采购控制程序|采购管理程序

　 采购控制程序

　1.0 目的

　 为确保所采购的物资符合公司相关规定的要求，对物资采购计划的编制与报批、采购计划的执行、采购物资的验证、对供方的选择及评定、物资供货及使用过程实施全面有效的控制，使供方提供的产品符合本公司的要求。

　2.0 范围

　 本程序适用于公司生产所需物资采购过程的控制。

　3.0 职责

　3.1本程序由生技部归口管理：

　a)负责物资采购计划的编制与报批；

　b)负责采购**的签订和执行；

　 c)负责物资采购；

　d)负责供方的选择、评定及管理；

　e)负责采购物资使用过程质量信息反馈的汇总，出现问题与供方的协商解决。

　3.2品质部负责制定A类、B类物资的质量内控标准要求；负责A类、B类物资的质量检测；负责在供方评定时进行样品试用测试，负责化验用化学药品计划的申报。

　3.3 办公室负责上报办公用品需求计划。

　 3.4 各生产车间负责向生技部上报工艺添加类辅料、备品配件、润滑油等生产需求计划。

　3.5 品质部和仓库负责对原辅料进行检验和验证。

　4.0 程序

　 4.1采购物资分类

　根据采购物资对最终产品性能的影响程度，将采购物资分为如下类别（附表）：

　4.1.1 A类物资：对产品生产起关键作用的生产物资(玉米)。

　 4.1.2 B类物资：对产品质量起重要作用的生产物资。

　 4.1.3 C类物资：支持设备、生产正常运营，对产品质量无直接影响或起一般作用的物资。4.2 供方的评价

　4.2.1 合格供方条件：

　a) 具备法人资格；

　 b) 产品符合国家标准和法规要求；

　c) 生产能力能满足我公司产品的需求量；

　d) 具备完善的产品质量检测系统,能够保证我公司产品质量要求；

　e）在顾客中没有不良的信誉行为；

　f）产品价格、供货能力、售后服务符合我公司要求；

　g）已通过质量体系认证的供方优先。

　4.2.2生技部负责对供方能力进行调查，填写《供方调查表》，经部门领导审核，确认拟选择的供方具备基本的条件，方可实施后续评价。

　4.2.3 供方的评价方法

　 根据物资对公司生产产品质量的影响程度可采取以下一种或几种评价方法进行评价：

　a) 样品评价

　 生技部负责向供方提供质量标准或要求，供方根据要求提供适量样品，样品由品质部制订试验计划通知生技部门试用，使用部门出具试用报告反馈给品质部、生技部。

　b）供方能力/质量管理体系现场评价

　生技部负责根据公司产品质量要求可以组织品质部，对供方生产能力、技术装备、质量管理体系状况进行实地现场考查，确定其是否能够充分满足我公司的产品质量要求，并做出考察报告。

　c）历史情况评价

　根据供方以往提供同类物资的质量状况，如产品交验合格率、供货是否及时以及售后服务情况等进行评价。

　d）对比其他使用者的使用经验。

　4.3合格供方的选择与审批

　4.3.1生技部根据《供方评价表》，对各供方进行综合分析、比较，选择出合格

　的供方，并填写《合格供方名录》，同种物资可以选择2～3家以上合格供方。

　4.3.2 《合格供方名录》发放到相关部门并建立记录，《合格供方名录》中供方的增减由生技部根据采购需要适时进行。

　4.4 供方的管理

　4.4.1 生技部将每批进货物资质量检测报告报送品质部一份。

　4.4.2 生技部建立供方档案，内容包括《供方调查表》、《供方评价表》等。

　4.4.3 品质部负责建立合格供方资质档案，包括合格供方营业执照、生产许可证、产品检测报告等。

　4.5 采购信息

　4.5.1 采购物资标准

　 采购物资内控质量标准、技术规范、食品安全要求，图样实物等由品质部制定，及时传递给生技部，生技部将有效版本传递给供方并作好发放记录，如采用供方标准，由生技部向供方索要质量标准，及时与相关方进行沟通，了解其标准变更情况，并及时与生技部沟通。

　4.5.2 物资采购计划

　 a) 生产车间根据物资库存量、储备定额编写《物资采购计划》，填报内容：名称、规格型号、主要技术数据、材质、单位、数量等。由生技部长审核，报总经理批准。

　b）《物资采购计划》经总经理批准后下达生技部执行。批准后的《物资采购计划》由生技部保管。月末交由办公室保存。

　c）采购计划的变更：由生技部根据当月实际生产情况，对物资采购计划变更，变更后的计划须经总经理批准。

　d)非生产用物资由各部门自行制定采购计划，报总经理批准执行采购。

　4.5.3 采购**签订的内容

　明确规定采购产品数量要求、质量标准（标准名称及编号）、特殊质量要求、质量检验及验收方式、交货地点、交货期限、有效期限、结算方式、双方各自承担的责任。

　4.5.4 **的签订与管理

　同供方签订**前，应证实**委托人的资格，并保留相关记录。

　4.6 采购实施

　4.6.1 采购计划或采购**批准后从合格的供方采购物资并保留同供方的沟通记录。                           

　4.6.2 严格按计划采购，不得无计划购买。

　4.6.3 有特殊要求的物资，组织有关人员共同采购。

　4.6.4 采购员应明确所采购物资的规格、质量标准要求，根据库存情况掌握采购节奏，按质、按量保证生产的顺利进行。

　4.7 采购物资的验证

　4.7.1 物资进厂后，运抵仓库，由保管员通知品质部抽样化验或验证，品质部填写《质量检验单》，合格后由仓库保管员办理入库手续。不合格按照《不符合控制程序》执行。

　4.7.2 品质部按照《产品的监视和测量控制程序》有关规定对所有采购物资进行检验或验证。

　4.7.3 当公司需要在供方货源处对所采购的原料进行验证时，应在采购**中加以说明，验证工作由品质部组织，生技部等相关部门参加，品质部负责填写原材料、辅助及包装材料质量检测报告，归入合格供方档案。

　4.8 采购物资的贮存防护

　4.8.1 经检验合格的产品方能办理入库手续，由仓库保管员负责做好各类贮存物资的防护。

　4.8.2 生技部要做好供货物资记录，详细记录物资的交货期、数量、质量情况。

　 4.9 处理质量争端

　 经验证发现质量不符合要求时，按《不符合控制程序》执行，由生技部与分供方联系，必要时，采取纠正措施；

　4.10 使用过程质量信息反馈

　4.10.1各部门使用物资出现异常情况时，应及时报生技部，生技部应与供方及时沟通，协商解决。

　4.10.2 生技部将各部门使用物资的质量反馈情况进行登记，并纳入对供方的评

　定。

　5.0 相关文件与记录

　 5.1《物资采购计划表》

　5.2《合格供方名录》

　 5.4《供方评价表》

　附表：           采购物资分类及职责分配明细表

　分类名称

　物资名称

　检测部门

　需求计划部门

　A类

　原料：玉米等

　辅料：硅藻土、活性炭等

　品质部

　生技部

　B类

　包装材料：内袋、编织袋等

　品质部

　生技部

　C类

　消毒剂、酒精、清洗剂、润滑剂

　品质部

　生技部