机关单位合同管理内部控制制度模版

　 合同管理内部控制制度

　第一节 总则

　第一条 为进一步规范xx市xx区财政局合同管理，根据《中华人民共和国合同法》、《行政事业单位内部控制规范（试行）》（财会〔2012〕21号）等相关法律法规规定，结合局机关实际和合同业务管控要求，制定本制度。

　第二条 本制度所称合同指局机关为实现一定经济目的，与自然人、法人以及其他单位等平等主体之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。合同管理是指针对合同的签订、履行、变更、纠纷处理、存档等环节的风险点，确定相关的控制措施，强化合同全过程、动态管控，防范合同风险，维护单位合法权益的管理行为。

　 局机关合同管理应遵循依法签订、综合管理、程序规范、归口负责、分工协作的原则。

　第四条 根据局机关业务性质，为方便归口管理，把涉及的主要合同分为：

　（一）办公设施、设备、专用设备、办公用品等货物采购类合同；

　（二）审计、鉴证、信息化、咨询等服务类合同；

　（三）劳务用工、人事管理类合同；

　（四）其他合同。

　第五条本制度适用于局机关经济类合同（不含劳务用工、人事管理类合同）管理工作。

　第二节 管理机构及其职责

　第六条 局机关合同管理实行由办公室综合管理和相关业务科室归口负责、根据职能分工协作的管控模式。

　（一）办公室为局机关合同综合管理科室，设置合同管理岗，负责合同的综合管理，主要职责有：

　（1）负责组织制定、完善局机关合同管理实施办法；

　（2）负责示范合同文本的制定、整理、修订及推行工作；

　（3）负责合同统一管理，包括合同正、副本管理，用印管理，合同备案；

　（4）加强合同登记管理，建立合同管理信息系统，定期对合同进行统计、分类和归档，严格执行合同的借阅、保密、清理和销毁工作，并详细登记合同的订立、履行和变更情况；跟踪局机关内各类合同进度、履约情况；

　（5）参与办公室归口管理的合同的谈判签订、履行、台帐建立、进度跟踪、履约情况分析及问题处理等工作；

　（6）会同局机关法律顾问共同审核合同合法性，对合同的合法性、有效性及风险因素提出评审意见；

　（7）组织参与合同法律纠纷的调解、仲裁、诉讼活动；

　（8）完成领导安排的其它工作。

　（二）归口管理科室是办公室，根据其业务内容和管理职能，归口管理相关合同。具体为：办公室归口管理服务类、货物采购类和其他合同；办公室归口管理合同资金收付合同。

　局机关应建立财务部门和合同管理部门沟通协调的长效机制，实现合同管理与预算管理、收支管理相结合，使单位更加科学合理地配置资源，防范财务风险，提高资金使用效率。

　（三）各业务科室作为局机关合同管理的具体执行科室。主要职责有：

　（1）负责合同相对方主体资格、客户信用信息、履约能力等信息的收集、初审工作；

　（2）负责牵头组织合同谈判；

　（3）负责组织、协调与本科室职能相关的合同文本的草拟、组织评审及具体签订工作；

　（4）负责本科室合同台账建立、登记、进度跟踪、履约情况分析及问题反馈与应急处理等风险管理，并对初始资料的真实性、完整性负责；

　（5）负责所经办合同相关资料整理归档工作。

　（四）人事科对合同执行的全过程进行监督检查。主要职责有：

　（1）监督检查合同的订立与审批程序的合法合规性；

　（2）监督合同执行过程的合法合规性；

　（3）检查合同履行过程是否存在异常或风险；

　（4）检查合同归档和备份工作的合法合规性；

　（5）对于在合同执行过程中发生的合同变更、补充、解除、转让、纠纷等异常风险集体讨论制定出应对措施。

　第三节 合同订立与审批

　第七条 局机关订立合同，应遵守国家的法律、法规和局机关相关管理规定，合同条款明确、完备，合同形式符合要求，严格履行审批程序，维护局机关合法权益。

　第八条 合同订立审批流程如下：

　（一）业务科室根据自身业务需要，有需要签订合同的事项，提出申请，经业务科室分管领导审核后递交办公室；

　（二）办公室负责对资金来源、资金收取和支付方式等进行审核；

　（三）办公室分管局领导负责合同事项审批；对于“三重一大”，大额资金申请，重大事项的合同签订，提请党组会决议；

　（四）业务科室牵头组织合同谈判；

　（五）法律顾问对合同条款的合法合规性，双方权利义务、责任等进行审核；

　（六）业务科室修订完善合同文本；

　（七）分管科室领导对合同进行审核；

　（八）办公室用印备案。

　重大经济合同的签订，由党组会研究决定。合同有关事项需报有关主管部门批准的，必须经批准后才能签订正式合同。

　严格规范授权审批程序，合同签字可由局长授权分管副局长签订合同。

　业务科室按照规定的审批程序提请完成合同签订流程。

　第九条 局机关合同订立的主要控制点是：合同调查、合同谈判、合同文本的拟定、合同审核、法人审批签字、办公室用印、合同备案。

　（一）合同调查。合同订立前，业务科室应当进行合同调查，了解合同对方的主体资格、资信情况，包括营业执照是否有效、拟签订的合同内容是否在对方的经营范围之内、对方是否具有履约能力。重大合同重点调查包括：

　1．审查合同对方的身份证件、法人登记证书、资质证明、授权委托书等证明原件，必要时，可通过发证机关查询证书的真实性和合法性，在充分收集相关证据的基础上评价主体资格是否恰当。

　2．获取合同对方经审计的财务报告、以往交易记录等财务和非财务信息，分析其获利能力、偿债能力和营运能力，评估其财务风险和信用状况，并在合同履行过程中持续关注其资信变化。

　3.对合同对方进行现场调查，实地了解、全面评估和分析其合同履约能力。

　4．与合同对方的开户银行、主管税务机关和工商管理部门等沟通，了解其生产经营、商业信誉、履约能力等情况。

　（二）合同谈判。业务科室组织合同谈判小组，根据实际情况及合同规模选择恰当的洽谈方式，与招投标、政府采购、竞争性谈判、定点采购、询价等方式确定的合同单位进行合同谈判，确定实质性条款、内容。

　这一环节的管控措施主要包括：

　1．组建素质结构合理的谈判团队，谈判团队中除了有经验丰富的业务人员外，还应当有法律、技术、财会等方面的专业人员参与谈判。

　2．收集国家相关法律法规、行业监管、产业政策、同类产品或服务价格等与谈判内容相关的信息。

　3．关注合同核心内容和关键细节，具体包括合同标的数量、质量或技术标准，合同价格的确定方式与价款支付方式，履约期限和方式，违约责任和争议的解决方法、合同变更或解除条件等。

　4．对于影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同还应当聘请外部专家参与合同的相关工作，并充分了解外部专家的专业资质、胜任能力、职业道德情况。

　5．谈判过程中的重要事项和参与谈判人员的主要意见，应当予以记录并妥善保管，建立严格的责任追究制度。

　6．在谈判过程中加强保密工作。

　（三）合同文本的拟定。

　在合同谈判后，需要根据协商谈判结果，拟订合同文本。合同文本应当准确表达双方谈判的真实意思。

　这一环节的管控措施主要包括：

　1．单位对外发生经济行为，除即时结清方式外，应当订立书面合同。严禁口头协议，杜绝合同履行在先，合同签订在后的情况。对于单价小数量不多、可及时结清采购和服务，应当完成必要的协商、支付、审验程序。

　2．合同文本一般由单位业务承办科室起草；重大合同或法律关系复杂的合同应当由法律顾问参与起草；各科室应当各司其职，保证合同内容和条款的完整准确。

　3．国家或行业有合同示范文本的，可以优先选用，但对涉及权利义务关系的条款应当进行认真审查，并根据实际情况进行适当修改。

　4．单位有合同标准文本的必须使用标准文本，没有标准文本的要做到：条款不漏项；标的额计算准确、标的物表达清楚；质量有标准、检验有方法；提（交）货地点、运输方式、包装物和结算方式明确；文字表达要严谨，不使用模棱两可或含混不清的词语；违约责任及违约金（或赔偿金）的计算方法准确；载明纠纷解决方式；明确变更、补充、转让等合同条款。

　5．由签约对方起草的合同，单位应当认真审查，确保合同内容准确反映单位诉求和谈判达成的一致意见，特别留意“其他约定事项”等需要补充填写的栏目，如不存在其他约定事项时注明“此处空白”或“无其他约定”，防止合同后续被篡改。

　6．单位合同文本须报经国家有关主管部门或同级财政部门审查或备案的，应当履行相应程序。

　(四)合同审核。合同文本拟订完成后，科室负责人和分管领导对合同内容进行审核，办公室对合同文本文字和格式进行审核，法律顾问对合同文本整体合法性进行审查。

　这一环节的管控措施主要包括：

　1．审核人员应当对合同文本的合法性、经济性、可行性和严密性进行重点审核，关注合同的主体、内容和形式是否合法，合同内容是否符合单位的经济利益，对方当事人是否具有履约能力，合同权利和义务、违约责任和争议解决条款是否明确等。

　2．建立会审制度，对影响重大或法律关系复杂的合同文本，合同归口管理部门应当组织业务科室、法律顾问进行审核，各相关科室应当认真履行职能。合同归口管理部门主要审查违约责任、争议管辖权等实质性条款是否合法、完整、明确、具体，文字表述是否无歧义；业务科室对具体条款、质量要求等内容进行技术审核；财会部门对支付条款等内容进行经济审查。

　3．认真分析研究，慎重对待审核意见，对审核意见准确无误地加以记录，必要时对合同条款做出修改并再次提交审核。

　4．每位审查人员应当对各自职责做出的审查结果负责。

　(五)合同签署。对于经审核同意签订的合同，科室分管领导应当与对方当事人正式签署合同，并加盖法人章。

　这一环节的管控措施主要包括：

　1．严格划分各类合同的签署权限，对外正式订立的合同应当由单位法定代表人或由其授权的代理人签名或加盖有关印章；授权签署合同的，应当签署授权委托书。单位应当要求相关部门和工作人员按照规定的权限和程序与对方当事人签署合同，严禁超越权限签署合同。办公室应将授权委托书进行编号、留底、登记。

　局机关所有合同必须以单位法人名义对外签订合同。

　严格用印制度。合同经编号、审批及单位法定代表人或由其授权的代理人签署后，方可加盖单位公章。单位法人章必须由专人保管，保管人应当记录合同专用章使用情况以备查。

　3．合同备案和台帐建立。办公室合同岗建立合同台帐，列明合同编号、类型、经办科室、经办人、合同单位、签订时间、地点、金额、标的物、归口科室、履行情况等。

　4．需经有关主管部门批准或登记的合同，经过批准或登记后生效；按照有关法律法规应当进行公证或见证的，必须进行公证或见证。

　第四节 合同的履行及跟踪

　第十条 相关业务科室为履行合同权利义务的具体执行部门。合同签订后，业务科室应该按照合同约定牵头协调合同的履行，其他相关科室应给予配合，确保合同得到全面履行。

　第十一条 合同执行科室应及时掌握合同履行情况，达到合同款支付条件，应及时准备相关资料，填写《项目资金支付审批表》按照规定流程审批，提请办公室付款。由于特殊情况，合同单位进度等达不到付款条件必须付款时，要有保证金（风险金）条款限制，以保证资金安全和项目的顺利实施。

　第十二条 合同执行科室如果发现对方有不履行或不完全履行合同的情况，应当催促、提示对方按合同约定继续履行，并将对方不履行或不完全履行合同的情况上报分管局领导和办公室。

　第十三条 遇有不可抗力等客观因素，导致局机关合同不能履行或不能完全履行合同时，合同执行科室应当立即将相关情况报告分管局领导和办公室，并积极采取补救措施，与对方协商，减少损失。

　第十四条 对合同条款在执行过程中发生的纠纷，合同执行科室应及时查明原因，提出解决办法，并报请分管局领导和合同归口管理部门，及时与对方协调解决。协商解决不成的，根据合同约定，在规定时效内向仲裁机关或向人民法院提起诉讼。

　第十五条 对合同履行过程中的违约情况或违反合同的事件，合同执行科室应及时收集相关资料报送办公室。办公室收到经办科室反馈信息后，组织相关业务科室和法律顾问研究应对方案，经业务分管局领导审核、报局长或党组会审批后，协同相关业务科室实施。

　第十六条 合同执行科室应该建立合同管理台帐，及时做好合同履行情况记录，定期向办公室报告合同执行进度和履行情况。

　第十七条 办公室定期对合同履行情况及效果进行检查、分析，对合同履行中出现的问题给予解释、解决，对经常出现的问题进行研究，并将解决方案纳入合同管理内部控制业务流程。

　第十八条 合同的担保、变更、解除以及争议解决方式，按照《合同法》和合同约定方式处理。

　第五节 合同评价与检查

　第十九条 局机关成立合同验收小组，定期对各业务科室所订立的合同以及合同执行情况进行验收、评价和检查。

　合同验收小组由各业务科室、办公室、办公室主任、科室分管领导等组成。合同监督检查的主要内容有：

　（一）合同管理制度的制定和落实情况；

　（二）合同资料保管和合同管理台账建立情况；

　（三）合同形式、内容的合法性与适宜性；

　（四）合同的签订和履行情况；

　（五）合同纠纷的处理情况；

　（六）合同管理人员的设置、教育培训情况；

　（七）对于在签订、履行和管理合同工作中，因违反合同管理制度，造成重大经济损失的人员的责任追究情况；

　（八）与合同事务相关的其他情况。

　第二十条 合同监督检查过程中，相关科室应当如实提供与检查事项有关的文件、资料，并对有关检查事项涉及的问题做出解释和说明。

　第二十一条 被检查科室应当及时整改合同验收小组提出的问题和意见，并将落实整改情况书面报告合同验收小组。

　第六节 合同档案管理

　第二十二条 合同签订后，相关业务科室应将合同签订相关附件、资料整理提交办公室备案。合同中约定了抵押、担保、公证或见证等事项的，应当同时将抵押、担保、公证或见证等法律文书提交办公室备案。

　第二十三条 办公室对各业务科室所签合同实行统一分类编号管理。对于合同的借阅、保密、清理、销毁等进行规范化管理，将合同相关资料进行完整装订归档。

　第二十四条 对于已经履行完毕的合同，每年1月10日前，相关业务科室应将合同、以及一切往来文书、变更记录等所有资料交办公室统一存档。

　合同资料包括但不限于：合同对方的资信资料、《法定代表人身份证明书》、《法定代表人授权委托书》、《企业法人营业执照》、从业资格要求的相关证书、来往函件、数据电文、招标投标文件、合同、补充合同、会议纪要、来往函件的签收单据、合同评审表（记录）、合同登记表、合同交底纪要、合同履行信息表、财务结算凭证、起诉状、答辩状等，以及各类合同中相关的文件、资料等。

　第二十五条 合同资料中除技术性资料原件和财务凭证原件按照有关规定保管归档外，相关业务科室应做好其他资料的保管和移交工作。《合同（协议）签订审批表》为合同签订的前置性要件，需作为合同附件由业务科室妥善保管。

　第二十六条 合同原件必须由办公室统一归档保存，日常工作中应