极地档案数字化建设的必要性及存在问题对策探讨

王心怡

（中国极地研究中心（中国极地研究所）, 上海 201209）

近年信息化技术的飞速发展以及无纸化办公模式的进一步普及, 推动档案工作朝着信息化的方向快速发展, 信息化建设已经成为当下档案工作发展的重点方向, 而数字化建设则是档案管理模式从传统向信息化转变的重要手段之一。现从极地档案管理工作入手, 结合实际工作情况探讨极地档案数字化建设的现状以及对今后档案工作的影响。

1.1 有利于极地考察历史档案的更好保护

以中国极地研究中心为例, 现阶段库存档案依旧是以纸质档案为主, 其中包含约占库存档案1/4的早期极地考察历史档案, 这些档案记录了中国极地考察事业的发展历程, 包含了极地考察科研、基建、装备等各方面的内容, 是回溯中国极地考察历史的珍贵资料。这些极地历史档案是我国早年开展极地考察时在极地现场的工作和生活中逐渐形成的, 受限于当时恶劣的极地环境和保障条件, 极地档案在形成初期就未能处于良好的档案保管条件下, 存在纸张发脆、受潮、字迹不清晰等问题。同时由于早期人们没有形成足够的档案保护意识, 也缺乏科学的档案保管知识和手段, 在纸质档案频繁的借阅、使用过程中因为难以避免的触摸、光照、湿度等客观因素, 导致档案受到不可逆的损伤, 即使通过后期的档案修复, 也难以恢复到档案最初的状态, 如果继续沿用这种利用方式, 无疑缩短了珍贵历史档案的使用寿命, 不利于档案的保护。及时将历史档案进行数字化扫描, 建立电子档案数据库, 配合档案综合管理系统的使用, 尽可能的减少档案原件的接触, 使其能够长期保存在严格控制温湿度、光照等的档案专业库房中, 有利于延长档案的使用寿命, 达到保护珍贵档案的目的。

1.2 极地档案利用的特殊需求

极地工作存在其特殊性, 大部分的科研、基建、保障等业务工作都是在极地现场进行的, 现阶段随着极地领域考察研究需求的扩展, 每年度需要分别执行一次南极科学考察和一次北极科学考察, 全年有将近9个月的时间是在大洋极地现场, 所在单位有超过半数的业务依托于极地现场工作, 每年度参与极地考察的人员接近500人次。在极地现场工作中, 包含了基建、科研和业务调查等多方面工作内容, 而参与每个考察队次的科考人员并不是固定的, 为了让极地现场工作有延续性地进行下去, 就需要历年各队次的档案为后续工作提供依据。极地考察工作任务量大、涉及学科领域众多, 这使得随考察船或飞机携带大量实体档案是不现实的。同时极地现场环境恶劣, 考察队移动频繁, 工作中不能很好地随时保证档案实体的安全, 极易造成档案损毁, 所以极地档案的数字化建设是保障极地现场工作的一项重要且迫切的任务。

1.3 电子化办公发展的必然需求

电子办公相对于传统的纸质办公而言, 具有方便、快捷、高效等特点[1］, 逐步成为主流的办公模式, 中国极地研究中心现已拥有成熟的办公自动化系统, 可以执行各类办公流程, 使办公流程进一步朝着无纸化方向发展, 同时档案管理也有相应的综合管理系统, 能够进行档案收集、整理、立卷、移交、借阅、统计等流程管理。之前两个系统相互独立运行, 未能充分发挥信息系统的优势, 为满足信息一体化的需求, 应进一步推进档案综合管理系统与办公自动化系统之间的对接, 使办公流程中产生的文档自动归档在档案管理系统中, 这将在很大程度上减轻档案工作人员的工作量。

1.4 信息化发展的未来趋势

随着电子信息化的飞速发展, 档案数字化管理的优势也越来越显现。主要体现在：（1）简化归档流程。数字化管理下的档案简化了收集和整理的流程, 从源头即办公自动化系统上就可以对档案资料进行分类, 避免大量档案资料汇聚到档案系统后, 依靠人工在流程末端进行分类整理造成的错误或疏漏, 使档案归档的流程更为快捷方便和准确。（2）提高档案检索精度。现在比较主流的方法是将纸质档案数字化扫描成双层PDF格式的电子文件, 当用户检索档案时, 不仅可以检索到档案目录层面, 更可以利用关键词精确检索至文件内容, 极大地提高了档案检索的精确度。（3）有效防止档案信息遗失。电子档案是将原来的纸质档案信息转化成数字代码存储在硬盘、光盘、数据库等各种不同的载体上, 能够较为容易地实现双套甚至多套备份, 有效防止因纸质档案老化或损坏造成的档案信息的遗失[1］。（4）方便档案管理。档案管理人员可以通过档案管理系统, 详细了解年度档案的收集整理、查阅利用等情况, 为后续档案管理工作的改进和提升提供有效依据。

1.5 保证科技档案的完整性

中国极地研究中心（以下简称本单位）库存的纸质档案中科技档案占了很大比重, 科技档案主要包含本单位的各类科研、基建、业务等项目, 在科技档案的管理流程中如何保证一个项目档案的完整性是面临的一个重要难题。在一个项目执行过程中, 通常会涉及到项目的过程管理性文件、实施中的技术文件以及与项目经费相关的财务文件等。由于很多纸质文件具有原件唯一性, 如签报、上级单位批文等, 在项目文件归档过程中, 原件存于何处一直具有争议性。通常的解决办法是原件归档于一处, 如科技档案中, 尽量保证项目档案的完整性, 而其他地方留存复印件, 同时标注原件存放何处。但在实际工作中, 经常会出现项目研究人员将原件用于财务报销, 最后归于会计档案, 只留复印件用于科技档案归档；
或在实施周期较长的项目中, 原件已在当年归入文书档案, 待项目结束后只能归档复印件, 造成科技档案管理上的混乱, 也造成后续档案原件利用的不便。档案数字化则提供了一个较好的解决方式, 与项目有关的所有原件均归于科技档案中, 同时建立档案数据库, 开放查询端口至办公自动化系统和财务管理系统, 这样既保证了科技档案的完整性, 也方便不同需求角度的查询利用。

2.1 电子档案存储载体的安全稳定性有待提高

目前较为主流的电子档案存储方式有硬盘、光盘、服务器等, 虽然有存储量大、方便备份及环境要求与纸质档案相比较低等优点, 但也存在设备老化、易遭到计算机病毒感染等危险, 而一旦存储电子档案的载体遭到破坏, 将会面临档案信息的大量丢失、泄露, 以及数据恢复的高额成本。所以及时对电子档案信息进行备份, 同时采用更安全稳定的存储载体, 是档案数字化管理过程中需要注意的问题。

2.2 档案数字化管理制度不完善

档案数字化建设是近几年档案工作的重点之一, 各企事业单位都在探索数字化建设的道路, 如国家档案局在2017 年发布的DA/T31—2017《纸质档案数字化规范》, 为推荐性行业标准。但档案数字化建设所涵盖的范围很广, 除了数字化扫描的技术要求外, 还涉及信息安全、涉密档案管理、软硬件配套设施要求、外包服务资质认定等方面, 现有的规章制度与数字化建设的需求差距较大, 不能满足实际工作的要求。国家和地方政府还需要出台相应的政策法规, 建立完善的数字化建设体系, 为基层单位的数字化建设提供指导思想和行为准则[2］。

2.3 先进信息技术手段运用滞后

以本单位为例, 目前档案数字化的管理还处于较为浅显的层次, 仅依靠档案综合管理系统进行档案管理, 作用也仅限于编目、立卷、检索、统计等基本功能, 没有充分发挥数字化管理的优势。档案管理系统没有与其他办公管理系统充分对接, 系统之间功能不配套, 信息不能及时互联互通[3］, 造成档案管理的滞后和不便。缺乏对诸如数据库、大数据等技术的熟练运用, 使档案管理和信息资源挖掘手段还停留在十几年前的水平, 离当前先进的信息管理技术有着较大差距。

2.4 档案数字化管理专业人才缺失

随着档案朝着数字化管理的方向发展, 对档案管理人员的要求也在提高, 不仅要求管理人员拥有档案管理知识, 同时要具备丰富的信息技术专业知识, 在实际工作中要能将两个领域的知识有机结合, 融会贯通, 才能促进档案数字化建设的长远发展。当前, 具有档案专业的全国高等院校较少, 档案高层次人才更是缺失严重[4］, 人才短缺也是造成档案数字化建设进步缓慢的重要原因之一。

3.1 构建科学合理的档案信息化管理体系

档案数字化建设是一项长远工作, 是关系极地档案未来发展的一项重点工作, 档案管理人员需要跳出传统档案工作的思维制约, 结合极地工作的特殊性和个性需求, 充分利用新技术、新手段, 使极地档案工作走上信息化道路, 提高极地档案管理工作的效率, 深度挖掘极地档案资源的价值。单位要建立健全管理责任制, 明确档案的分管领导和管理人员, 专人专责, 做好顶层设计, 明确工作任务, 确立奖惩机制[4］, 同时在软硬件设施、资金、人员等方面提供坚实的保障, 确保极地档案工作有序、健康的发展, 充分发挥极地档案的价值。

3.2 加快推进档案数字化标准规范的制定

档案数字化工作的发展需要有相应的法规及标准规范作为制度保障。从实际工作中看, 近几年各领域、各行业都在陆续开展数字化工作, 需要有一个统一的标准规范为档案管理人员提供工作指导, 从制度层面对档案数字化的扫描加工、移交接收、立卷归档、信息开发利用等方面提出明确要求[5］。而作为极地工作者, 也要依据极地考察工作的特殊性, 制定切实可行的管理规定, 细化档案工作中涉及到的各方面的要求, 为实际工作提供有力的制度依据。

3.3 更新软硬件配套设施

档案数字化建设离不开软硬件设施的配套保障。要提高档案综合管理系统的兼容度, 使其能够和其他办公系统对接, 保证电子资料的正常接收和归档, 减轻依靠人工跨系统归档的工作量和出错率。同时要提升系统的安全防护级别, 随着信息技术的发展, 数据篡改、数据丢失、计算机病毒、黑客攻击等仍存在较大风险, 要利用更安全的技术防护手段来保障数字化档案的信息安全, 必要时采取物理隔离的方式来保障档案信息安全, 要把数据安全放在档案管理的第一位, 避免档案信息的丢失或损坏给单位造成重大损失[4］。

3.4 扩展档案管理人员的专业水平

人才队伍的建设对档案管理未来的发展具有重要的意义, 当下很多档案管理人员, 尤其是基层单位的人员知识储备过于单一, 缺乏信息技术及其他专业的相关知识, 不利于档案管理的健康发展。应建立科学的人才培养和引进机制, 鼓励档案管理人员积极更新知识体系, 不仅是信息科学技术, 还应涉及其他学科领域的知识, 培养档案管理的复合型人才, 打破传统档案管理思想的制约, 推进档案信息化的发展。单位也应搭建科学合理的人才管理体系, 提供良好的发展学习平台, 提高基层档案工作人员的待遇水平, 避免岗位人才流失。

极地档案管理工作虽然是极地考察事业中的一项基础性工作, 但同时也是单位组织管理工作中重要的一环[6］。极地档案数字化管理至今还处在探索的阶段, 在建立管理体系和实施的过程中仍存在着诸多问题, 档案管理人员应积极面对并提出解决方案, 在制度建立、技术支撑、资金保障、人才培养等方面需要不断发展和完善, 最终建立稳定高效的极地档案数字化管理体系。