浅析企业物资采购成本与管理

李 霞

（北京国电京缘科技开发有限公司，北京 100044）

随着市场经济环境的不断改善，企业的经营与发展迎来了更多的机遇，但同时也面临着多重的压力挑战，在这样的背景环境下，企业需要不断提升自身综合实力和市场竞争力，从而促进企业经济效益的稳步提高。在企业管理中，物资采购的成本管理是一项重要的工作，物资采购工作的质量和效果会对企业经济效益的稳步提升产生直接的影响。因此，需要企业将此项工作放在重要的位置上，采用科学且合理的方法开展物资采购成本管理工作，确保物资采购成本管理作用和价值的充分发挥，为企业的经营与发展提供必要的支持与保障。

（一）物资采购的定义与分类

物资采购的定义。物资采购属于行业术语，暂时没有统一的、规范的定义来具体地对物资采购进行准确描述。结合多方学术定义，物资采购可定义为：企业为满足经营和发展需求，结合市场变化趋势对企业采购的物资产品从市场价格、质量规格、供应商选择等方面开展综合的调查研究、数据分析，最终做出采购决策，借助资金交换实现产品和物资有效交易的全部流程。从物资采购的定义来看，物资采购是一个系统的流程行为，与一般的个人行为有着实质上的区别，需要根据企业经营和发展的规划部署，结合企业产品具体情况及市场变化趋势，开展科学且系统的全面分析[1]。分析内容包括企业采购物资产品的方案规划、调研分析、可行性分析、落实采购决策等多项内容，是一项具有一定复杂性和综合性的管理工作。现阶段，对于企业来说通常采用综合竞价的方式对多家供应商进行比较，最终确定一个或多个物资采购供应商。

物资采购的分类。从物资采购流程来看，多数物资采购的流程基本一致，具体分类可根据不同的企业类型、供应商社会信誉以及物资产品优势特点等因素对物资采购进行分类。物资采购工作以具体物资和市场变化为核心依据，物资采购过程都需要工作人员来逐一落实与执行。不同的物资采购工作人员在采购方法与采购效果等方面也都会存在差异。因此，工作人员对物资采购工作会产生极大的影响和作用，在具体的物资采购分类上需要综合上述多方面因素进行全面的判断。同时，应注重物资采购工作的灵活性，从实际出发开展物资采购工作，避免过于片面单一的盲目规范化、严格化管理，要兼具管理的严格性和可行性。总的来说，无论物资采购采取怎样的分类形式，其管理理念或是方式都应结合具体的实际情况进行动态化管理，因地制宜，具体事务具体分析，切忌采用盲目的拿来主义。

（二）成本管理的内容与方法

成本管理的内容。根据成本管理工作环节与流程的划分，通常将企业成本管理内容分类为成本预算、成本决策、成本规划、成本核算、成本控制、成本分析、成本评估共七项内容（详见表1）。

表1 成本管理内容划分表

成本管理内容在不同的管理工作中，可进行部分环节或流程的合并实施，依据企业实际情况，明确成本管理内容，至少应包含成本预算、成本核算、成本控制这三个主要内容。

成本管理的方法。成本管理方法应以满足企业经营发展需求为导向，符合企业实际情况为基础，以此制定出适合企业自身发展的成本管理方法[2]。综合国内外关于成本管理方法的研究，成本管理方法主要有六种（如图1所示），这六种方法只是对现阶段成本管理方法的归纳与总结。

图1 成本管理方法示意图

在实际开展成本管理工作时，不能照搬照抄其他企业的成本管理方法，也不能将一种成本管理方法一成不变的长期应用，需要结合企业经营和发展的具体情况、不同工作的特点、不同阶段的成本管理等，综合的、合理的、灵活的应用成本管理方法，从而保证成本管理作用和价值的全面体现。

（一）A餐饮公司背景

A餐饮公司，于2008年年初成立，注册资金500万，该公司由一家实体店起步发展至今，目前拥有20余家连锁实体店，其中350平方米以上的实体店有8家，主营快餐、简餐一类的餐饮服务，同时以社会饭店和食堂团膳为次要发展方向，逐渐构建成为多元化发展方向的综合型餐饮公司。A餐饮公司目前总资产达5000余万元，公司员工500余人，平均年营业额1500余万元。A餐饮公司以快速、卫生、美味为公司宗旨，以透明且开放式的家庭厨房为特色，以中高档自助快餐和简餐为主要服务内容，并不断迎合市场需求，创新服务理念，以优质的服务使其在当地市场占据着三分之一的市场份额，并经过长期且稳定的经营和发展，使A餐饮公司成为当地的优秀餐饮公司代表，深受大众喜爱。

（二）A餐饮公司物资采购成本管理现状

根据物资采购需要，A餐饮公司将物资采购定以日常分散采购与定期集中采购相结合的模式进行，将普通蔬菜、肉制品、海鲜等，不能长期储存的物品列入日常分散采购范围，将粮油、米面、干货等，能够进行长期储存的物品列入定期集中采购范围，定期采购的具体时间，需要依据各实体店的实际情况来确定。A餐饮公司的物资采购流程如图2所示。

图2 A餐饮公司物资采购流程示意图

由实体店提交采购申请至A餐饮公司采购管理部门，采购管理部门通过对所有实体店提交的采购申请分析，判断需要采购的数量，并结合不同实体店的需求，有针对性地选择合适的供应商，既要保证能够满足实体店的实际需求，同时也要符合A餐饮公司快速、卫生、美味的公司宗旨，选择优秀供应商进行物资采购，并确定供应关系。

供应商的选择需要考虑市场动态变化情况，在市场变化幅度不大的情况下，优先选择向已建立供应关系的供应商发出物资采购清单；
当市场变化幅度较大时，需要采购人员对多家供应商进行比较和分析，择优选择供应商，并发出物资采购清单。

发出的物资采购清单，应满足成本管理需求，物资采购清单的报价是A餐饮公司采购管理部门与供应商协商的结果，双方任意一方若对报价有任何异议，都需要重新对报价进行协商，经双方确认无误后，再开展物资采购相关工作。

物资采购的货物验收，一般交由A餐饮公司各实体店的店长和行政厨师来进行，对货物进行全面验收后，合格部分的货物，直接入库管理；
不合格部分的货物，直接当场予以退回，由供应商重新进行货物配送。无论是合格或是不合格货物都统一反馈至A餐饮公司采购管理部门，由该部门对供应商的供货情况进行全面的掌握和管理，以及时调整不适合继续保持供应关系的供货商，保证对实体店经营与发展不会产生任何影响。另外，物资采购的货款支付，统一由A餐饮公司采购管理部门进行具体操作，严格按照与各供货商签订的供货合同履行，对需要支付货款的及时与A餐饮公司财务管理部门进行沟通对接，以确保货款支付的及时性，这对维护A餐饮公司与各供货商的良好供货关系具有积极的推动作用。

（三）A餐饮公司物资采购成本管理所存在的问题

1.日常分散采购与定期集中采购的成本管理效果不明显

A餐饮公司为便于管理，同时也结合了餐饮行业的特殊性，故选择采用日常分散采购与定期集中采购相结合的物资采购方式，但在实际的物资采购成本管理中，未能充分地体现成本管理的各项内容，对成本管理的实际效果和作用产生了一定的影响，如对于成本管理的成本预算内容没有明确的具体设定，各实体店实际的经营和发展情况会受到地理位置、人流量、周围平均消费水平等多种因素的影响而产生或大或小的差异。因此，在成本预算方面就需要因地制宜，有针对性和指向性地对不同实体店按照不同层级的成本预算进行管理。但A餐饮公司未能综合考虑到各实体店之间成本预算的差异，而是统一交由A餐饮公司采购管理部门进行统一采购，该部门对各实体店的成本管理情况并不知情，只能按照实体店的物资采购申请，进行统一采购，长此以往会造成A餐饮公司非必要的资金、资源的浪费和损失，不利于A餐饮公司开展高质量的成本管理。

2.供应商管理存在不足

在物资采购成本管理中，供应商管理是重要的工作内容之一，加强供应商管理，确保物资采购的质量和效果，有助于保证A餐饮公司各实体店的安全与稳定。当前，A餐饮公司对于供应商管理的主动性不强，还停留在与供应商进行协商、讨价还价的阶段，供应商管理缺乏更加有效的措施和办法。供应商之间的竞争还未完全构建，个别货物仅在一两家供货商之间采购，极易造成供应商哄抬物价，导致A餐饮公司物资采购成本管理难以发挥应有的作用和价值，只能按照供应商要求进行货物的采购，使得各实体店的经济效益受到直接影响，从而影响A餐饮公司的年营业额收入，不利于A餐饮公司稳步提升经济效益。

3.采购管理部门工作人员的培训和教育有所缺失

物资采购是A餐饮公司成本管理中的重要组成部分，采购管理部门对物资采购工作质量和效果承担主要责任，而采购管理部门的工作人员在物资采购工作中又是主要的实施者，因此，对于采购管理部门工作人员培训和教育的缺失，导致A餐饮公司物资采购成本管理丧失了实际意义。该部门工作人员对于市场的敏感度、供应商管理、成本管理相关工作的了解和掌握程度存在不足，直接影响着工作人员对物资采购工作的具体落实，不利于物资采购工作的高效化开展，影响了A餐饮公司成本管理作用和价值的最大化发挥。

（一）采用集中采购与分散采购相结合的方式

提升企业物资采购成本管理质量和水平，需要应用先进的物资采购管理理念，采用集中采购与分散采购相结合的方式，高效化、科学化地开展物资采购工作，同时保证物资采购的合理性和有效性，降低物资采购环节的成本支出风险，进而提升企业物资采购成本管理的整体效果。通过高效的集中采购，可以使采购物资数量达到一定的规模，物资的单价和成本可以有效降低，能够避免出现多头管理的状况。通过物资采购次数的减少来实现物资采购工作效率和质量的提高。同时物资采购还涉及运输费用、装卸费用等诸多小额成本支出，集中采购可将小额成本支出统一管理，提高成本管理的准确性和真实性，统一采购可最大限度地保证物资采购的质量，便于后期的管理和控制[3]。分散采购适用于紧急情况，如在物资采购数量较少、需求较为紧急的特殊情况时，可适当利用分散采购的方式进行物资采购。需要注意的是，分散采购完成后需要及时将物资采购的成本支出上报，便于进行物资采购成本管理，保证成本管理的准确性和有效性。

（二）加强供应商管理以降低采购成本

在企业物资采购成本管理中，供应商管理是重要的工作内容之一。供应商的选用，直接影响着物资的质量和价格，同时还会对企业的经营与发展产生重要的影响。基于此，企业可从以下几个方面来加强对供应商的管理：首先，供应物资的质量。供应物资的质量直接影响着企业的产品质量，产品是企业稳定发展和提升经济效益的重要基础，只有保证了产品质量，才能使企业获取更多的市场份额，实现企业的发展战略和经营目标。因此，供应商管理应从供应物资质量抓起。其次，供应物资的价格。价格直接影响企业的实际经济效益，当供应物资价格上涨后，企业产品的价格只能随之上涨，但带来的就是产品积压风险，造成企业资金流转出现问题，影响企业的正常经营与发展。因此，为保证企业经营和发展的稳定性，需要在供应物资价格上进行判断和选择，以保证企业有效落实经济效益的稳步提升[4]。最后，供应物资的及时性。供应物资及时有效才能保证企业产品生产的正常和顺利。同时及时性也是市场竞争中关键的因素之一，企业只有能够及时有效的生产产品，降低因误产带来的负面影响，才能保证企业市场份额稳定，从而获取更多的发展机会，促进企业实现既定的发展战略和经营目标。

（三）加强采购人员的培训与教育

企业提升物资采购成本管理水平和质量的关键，是加强采购人员的培训与教育，从源头上降低发生成本管理风险的可能性，同时还可以有效杜绝企业内部发生贪污腐败的状况[5]。采购人员的培训与教育主要是职业道德、工作规范、安全生产以及成本管理等相关内容，既要将物资采购工作的基本要求和工作规范指导到位，也到对采购人员的职业道德和安全生产意识有所教育。通过对采购人员的培训与教育可以有效提升采购人员的工作能力，促进物资采购工作高效化、规范化开展，同时还能够进一步保证物资采购成本管理的可行性和可操作性，从而促使物资采购成本管理作用和价值的全面发挥，为企业的经营与发展提供成本管理方面的支持与保障，最终促进企业实现稳定、长远的可持续发展。

综上所述，企业物资采购成本管理是一项兼具系统性和复杂性的重要工作，对企业经营与发展具有极其关键的作用。企业想要高质量开展物资采购成本管理工作，需要全面且准确的落实物资采购的环节及成本管理的流程，需要加强对物资采购流程中的供应商管理，强化企业采购人员培训与教育，严格且高效地实施成本管理，注重成本预算、成本核算及成本控制的有效落实，促使物资采购成本管理工作发挥出应有的作用和价值，从而为企业实现高质量发展提供助力。