容，精心选择和提炼富有特色的企业文化。３．不断总结反思，满足市场需求依据企业档案信息资源，追溯本企业的发展历史，可以划分为几个阶段：造船厂、造船新厂、造船集团、造船工业（集团）有限责任公司等。对每个阶段的企业文化特点进行总结反思，将符合时代潮流的满足现代市场发展需求的企业文化加以总结突出，并予以系统化、理论化，利用一切宣传媒体广泛宣传，强化企业形象特色，充分展示企业文化的精髓。４．企业文化建设应着力思考和研究的重点内容企业的重大事件和代表人物重大事件是企业发展的关键点，是企业发展由量变到质变的突出反映，其中有许多前因后果值得中小企业档案人员流动性较大，档案的质量容易出现滑坡，因此对企业在转制前、转制中和转制后的档案管理要常抓不懈，反复检查，加强监管，使企业档案工作走上法制化、规范化、标准化管理的轨道，保持连续性和稳定性。近几年来，ＣＥＣ经理部多次进行转制企业档案工作“回头看”执法检查，并从２００４年开始对档案目标管理达到国家级的企业实行文件材料归档质量年检制度，有效地稳定了企业档案管理的水平。５．对破产关闭企业的档案及干部职工档案的处置要特别引起足够的重视。企业在破产关闭过程中往往人心涣散，管理松懈，极易引起档案管理的失控。因此，档案管理部门对破产企业的档案要引起高度重视，要及时联系企业主管部门和国有资产管理部门，积极参与破产清算组的工作，监督和指导整理破产企业的档案，保证其得到妥善处置、防止散失。干部职工档案关系到人民群众切身利益，大家对此关注较多。我们在检查中发现几起私自带走职工档案的情况，这给干部职工管理和档案管理都带来了隐患。因此，在企业资产与产权变动中，档案部门要高度重视干部职工档案的处置，积极与组织人事、劳动社保部门协调，采取措施，严明组织纪律，严格按照《干部档案管理条例》、《流动人员人事档案管理暂行规定》和《企业职工档案管理工作暂行规定》转递档案材料，严格按规定办理相关转移登记手续。开发利用—企业档案的价值体现一、什么是档案的价值要认识档案的价值，首先就要搞清什么是档案。根据档案学的定义：“档案是原始的历史记录”，是国家机构、社会组织以及个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录，是人们从事各种社会实践活动的真实与客观记载，是各种社会实践活动中原生性信息的直接积累与物化形态。它的内容涉及社会经济、政治、文化等活动的方方面面以及对自然事物与现象的描述，是完整展现国家历史面貌的无价资源。档案除了自身固有的特性外，还具有信息的一般特征，如流动性、整合性、目标导向性等，档案的上述属性决定了其自身蕴藏着极大的价值。按照档案价值的源流关系，可将档案价值从整体上划分为原始价值和从属价值。原始价值是源，从属价值是流，两者之间是源和流的关系。这一思想最早是由美国的档案学家Ｔ?Ｒ?谢伦伯格提出的。谢伦伯格在《现代档案———原则与技术》一书中指出：“文件要能够成为档案，其产生和积累就必须是为了达到某种特定的目的，并且除了达到此种目的的价值之外尚有其它一些价值。这就是说，成为公共档案的文件有两种类型的价值：对于原机构的原始价值，对于其它机构和非政府使用者的从属价值”。谢氏认为，档案对于原机构的价值是由文件当初被产生和被积累的特定目的决定的，这说明档案的原始价值包括文件价值（由文件当时的作用大小决定）与档案的初始价值（文件产生机构积累的意义）两部分。而档案的从属价值是由其原始价值衍生而来的价分析、研究。企业需要有自己的代表人物，如企业的创始人、发明人、决策人、楷模（英雄）等，他们以自身人格魅力对企业产生了深刻的影响，激励着一代职工团结协作，开拓创新。（２）企业各个发展阶段战略目标的制定、实施及其经验教训企业发展目标的制订，使企业职工能够看到美好的将来，从而激发积极性和创造性，使企业发展产生阶段性飞跃。总结企业经验教训，能起到警示作用，使企业未雨绸缪，提高决策质量，为全面提高企业的经济效益指明方向。（３）企业制定的各项制度、标准和规范企业的各项制度、标准和规范是加强企业管理的法规，是企业经营各项活动良好、有序进行的保障，是顺利实现企业经营目标的保证。研究这些法规的目的就是使其更加完善，更具科学性和可操作性，为实现依法治企提供前提和条件。（４）新产品的开发设计和技术改造企业的科学技术研究每年都有新发明、新创造、新成果。它们能为企业可持续发展提供强有力的动力。企业的技术改造包括：增添数控设备、测试设备，新厂房、新科研楼、新办公楼、新库房的建造或旧楼改造；企业基础配套设施和环境改造（５Ｓ管理）等。所有这一切都能提升企业的综合实力，提高企业的劳动生产率，使企业科研、生产、经营步入多层次全方位的良性循环轨道。（５）企业的形象塑造企业形象塑造对于现代企业非常重要。在内强素质、外树形象中，要用美学观点全面审视公众和客户的心理需求，对企业形象进行富有感染力的设计和展示，如产品外形、包装、颜色、图案、商标，厂名、厂服、厂徽、广告宣传等。其目的是在研究市场供求态势、客户心理需求及行为的基础上精心策划和塑造本企业的鲜明形象，扩大企业的综合影响力，提高企业在市场竞争中的经济地位和社会地位。这些内容在声像档案、电子档案及办公室和企业策划部门的档案资料中，都有生动的体现。