国家开放大学电大专科《办公室管理》简答题题库及答案（试卷号：2180）

国家开放大学电大专科《办公室管理》简答题题库及答案（试卷号：2180）
盗传必究 简答题 1.什么是文员的挡驾方法？主要的挡驾法有哪几种？一般应怎样做？ 答：对于上司不必要接见的来访者，不必要参加的邀请性活动，不想接听的电话，由文员出面阻挡或谢绝。文员没有必要把真正原因告诉对方，只需要礼貌地、委婉地达到阻挡或拒绝的目的即可。（4分）
(1)电话挡驾。上司不愿接的电话，文员要告诉对方，暂时不能接或上司不在，将内容记下，转告上司。上司不能接的电话，要另约时间，或将内容转告；
（2分）
(2)来访挡驾。先问清来由，判断有无必要引见给上司，或先作请示；
（2分）
(3)会议、活动挡驾。对无必要的会议和活动文员要替上司委婉地谢绝。（2分）
2．文员所作的完整的会议记录应该包括哪些事项？ 答：(1)会议名称；
（1分）
(2)会议记录人的姓名、盖章；
（1分）
(3)时间（开始时间、结束时间）；
（1分）
(4)会议地点；
（1分）
(5)议题；
（1分）
(6)主持人、主席；
（1分）
(7)出席者名单；
（1分）
(8)会议的经过情形及结论；
（1分）
(9)相关的资料I（1分）
(10)下次会议预定日期。（1分）
3．单位印章主要有哪些?印章的刻制和使用有哪些规定? 答：(1)单位印章、套印章；
(2分) (2)钢印、领导人签名章、其他印章；
(2分) (3)刻制公章有两种情况：一种是由上级主管机关刻制颁发；
(2分) (4)另一种由法人代表申请，经主管部门批准，公安部门登记后由专门刻制厂刻制；
(2分)(5)公章一般由指定的文秘人员统一使用，其他印章也应专人专用；
(2分) (6)JJH盖公章，是哪一级的公章，须经哪一级的负责人批准，并审核签名；
(1分) (7)将盖用文件名称、编号、日期、签发人、领用人、盖章人等项详细登记；
(1分) (8)JJn盖印章必须做到用力均匀，使印章端正、完整，不歪斜、更不能颠倒；
(1分) (9)凡以单位名义发出的公文、信函等都必须加盖单位公章方能有效。(2分)2．(题略) 4．按照2000年《国务院行政机关公文处理办法》的规定，国务院规定的行政公文共有几类几种? 答：(1)命令(令)；
(1分) (2)决定；
(1分) ·(3)公告；
通告；
(2分) (4)通知；
通报；
(2分) (5)议案；
(2分)(6)报告；
(1分)(7)请示；
(1分)(8)批复；
意见；
(2分) (9)函；
(1分) (10)会议纪要。(2分) 5.简要说明会议纪要有什么作用？有哪两种形式？ 答：会议纪要具有沟通情况、交流经验、统一认识、指导工作的作用。（3分）
可以用于向上级汇报会议情况；
也可以分发给平级或下属单位，以传达会议精神和议定事项，或要求与会单位共同遵守、执行。（3分）
有两种形式：
(1)议决性会议纪要。（2分）
(2)周知性会议纪要。（2分）
6.简要说明文秘人员随上司旅行结束后，要做好哪些工作。

答：(1)整理好旅行过程中所有的单据、凭证，送上司审阅、签字后向财务部门报销，或者结算预支的出差费用。

(2)回到公司上班后，应将出差过程以及有关事务写出工作汇报。如果是与上司同行的，可根据上司的原始记录整理出报告，送上司过目或批准，然后存档备案。

(3)尽快恢复正常工作和生活状态，继续旅行前未完的工作。

(4)把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录，以便将来有用。

(5)对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员，分别去函或去电表示感谢。（每个要 7.办公室事务管理的服务性特征表现为哪三个方面？请简要说明。

答：办公室事务管理的服务性特征表现为哪三个方面？请简要说明。

一是为上司服务；
（2分）
二是为组织服务；
（2分）
三是为公众服务。（2分）
一般阐述（4分）
8.文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统？具体做法是怎样的？ 答：文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统？具体做法是怎样的？ 有电子提示系统和人工提示系统（2分）
电子提示系统的做法：在电脑中设置日程表、报警系统、一周计划以及其他提示事项，文员应该随着情况的变化不断编排和修改输入的信息。（3分）
人工提示系统的做法：
设置基本办公日程表、固定活动日期一览表（1分）
使用提示性备忘录（1分）
准备约会表（1分）
准备特殊提示卡（1分）
准备交往提示文件（1分）
9．简要说明会议纪要有什么作用？有哪两种形式？要点：
答：会议纪要具有沟通情况、交流经验、统一认识、指导工作的作用。（3分）
可以用于向上级汇报会议情况；
也可以分发给平级或下属单位，以传达会议精神和议定事项，或要求与会单位共同遵守、执行。（3分）
有两种形式：
(1)议决性会议纪要。（2分）
(2)周知性会议纪要。（2分）
10.请简单说明提高会议效率的一些基本做法？ 答：遵循法律法规（1分）
合理确定会议目标（1分）
确定必要的与会者（1分）
减少会议数量（1分）
缩小会议规模（1分）
简化会议程序（1分）
缩短会议时间（2分）
控制会议经费（1分）
分析会议成本（1分）
11．文员在处理上司指派的工作时，首先要仔细制定计划，简要说明制定计划时应注意的几个要点。

答：文员在处理上司指派的工作时，首先要仔细制定计划，简要说明制定计划时应注意的几个要点。

(1)充分了解即将开始的工作内容；
（3分）
(2)思考以什么方法进行效率会最佳；
（3分）
(3)上司分派两项以上工作时，必须为工作排定优先顺序。（3分）
12.文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统？具体做法是怎样的？ 答：文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统？具体做法是怎样的？ 有电子提示系统和人工提示系统（2分）
电子提示系统的做法：在电脑中设置日程表、报警系统、一周计划以及其他提示事项，文员应该随着情况的变化不断编排和修改输入的信息。（3分）
人工提示系统的做法：
设置基本办公日程表、固定活动日期一览表（1分）
使用提示性备忘录（1分）
准备约会表（1分）
准备特殊提示卡（1分）
准备交往提示文件（1分）