探讨电商公司财务管理信息化建设

施园

宁波小适电器有限公司

近年来，随着互联网技术的广泛应用，催生了多种模式的电子商务模式，比如B2B、C2C、B2C、O2O 等，我国现有的电商模式有B2B、C2C、B2C、O2O。B2B 典型代表阿里巴巴；
C2C 典型代表有淘宝；
B2C典型代表有天猫、京东；
O2O典型代表有大众点评、美团等，并且已经涉及到各行各业，有租房行业、医疗美容、餐饮、娱乐等。这些电商平台在时代潮流中顺势而起，并且各电商公司间也存在着极大的竞争，电商公司为了抢占更加有利的市场，会不断发展业务、刺激收益，所以很多电商公司都会出现业务先行，管理后行的局势。这种不良管理局势下，财务管理部门在提供精准数据时就会出现严重的滞后性，所出具的数据并不能很好的满足领导层及决策层业务需求。并且电商公司也会把融资资金都用于业务范围扩张，很少有管理层人员关注数据平台的建设，最关键是这方面人才也极为短缺。所以电商公司为了保障给领导提供的数据信息的准确性和及时性，有必要利用财务信息化平台把现有业务逻辑和现有财务数据平台进行关联。

我国的财务信息化起源最早可追溯于1979 年，长春第一汽车制造厂试点，由财政部兴起的会计电算化工作，至今为止已经有40年的发展。在这40年发展期间，财务信息化从最初的电算化发展到一体化，到现在的平台化，预期未来会逐渐趋向于智能化。美国最早的财务信息化发展是以财务共享中心为表现形式，时间可追溯至1990 年左右，当时由美国福特汽车、百特医疗、科尼尔、电气等众多跨国公司牵头，成立了典型的财务共享服务中心。这一财务共享服务中心的成立也给我国财务人员的转型发展提供了更多实质性的借鉴作用。

(一)跨部门间沟通成本高，协调配合差

电商公司跨部门间沟通成本高，协调配合差主要体现在新业务产生、已有业务取数、收集预算计划表、出具管理层报告等，沟通成本高主要体现在沟通时间较长。如表1中某电商公司财务中心与其他部门对接事项时长统计表。

表1 某电商公司财务中心与其他部门对接事项时长统计表

从上表中可以清楚的看成该电商公司财务部门与其他业务部门之间的工作沟通所用时长占用了大部分工作时间，这些时长中还未包含具体沟通细节、多次核对时间，由此看出该公司沟通成本已经严重阻碍了财务中心工作的效率。

(二)财务信息数据准确性无法保障

电商公司财务信息化系统目前面临的问题在于各模块间相互联系不紧密，关联性差，容易出现各业务部门各自为政的局面。比如在订单管理系统中，订单排序是按照订单类型进行分类管理的，并不是按照时间进行的，所以财务部门要确定该订单是否以完结，并且追溯到当月平台订单详情，十分不易。在仓库和物流管理系统中，也没有把退货库存和订单的物流成本进行整体统计，财务部门在进行订单成本核算时会十分困难。在用户账户流水系统中，该系统并没有及时统计不同用户的账户余额，财务部门只能在有需要时一一进行核对，这对于财务部门来说工作量是极大的。

(三)数据传递及时性差

电商公司财务工作最重要的一点就是实时性，因为公司资金信息时刻都在变化，没有掌握动态财务信息监管就无法快速对公司财务情况进行整体把握，导致公司管理层及领导层失去对公司业务活动的资金把控。目前电商公司对于资金情况的统计口径主要有平台流水收支和银行账户流水两方面。对于平台流水收支的统计一般也是在当天平台业务活动后进行整理，最快数据更新也比实时平台业务活动晚一个工作日左右，时效性差。对于银行账户流水统计工作很多表格都要线下人工整理，存在一定的滞后性，无法及时准确的获得当前银行账户情况。并且在财务部门获得一系列的数据后还要进行核验，比如确定平台当日业务明细是否准确、详细，还要一一核对第三方账单收款、提现、退款等详情。这些核对都需要与各部门进行沟通交流，预估会耗费一个工作日，这样所获得的银行账户数据就会存在一天的滞后性，也无法给公司决策层和领导层提供实时数据信息，无法满足领导层对资金实时化管理的要求。

(四)信息化建设水平有限，仍然有很多人工操作

目前电商公司财务信息化建设水平有限，很多工作仍然需要人工操作才可完成，极大的降低了财务工作效率。主要体现在几个方面：第一，报销单要人工进行填写，如果格式不对还要多次修改，财务人员也要重复进行核验，既耽误了报销时间，也加大了财务人员工作量；
第二，线上无法实现对员工借款信息把控，所有员工借款信息都要线下人工进行核验，借款风险极高；
第三，人工进行变动成本和固定成本之间的核算工作。而且人工操作数据信息的准确性也无法保障，也可能因为人员操作失误出现误差，再次核验数据信息内容必然会占用大量不必要的工作时间，这对于电商公司财务管理工作是极其不利的。

在实务过程中，基于电商公司的业务财务融合的需要，很多电商公司在经营中也逐步开始引入电商ERP 系统，以希望实现平台数据在公司内部的实时获取和财务核算端的数据准确性。电商ERP市场群雄逐鹿，多家ERP保持较快增速(包括旺店通、聚水潭、网店管家、电商宝等。作为标准化的，这几个系统功能都相差不大，但是不同之处会在小细节之处体现出来。所以作为应用型企业，在软件实施时需要融合企业战略，定义相关功能模块。

(一)业务查询模块

业务查询模块数据来源主要是数据库，功能是为整个电商公司数据平台提供有效数据明细，是公司报表管理、预算管理和结算管理的基础数据。业务查询模块有平台业务和直播业务两大分支。平台业务有两大功能，其一是总交易明细的记录；
其二是核对当日账户收支明细。直播业务同样有两大功能区，与平台业务相同，只是该模块功能仅针对直播业务活动，并且对主播提现功能设置实名认证，具体信息包括真实姓名、直播ID号码、身份证号、手机号等信息，用于后期个人所得税申报工作。因为业务版块是整个电商平台最基础的数据来源，所以对数据信息的真实性、完整性、及时性都有着极高的要求，所以业务查询模块工作人员在前期准备工作中要花费大量时间精力对数据信息进行验证和逻辑梳理，才能保障业务查询功能顺利进行，为后续信息化模块做铺垫。

(二)预算管理模块

预算管理模块主要是把电商公司的预算计划执行线上管理，让各部门可以通过平台直截了当的查清楚其他部门预算情况，减少各部门间的沟通成本，同时减少财务人员线下统计各业务部门数据的工作量，提高财务工作效率和质量。预算管理模块所有数据都来源于公司资金管理模块、业务查询模块和结算管理模块。预算管理模块主要分支有月度付款预算、项目预算、月度收益预算三部分。第一部分，月度付款预算从预算执行情况和提交本月付款计划两方面展开；
第二部分，项目预算从新增业务和历史业务里两方面进行；
第三部分，月度收益预算，从预算执行情况和本月收益统计两方面展开。

(三)资金管理模块

资金管理模块主要是把公司在线下进行的银行流水都同步至线上，使资金使用情况变得透明、公开化，这样既便于使用者自觉遵守岗位职责，也便于领导层随时随地准确获取资金使用情况。电商公司可以结合平台收支流水对公司产生的资金情况进行合理分类，让领导层更加清晰的获取公司全部资金使用情况。资金管理分支主要有银行流水、账户余额、第三方平台流水三部分。第一部分，银行流水，有两大功能：其一是统计银行流水明细数据；
其二是统计公司截止目前为止的账户余额情况。第二部分，账户余额，两大功能：其一是核对流动资产资金的净金额；
其二是冻结资金余额。第三部分，第三方平台流水，有三大功能：其一是方便查询平台业务产生的所有交易流水；
其二是查询记录直播业务产生的交易流水；
其三是是负责余额统计功能，便于对账户余额数据随时抓取。

(四)结算管理模块

结算管理模块主要是为了实现直播业务活动和平台每日用户充值、提现和退款业务自动对账，并且运用信息化自动核算这两大业务活动每日、每周、每月收入成本数据，为公司财务信息化预算管理和报告管理模块提供可靠、详细的数据支撑。

结算系统管理的两大版块，一是对直播业务活动相关收支情况进行自动核验，该版块主要有两大功能，让业务部门清晰的了解直播业务活动中产生的总交易明细和当日账户收支明细；
二是核验平台业务收支情况，同样设置有两大功能区，整理分析业务收支情况和资金收支情况。结算模块主要解决了传统财务结算工作中大量人工校验数据工作量、各业务部门之间信息数据传递不及时，沟通成本高的问题。

(五)报表管理模块

报表管理模块主要是为了解决出具报告部门与公司其他职能、业务部门自己的沟通问题。报表版块所获得的数据要求准确性、及时性、完整性，所以在出具报告前就要经过公司业务查询管理部门、资金管理部门和结算管理部门三者共同的核验，确保出具数据准确无误。这个版块信息化系统减少了结算人员手工核验时间，也进一步减少了报告组和其他部门之间的沟通成本，而且利用系统自动生成报表的功能既节省了工作人员手工误差，也提高了数据信息的准确性。

报表管理版块分支有业务分析数据表、费用分析数据表、业务趋势图三部分。第一部分主要是负责基础业务数据的自动生成、核对；
第二部分主要负责数据信息同步，把线下业务活动产生的数据信息、费用详情都要由相关工作人员上传至该模块中，供出具报告人员随时查看；
第三部分主要是通过可视化图表清晰的展现目前阶段业务活动趋势和未来一段时间内的业务活动趋势。

(六)费控系统优化

费用管理系统的升级优化会减少大量员工手工统计、核对工作量，极大的提高了财务人员的工作效率。首先对费用单据类型重新划分，分为对公付款(有票/欠票)、费用报销(差旅费/日常报销单)、借款单、核销单(欠款对公付款/员工日常借款设计)四类。其次优化费用业务审批流程。一般公司费用审批都是采用财务单线审批模式，新财务信息化系统中采用业务和财务双线审批的模式，进一步保障审批流程的完整性和费用的合理性、准确性。最后新系统会实现自动对接核算业务，提前设置好核算表与之对接的账目系统，比如支付信息对接银行科目；
客商明细表对接辅助核算；
费用映射表对接费用科目，确保费用统计准确、完整；
部门映射表对接部门系统，保障费用分摊准确；
人员部门统计表对接业务员信息。

本文主要对电商公司财务信息化建设中目前存在的问题进行分析，主要有跨部门间沟通成本高，协调配合差、财务信息数据准确性无法保障、数据传递及时性差、信息化建设水平有限，仍然有很多人工操作等，然后从不同业务板块设计了电商公司财务信息化建设路径，分别有业务查询、预算管理、资金管理、结算管理、报表管理、费控系统模块。因为本人个人经验及财务信息化建设方面专业技能有限，文章中可能存在着不足之处，日后在实际运用中仍要不断完善。