加强企业项目档案收集和整理工作存在问题及对策建议思考

加强企业项目档案收集和整理工作存在 的问题及对策建议思考 文章通过对企业中项目档案收集整理过程中出现的不规范情况做简要概述，与档案同仁探讨项目档案归档过程中存在的不足及如何解决这些问题。为以后的企业档案的归档工作提供服务，推进项目档案的进步。

项目档案指的是一個项目从立项、设计、施工、采购到运行管理过程中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，有建设单位提交的前期资料，设备单位随箱文件与图纸，施工单位管理与质量保证文件，监理单位监督检查文件等。建设项目档案，真实地记录了项目从开工到建成的过程。近年来，基层企业的固定资产投资项目越来越多，而且投资规模达几十亿。同时，国家档案部门及上级主管部门对固定资产投资项目档案（以下简称“项目档案”）专项验收越来越严格，国家档案局文件明文规定未通过项目档案验收的项目不得进行项目竣工验收。因此基层企业规范项目档案管理迫在眉睫。这也给建设项目档案管理工作带来了巨大的机遇和挑战。

一、企业项目档案收集和整理工作的现状问题 项目档案包含建设单位收集整理的前期文件、施工单位收集整理的项目文件、设备单位收集整理的设备随机文件、监理单位收集整理的监理文件等等。施工现场单位繁杂，资料繁多，不免让人眼花缭乱。如何正确收集整理档案成为档案工作人员的课题。在项目档案收集整理中存在以下问题：
（一）归档项目文件“三性”方面的不规范 “三性”指的是档案的完整性、准确性和系统性。其表现在项目上，一是工程合法性证明文件的缺失。立项批复手续没有、可行性报告、 安全评价及规划证未办理等等。二是合同文件的不完整。合同文件应该由请示文件、投标文件、评标文件和合同文件组成。但经常缺少评标会议签字表和合同会签单、价格澄清书等等；
三是竣工文件的缺少。施工单位竣工质量保证文件、记录或隐蔽工程的记录的缺失。

（二）归档文件法律有效性方面存在的不规范 一是签字手续不完备。合同只有一方签字或忘记加盖单位印章或合同上没有签字时间；
二是项目中间隐蔽工程完成，其验收记录没有监理工程师（建设单位工程师）的签字；
三是设计变更编号不连续。竣工图盖章手续不完善。

（三）归档文件的原始真实性方面存在的不规范 竣工图纸未正确盖章签字。有图纸不盖竣工章、档号章、出图章，或者监理工程师的签字笔迹不一致，还有的竣工图修改不到位，与设计变更对不上，未跟随相关专业在图纸上标明、备注、对应相关图号。还有的原材料出厂合格证、质量证明文件模糊不清，检验报告的日期晚于复检日期。

（四）案卷质量方面的不规范 纸质版案卷组卷方法的不统一，装订为胶装，案卷内含有金属装饰物，页码没有编页，卷内格式与备考表格式不符合档案要求；
案卷题名过于简单，不能揭示卷内文件内容。

（五）其他方面的不规范 照片整理方面的问题。一般建设项目需要10-20张建设项目照片，反映施工过程（隐蔽工程，关键工序、管道工艺、重要结构、安全措施）。照片格式符合要求，每张照片编写六要素：时间，地点，人物，事由（或反映的事件），背景，摄影者。同时注明照片号、互见号。编写卷内目录等。电子版常见不规范有：导入格式不符合档案室要求。随意更改，不能导入案卷目录与卷内目录。

二、项目档案不规范存在的原因 一是我国施工现场管理滞后于建筑市场的发展，在当前的市场过渡期间，我国建筑市场存在的转包、违法分包和借用资质等违法行为充斥着市场。同时，建筑市场的施工人员众多，招有农民工、临时工，从负责工程项目的领导到资料整理人员档案意识薄弱，没有认识到档案保存的价值。这应该引起我们相关部门的高度重视，采取有针对性的切实有效的措施提高全员的档案意识。

二是施工单位、设备单位不重视过程资料的同步收集、整理工作。相关主体没有按照施工的流程来产生资料，随时整理保存。往往是工程施工收尾阶段，施工单位才从社会上找几个人突击竣工资料，使得档案资料的真实性大打折扣。

三是建设单位项目单元技术人员、监理单位监理工程师及质量监督站管理人员未认真制定并执行项目管理制度。项目前期，建设单位应及时收集可行性研究报告、安全环境评估报告等文件；
项目中，建设单位和监理单位督促施工单位施工资料及图纸进行整理、保存。项目后期，严格执行项目档案规范与制度，严格把关，致使工程项目结束后档案资料及时归档。

四是建设单位项目档案管理人员业务素质不高。档案员对国家相关项目档案管理制度研究不多，不能很好地指导相关单位项目档案的归档工作，造成收集的项目档案不齐全，不完整，不规范等，严重影响了档案质量。

三、项目档案加强和改进的措施 （一）提高服务意识，争取领导支持 对于一项工作来说，只有在领导的大力支持下开展工作，才能取得良好的效果。具体到项目档案工作来说，项目伊始，建设单位负责人就应该高度项目档案工作。建设单位一定要结合实际，制定符合现场操作的项目档案管理制度。同时，各单位严格执行国家档案“四参加”要求。档案管理机构派员参加项目前期专家论证会；
档案管理机构派员参加基础工程招标会，档案管理机构派员参加基础工程竣工验收会；
档案管理机构派员参加设备仪器开箱验收会。建设单位负责人、档案管理人员同时定期定点去施工现场巡检及收集资料，尤其是设备随机资料。最后，建设单位项目档案管理人员从施工开工期到竣工移交档案期间，定期培训档案知识，指导相关单位正确地完成项目档案移交工作。

（二）加大制度建设，指导档案收集 建立健全工程管理制度中档案归档的要求，如材料设备进厂管理制度、竣工验收制度、安全文明施工管理制度等加入档案的归档，制度具有高度可执行操作性，在工程流程中将档案收集工作融入其中进行。同时，项目招标过程中，要求各相关单位结合现场实际，制定归档制度，从源头保证文件能收集齐全。第三，加强施工程序化管理：建立健全各种程序中档案归档手续，如工程款支付程序、没有移交档案资料，禁止办理结算手续。设计变更审批程序，设计变更资料必须移交档案室才是闭环流程。最后，采取适当的奖罚激励措施：如对工程质量、档案、进度进行同期性考核评比及奖罚，及充分利用监理的作用，保障工程档案按时按质地向建设单位的移交。

（三）抓好业务队伍建设，注重档案资源开发 一般来讲，档案管理人员的素质直接决定了档案管理工作的质量。在项目档案管理中，一是提高档案管理人员专业水平与专业技能。招聘时对施工资料员要有学历要求，施工时大力开展培训、讨论、甚至自学等各种方式，使得人员熟悉项目档案的各个环节和基本要求。二是适当运用计算机软件系统，使档案工作与计算机系统化、一体化。按照现代化信息管理的理念，档案工作人员一方面对纸质档案数字化扫描挂接，保证纸质资料在计算机中留存并能发挥其凭证参考的作用，其中，施工单位协助建设单位档案管理人员把合同文件、竣工管理文件和竣工图纸逐张扫描，格式和大小符合国家电子档案扫描要求，并进行档案系统上传、挂接；
另一方面档案员将计算机办公环境下产生的电子公文通过接口转换产生电子档案，保证电子文件的原始记录性这一档案的本质属性。

（四）加强项目档案过程管理，保证档案真实性与完整性 项目档案文件完整性、齐全性、有效性、真实性、准确性，需要监理单位、建设单位、施工单位对文件的内容和形成过程认真审核把关。要充分提高各自业务素质，加强档案资料的把关。施工单位资料员经过系统培训，同步整理好施工管理资料，质量保证资料，安全文件等等。质量监督部门和监理、建设单位依据相关规范制度对归档档案的完整性、齐全性和真实性检查并承担相应责任。最后，项目档案管理人员指导组卷、填写卷内目录、备考表，黏贴脊背和案卷。案卷题名简单高效，揭示文件的内容和成分。

档案的收集贯穿建设全周期，涉及单位多，专业性强，提高对档案工作重要性的认识，掌握好工作方法，严收项目档案工作流程，加强档案过程管理，开展档案交底，中间检查及整改闭环，确保项目建设与档案工作同步进行。要强调过程留痕。留痕资料的管理将直接影响项目档案的质量。针对项目档案的形成过程中容易出现问题的节点，档案管理人员反复讲解，要求相关单位一一做到。

项目档案管理工作是一项系统工作，需要在高度重视的基础上，各方积极沟通配合，采取科学有效的工作举措全力推进。只有在实践中把握关键，务求实效，项目档案工作才能实现新的跨越，更好地为各单位、各部门开展服务。