如何提升档案管理人员素质

陈星 邹城高级职业技术学校

在学校日常工作中，档案管理属于非常关键的一个组成部分，在有序管理固有档案的基础上能够及时反馈学校的一些具体状况，从而为教育、科研提供翔实、系统的信息。并且，档案管理的效果是否理想也凸显了学校的办学实力。在教育改革的发展形势下，学校档案管理存在一些挑战。因此，档案管理人员应把控学校的发展动态，掌握科学的档案管理方法和模式，以及熟悉信息化技术的具体应用，以促进档案管理的实施。

（一）知识组成滞后

随着社会的不断进步，知识更新速度越来越快。基于信息技术的广泛应用和普及，档案管理方式出现了非常大的改变，档案管理并非单纯地储存纸质资料，而是紧紧围绕信息服务。鉴于此，学校档案管理人员需要时刻保持先进性，紧跟社会发展的要求，在工作中主动吸收新内容，比如吸收计算机、网络信息技术等专业内容，确保持续提升自身综合素养，进而更好地开展档案管理。然而，现实情况是学校忽视档案管理工作，对档案管理的投入缺乏，通常都是组织学校教师等开展档案管理。因为专业跨度较大，以及未曾掌握专业档案管理技能，其开展的档案管理效率和质量较低。另外，尽管一些学校在档案管理中设置了专业的人员，可是相关人员的年龄较大，并且因为受到滞后思想的制约，所以他们难以实时学习和掌握新的管理知识或技能。在应用相关信息技术手段开展档案管理时，有关人员难以升级档案管理系统或网络，也不能实时解决存在的档案管理难题。整体而言，档案管理人员的知识组成不合理、知识更新缺乏先进性，这严重阻碍了档案管理质量的提高[1]。

（二）创新观念缺乏

无论是何种工作，还是何种领域，创新观念都非常关键，学校档案管理中人员的创新观念不可或缺。尽管跟其他管理工作相较而言，档案管理的原则性较强，然而，在新发展形势下，档案管理需要不断创新。当前时期，基于学校的持续发展，以往的档案管理模式不符合具体的工作需要。鉴于此，档案管理人员需要增强创新观念，实现固有工作观念和模式的创新，进而提升档案管理效率和质量。可是，因为学校忽视档案管理，也未曾对档案管理人员提出更高的标准和要求，档案管理人员往往不思进取、缺乏创新观念。档案管理人员认为自身仅仅需要搜集和整理档案信息即可，不积极作为，工作中的创新观念缺乏。长此以往，无论是档案管理质量，还是档案管理效率，都较低，并且相关人员难以实时发现问题症结所在，也不能积极处理和应对，这非常不利于提升其素质和能力。

（三）法律意识缺乏

我国在二十世纪九十年代即颁布了若干档案管理的法规，其中明确了档案管理中的各单位务必遵守法规制度，也对档案管理人员提出了非常高的素质要求，即，不但应具备非常强的档案管理观念，而且应真正了解档案管理的法规体系，在工作中能够以法律为武器处理一系列问题。然而，当前时期，相关人员大都缺乏相应的法律意识，并且也不能系统地把握相关的法规知识，无论是在收集档案资料中，还是在整理档案信息中，都存在一些不足之处，这严重影响了档案管理工作的有序进行[2]。

（四）服务观念差

档案管理工作十分复杂，存在较多的管理事项，并且非常单调和枯燥。因为学校不重视规范和制约有关人员，所以档案管理工作非常随意，常常是处在应付的状态，档案管理人员在工作岗位上非常松懈，与此同时，由于档案管理人员的设置人数较多，因此造成有的档案管理人员在工作中的懒散现象，在开展上级领导安排的任务时不积极担负责任，从而难以实现理想的整体档案管理效果。

（五）业务素质和能力较低

整体而言，档案管理人员的业务水平较低。具体来讲，一是针对档案管理人员的专业培训缺乏。在网络信息社会中，档案管理需要凸显信息技术的价值。然而，当前时期很多档案管理人员的计算机技能较低，也缺乏丰富的档案管理知识和较高的档案管理技能。并且，在正式上岗前，有关管理部门未曾组织专业的培训活动，档案管理人员的综合素养较低，在工作中难以熟练地开展有关管理工作，工作中存在较大的难度或阻碍。二是工作太过被动。工作岗中的档案管理人员非常被动和消极，不想发挥自身的主观能动性，上级领导指派什么就做什么，不能一致化管理档案资料。三是学习的意识缺乏。档案管理人员在工作中安于现状，不积极掌握新技能和新知识，从而难以优化整体的工作现状。

（一）有效把握相关政策

对于学校档案管理工作而言，其需要管理人员有着正确的政治思想，可以积极执行党的政策和方针，档案管理人员需要把控有关的档案管理法规制度体系，可以遵守其中的一系列规定，根据法规要求组织有关工作，不可逾越法律的鸿沟。

（二）职业道德素质较高

档案管理工作要求有关人员具备较强的责任心以及非常细心，并且具备工作目标、热爱档案管理工作，可以明确具体工作的方向，确保提升档案管理效率和质量，并且档案管理人员还需要有相应的服务意识，以顺利完成档案管理的一系列工作。

（三）档案管理综合素养以及技能较高

档案管理人员需要有综合素养和技能，可以熟悉档案管理的基本方法、技术、技能，如懂得操作计算机软件，可以开展信息化档案管理，涵盖查询以及储存和输出档案信息等，能够根据档案信息化管理的标准整合与分析档案资料，可以分类管理档案，以有效凸显档案管理的价值。档案管理人员还应提升自身的信息整理以及处置能力，主动开展有关工作，确保工作内容的定期更新[3]。与此同时，档案管理人员务必密切关注跟档案工作存在关联的内容以及相关的管理新技术或模式等，从而持续优化档案管理。除此之外，还需要具备非常专业化的档案保护技术、经济学、法学、基础理论、科学技术、写作等有关知识，并且有相应的外语知识和熟练的计算机技术、财务管理、公共管理、行政管理业务技能。

（四）人际交往和团队协作能力较强

档案管理工作跟其他的一系列部门并非毫无关系，为此，相关人员应具备相应的互动交流能力，可以在工作过程中注重学习和互动交流，以便于开展档案管理工作。具体来讲，档案管理人员的人际交往能力涵盖对内以及对外两个方面，其中，对内重点涵盖团结协作能力以及向心力和凝聚力，而对外要求具备良好的发展观念，尽量地获取他人对自身档案管理工作的支持[4]。

（一）引导档案管理人员转变思想

学校应高度关注档案管理，真正明确相关工作开展的现实作用，有效启发相关人员转变思想。具体来讲，能够结合教育宣传方式使档案管理人员转变思想，让其在工作中明确自身的工作责任，以及形成端正的工作态度和良好的职业道德素养，以及时刻把控关于档案管理的一系列政策的实施状况，了解相应的工作特色。在实现相关人员思想转变的基础上，能够让其高质高效地开展档案管理。并且，学校需要根据档案管理的具体贯彻实施现状布局相关的人员及其组织，提升档案管理效果，推动学校发展。学校在教学档案管理中应凸显自身的办学特色和专业特点，适度完善教学档案资料等内容，督促档案管理人员主动收集学校有代表性的教学方法、教学经验等，特别是各个专业学科教学中的技能操作影像信息，进而借助针对的资料信息推动档案管理人员的可持续发展[5]。

（二）有效体现政府部门指导以及监督功效

因为该学校跟其他学校存在显著的不同之处，所以想要促进学校的更快进步，需要有效监管和指导学校档案管理。具体来讲，能够很好地发挥政府的作用，促进相关人员系统、综合地把握相应的法规体系，以及在档案管理工作中真正提升配合或协调能力。政府部门能够实施有效途径提高档案管理的监督意识和水平，督促学校的相关领导干部以及人员定期或不定期地学习一系列档案法规，以使档案管理越来越优化和完善[6]。并且，这样也可以很好地提升档案管理人员的素质，从而推动学校更加顺利地开展档案管理，确保工作效率和质量的提升。

（三）组织思想教育以及专业素质和技能培训

在学校档案管理中需要提升有关人员的素质，根据档案管理现状对有关人员提出相应的要求，让其在具体工作中体现自身的长处，能够吸收专业的档案管理人员，确保其在具体工作中发挥积极主动性。并且，学校应培训档案管理人员，这样做的好处是让其在岗前即有一定的经验和较高的技能，可以很好地熟悉关于档案管理的一系列内容和技巧，以及深刻把握档案管理中的一系列标准。还应对档案管理人员开展职业道德教育，提升其思想道德素质，这样档案管理人员在工作中具备正确的意识和态度，能够维护档案信息的真实性，也可以完善档案信息，从而促使按部就班地开展档案管理。学校能够定期开展档案管理的培训工作，让有关人员可以通过此活动提升素质和能力，以及使其可以熟悉档案管理一系列内容和流程，涵盖档案搜集、整理、统计、鉴定等，确保有效处理、有序衔接相关流程。此外，学校还应培训档案管理人员的计算机应用技能，让其在技能竞赛或经验沟通活动中累积丰富的经验，可以通过计算机技术熟练开展档案管理，对档案管理的信息化建设给予高度关注以及支持。

（四）创设理想的档案管理工作竞争气氛

学校档案管理的落实应引入有关的竞争机制，在创设良好竞争气氛的基础上能够让档案管理人员增强竞争观念，从而有助其迅速提升素质和能力，以优化和完善档案管理。学校需要对档案管理部门的相关职责做出清晰地定位，让其明确自身工作的重要性，把档案管理工作跟其他工作同等看待。而创设良好的竞争气氛，可以很好地调动档案管理人员的工作积极主动性，有效引导其思维行为，以支持档案管理工作的有序进行。学校需要完善有关政策，确保充分地体现档案管理竞争机制的效能。与此同时，学校应完善相应的激励机制，根据具体工作现状建设相应的档案管理激励机制，以促使相关人员不断提升素质和能力。并且，激励机制的应用还能够规范档案管理工作，保障档案管理部门的有序运行。其中，在激励形式上能够实施物质激励以及精神激励，并且实现激励手段的创新，确保所有人员的素质都获得提升。

（五）实现档案管理工作模式的创新

应实现档案管理工作模式的创新，具体来讲，能够应用现代化技术优化工作模式，使无纸化办公目标实现，以改进之后的管理流程、降低人员工作压力，让其在档案管理中科学地组织时间和规划任务，提升档案管理质量。应完善档案管理的有关设施设备状况，应用先进的档案管理系统，引导人员高质高效整理档案内容，并且防范档案数据错误的情况。在创新档案管理技术的基础上，档案管理人员的工作热情被激发，其工作创新观念也逐步增强，从而更好地凸显档案管理人员的专业素质优势，确保服务于档案管理工作。

（六）完善档案管理的评估体系

奖惩环节是否公正和公平要求相应的评估体系，只有如此，才可以使所有人员信服。为此，完善的评估体系的建设非常关键。有关部门在评估体系的制定中应统一奖惩机制，能够基于任务完成、学习能力、业务水平、工作态度等内容开展评估，仔细地划分评估内容。以及制定合理科学的评分制度，尽可能地确保所有人员都认可，进而有效地评估档案管理人员。在评估工作的开展不但兼顾其工作任务的完成状况，而且兼顾其工作的态度、积极性等，再有效统一他人的评价，确保全面考评，使所有人员都获得奖励的机会。并且，严格惩罚工作不积极、态度不端正、违反规章制度的人员，这样可以使所有人员形成一种危机意识，从而激发其工作热情，促使其积极主动地提升自身综合素质和能力。

综上所述，毋庸置疑，学校的建设和发展中档案管理的意义非常凸显，而体作为学校档案管理人员而言，其素质高度对工作质量和效率具备直接和决定影响。当前时期，由于相关人员的素质较低，依旧需要强化，这就要求引导档案管理人员转变思想、有效体现政府部门指导以及监督功效、组织人员开展有效的思想教育、开展专业技能培训、创设理想的工作竞争气氛、实现工作模式的创新，以及完善相关工作的评估体系。只有如此，才可以持续提升档案管理的工作水平，真正确保档案管理工作为学校的发展提供更好的服务和支持。