基于内控视角下的医院合同管理优化探析

黄淑惠，林琴棋，黄离团

1.福建医科大学附属第一医院院长办公室、法务部，福建省福州市，350005；
2.福建医科大学附属第一医院财务处，福建省福州市，350005

随着《中华人民共和国民法典》的施行，根据国家卫生健康委办公厅《关于进一步加强医疗卫生事业单位法治建设的通知（试行）》（国卫办法规函〔2019〕914 号）文件精神，按照国家卫健委、国家中医药管理局联合印发的《公立医院内部控制管理办法》（国卫财务发〔2020〕31号）[1]要求，对公立医院依法治理能力、内控建设提出了更高要求。当今互联网+、智慧医疗方兴未艾，医疗联合体、医疗集团化[2]、专科联盟建设不断深入，国家公立医院绩效考核[3]、医保支付方式多元化改革、疫情防控带来的挑战日趋增大，大型公立医院发展迅速，在业务范围、种类、数量等方面均有大幅增加，合同的复杂性和潜在风险同比大幅增长[4]，对医院运营精细化管理提出了更高要求。医院根据不同业务需求，合同涉及多个部门、种类繁多，包括药品、医疗设备、医用耗材、信息系统等采购合同；
物资及一般服务类项目采购合同；
工程建设项目合同；
专业服务类项目合同；
房屋、场地租赁合同；
科研类相关合同；
药物临床试验合同；
人事管理相关合同；
医院对外投资或合作相关合同；
捐赠合同及其他等[5]。运用内控理论，从制度建设、职责分工、流程管理等多方面进行合同风险防控刻不容缓，也是践行现代医院管理制度的现实需求。

1.1 全周期的医院合同管理机制尚未建立，合同管理存在多头管理或者管理缺位

目前，公立医院设立法务部门的不多[6]，未建立完整的合同风险评估体系，未实施深入的法律、信用风险分析。大多数医院存在多部门管理合同，各职能部门职责界限不清，相互之间缺乏有效沟通，导致合同管理责任不明晰或者难以落实到位，缺位或者多头管理、重复管理现象时有发生。

1.2 医院合同管理信息化水平低

合同管理采用传统手工方式，主要表现在：①合同相关主管职能部门采用电子表格进行手工登记合同相关信息。②医院各部门之间实行纸质合同的会签手续。③由于没有横向信息整合，不能做到与预算、资产出入库管理关联、财务信息账实相符等。这种传统的手工管理方式导致了工作效率低下，而且在具体执行和操作过程中容易出现失误[6-7]。④合同的变更和转让没有及时连续对接；
例如：合同主体变更后在发送终止合作等相关函件时仍沿用旧的合同主体，导致医院的相关利益受损等。⑤合同档案分散、不完整，不能及时获得合同执行的数据信息，难以监督分析评价，不利于管理决策[8]。

1.3 合同管理事前防范和风险评估不够到位

①没有拟定完善统一规范权威的合同法律文本。医院所签订的合同文本大多都是由合同的另一方提供，医院只对其内容进行修改或审阅，故其主要存在的问题包括：对各类合同可能存在的潜在风险认识不够、把握不够，合同权利义务不对等，风险偏向医院方，部分合同对重要内容约定不明确或约定较为简单，不具有可操作性[9]。②合同经办人员法治观念和法律意识较为薄弱，专业能力不足，难以发现合同存在的问题或者不能提出恰当的修改意见。

F 公立医院运用内控理论，从制度建设、职责分工、流程管理等不同方面，以规范的流程和信息化为手段，实现医院合同的全过程、全周期动态管理。以合同签订、合同履行、合同利用等不同的合同流程、阶段为抓手，以关键环节和关键控制点为脉络[10]，完善构建信息化模型、流程和表单，达到强化内部控制建设，规避风险的效果，保证现代化医院的实现。

2.1 建章立制，构建多部门协作的合同管理机制

医院管理离不开制度保障，信息技术是管理的辅助工具，只有管理制度规范化，才能发挥信息化的最大优势，起到信息化管理的效用[11]。为此，医院制定合同管理制度，构建以合同承办部门、综合管理部门、协作部门共同参与的高效、规范的多层级合同管理机制，具体职责如下。

2.1.1 承办部门 合同业务的各经办处室，主要负责包括提出合同业务申请，合同前期的策划、调研，组织谈判并记录谈判结果，起草合同，合同执行过程中的日常跟踪管理，发起合同结算并跟踪，处理合同纠纷等工作。

2.1.2 综合管理部门 法务部，医院于2020 年设立法务部，主要负责建立合同台账，参与谈判，审核合同文本中与法律相关的条款，保持对合同执行情况的跟踪，协助处理合同纠纷，以及相关合同履约完成后的合同评估等工作。

2.1.3 协作部门 相关技术部门，主要负责参与谈判，审核合同文本中与其专业相关的技术条款、合同评估检查等工作：财务处，主要负责审核合同文本中与财务、商务相关的条款，参与合同谈判，执行合同结算，参与合同评估检查等工作；
审计处，主要负责参与“三重一大”合同的审核、谈判与会签，以及合同的评估检查等工作；
纪检监察部门主要负责参与合同评估检查工作。

此外，医院高度重视采购业务，成立了国有资产管理处，并全面梳理了医院各种类型的采购业务，结合现行的采购招标政策，出台了医院《采购（含）政府采购管理办法》，对采购的定义、适用范围、采购申请审批流程、招（评）标的要求、不同金额的采购方式及流程、各部门的采购范围、采购合同的管理等方面做出了明确的规定，进一步规范了采购业务，为采购类合同的管理奠定了良好基础。

2.2 加强流程管控，防范合同风险

公立医院合同管理内部控制包含了合同前期准备、合同订立、合同执行和合同后续管理4 个方面的内容[12]。根据国家卫生健康委办公厅和国家中医药局办公室《关于印发公立医院运营管理信息化功能指引的通知（国卫办财务函〔2022〕126 号）》[13]要求，为进一步防范合同风险，医院构建了合同全过程管理系统。该系统分为基础信息录入、合同签订管理、合同变更管理、合同履行管理、合同使用管理、合同统计分析等模块，同时与医院报销系统、物资系统、固资系统、基建系统、科研系统、财务系统等建立接口服务，实现关联交互、业务协同，总体的系统架构见图1。

图1 医院合同全过程管理系统构架

2.2.1 加强合同签订管理 针对未有效使用合同范本来控制整体业务风险或未对合同范本进行适时评价与更新，合同范本已经不适用于新的业务，合同综合管理部门法务部牵头负责制定医院各类合同范本。合同承办部门根据业务需要，定期梳理在用的合同或者起草各类合同初稿，交由法务部和外聘的常年法律顾问审核后报院领导同意后发布，嵌入医院合同管理系统见图2，供合同承办部门使用。原则上应当采用医院颁布的合同范本；
未使用合同范本的，由法务部、法律顾问进行审核，严格控制合同履行中可能出现的法律风险。

图2 医院合同范本信息上传界面

针对合同审核会签部门层级不合理或者审核会签人员专业能力不足导致审核不到位，未及时发现合同中的不当内容和条款的情形，医院明确了各类合同的审核、审批责任、权限、程序。凡涉及收付款项的经济类合同都需要财务处会签，涉及科研相关的均需要科研处会签。所有会签都在合同管理系统中留痕，合同经办人员可实时查询会签情况。医院重大合同，由合同承办部门起草合同初稿后提请财务、审计及其他合同业务相关部门依照业务职责采用会签的形式进行联合审查，审查通过后报法务部进行法律审核，并呈医院总会计师、分管院领导、医院法定代表人（院长）审批同意后，方可签署。医院重大合同的审查，必要时可聘请院外专家和法律顾问参与审查。涉及“三重一大”事项的合同必须事先按照医院三重一大事项决策制度处置。同时，加强对合同相关人员的培训，不定期举办院级和科级的培训，以案说法，结合合同审签过程中出现频率较高的共性问题、具有代表性的个性问题进行系统的再学习、再培训。

2.2.2 加强合同履行管理 针对缺乏对合同执行的全过程进行跟踪监督，无法及时发现和处置异常情形，系统在合同生效之际就建立了收付款的任务计划，见图3，并对合同效期、合同收付款日期进行前置提醒。医院实行统一的合同编码规则，合同编号格式采取“医院代码-部门代码-合同签订年度-合同数量代码”形式。医院预算系统、物资系统、固资系统、基建系统、科研系统、财务系统通过合同编号实现与医院合同管理系统的关联交互、业务协同，实现合同费用结算、统计分析、监管，便于设备类、物资类合同的质保规定的及时履行，从而保障合同各方能够严格按照合同规定履行相应的义务[14]。医院以报销系统为抓手，凡是需要合同的经济业务，在进行报销时需要选择相应的经济合同，系统会自动校验合同付款金额及合同期限，报销事项需要合同而未选择合同或者合同校验不通过的业务，均不能通过审核。通过审核的业务在完成付款手续后，报销系统会向合同系统反馈付款信息，以此实现合同的闭环管理。

图3 医院合同系统收付款计划操作界面

针对合同变更、签订补充协议、解除合同等情况，设置关联关系，实现可溯源。对于合同相对方履行合同过程不符合合同规定的情形，及时签发书面通知要求对方整改，并保存通知证据，构成违约的及时签发书面通知要求其纠正违约行为和承担违约责任。

2.2.3 加强合同使用管理 借助合同管理系统，加强合同归档及借阅[15]。规范合同查阅权限和程序，对于重大和重要合同确因工作需要借阅的，需经本部门负责人、法务部负责人及医院分管院领导审批后在合同管理系统上进行扫描件的借阅，并按照合同规定的要求履行相应的保密义务。同时，合同综合管理部门法务部定期梳理医院相关合同纠纷，针对合同纠纷中出现的共性问题和个性问题开展事前防范，通过人员培训[16]和不断完善合同模板，降低合同风险。针对履约不及时、消极履约的合同相对方建立黑名单，在合同管理信息系统中及时预警医院各相关科室[17]。

2.2.4 强化合同监督管理 F 医院成立了由审计部门、财务部门、纪检监察部门等组成的合同监督检查工作小组，采取定期检查与随机抽查相结合，对医院各部门所管理的合同执行情况与管理情况进行合理评估和检查，对违反医院合同相关规定的部门和科室进行责任追究，以此保证了合同管理制度和流程的有效实施。

①目前F 医院的合同管理系统仅部署在医院内网局域网环境，尚未实现在手机终端上的实时查询、处理。未来拟在保证信息安全的前提下，全方位构建可在移动手机终端上实现合同管理系统的功能，进一步突破时间、空间的限制。②在保证电子印章本身的完整性、不可伪造性以及合法性[18]的前提下，探索电子印章服务与医院电子合同的系统性构建与融合将成为趋势。

F 医院以内控理论为指导、以制度为抓手，以信息为手段，系统地完善了合同全流程管理机制，是一次有益的探索。通过信息化规范合同全流程管理，提高合同管理的时效性和规范性，不仅为医院管理水平和经济效益的提高产生巨大的推动力，也能有效防范廉政风险，最终实现对医院经营活动的有效管控，提升医院现代化管理水平。