公司会计凭证和会计账簿管理规范

　 会计凭证、会计账簿管理规范

　第一章

　总则

　第一条

　为了加强公司会计凭证、会计账簿的基础管理，实现财务资料的规范化、科学化、标准化，制订本规范。

　第二条

　本规范主要包括原始凭证管理、记账凭证管理、会计凭证的填制、记账凭证的复核以及会计账簿的管理等。

　由计算机进行会计核算的特殊规范内容，另行制定。

　第二章

　原始凭证管理规范

　第三条

　原始凭证的管理 （一）应执行会计核算的事项，必须取得或者填制原始凭证，并及时送交会计机构。

　（二）原始凭证的基本要求是：

　1.原始凭证的内容必须具备：凭证的名称；填制凭证的日期；填制凭证单位名称或者填制人姓名；经办人员的签名或者盖章；接受凭证单位名称；经济业务内容；数量、单价和金额。原始凭证必须要素齐全、数字准确、内容真实。

　2.从外单位取得的原始凭证，必须盖有填制单位的公章；从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名或者盖章。自制原始凭证必须有经办单位领导人或者其指定的人员签名或者盖章。对外开出的原始凭证，必须加盖本单位公章。

　3.凡填有大写和小写金额的原始凭证，大写与小写金额必须相符。

　4.一式几联的原始凭证，应当注明各联的用途，只能以一联作为报销凭证。一式几联的发票和收据，必须用双面复写纸(发票和收据本身具备复写纸功能的除外)套写，并连续编号。作废时应当加盖“作废”戳记，连同存根一起保存，不得撕毁。

　 5. 职工公出借款凭据，必须附在记账凭证之后。收回借款时，应当另开收据或者退还借据副本，不得退还原借款收据。

　6. 经上级有关部门批准的经济业务，应当将批准文件作为原始凭证附件。如果批准文件需要单独归档的，应当在凭证上注明批准机关名称、日期和文件字号。

　7. 原始凭证不得涂改、挖补。发现原始凭证有错误的，应当由开出单位重开或者更正，更正处应当加盖开出单位的公章。

　8. 申请办理收付有关现金、票据、债券等原始凭证时，应按照公司规定的报批程序执行。

　9．原始凭证应详细审核，如有下列情形者，当视为不合法，不得作为成本费用报销的原始凭证：法令明定为不当支出者；书据、数字、计算错误的；收支数字与规定及事实经过不符的；与公司有关规定抵触的。

　10．在审核支出类原始凭证时，支付款项应取得收款人的合规发票、行政性收费收据或者税务部门认可的票证为原则，其中：

　①对于购进物品或支付费用的原始凭证，应盖有销售物品或支付费用单位的印章，除银行、铁路、民航、邮政、税务、财政等有关部门的专用发票、收据联外，其他单位开具的发票必须盖有税务印章及单位财务专用章或财务结算章，否则视为原始凭证手续不齐全。

　 ②对于支付个人费用的原始凭证，应载明以下各项凭证要素：该收款人的姓名；支付款项原因、内容、实付金额、付款日期等；本公司的名称和地址。

　③对于支付其他机构的原始凭证，应载明收款机构名称、地址、支付款项事由、实付金额、收到日期、本公司名称和地址。

　11．购进固定资产、材料、原料和其他消耗品的原始凭证，均应粘附请购单和验收单作为报账的依据。刊登广告费及印刷费发票或收据均应附具样本或样张。

　12．支出类原始凭证单据上应用大写数字书写实付金额，不得涂

　 改或挖补，同时，原始凭证上所列金额为外币时，应将折合汇率及折合的人民币总数详细登载。

　13．非中文原始凭证单据，应由经办人员将其内容摘要译成中文，一并附送。

　14．员工出差旅费应依照公司差旅费报销管理的规定，填写“差旅费报销表”并粘附相关的原始单据报销。

　15．各项支出类原始凭证应由经办人及经办部门主管人员签章，报经领导审批后，由会计人员审核及财务部负责人核准后方为正式有效的财务核算原始凭证。

　16．公司取得的各项收入，均应取得足以证明收入真实发生的原始凭证，其中：

　产品的销售应以国家规定的价格为其审核依据；出售资产或交换资产所得的收入，应以相关合同、契约或其他有关书面证据为审核依据。

　产品销售及其他资产出售，应开具税务部门印制的统一发票，并载明下列要素内容：客户名称、地址；本公司名称、地址及印章；销售产品或其他资产的名称、数量；单价及总价；经办人员的签名或者盖章；其他事项。

　17．收入原始凭证有下列情形之一的，当视为不合格的凭证，应予退回或补正：收入计算及条件与规定不符；书写、数据、计算错误；凭证要素或手续不齐全；其他与法令规定不符合。

　第 三 章

　记账凭证的管理 规范

　第四条

　记账凭证的管理 （一）会计核算处应要根据审核无误的原始凭证填制记账凭证。凡不合法、不合规的原始凭证不得作为记账凭证的依据。

　 （二）记账凭证的编制，除结账和更正错误的记账凭证确定没有原始凭证外，都应根据原始凭证进行。

　应该具备原始凭证而事实上没有原始凭证或原始凭证无法取得的会计事项，应由经办人员签报。经财务部主任签批，才可以编制记

　 账凭证。事后如取得原始凭证时应及时送交财务部门处理。

　（三）记账凭证的基本要求是：

　1.记账凭证的内容必须具备：填制凭证的日期、凭证编号、经济业务摘要、会计科目、金额、所附原始凭证张数；填制凭证人员、稽核人员、记账人员、会计主管人员签名或者盖章。收款和付款记账凭证还应当由出纳人员签名或者盖章。

　2.填制记账凭证时，对记账凭证进行连续编号。一笔经济业务需要填制两张以上记账凭证的，可以采用分数编号法编号。

　3.记账凭证可以根据每一张原始凭证填制，或者根据若干张同类原始凭证汇总填制，也可以根据原始凭证汇总表填制。但不得将不同内容和类别的原始凭证汇总填制在一张记账凭证上，出现“多借多贷”的会计核算分录。

　4.如果一张原始凭证涉及几张记账凭证，可以把原始凭证附在一张主要的记账凭证后面，并在其他记账凭证上注明附有该原始凭证的记账凭证的编号或者附原始凭证复印件。

　一张复始凭证所列支出需要几个单位共同负担的，应当将其他单位负担的部分，开给对方原始凭证分割单，进行结算。原始凭证分割单必须具备原始凭证的基本内容：凭证名称、填制凭证日期、填制凭证单位名称或者填制人姓名、经办人的签名或者盖章、接受凭证单位名称、经济业务内容、数量、单价、金额和费用分摊情况等。

　5.如果在填制记账凭证时发生错误，应当重新填制。已经登记入账的记账凭证，在当年内发现填写错误时，可以用红字填写一张与原内容相同的记账凭证，在摘要栏注明“注销某月某日某号凭证”字样，同时再用蓝字重新填制一张正确的记账凭证，注明“订正某月某日某号凭证”字样。如果会计科目没有错误，只是金额错误，也可以将正确数字与错误数字之间的差额，另编一张调整的记账凭证，调增金额用蓝字，调减金额用红字。发现以前年度记账凭证有错误的，应当用蓝字填制一张更正的记账凭证。

　6.记账凭证填制完经济业务事项后，如有空行，应当自金额栏最

　 后一笔金额数字下的空行处至合计数上的空行处划线注销。

　7．记账凭证内所记载的会计事项及金额，均应与原始凭证内所记载内容相符。

　8．原始凭证的余额，如不以分位为止，应将分位以下的数字四舍五入记入记账凭证。

　第五条

　会计凭证的填制要求 1.填制会计凭证，字迹必须清晰、工整，阿拉伯数字应当一个一个地写，不得连笔写。阿拉伯金额数字前面应当书写货币币种符号或者货币名称简写和币种符号。币种符号与阿拉伯金额数字之间不得留有空白。凡阿拉伯数字前写有币种符号的，数字后面不再写货币单位。

　2.所有以元为单位(其他货币种类为货币基本单位，下同)的阿拉伯数字，除表示单价等情况外，一律填写到角分；无角分的，角位和分位可写“00”，或者符号“－－”；有角无分的，分位应当写“0”，不得用符号“－－”代替。

　3.汉字大写数字金额如零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿等，一律用正楷或者行书体书写，不得用 0、一、二、三、四、五、六、七、八、九、十等简化字代替，不得任意自造简化字。大写金额数字到元或者角为止的，在“元”或者“角”字之后应当写“整”字或者“正”字；大写金额数字有分的，分字后面不写“整”或者“正”字。

　4.大写金额数字前未印有货币名称的，应当加填货币名称，货币名称与金额数字之间不得留有空白。

　5.阿拉伯金额数字中间有“0”时，汉字大写金额要写“零”字；阿拉伯数字金额中间连续有几个“0”时，汉字大写金额中可以只写一个“零”字；阿拉伯金额数字元位是“0”，或者数字中间连续有几个“0”、元位也是“0”但角位不是“0”时，汉字大写金额可以只写一个“零”字，也可以不写“零”字。

　第六条

　记账凭证的复核

　 （一）为了保证记账凭证的正确性，每一张记账凭证除了编制人员要认真负责，加强自审外，必须有其他会计人员的复核才能作为登记账簿的合规凭证。

　（二）记账凭证复核要点：

　1.格式是否符合规定，记载是否完整； 2.原始凭证是否齐全，金额是否相等，有关人员签章是否具备； 3.所用会计科目是否适当，摘要是否确切； 4.收付款凭证是否由出纳盖有“收讫”、“付讫”章； 5.文字、数字如有更改，编制人是否于更改处签章。

　（三）如有下列情况之一的，为不符记账凭证：

　1.不合法的原始凭证编制； 2.未按规定程序和内容编制； 3.记载内容与原始凭证内容不符； 4.有关签章不全或使用别名或别号； 5.记载或计算错误而未按照规定更正； 6. 会计法规定应记载事项未记明； 7．其他与财经法规和公司规定不符合。

　（四）复核人员在复核过程中发现记账凭证的编制及记录有错误，应查明原因，及时通知编制人员修改更正，复核人员不得自行更正。

　（五）复核人员应在记账凭证上签章。

　（六）对实行会计电算化生成的机制记账凭证，要认真审核，做到会计科目使用正确，数字准确无误。打印出的机制记账凭证要加盖制单人员、审核人员、记账人员及会计机构负责人、会计主管印章或者签字。

　第七条

　会计凭证的管理

　 （一）会计凭证及时按业务流程规定的传递程序传递，不得积压。

　（二）会计凭证登记完毕后，按照分类和编号顺序保管，不得散乱丢失。

　（三）记账凭证应当连同所附的原始凭证或者原始凭证汇总表，按照编号顺序，折叠整齐，按期装订成册，并加具封面，注明单位名称、年度、月份和起讫日期、凭证种类、起讫号码，由装订人在装订线封签外签名或者盖章。

　（四）对于数量过多的原始凭证，单独装订保管，在封面上注明记账凭证日期、编号、种类，同时在记账凭证上注明“附件另订”和原始凭证名称及编号。

　（五）各种经济合同、存出保证金收据以及涉外文件等重要原始凭证，应当另编目录，单独登记保管，并在有关的记账凭证和原始凭证上相互注明日期和编号。

　（六）原始凭证不得外借，其他单位如因特殊原因需要使用原始凭证时，经本公司会计机构负责人、会计主管人员批准，可以复制。向外单位提供的原始凭证复制件，应当在专设的登记簿上登记，并由提供人员和收取人员共同签名或者盖章。

　（七）从外单位取得的原始凭证如有遗失，应当取得原开出单位盖有公章的证明，并注明原来凭证的号码、金额和内容等，由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位领导人批准后，才能代作原始凭证。如果确实无法取得证明的，如火车、轮船、飞机票等凭证，由当事人写出详细情况，由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位领导人批准后，代作原始凭证。

　（八）重要原始凭证（如重要经济合同、存出保证金收据、涉外文件等）应另编目录，单独登记保管，并在有关的记账凭证和原始凭证上相互注明日期和编号。

　（九）会计凭证应指定专人保管，非保管人员不应擅自接触已经归档的凭证。

　（十）会计凭证至少保存 15 年以上，其中涉及外事等方面的重

　 要凭证需永久保存。

　（十一）会计凭证保存期满需要销毁的，必须并报经董事会批准后方可办理。

　第 四 章

　会计账簿的管理规范

　第八条

　会计账簿的分类和使用

　（一）本公司按照《企业会计准则》及其应用指南的规定和会计业务的需要设置会计账簿。会计账簿包括总账、明细账、日记账和其他辅助性账簿。

　（二）现金日记账和银行存款日记账必须采用订本式账簿。不得用银行对账单或者其他方法代替日记账。

　（三）用计算机打印的会计账簿必须连续编号，经审核无误后装订成册，并由记账人员和会计机构负责人、会计主管人员签字或者盖章。

　（四）启用会计账簿时，在账簿封面上写明单位名称和账簿名称。在账簿扉页上应当附启用表，内容包括：启用日期、账簿页数、记账人员和会计机构负责人、会计主管人员姓名，并加盖名章和单位公章，并贴足印花税。记账人员或者会计机构负责人、会计主管人员调动工作时，应当注明交接日期、接办人员或者监交人员姓名，并由交接双方人员签名或者盖章。启用订本式账簿，从第一页到最后一页顺序编定页数，不得跳页、缺号。使用活页式账页，按账户顺序编号，并须定期装订成册。装订后再按实际使用的账页顺序编定页码。另加目录，记明每个账户的名称和页次。

　第九条

　会计账簿的登记 （一）会计人员根据审核无误的会计凭证登记会计账簿。登记账簿的基本要求是：

　（1）登记会计账簿时，应当将会计凭证日期、编号、业务内容摘要、金额和其他有关资料逐项记入账内，做到数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹工整。

　 （2）登记完毕后，要在记账凭证上签名或者盖章，并注明已经登账的符号，表示已经记账。

　（3）账簿中书写的文字和数字上面要留有适当空格，不要写满格；一般应占格距的二分之一。

　（4）登记账簿要用蓝黑墨水或者碳素墨水书写，不得使用圆珠笔(银行的复写账簿除外)或者铅笔书写。

　（5）下列情况，可以用红色墨水记账：

　1.按照红字冲账的记账凭证，冲销错误记录；

　2.在不设借贷等栏的多栏式账页中，登记减少数；

　3.在三栏式账户的余额栏前，如未印明余额方向的，在余额栏内登记负数余额；

　4.根据国家统一会计制度的规定可以用红字登记的其他会计记录。

　（6）各种账簿按页次顺序连续登记，不得跳行、隔页。如果发生跳行、隔页，应当将空行、空页划线注销，或者注明“此行空白”、“此页空白”字样，并由记账人员签名或者盖章。

　（7）凡需要结出余额的账户，结出余额后，应当在“借或贷”等栏内写明“借”或者“贷”等字样。没有余额的账户，应当在“借或贷”等栏内写“平”字，并在余额栏内用“——”表示。现金日记账和银行存款日记账必须逐日结出余额。

　（8）每一账页登记完毕结转下页时，应当结出本页合计数及余额，写在本页最后一行和下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明“过次页”和“承前页”字样；也可以将本页合计数及金额只写在下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明“承前页”字样。

　（9）对需要结计本月发生额的账户，结计“过次页”的本页合计数应当为自本月初起至本页末止的发生额合计数；对需要结计本年累计发生额的账户，结计“过次页”的本页合计数应当为自年初起至本页末止的累计数；对既不需要结计本月发生额也不需要结计本年累

　 计发生额的账户，可以只将每页末的余额结转次页。

　（二）总账和明细账应当每月打印。

　会计电算化的公司总账和明细账应当每月打印保存。

　发生收款和付款业务的，在输入收款凭证和付款凭证的当天必须打印出现金日记账和银行存款日记账，并与库存现金核对无误。

　（三）账簿记录发生错误，不准涂改、挖补、刮擦或者用药水消除字迹，不准重新抄写，必须按照下列方法进行更正：

　（1）登记账簿时发生错误，应当将错误的文字或者数字划红线注销，但必须使原有字迹仍可辨认；然后在划线上方填写正确的文字或者数字，并由记账人员在更正处盖章。对于错误的数字，应当全部划红线更正，不得只更正其中的错误数字。对于文字错误，可只划去错误的部分。

　（2）由于记账凭证错误而使账簿记录发生错误，应当按更正的记账凭证登记账簿。

　（四）账簿有以下情形者，视为不合规的账簿，应予更正。如不更正，不得据以编制会计报告：

　（1）账簿的登记，未据规定的记账凭证进行； （2）

　账簿的内容与计账凭证或原始凭证不符，或总分类账，不依规定更正者； （3）

　记载、抄写、计算等错误，不依规定更正者； （4）

　其他不合规的情况。

　 第十条

　账实核对 本公司每月对会计账簿记录的有关数字与库存实物、货币资金、有价证券、往来单位或者个人等进行相互核对，保证账证相符、账账相符、账实相符。

　账证核对。核对会计账簿记录与原始凭证、记账凭证的时间、凭证字号、内容、金额是否一致，记账方向是否相符。

　 账账核对。核对不同会计账簿之间的账簿记录是否相符，包括：总账有关账户的余额核对，总账与明细账核对，总账与日记账核对，会计部门的财产物资明细账与财产物资保管和使用部门的有关明细账核对等。

　账实核对。核对会计账簿记录与财产等实有数额是否相符。包括：现金日记账账面余额与现金实际库存数相核对；银行存款日记账账面余额定期与银行对账单相核对；各种财物明细账账面余额与财物实存数额相核对；各种应收、应付款明细账账面余额与有关债务、债权单位或者个人核对等。

　第十一条

　结账 每月末为公司结账日期，当公司改组合并、解散清算时，也应办理结账。

　结账前，必须将本期内所发生的各项经济业务全部登记入账，包括：（1）所有预付、预收、应收、应付各科目及其他权责已发生而尚未入账的各项事务的整理分录； （2）折旧、各项减值准备及其他属于本结账期内的费用整理记录； （3）材料、备品等实际存量与账面不符的整理记录； （4）其他应列为本结账期内的损益。

　结账时，应当结出每个账户的期末余额。需要结出当月发生额的，应当在摘要栏内注明“本月合计”字样，并在下面通栏划单红线。需要结出本年累计发生额的，应当在摘要栏内注明“本年累计”字样，并在下面通栏划单红线；12 月末的“本年累计”就是全年累计发生额。全年累计发生额下面应当通栏划双红线。年度终了结账时，所有总账账户都应当结出全年发生额和年末余额。

　年度终了，要把各账户的余额结转到下一会计年度，并在摘要栏注明“结转下年”字样；在下一会计年度新建有关会计账簿的第一行余额栏内填写上年结转的余额，并在摘要栏注明“上年结转”字样。

　 第 五 章

　附则

　第十二条

　 本规范由公司总经理办公会议批准后执行，解释、修改权归公司总经理办公会议。

　第十三条

　本规范自印发之日起执行。