XX学院档案管理制度

XX学院 档案管理制度 目录 第一章 档案管理总则 第二章 档案管理科工作职责 第三章 档案立卷归档流程图 第四章 档案库房管理制度 第五章 档案安全保密制度 第六章 档案利用制度 第七章 档案鉴定销毁制度 第八章 教学档案管理实施细则 第九章 毕业生档案管理办法 档案管理科 X年X月X日 第一章 档案管理总则 为规范学院档案管理工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我院实际，特制定本办法。

一、归档范围 1、凡本单位在工作活动中直接形成的，能反映本单位工作和活动的，具有一定保存价值的文字、图表、声像等各种不同形式的载体材料均属本单位档案的归档范围。（详见附件1）
2、归档的文件材料包括纸质材料和相应的声像、电子等文件材料（光盘、照片等）。声像、电子类文件材料作为纸质材料的副本，随纸质文件材料一同归档。

3、以学院名义获得的各种证书、奖牌、奖杯、锦旗等以及在校际交流中具有保存价值的实物档案。

二、归档要求 1、各单位要切实加强对本单位归档工作的管理，兼职档案员要切实履行职责，做好本单位归档材料的收集、整理与移交工作，保证归档文件材料完整、齐全，并按时移交，任何单位和个人不得将应归档材料据为己有。

2、凡产生的文件材料涉及多个部门的，由主办部门负责归档，相关部门协助提供材料。

3、重要请示类文件材料如已答复，须提供相关批复材料。各部门有关报表、名册、图册等已装订并符合装订要求的，以册（本）为单位移交。

4、归档的文件材料应是原件，复印件原则上不归档。凡不符合档案归档要求的文件材料，必须按要求整理后方可移交。

5、归档材料必须完整，各单位档案员在整理过程中要逐卷（件）检查，不缺页、漏项。

6、归档的声像、实物档案须标明事由（事件）及时间、地点、人物；
归档的电子档案须标明与纸质档案相符的标题及时间，并刻录光盘（一式3份）。

三、归档程序 1、归档验收。档案移交时,交接双方当面检查，档案室工作人员按立卷归档要求进行验收，不符合要求的请归档部门按要求整理合格后，办理移交手续。

2、移交手续。归档单位移交档案材料时必须根据移交类型填写相应的“档案移交（接收）目录表”（详见附件2），目录表一式2份，交接双方签字并加盖所在单位印章后，归档单位留存1份，档案室留存1份备查。

3、归档时间。学院、各单位在每年3月中旬、10月中旬将上学期产生的文件材料归档。

四、档案管理 1.档案管理员收到档案后，先予以分类，按日期先后逐件排列。

2.档案管理员将收到的档案按时间顺序编写目录，作为档案扉页，以便查阅。

3.档案管理员每学期归档工作结束后，统计现存档案情况、数量，报主管院领导审阅。

五、档案调阅制度 1、档案资料属于学院内部限级文件，未经许可不得调阅、外借、外传。

2、本院各单位因工作需要调阅档案，需办理“XX职业学院档案调（查）阅申请单”（详见附件3）。

3、借阅档案者，不得在文件上圈划、涂改或增删内容，只允许借阅本单位存档材料。

4、借阅档案期限不得超过3天，到期归还；
如需再借，应办理续借手续。

5、档案管理人员，对归还的档案应详细检查，核对无误后，办理注销。如发现有损坏，丢失等情况，应立即追查，并报有关部门及时查处。

六、其他 1、根据国家法规和行业规章，档案都具有一定保管期限，超过保管期限的档案实体可予以销毁。电子档案，超过保管期限的，可予以删除。

2、档案实体销毁、电子档案删除据需由档案管理人员填写“XX职业学院超期档案销毁申请单”（详见附件4）,经由立卷部门领导签字、院长办公室主任审核、院长批准后方可销毁或删除。

第二章 档案管理科工作职责 一、认真贯彻执行国家《档案法》及各项档案工作规章制度，遵守工作纪律和学院规章制度。

二、热爱档案工作，忠于职守，热情服务，团结协作，加强职业道德修养，树立良好的职业形象。

三、做好档案的接收工作，严格履行交接手续，把好案卷质量关，确保接收档案的完整、准确，组卷、装订符合要求。接收的案卷要及时做好分类、编目工作、将案卷及时上架、做好档案的保管和保护工作，及时录入软件。

四、严格履行《档案借阅制度》，做好档案借阅利用工作，掌握档案利用情况、为全院教学和各项工作服务。

五、做好对兼职档案员的业务指导和业务培训工作，监督、检查、指导文件材料的形成、整理、立卷、归档工作。

六、编辑档案参考资料，编制检索工具，开发档案信息资源。

七、执行保密制度，遵守保密纪律，杜绝档案泄密问题。

八、做好库房防潮、防虫、防虫霉、防火、防盗、防鼠、防光、防尘等“八防”工作，确保档案安全。

九、做好档案门类的统计、鉴定和销毁工作，到期档案要提出鉴定销毁意见。

十、完成领导交办的其他工作任务。

第三章 档案立卷归档流程图 兼职档案员将归档文件材料按档案管理相关规范和要求进行排列、组卷。

兼职档案员根据学院档案归档范围和保管期限，将平时形成的文件（含电子文件）分门别类妥善保管并填写文件封套。

档案案卷移交至机要档案科，打印移交表（一式两份）。双方在移交清单上签字，各存一份。拷贝移交表及全文电子版至机要档案科。

案卷符合规范 与机要档案科联系归档业务指导 机要档案科工作人员到立卷部门进行业务指导 填写《XX学院档案材料归档交接表》
机要档案科工作人员提出案卷调整意见，兼职档案人员进行案卷调整。

案卷不符合规范 第四章 档案库房管理制度 档案库房是保存学院档案的重地，应有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等安全措施，以确保档案的安全，并实行档案库房的科学管理，为此，特制订本制度。

1、档案入库必须认真检查案卷质量，清点数目，并及时进行登记、上架或入库。

2、档案的存放要按密级和保管期限分别保管。对珍贵档案要专门保管。

3、库房内要安置温湿度记录仪，每天两次定时测记。并根据气候及温湿度情况，及时通风，或开、关去湿机。库房温湿度应控制在温度14-24℃、相对湿度45%-60%之间。

4、库房内严禁吸烟、严禁明火、严禁和存放易燃易爆物品，定期检查消防器材，电路和电器设备，及时消除隐患。

5、在档案柜、架置放驱虫防霉药剂，建立定期检查虫、霉制度。发现虫、霉及时处理。

6、库房内采用白炽灯照明、窗户应装防光窗帘、防止强光照射。

7、经常进行清扫，保持库房内清洁无尘。

8、每学期结束前，要对案卷进行总清点。

9、严格执行档案借阅制度，每学期结束前，要催回借出档案。

10、非档案室工作人员，不得随意进入库房。档案人员进出库房，要随手关好门窗、电灯。

11、每天下班前，应关闭库房的门窗，切断水、电源、确保档案安全。

第五章 档案安全保密制度 为了做好档案的安全保密工作，根据《中华人民共和国保守国家秘密法》和上级有关档案保密的规定，特制定本制度。

1、严格执行《XX学院档案库房管理制度》，非档案人员，不得进入库房和工作室。

2、严格执行有关档案接收、管理和借阅制度。认真履行登记、签字手续。

3、凡属密级档案，登记编目时，必须在登记本备注栏内盖上“机密”、“绝密”字样，对密级档案，必须单独存放在保密室，专人管理。

4、将公务活动中形成的应归档的文件、资料据为己有者；
损毁、丢失学校档案者；
违反规定泄密档案内容、并造成不良后果者，按《档案法》、《保密法》有关条款处罚。

5、阅档在学院阅档室，未经批准，任何人员不得私自将档案携带出档案室，不得随意复印、摘抄档案。

6、借阅密级档案，必须经有关领导批准后在保密室阅读。档案人员不得私自摘抄和传播具有内部和保密性的档案内容。

7、需要销毁档案材料，必须经过鉴定，不准随意销毁档案。

8、节假日要加强档案的安全保密工作检查，并及时催回借出的档案材料。未上架入库的档案材料须放入箱柜内。

9、任何档案的处理和销毁，必须经过鉴定，并报校领导批准，按《XX学院档案鉴定销毁制度》进行办理。

第六章 档案利用制度 为了更好地发挥学院档案在教学、科研和各项管理工作中的作用，提高档案利用率，保证档案的安全和保密，特制定本制度。

1、本校各二级单位因工作需要可利用学院各类档案，利用密级档案需经院领导批准。

2、本校师生员工持本人有效证件可利用开放档案，利用非开放档案，需经领导批准。

3、外单位组织持单位介绍信，办理有关手续，可利用开放档案；
学院校友等个人持有效证件，办理有关手续，可利用开放档案。档案一律不外借。

4、利用档案可通过办公自动化系统进行，也可直接到档案室。必须按要求申请、填写登记表，注明利用目的和要求。如确因工作需要必须借出者，档案借出时间一般不得超过一星期，过期尚需继续使用者，应办理续借手续。

5、档案室人员应及时催还借出的档案，同时检查归还的档案是否完整。

6、利用者必须确保档案的安全、保密和完整，不得转借、涂改、污损、撕页、增删和遗失，如发现上述情况，将依据《档案法》有关规定严肃处理。

第七章 档案鉴定销毁制度 档案鉴定是档案管理的一项重要工作，做好档案鉴定工作能够保证档案室藏的优化，保证向利用者提供优质服务。为了使档案鉴定工作正常进行，特制定本制度。

1、档案鉴定销毁工作由学院综合档案室负责组织，综合档案室应在调查研究基础上制订档案鉴定计划。各大类档案每3～5年进行一次档案价值鉴定，并相应修改归档范围和保管期限。

2、对已满保管期限的档案要及时组织鉴定，编制销毁档案清册，由学院鉴定小组负责鉴定的具体工作。

3、档案鉴定小组由分管院长、保密委员会、审计处、档案内容所涉及的业务部门负责鉴定的具体工作。

4、档案鉴定小组采用逐卷逐件审查的直接鉴定法，以一个年度或一个项目的成套档案材料为基础，按照分工，进行个人初鉴，集体审查，对到期的档案提出鉴定销毁意见。对保管期限已满，经鉴定尚需保留的档案，要填写延长保管期限的鉴定，并重新确定新的保管期限。

5、确定销毁的档案，要逐卷逐件编制档案销毁清册，一式两份，并撰写鉴定报告，鉴定小组成员均须在鉴定销毁意见上签字，然后上报主管院领导审批。

6、凡经主管院领导审批同意销毁的档案，在档案剔除后，要在账上注明“已销毁”，并标明清单的编号和销毁时间。

7、销毁档案时，由综合档案室和审计处共同派员送造纸厂进行现场监销，并在销毁清册上签字。销毁记录及有关文件材料存档（放入全宗卷）备查。

8、鉴定工作结束后，档案部门应及时做好档案整理、检索工具调整等善后处理工作。

第八章 教学档案管理实施细则 为了进一步加强本、专科教学档案的管理，充分发挥教学档案在学校教学活动、教学管理、教学研究等各项工作中的作用，提高教学档案的质量和科学管理水平，逐步实现教学档案管理工作标准化、规范化、科学化和现代化，结合我院实际，特制定本办法。

一、教学档案管理的基本原则 1．凡在教学管理和教学实践等教学活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体等材料均属教学档案。

2．教学档案是教学管理的重要组成部分，是衡量学校教学管理水平和教学质量的重要标志之一，应实行“三纳入”、“四同步”，作为考核教学质量和管理水平的标准之一。“三纳入”即纳入教学计划、规划；
纳入教学管理制度之中；
纳入各级管理人员岗位职责中。四同步是：下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步；
检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况同步；
评审鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、检收档案材料同步；
上级评审材料、教师晋升与档案部门出具归档证明同步。

3．教学档案工作实行统一领导、分级管理，教务处和各学院（部）要明确分管档案工作的负责人，配备相应的专职或兼职的档案管理人员，统一管理本部门的教学档案，并按学校规定做好本部门教学材料的收集、立卷工作，定期向学校档案室移交。

4．归档的教学材料必须是对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用，遵循其自然形成规律，保持有机联系，符合教学管理和教学实践活动的成套性特点，保证系统、完整、准确。

5．教学档案的保存年限按其档案材料的保存价值分为永久保存、长期保存、短期保存和临时保存四类。永久保存类保存期为50年以上，长期保存类保存期为50年，短期保存类保存期为15年，临时保存类保存期为6年。确定保存期的一般原则为：
（1）凡是在教学过程、教学改革、教学研究等方面，具有长远利用价值的教学档案，应永久保存。

（2）凡是在一定时期内具有利用价值的教学档案，应长期保存或短期保存。

（3）凡是在现阶段内具有利用价值的教学档案，可作临时保存。

（4）凡是介于两种保存期限之间的教学档案，其保存期限一律从长。

（5）工作中形成的各种具体文件档案应先按照档案分类规定中的预定保存期进行管理，并应定期进行清理，以决定最终的保存期类别。最终确定为永久保存和长期保存的档案材料应按时移交学校档案室。在预定保存期结束时，各种档案必须首先经过专人清理，并确定是否解除保存状态。

二、本科教学档案的形成与管理 在学校统一领导和协调下，教学档案由学校教务处、学院（部）、教研室和实验室（中心）分级、分工负责管理。

1．教学档案实行三级管理 第一级：院级管理。在教学工作中形成的各种具有长远参考和凭证价值的教学档案，应按照相关规定，及时将有关档案移交学校档案室统一保管和开发利用。

第二级：二级单位管理。除按规定移交学校档案室的档案外，学校教务处、学校院办公室以及学院（部）在教学及管理工作中形成的，对学校的教学及管理工作在一定时期内有保存价值的档案，由相关职能处室、学院保管和开发利用。

第三级：基层组织管理。除向上级部门移交的档案外，各部门科室、各学院（部）教研室、实验室（中心）在教学工作中形成的，对学校的教学及工作在现阶段内有保存价值的档案，由各科室、各教研室、实验室（中心）保管和利用。

2．各单位应设立教学档案专柜，做好防火、防盗、防晒、防潮、防尘、防蛀等工作。

3．各单位在布置工作时，应同时向教师和工作人员布置归档范围和归档时间，在检查教学工作进度时要检查档案的收集和整理情况，在总结工作时要把档案的收集、整理和归档情况作为其中一项内容，验收工作时要同时验收档案。

各单位的档案管理人员要在工作中随时收集和积累教学档案材料，并定期整理，按要求及时移交档案，并科学、规范、安全地保管好自存档案。

4．各单位要建立档案的借阅制度，设立档案登记本，及时催还。借出的档案需要续借者要重新办理借阅手续，对无故逾期不还者，应进行必要的说服教育和批评，责令归还借阅的档案。调离本单位和退休人员在办理手续前，必须清还档案。

5．各单位的档案管理人员工作变动时，首先要做好档案交接工作，在检查验收后，方可办理工作变动手续。新的档案管理人员上岗，所在单位应及时通知学校档案室。

三、教学档案的归档流程及组卷 （一）形成积累 1．学校教学管理部门、学院（部）和实验室（中心）在组织教学过程中要注重形成积累教学材料，并将其落实到各项工作中。

2．各岗位人员积累的教学文件材料，要定期整理。

3．教学档案管理文件一般归档一份，重要的教学文件除原稿外，可根据实际情况配加副本。

（二）整理组卷 1．学校实行由教学文件材料形成部门立卷归档的原则，由各部门整理、立卷。

2．根据教学材料的形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的原则进行组卷，原则上相同内容的材料组成一卷便于利用，同一内容的文件材料数量多时可分别组成若干卷，每卷不超过200页，也可以根据文件材料的内在联系，对单位文件较少者，按不同内容分别组成小卷，用软皮装订，一般不超过40页。

3．卷内密不可分的文件材料按正件在前，附件在后；
印件在前，定稿在后；
批复在前，请示在后的要求排列。

4．卷内材料一律拆除金属物，以右侧、底边为齐，左侧用线绳装订，对破损的文件材料应进行修补，文中密不可分的插图、照片等应贴入文字材料内。

5．按照顺序编排页号，无论单面或双面只要有文字，均应一面编写一个页号，页号位置在非装订线一侧的下角。

6．将卷内文件目录、案卷封面的各项目按要求录入学校档案系统。

7．归档的教学材料必须字迹工整（用黑色水笔书写），格式统一，签字盖章手续完备。

（三）归档验收 1．如档案需要移交时，交接双方必须当面验收，检查文件材料是否完整、齐全，排列书写是否符合要求，标题是否贴切。凡不符合要求者，接收人员应拒绝接收，并限期改正补交。

2．填写移交目录一式两份，详细注明检查人、移交人、接收人姓名及交接时间，双方各持一份。

3．按照学校的规定向学校档案室移交档案。

四、教学档案的归档内容和保存期限 教学档案主要包括教学文件、教务、实践教学、考试、学籍、质量管理、教学改革与建设成果等，各学院等二级单位应按下列范围进行归档管理，各教学基层组织教学档案的归档范围，由各二级单位负责制定实施细则。具体情况如下表：
序号 分   类   内   容 预定保 存期限 保存单位 综    合 01 上级和学校文件。上级教育行政主管部门下达的指令性及指导性文件，学校制定和下发的有关教学与教学管理的各种材料。

永久 档案室、教务处、各学院 02 职能处室下发的各种教学文件 长期 教务处、各学院 03 工作计划、总结和教学管理制度 永久 档案室、教务处、各学院 04 向上级的请示和上级的批复、与其他部门来往的函件 永久 档案室、教务处 05 教务处发文件 长期 教务处、各学院 06 各种会议材料等 长期 教务处、各学院 教学改革与建设 01 本科专业历史沿革及各年度专业一览表 永久 档案室、教务处、各学院 02 新专业筹建、申报及建设有关材料 永久 档案室、教务处、各学院 03 专业（学科）建设相关材料（包括规划、申请书、批文、评估等）
永久 档案室、教务处、各学院 04 专业培养方案及论证报告、培养方案变更申请表 永久 档案室、教务处、各学院 05 品牌专业材料 长期 教务处、各学院 06 重点建设课程材料（含立项、评估结果文件等）
永久 档案室、教务处、各学院 07 各专业课程教学大纲 永久 档案室、教务处、各学院 08 精品课程、多媒体课件建设材料 长期 教务处、各学院 09 双语教学课程建设相关材料（规划、申报书、学生问卷调查表、座谈会记录、听课记录、课程小结等）
长期 教务处、各学院 10 教学内容、方法和手段改革以及考试内容、方法和手段改革相关材料 长期 教务处、各学院 11 各级教改立项、结题材料 长期 教务处、各学院 12 教学成果奖材料 长期 档案室、教务处、各学院 13 教学竞赛、评优获奖材料 长期 档案室、教务处、各学院 14 学生参加科研工作情况及公开发表论文、发明创作、数模竞赛及其各学科竞赛获奖情况统计表（按届统计）、获奖文件或证书复印件 长期 档案室、教务处、各学院 学籍信息管理 01 学生学籍异动情况汇总 永久 档案室、教务处、各学院 02 学生违纪处分和奖励文件、相关材料 长期 档案室、教务处、各学院 校办、 03 在校学生名册、人数统计表 永久 档案室、教务处、各学院 04 学生信息表 长期 教务处、各学院 05 成绩总表 永久 毕业前教务处、各学院，毕业后档案室 06 毕业生授学士学位名单 永久 毕业前教务处 毕业后档案室 07 毕业生名单 长期 毕业前教务处 毕业后档案室 08 学生毕业资格审查、学位授予资格审查及毕业生学历电子注册等材料 长期 教务处、各学院 教学运行管理 01 每学期课表、实验课表、重修课表、公共选修课课表 长期 教务处、各学院 02 学期教学执行计划、校历 永久 档案室、教务处、各学院 03 教学日历 长期 各学院 04 调、停课备案表 长期 教务处、各学院 05 学期考试安排表 长期 教务处、各学院 06 学期教师本科教学工作量登记表和汇总表 长期 教务处、各学院 07 学期初、学期中、学期末教学检查材料汇总 长期 教务处、各学院 08 教材建设与管理方面的相关文件 永久 档案室、教务处、各学院 09 教材样书库书目一览表 永久 教务处、各学院 10 各专业培养方案规定的主要课程选用教材情况 长期 教务处、各学院 11 教材建设情况（含教材建设规划及措施、教材立项、及资助情况、自编教材获奖情况统计等）
长期 教务处、各学院 考试管理 01 各学期考试试卷原卷（A、B卷）
长期 教务处 02 公选课、补考学生试卷 学生考试后三年 各学院 03 各学期学生考试试卷、试卷分析 学生离校后两年 各学院 04 试卷（试题）库 长期 各学院 05 大学英语四、六级考试、计算机等级考试材料 学生离校后两年 档案室、教务处 实习教学（含工程训练、电子实习、认识实习、社会实践、课程设计、毕业实习等）
01 实习教学有关的规章制度 永久 档案室、教务处、各学院 02 实习大纲、实习计划 永久 档案室、教务处、各学院 03 实习任务书 学生离校后两年 各学院 04 实习学生名单及分组表，指导教师名单 学生离校后两年 各学院 05 学生实习报告、考核表、教师实习总结 学生离校后两年 各学院 06 校外教学实习基地协议书 长期 各学院 实验教学 01 实践教学管理规章制度、各级文件及各项检查材料 永久 档案室、教务处 02 实验室建立批文、建设规划（方案）和工作计划、总结 永久 档案室、教务处、各学院 03 国家级、省级、校级实验教学示范中心建设、申报材料 长期 教务处、各学院 04 实验室各种上报的统计报表 长期 教务处、各学院 05 实验项目开出、变更、实验内容革新相关材料 长期 教务处、各学院 06 实验教学大纲、实验教材或实验指导书 永久 档案室、教务处、各学院 07 实验指导教师备课教案（含试讲试做报告、试讲材料）
长期 各学院 08 实验室开放记录 长期 各学院 09 实验人员科研项目、发表论文和获奖情况等材料 长期 各学院 10 实验室专职人员岗位日志、实验人员岗位职责、考核、培训记录、实验研究计划等 长期 各学院 11 实验室仪器设备清单、自制仪器设备、仪器设备的损坏、丢失赔偿情况、维修情况、外借记录等 长期 各学院 12 学生实验登记本 学生离校后两年 各学院 13 学生实验理论考试试卷、操作测试记录、实验成绩、实验教学学生问卷调查表等材料.   学生离校后两年 各学院 14 教学仪器使用情况登记本 仪器报废后 各学院 毕业设计（论文）
01 毕业设计（论文）相关管理规定 永久 档案室、教务处、各学院 02 历届学生毕业设计（论文）选题、指导教师名单和成绩评定汇总表 长期 教务处、各学院 03 毕业设计（论文）资料（包括任务书、开题报告、文献综述、答辩、中期检查、论文文本等）
学生离校后两年 各学院 04 优秀毕业设计（论文）资料 长期 教务处、各学院 05 毕业设计（论文）工作计划、总结 长期 各学院 06 毕业设计（论文）选题分析和质量分析报告 学生离校后两年 教务处、各学院 07 毕业设计（论文）工作安排表及检查材料 学生离校后两年 教务处、各学院 08 毕业答辩安排表、毕业答辩记录、毕业设计（论文）与答辩总结 学生离校后两年 各学院 教学质量管理 01 各级教学管理规章制度 永久 档案室、教务处、各学院 02 上级、职能处室下发的各种教学检查、评估文件 长期 教务处、各学院 03 学校学院年度教学工作总结、期中教学检查计划和总结材料等 长期 教务处、各学院 04 教学质量监控体学院 长期 教务处、各学院 05 学校系管理规章制度或实施细则 永久 档案室、教务处、各学院 06 各学院各类教学管理人员岗位设置与职责 永久 档案室、教务处、各学院 07 教学事故处理记录和相关材料 长期 教务处、各学院 08 各类人员的听课记录及分析、反馈材料 长期 教务处、各学院 09 师生关于教学工作的意见处理、反馈材料 长期 教务处、各学院 10 教师授课质量评估材料 长期 教务处、各学院 11 教师教学工作及教学效果评价材料、教师奖惩情况及教师进修、培训、学习情况 长期 教务处、各学院 12 教学档案检查材料 长期 档案室、教务处、各学院 13 试卷检查、评估、分析等材料 长期 教务处、各学院 14 实践性教学检查材料 长期 教务处、各学院 15 毕业设计（论文）检查材料 四年 教务处、各学院 16 专业建设评估材料 永久 档案室、教务处、各学院 17 课程建设评估材料 永久 档案室、教务处、各学院 18 教材建设评估材料 永久 档案室、教务处、各学院 19 教学方法和手段改革检查材料 长期 教务处、各学院 20 多媒体教学检查材料 长期 教务处、各学院 21 其他教学工作检查材料 长期 教务处、各学院 其他 01 其他特色教学工作资料 长期 教务处、各学院 第九章 毕业生档案管理办法 毕业生档案管理工作是学校的重要基础工作之一，为做好毕业生档案材料的收集、归档和管理工作,实现学生档案管理工作的规范化、制度化,更好地为学生工作服务,特制订本办法。

一、学生档案管理的职责 1、学生工作处负责制定和完善毕业生档案管理办法；

2、招生就业办公室负责所有毕业生的改派、缓派工作；

3、校档案室负责暂不毕业毕业生档案的保存及后续手续的办理；

4、校档案室负责在规定的时间内接收和转寄毕业生档案；

4、校档案室负责新生档案核查、毕业生档案整理及档案安全保管工作。

二、毕业生档案归档范围 按照相关规定毕业生归档的主要材料包括：高校毕业生登记表、毕业生学业成绩表、电子学籍卡、优秀毕业生评审表、受处分学生的处分材料（已提出书面申请取消处分并获得批准者的材料不放入档案）、入党(团)材料、报到证存根（白色联）、高考原始档案、高考招生名册复印件（加盖学校公章），专升本还应包括专科档案。

三、毕业生档案管理办法 （一）在校生档案管理办法 1、每年秋季在新生入校一个月内按照学籍科要求核实新生档案材料，核实无误后完成建档。

2、学生在校期间，档案以班级为单位在校档案室室保管。

（二）中途离校学生档案管理办法 对于中途由于某种原因不能继续在学校学习完成学业的学生，由学生提出书面自带申请，连同学校退学文件和学生身份证复印件交各二级学院审核，并由校档案室存档，档案密封交与学生本人带离。

（三）应届毕业生档案管理办法 1、毕业生档案属于机要材料，按照省（市）人社厅（局）要求，档案转寄须通过中国邮政邮寄或专人送达，毕业生不能自带。

2、毕业前已落实就业单位或升学的毕业生档案，在毕业生离校后一周内通过中国邮政寄送至档案接收部门。毕业生报到后务必及时到相关部门查询个人档案是否到达，如档案未到达，应及时与学档案室联系。

3、参加大学生服务西部计划的毕业生档案，按照省（市）人社厅（局）规定，毕业生档案暂时存放在校档案室。服务期满后按照相关规定签发报到证，转出档案。

4、确定为暂不毕业的学生档案，在校档案室保管。待取得毕业资格后，档案按规定转出。

5、毕业前考取研究生需要提前调档的，学院审核档案密封后与录取学校调档函原件一同转就业指导中心，通过中国邮政邮寄。

6、教务处确定暂不毕业的学生档案，存放至就业指导中心档案室。毕业生取得毕业资格后，按《报到证》地址通过中国邮政邮寄学生档案。

四、毕业生档案管理工作要求 1、档案内容要完整，不得短缺、遗漏。

2、要依据档案内容，如实在档案材料明细相应栏方框内划“√”。

3、为便于查找，要用铅笔在档案袋封面右上角注明学号、姓名。

4、毕业生档案装袋后由各学院认真审核、密封，封条启封处加盖学院党总支公章。

5、爱护档案，查阅时不准在档案上划圈、涂抹、批注、删改，未经批准不得复制。

6、查阅、借阅档案时，需履行借阅手续，经学生工作处领导审批后方可查阅。

7、我校工作人员，因工作需要需查阅毕业生档案，在借阅时也需严格履行借阅手续，借阅人要爱护档案原件，用后及时归还。

8、外单位人员因政审需要查阅、借调毕业生档案时，必须持单位介绍信。

9、档案室工作人员必须严格遵守保密制度，不得随意将档案内容泄露他人。

10、未经学校学生工作处的同意，不得随意借阅毕业生档案。

11、档案室属机密重地，闲人不得进入。档案室内不准会客、聊天，严格杜绝各类事故的发生。

12、做好防火、防水、防潮、防盗、防有害生物、防尘、防光、防高温等工作，定期检查保管情况，确保档案的安全，做到无丢失、无霉变、无虫蛀、无差错。

五、本制度由学生工作处负责解释，自发布之日起执行。

XX学院 20XX年X月X日