探析教育系统干部人事档案管理质量提升策略

摘 要：现阶段，我国信息化水平已经达到一个新的高度，在人员信息的管理与存储方面发挥着重要的意义，尤其需要重点关注教育系统干部人事档案管理工作的开展进度，真正做到坚持从档案管理工作的实际情况出发，采取多样化、科学化的措施优化教育系统干部人事档案管理工作，使档案管理工作人员的综合素养不断提高，为新形势下档案管理工作的完善与发展贡献力量，不断提升教育系统干部人事档案管理质量。

关键词：教育系统；
干部人事；
档案管理；
策略

教育系统档案管理工作涉及每一名教师的社会关系、个人经历、工作业绩等，是对教师过往经历的最真实、最客观的记录，也是人才信息的重要载体。但是，仍然有相关部门对教育系统干部人事档案管理不够重视，甚至认为档案管理工作就是简单对个人信息进行记录，没有什么实质性的意义，忽视了教育系统干部人事档案可以对教师的职务、考核甚至是人事任命与选拔都会起到十分重要的作用。因此，需要改变传统观念重新认识档案管理工作，尤其需要从思想以及实践操作中提起重视，并通过科学规划档案管理工作，使教育系统干部人事档案管理制度得到进一步优化，同时利用先进的科技手段，高效、高质地为教育系统干部人事档案管理工作提供保障。

一、教育系统干部人事档案管理的意义

1.有利于提高决策依据的可靠性

教育系统干部人事档案信息是非常重要的资料，学校管理层在对干部进行管理的过程中，需要参考档案管理中的内容，并将其作为工作决策的重要依据，从而能够在开展教师的任命、职称考核等方面提供数据支持，使人员管理变得更加科学化、有序化。

2.有利于准确记录教师信息

教育系统干部人事档案管理的有效开展有利于准确记录教师信息，提高对教师管理的效率。通常情况下，学校教师的各种信息、资料等都会录入教育系统中，并归纳、整理、建档，这些资料包括教师的个人简历、学科专业、教学评估、职业证书以及获得的各种奖励等，通过将这些信息、资料进行收集，能够更好地反映出教师的专业能力、教学能力以及发展潜力，从而加深对其了解。

3.有利于提升对教师的管理水平

教育系统是选拔、考核以及任免教职工的重要系统，而档案管理能够使教育系统在人员管理时更加合理化，有利于促进教育系统内部人才队伍的建设。教学质量的高低在很大程度上受到教师教学水平的影响，而加强对教师的管理能够进一步优化教学水平，实现对教师的系统化、科学化管理，真正实现教师人才队伍的建设。

4.有利于约束教职工行为

教育系统干部人事档案管理部门主要负责教职工、干部的信息收集、存储、分析以及管理，并准确记录教育系统内每一名教职工的社会关系、历史表现，并将这些资料存储于教育系统干部人事档案管理部门，能够使教育系统的所有教职工产生归属感。同时，也是对教职工的一种无形的约束，使其能够时刻保持良好的工作状态，为教育事业贡献力量，促进教育工作的顺利开展。

二、教育系统干部人事档案管理的原则

1.规范统一化原则

在档案管理的过程中，无论是采用传统的档案管理模式还是采用档案管理信息化模式，都需要坚持遵循档案管理规范统一化原则。尤其现阶段，教育系统干部人事档案管理越来越重视信息化、数字化建设，需要档案管理负责人更加深刻认识到规范统一原则的价值。在教育系统干部人事档案管理部门开展信息化建设，是对传统的档案信息资料进行信息化处理，档案管理人员需要在进行档案管理的过程中，按照档案资料的标识、格式等进行规范化、统一化处理，并在进行档案信息资源共享时科学、规范地应用网络平台及相关软件，从而有效避免后期出现因为网络平台或软件不同而导致信息不可用等问题。

2.真实、安全性原则

现阶段，教育系统干部人事档案管理部门不断开展信息化建设，以往沿用的档案管理模式已经相对落后，在很多方面都已无法跟上现代化发展的脚步，尤其无法满足档案管理的需求，但是仍需要继承传统档案管理的优点，即传统档案管理在对档案资料原件进行保管的基础上，能够最大限度地保障教育系统档案信息的真实与安全。

3.高效实用性原则

现阶段，教育系统干部人事档案管理工作正处于调整、优化的关键时期，其中与传统档案管理最主要区别就是其具有一定的高效性。在对档案信息进行管理时，不是为了完成管理工作而工作，而是为之后有效解决提取档案信息等工作为出发点。基于此，应该将档案管理工作的高效实用性作为现阶段教育系统档案管理工作的重中之重。

三、教育系统干部人事档案管理存在的不足

1.缺乏对干部人事档案管理的重视

在大部分人眼中，教育系统干部人事档案管理是一项简单、枯燥、相对乏味的工作，不需要较强的能力就能够胜任，该工作只是简单地将档案信息、资料进行归纳、整理、保存，因此，教育系统内部存在缺乏档案管理的正确思想理念，在很大程度上忽视了档案管理工作，以至于在实际的人事安排过程中，没有在档案管理部门配置足够的人手，而且配置的工作人员大部分都没有档案管理工作经验，缺乏档案管理工作所必需的专业性与责任心，在较大程度上影响了教育系统人事档案管理工作开展的科学性、合理性、有序性。一般情況下，我国对教育系统干部人事档案管理的条件相对固定，需要档案管理人员具有一定的政治素养、信息化能力以及档案管理工作的经验，如果单位无法满足岗位人员数量的要求，会在很大程度上降低档案管理工作效率，出现档案信息积压甚至丢失的情况，无法充分发挥档案管理工作在教育系统干部人事管理中的作用。

2.工作人员素质有待提升

现阶段，教育系统干部人事档案管理工作的开展还存在着内部员工综合素质无法达到预期标准的问题，因为现在的教育系统干部人事档案管理工作突破了传统的工作模式，不再是原来以纸质档案为主要工作内容的管理模式，而是转变为以计算机录入为主的工作方式，面对这一转变，许多工作人员没能及时自我调整，仍然习惯于传统的工作方式，使档案管理工作效率无法达到预期效果。同时，还存在部分员工信息化素养较低，不能在短时间内学习和理解信息化管理模式，导致在实际的档案管理工作开展中无法发挥信息化档案管理的价值。

3.档案管理模式不完善

现阶段，档案管理模式不完善是亟须改善和解决的问题，这一问题的严重性与紧迫性主要体现在管理内容方面，比如，教育系统干部人事档案在实际的工作中并没有标准化的归类模式，与实际工作存在很大的区别。从档案管理工作内容来看，大部分工作内容都是围绕教师的思想政治表现，但随着教学改革的不断推进，教育系统干部人事档案管理的工作内容逐渐向教学、科研以及人才选拔方面调整，较为关注教师的思想政治、教学水平以及科研能力等。同时，教育系统干部人事档案管理在管理方式上也存在着一定的不足，使得档案管理工作量较大，并且准确性得不到提升，不利于教育系统干部人事档案管理的长远、稳定发展。

4.档案的收集、整理不到位

现阶段，在教育系统干部人事档案管理工作中还存在着档案收集、整理不到位的问题，由于教育系统干部人事档案管理制度存在一定的落后性，且没有得到及时更新，导致档案管理部门的岗位职责出现混乱，严重制约档案管理工作效率的提升。同时，教育系统干部人事档案管理部门缺乏科学化、专业性的资料收集方式，各个部门彼此独立，经常出现重复收集、整理的情况，再加上档案管理人员的积极性较低，工作热情不足，从而无法对教师、干部的简历资料、学术成果等进行高效的收集、整理，在很大程度上影响人事的选拔与任命。

5.信息共享水平较低

教育系统干部人事档案管理工作中信息共享水平较低也是亟须解决的问题，因为，教育系统干部人事档案管理工作的内容较多，且信息资料的种类多样，而各个部门之间的沟通较少，彼此之间的信息传递严重不足，无法实现各个部门之间的信息共享交流，而档案管理工作的有效开展则需要与各个部门实现对接，这种信息共享程度低的现状严重影响了档案管理工作的效率。同时，由于内部数据信息交流的闭塞，也使得档案数字化管理工作的效率得不到提升，档案资源的利用率下降。

四、教育系统干部人事档案管理质量提升策略

1.提高重视，加大资金投入

教育系统干部人事档案管理质量的提升离不开上级领导的重视以及资金的支持，需要上级部门提高对档案管理部门的重视，保障档案管理部门新技术、新人才的引进，使教育系统干部人事档案管理工作效率得到显著的提升。同时，加大资金投入，将重点资金用于先进数字化设备的引进和采购，为档案管理信息化建设提供完善的基础性设施，从而使档案管理工作能够得到快捷、便利、高效地开展。

2.加强人才队伍建设

教育系统干部人事档案管理工作的开展，人才是不可或缺的关键一环。首先，必须从教育档案管理工作的现实条件出发，通过科学管理、合理配置现有的教育档案管理工作人员，以实现教育档案管理质量的提高；
其次，通过制定培训方案，强化培训力度，加强信息化技术方面的专业指导与培训，使档案管理人员的信息化理论与实践操作能力不断进步，使其能够更好地开展档案管理信息化建设，满足现代化档案管理的需求；
最后，在档案管理部门内部建立档案联络员制度，因为教育系统干部人事档案管理需要处理大量的档案资料和信息，为了能够实现高效收集、归档资料，需要由各个学校建立联络员队伍，负责本学校教师档案信息的收集以及上传，从而提高教育系统档案管理的全面性与准确性。

3.创新档案管理方式

传统的教育系统干部人事档案管理工作模式固化，需要通过不断创新档案管理方式才能够改善。首先，建设数字档案室，充分利用网络系统将各个学校、部门的档案信息共享，并设置不同的查阅权限，提高档案信息的使用效率；
其次，建立档案审核机制，通过档案审核机制，可以将不同方式收集的档案信息进行统一审核，从而做到教育系统干部人事档案信息的真实性，为人员的任命与选拔提供保障；
最后，以重新构建考核方式为起点，對现有的档案管理工作人员进行重新评价，将平时工作中消极怠工、效率低下、能力不足的员工进行整体培训，将培训成绩不合格的员工剔除档案管理队伍，而对于能力突出、工作热情的员工给予精神与物质的奖励，通过这种考核模式的重新制定能够进一步实现教育系统干部人事档案管理工作质量的提升。

4.规范档案管理工作，严把质量关

只有严格规范档案管理工作，才能够进一步实现教育系统干部人事档案管理工作质量的提升。首先，需要重新设定档案分类标准，这样既可以方便以后档案信息的查询，又能够明确工作流程，提高工作效率；
其次，要进一步细化档案管理工作，将教育系统干部人事档案信息资料一一核对，实现教师档案资料的全面性；
最后，要在提升教育系统干部人事档案管理质量方面下功夫，定期开展检查工作，使档案信息的准确性与完整性得到保障。通过规范档案管理工作，能够发现其中的不足，及时进行改进与优化。

5.推进档案管理信息化建设

现阶段，教育系统干部人事档案信息化建设是档案管理升级的必经之路，尽管信息化档案管理不会完全替代纸质档案管理，但信息化建设能够进一步提高数据的准确性，能够有效开展人员档案信息分析，提高档案信息的利用效率，因此，需要不断完善信息化基础设施建设，推进教育系统干部人事档案管理向电子化方向发展，实现教师信息的数据化、电子化。

具体来看，现阶段我国科学技术水平迅速提升，计算机技术在持续更新升级，教育系统应当扩大对其资金支持，在现有的基础上积极引进各种新型的管理技术和硬件设备，不断完善人事档案管理信息化系统，使其与当前社会发展要求相适应。基于此，各级领导应当充分意识到人事档案管理工作的重要性，深入开展软件开发工作，促使人事档案管理人员都能够积极参与到培训活动当中，不断吸收各种先进的设备管理知识和理念，助力其档案管理水平的提高。

除此以外，管理者还应当高效落实对于人事档案信息的开发，确保档案管理可以真正同人力资源开发的要求相适应。相关部门需要招聘在信息化建设方面有一定水平的工作人员，为档案管理信息化建设成效的提升提供人才支持。从本质上看，人事档案信息的收集最主要的目的在于高效利用，以达到资源共享的效果，教育系统需要围绕着信息系统构建计算机网络分系统的档案管理模式，及时有效地实现工作调配。直观全面的数据可以为档案管理工作效率的提升奠定坚实的基础，真正发挥出各种信息数据资源的应用价值，为教育系统干部人事资源的科学分配和合理调动提供参考。

五、结语

现阶段，教育系统越来越重视对档案资料的管理工作，传统的档案管理方式已经不适应时代发展要求，满足不了教育系统对于人才信息的需求，因此，必须顺应时代潮流，采取多样化的方式，提升档案管理工作效率，促进档案信息管理质量的提升。

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（作者单位：山东省菏泽市教育事业发展中心）

作者简介：李春强（1990—），男，汉族，山东菏泽人，硕士，档案馆员，研究方向：教育档案管理。