机关部门单位合同管理内部控制制度模版

　 合同管理内部控制制度

　（试 行）

　第一章 总 则

　第一条 为进一步规范xx市xx区卫生和计划生育委员会合同管理，根据《中华人民共和国合同法》、《行政事业单位内部控制规范（试行）》（财会〔2012〕21号）等相关法律法规规定，结合本委实际与合同业务管控要求，制定本制度。

　第二条 本制度所称合同指本委为实现一定经济目的，与自然人、法人以及其他单位等平等主体之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。

　合同管理是指针对合同的谈判、审查、签订、履行、变更或补充协议、法律纠纷处理、存档、借阅等环节的风险点，确定相关的控制措施，强化合同全过程、动态管控，防范合同风险，维护单位合法权益的管理行为。

　第三条 合同管理的原则是依法签订、综合管理、程序规范、归口负责、分工协作以降低合同风险，跟踪监督、及时调节、预防为主，提高单位资金使用效益。

　 签订、履行、变更、解除合同，必须遵守《中华任命共和国合同法》及有关法律、法规、规章，参照有关政策。

　第四条 根据xx市xx区卫生和计划生育委员会业务性质，为方便归口管理，把涉及的主要合同分为：

　（一）办公设施、设备、专用设备、办公用品等货物采购类合同；

　（二）审计、鉴证、信息化、咨询、聘请第三方进行资产清查等服务类合同；

　（三）建设规划、可行性研究、勘察、设计、工程造价、工程施工、工程监理等基本建设相关类合同；

　（四）劳务用工、人事管理类合同；

　（五）其他合同；

　第五条 本制度适用于本委的合同管理工作，下属单位参照执行。

　第二章 管理机构及其职责

　第六条 管理机构及其职责

　本委合同管理实行由党政办公室综合管理、相关科室归口负责、根据职能分工协作的管控模式。

　（一）党政办公室为本委合同综合管理科室，设置合同管理岗，负责合同的综合管理，主要职责有：

　1．负责组织制定、完善本委合同管理实施办法；

　2.负责示范合同文本的制定、整理、修订及推行工作；

　3．负责合同统一管理，包括合同正、副本管理，用印管理，合同备案。

　4．加强合同登记管理，建立合同管理信息系统，定期对合同进行统计、分类和归档，详细登记合同的订立、履行和变更情况；跟踪本委各类合同进度、履约情况。

　5．负责党政办公室归口管理合同的牵头、组织协调签订、履行，台帐建立、进度跟踪、履约情况分析及问题处理等工作。

　6.审核合同合法性，对合同的合法性、有效性及风险因素提出评审意见；

　7.组织研究合同风险管控措施；

　8.参与或组织合同法律纠纷的调解、仲裁、诉讼活动；

　9.对各科室合同管理员进行培训、指导其合同管理工作；

　10．完成领导安排的其它工作。

　（二）归口管理科室有：党政办公室、人事科、规划财务科，根据其业务内容和管理职能，归口管理相关合同，具体为：委党政办公室归口管理服务类、货物采购类、其他合同；人事科归口劳动用工、人事管理类合同；规划财务科负责合同资金收付相关管理工作。

　规划财务科负责建立财务科室和合同归口管理科室的沟通协调机制，实现合同管理与预算管理、收支管理相结合，使单位更加科学合理地配置资源，防范财务风险，提高资金使用效率。

　（三）各科室作为本委合同管理的具体执行科室，主要职责有：

　1．负责合同相对方主体资格、客户信用信息、履约能力等信息的收集、初审工作；

　2．负责组织、协调与本科室职能相关的合同文本的草拟、组织评审及具体签订工作；

　3．负责本科室合同台账建立、登记、进度跟踪、履约情况分析及问题反馈与应急处理等风险管理，并对初始资料的真实性、完整性负责；

　4．定期向资产管理综合管理科室汇报归口管理合同的签订、履行及履约情况分析等；

　5．负责所经办合同资料整理归档工作。

　（四）人事科作为本委劳务用工、人事合同管理科室，主要职责有：

　1.负责劳务用工、人事管理合同统一管理，包括合同正、副本管理，合同备案；

　2.加强合同登记管理，定期对合同进行统计、分类、编号和归档，严格执行合同的借阅、保密、清理和销毁工作；

　（五）本委成立合同监督检查小组，由规划财务科、监察室等部门组成，负责合同管理全过程的监督与检查，主要职责有：

　1.监督合同执行过程中的合法合规性，以及检查合同履行过程中是否存在异常或风险；

　2.对于在合同执行过程中发生的合同变更、补充、解除、转让、纠纷等异常风险集体讨论制定出应对措施；

　3.对于劳务用工、人事管理合同，负责监督检查入职员工选拔的公开透明、合法合规性。

　第三章 合同订立与审批

　第七条 本委订立合同，应遵守国家的法律、法规和本委相关管理规定，合同条款明确、完备，合同形式符合要求，严格履行审批程序，维护本委合法权益。

　第八条 合同订立审批流程

　（一）合同签订前，经办科室收集对方相关资料，充分了解合同对方的主体资格、信用状况等相关情况，确保当事人具备履约能力；

　（二）经办科室牵头组织合同谈判；

　（三）经办科室草拟合同文本；

　（四）政策法规科对合同合法性进行审核；

　（五）经办科室对党政办公室审核过的合同进行修改完善，科室负责人审核通过后，报经办科室分管领导进行审核；

　（六）规划财务科合同审核。规划财务科主要审核合同是否有资金来源、合同付款时间、付款条件等，签署审核意见；

　（七）合同签字。审核完成后的合同报请委主任审批签字；

　（八）党政办公室用印备案。

　重大经济合同的签订，由主任办公会研究决定。合同有关事项需报有关主管科室批准的，必须经批准后才能签订正式合同。业务科室按照《合同（协议）签订审批表》规定的审批程序提请完成合同签订流程。

　第九条 合同订立关键环节控制措施

　本委合同订立的主要控制点是：合同调查、合同谈判、合同文本的拟定、合同审核、法人审批签字、党政办公室用印、合同备案。

　（一）合同调查。合同订立前，业务科室应当进行合同调查，了解合同对方的主体资格、资信情况，包括营业执照是否有效、拟签订的合同内容是否在对方的经营范围之内、对方是否具有履约能力。重大合同重点调查包括：

　1．审查合同对方的身份证件、法人登记证书、资质证明、授权委托书等证明原件，必要时，可通过发证机关查询证书的真实性和合法性，在充分收集相关证据的基础上评价主体资格是否恰当。

　2．获取合同对方经审计的财务报告、以往交易记录等财务和非财务信息，分析其获利能力、偿债能力和营运能力，评估其财务风险和信用状况，并在合同履行过程中持续关注其资信变化。

　3．对合同对方进行现场调查，实地了解和全面评估和分析其合同履约能力。

　4．与合同对方的开户银行、主管税务机关和工商管理科室等沟通，了解其生产经营、商业信誉、履约能力等情况。

　（二）合同谈判。业务科室组织合同谈判小组，根据实际情况及合同规模选择恰当的洽谈方式，与招投标、政府采购、竞争性谈判、定点采购、询价等方式确定的合同单位进行合同谈判，确定实质性条款、内容。

　这一环节的管控措施主要包括：

　1．组建素质结构合理的谈判团队，谈判团队中除了有经验丰富的业务人员外，还应当有法律、技术、财会等方面的人员参与谈判。

　2．收集国家相关法律法规、行业监管、产业政策、同类产品或服务价格等与谈判内容相关的信息。

　3．关注合同核心内容和关键细节，具体包括合同标的数量、质量或技术标准，合同价格的确定方式与价款支付方式，履约期限和方式，违约责任和争议的解决方法、合同变更或解除条件等。

　4．对于影响重大、涉及较髙专业技术或法律关系复杂的合同还应当聘请外部专家参与合同的相关工作，并充分了解外部专家的专业资质、胜任能力、职业道德情况。

　5．谈判过程中的重要事项和参与谈判人员的主要意见，应当予以记录并妥善保管，建立严格的责任追究制度。

　6．在谈判过程中加强保密工作。

　（三）合同文本的拟定。

　在合同谈判后，需要根据协商谈判结果，拟订合同文本。合同文本应当准确表达双方谈判的真实意思。

　这一环节的管控措施主要包括：

　1．单位对外发生经济行为，除即时结清方式外，应当订立书面合同。严禁口头协议，杜绝合同履行在先，合同签订在后的情况。对于单价小数量不多、可及时结清采购和服务，应当完成必要的协商、支付、审验程序。

　2．合同文本一般由单位业务承办科室起草,由合同归口管理科室组织审核；由外部法律咨询专家、办公室及上级领导审批；重大合同或法律关系复杂的合同应当由法律专业人士参与起草；各科室应当各司其职，保证合同内容和条款的完整准确。

　3．国家或行业有合同示范文本的，可以优先选用，但对涉及权利义务关系的条款应当进行认真审查，并根据实际情况进行适当修改。

　4．单位有合同标准文本的必须使用标准文本，没有标准文本的要做到：条款不漏项；标的额计算准确、标的物表达清楚；质量有标准、检验有方法；提（交）货地点、运输方式、包装物和结算方式明确；文字表达要严谨，不使用模棱两可或含混不清的词语；违约责任及违约金（或赔偿金）的计算方法准确。

　5．由签约对方起草的合同，单位应当认真审查，确保合同内容准确反映单位诉求和谈判达成的一致意见，特别留意“其他约定事项”等需要补充填写的栏目，如不存在其他约定事项时注明“此处空白”或“无其他约定”，防止合同后续被篡改。

　6．单位合同文本须报经国家有关主管科室或同级财政科室审查或备案的，应当履行相应程序。

　7、在拟定合同内容的过程中，可以设定相关的合同变更以及转让的内容，明确其程序，如果没有经过同意就随意变更和转让则视其为无效，有效避免合同变更及转让的风险。

　(四)合同审核。合同文本拟订完成后，党政办公室应当对合同文本进行严格的审核。

　这一环节的管控措施主要包括：

　1．审核人员应当对合同文本的合法性、经济性、可行性和严密性进行重点审核，关注合同的主体、内容和形式是否合法，合同内容是否符合单位的经济利益，对方当事人是否具有履约能力，合同权利和义务、违约责任和争议解决条款是否明确等。

　2．建立会审制度，对影响重大或法律关系复杂的合同文本，合同归口管理科室应当组织业务科室、规划财务科、政策法规科等相关科室进行审核，各相关科室应当认真履行职能。合同归口管理科室主要审查违约责任、争议管辖权等实质性条款是否合法、完整、明确、具体，文字表述是否无歧义；业务科室对质量条款、技术要求等内容进行技术审核；规划财务科对支付条款等内容进行经济审查。

　3．认真分析研究，慎重对待审核意见，对审核意见准确无误地加以记录，必要时对合同条款做出修改并再次提交审核。

　4．每位审查人员应当对做出的审查结果负责，合同归口管理科室对合同审查的结果负全面责任。

　(五)合同签署。

　对于经审核同意签订的合同，本委应当与对方当事人正式签署合同，并加盖法人章。

　这一环节的管控措施主要包括：

　1．严格划分各类合同的签署权限，对外正式订立的合同应当由单位法定代表人或由其授权的代理人签名或加盖有关印章；授权签署合同的，应当签署授权委托书。单位应当要求相关科室和工作人员按照规定的权限和程序与对方当事人签署合同，严禁超越权限签署合同。党政办公室应将授权委托书进行编号、留底、登记。

　本委所有合同必须以单位法人名义对外签订合同，单位下属各法人单位以自己的名义对外签订合同。

　2.在签署合同时，要有完善的审批制度。对合同的订立、变更、解除进行科学的审批授权，使相关科室（规划财务科、政策法规科等）参与到合同的订立审批中，同合同管理科室和执行科室共同对合同进行审核签订。

　3．严格用印制度。合同经编号、审批及单位法定代表人或由其授权的代理人签署后，方可加盖单位公章。单位法人章必须由专人保管，保管人应当记录合同专用章使用情况以备查。用印后保管人应当立即收回，并按要求妥善保管，以防止他人滥用。

　4．合同备案和台帐建立。党政办公室合同岗建立合同台帐，列明合同编号、类型、经办科室、经办人、合同单位、签订时间、地点、金额、标的物、归口科室、履行情况等。

　5．合同成立后需经有关主管科室批准或登记的，经过批准或登记后生效；按照有关法律法规应当进行公证或见证的，必须进行公证或见证。

　第四章 合同的履行及跟踪

　第十条 合同执行科室为履行合同权利义务的实施单位。合同签订后，业务科室应该按照合同约定牵头协调合同的履行，相关科室应给予配合，确保合同得到全面履行。

　第十一条 合同的签约承办科室与合同的执行科室为不同科室的，签约承办科室应当在合同执行科室确定后10日内向合同执行科室进行合同交底，重大合同应形成书面合同交底纪要。

　第十二条 合同执行科室应及时掌握合同履行情况，达到合同款支付条件，应及时准备相关资料，填写《项目资金支付审批表》按照规定流程审批，提请财务付款。由于特殊情况，合同单位进度等达不到付款条件必须付款时，要有保证金（风险金）条款限制，以保证资金安全和项目的顺利实施。

　第十三条 如果发现对方有不履行或不完全履行合同的情况，应当催促、提示对方按合同约定继