零星物资采购管理办法 [物资采购审计管理办法]

　 xx集团有限公司

　物资采购审计管理办法

　第一章 总则

　第一条

　为了强化公司物资管理，规范物资采购行为，控制物资采购价格，在保证质量的前提下降低采购成本，维护公司的合法权益，特制订本办法。

　 第二条

　本办法适用于公司所属各部门及子公司所需物资的采购管理，包括：

　1、新店建设自采物资。

　2、老店更新改造自采物资。

　3、车展所需广告物料、礼品。

　4、日常市场广宣所需物料、礼品。

　5、精品加改装所需零配件。

　6、日常办公用品购置。

　7、其他领导安排需要审计的物资采购及相关事项。

　第三条

　审计范围包括物资采购计划（预算）的编制、审批、招标采购、委托加工、验证、付款等物资采购工作的全过程。

　必要时还应跟踪审计物料的使用效果及回收物料的保管、使用情况。

　 第二章 审计内容

　第四条

　物资采购的分类管理，需要编制物资招标采购计划（预算）的，其计划的编制和管理。

　 第五条

　物资采购合同的合法性、严密性、合同条款履行的可行性、完整性等。

　 第六条

　物资采购价格是否合理。

　 第七条

　需要招标采购的物资，其招标采购的方式、方法及程序等。

　 第八条

　物资运输特别是重要物资的运输管理。

　 第三章

　审计要点

　第九条

　物资招标采购计划（预算）审计要点：

　1、需要编制物资采购计划（预算）的，其手续是否完备，有无无计划采购和盲目采购现象。

　2、市场广宣物料的采购是否符合分类管理要求，耐用类物料（桁架、拱门、注水旗等）是否由公司集中采购管理使用，子公司一般只采购消耗性市场广宣物料。

　3、工程临时急需物资的采购是否编制临时采购计划。

　 第十条

　物资招标采购审计要点：

　 1、投标方资格、条件审查。

　2、耐用性市场广宣物料、大宗物资的招标采购是否执行了公司集中采购管理制度；投标单位是否在三家及以上。

　 3、招标采购过程是否做到了公开、公平、公正。

　 第十一条

　物资采购价格审计要点：

　 1、物资采购价格是否合理，是否与同期市场平均价格水平相吻合，有无价格过高的情况。

　 2、是否建立了供应商报价资料库。

　3、是否按公司财务部门规定的结算时间结算。

　 第十二条

　物资采购合同审计要点：

　1、物资采购合同签约双方资格及名称。

　 2、合同条款中是否明确注明产品名称、注册商标与标号、生产厂家、产品规格、型号、等级及包装标准等。

　 3、产品质量要求、技术标准。有国家标准或行业标准的，明确注明执行国家标准或行业标准，没有国家标准或行业标准的，由双方协商签订，在条款中应写明执行何种标准。实行抽样检验质量的产品，在合同中应规定抽样标准、方法、比例等，经安装运行才能发现内在质量缺陷的产品，合同中应具体约定提出质量异议的条件和时间。

　 4、技术资料，包括样品、图纸等。

　5、产品数量和计量单位，按法定计量单位执行。

　 6、产品的交货单位、交货方法、运输方式、到货地点、接货单位或提货单位、交货期限，在合同中应予以明确。

　 7、验收标准、方法和期限。验收方法可采用数量清点和质量检验的方式，对质检出现问题的处理方法应明确规定。

　 8、交货方式和地点。

　9、交付定金、预付款数额及时间。质保时间及留作质保金的比例。

　10、发票类型、结算方式及时间。

　11、违约责任，应明确当事人双方或一方有违约行为时，责任承担的方式和标准。

　12、解决合同纠纷的方式。

　第十三条

　物资运输特别是重要物资运输审计要点：

　1、运输企业资质审查。

　 2、物资运输的可行性研究及费用的审查。

　 3、物资运输合同的审查。

　 第四章

　审计程序

　第十四条

　公司部门和子公司单件或单笔3000元以上的物资采购一般应事前向审计部报送预算。结算时经审计部审计。

　一般应于完成时或每月5日前完成上月的物资资料整理汇总，每月8日前完成审核流程。

　第十五条

　物资采购审计属常规审计项目，采取网上审计和书面审计两种方式，审计完结直接签署意见。

　 公司部门和子公司的物资采购以网上办公系统（ＯＡ）审核为主，将经有关人员（经办人、子公司部门经理、子公司总经理、集团业务部门等）审核签字后的资料电子图片传到网上办公系统（ＯＡ），走网上审核流程。

　金额较大或首次进行的物资采购业务，应先走完纸质资料的审核传递流程，再走网上办公系统（OA）审核流程。

　第十六条

　公司招标采购物资或确定固定的供应商，审计部派员全过程参与；招标采购的物资在付款前必须经审计签证后，财务部门方能办理付款(入账)手续。

　第五章

　审计方法

　第十七条

　对物资采购管理中的重大合同，签约前采用网上或就地审计方式。审计人员参加有关会议，搜集资料，取证查询，审核分析，对合同草本内容、条款提出修改意见。

　 第十八条

　对较重要的物资采购可采用资料查阅、现场盘查、网上查询等调查分析法，分析掌握物资采购情况，提出审计意见或建议。

　第十九条对一般物资采购以送达审计方法为主，必要时采用就地审计，可运用审阅、比较、分析等方法。

　第六章

　审计职权与责任

　第二十条

　应送交审计部审签的合同和发票，应送审而未送的；或虽经审计，但未按审计意见执行的，给公司造成经济损失的，根据有关规定对责任部门和有关人员进行处罚。

　 第二十一条

　经审计发现利用职权进行违法违纪活动的，建议给予相应处分，情节严重构成犯罪的，移交司法机关处理。

　 第二十二条

　物资采购合同一经订立，即具有法律效力，审计部要督促合同承办部门建立合同履行情况、检查考核制度，解决合同履行中出现的重大问题，并对合同执行情况进行跟踪审计。

　 第二十三条

　凡违反本办法，经审计部提出，有关部门不得签章，财务部门不予付款。

　第七章

　附则

　第二十四条

　市场广宣所需物料制作费、新车运费等，参照本办法执行。

　第二十五条

　本办法由审计部起草并负责解释。

　第二十六条

　本办法自公布之日起执行。

　二〇一五年五月十四日