论事业单位档案信息化建设的问题与对策

■王爱珍

目前，事业单位档案信息化建设还存在一些问题，主要是：

（一）缺乏统一的管理规范

在事业单位体制改革的大背景下，很多单位都在加强信息系统的建设，但在实际应用中，由于各单位之间存在着部门之间的关联性差、适应性差等问题，很难通过单一的文件管理来实现对各类文件的查询和检索，导致了资源共享性差。随着时代的发展，档案的涉及面越来越广，内容也越来越丰富，但由于工作流程和规范性的落后，导致了档案工作的效率大打折扣，很难发挥其应有的作用。

（二）资源配置不足

在事业单位信息化建设中，软硬件设备的配备是事业单位管理工作的重要组成部分。在现有的基础设施中，加强对档案信息和资料的存储，是推进档案管理信息化的关键。目前，我国大多数事业单位的硬件设备都比较落后，其主要原因是审批手续复杂、回复迟缓，信息化建设缺乏资金支持，导致硬件和软件更新滞后，无法持续推进档案管理信息化建设。除此之外，缺少必要的其他实际措施也是造成信息化发展缓慢的重要原因。

（三）缺乏专业管理人才

档案信息化建设再怎么健全，也离不开人的介入。要加快档案事业的信息化建设，就必须选用具有较强专业素质和拥有与时俱进思想的人才。从发展的视角来看，由于信息技术的发展滞后，使档案管理的工作在很长一段时间内被边缘化，有的地方还存在着人才短缺的问题。有的单位在招聘档案管理人员时，为了确保组织的完整性，对档案管理人员的招聘要求有所降低，比如有的单位不设置考核内容、不限制专业门类、不注重工作经历等问题，从根本上阻碍了信息化发展。有的机关档案管理人员呈现出老龄化严重的问题，这就导致了他们的思想观念落后、专业技能不足、主观能动性低，没有清楚认识自己工作的重要性，逐渐成为信息化建设道路上的阻碍。

（四）档案信息化程度较低

计算机技术的迅速应用，为提高档案工作的工作效率打下了坚实的基础。但是，在实践中，有的机关还没有建立起与之相适应的管理体系，无法实现档案的信息化管理。有些网站建设完成后，由于缺乏必要的管理与维护，无法正常运作，无法有效地实现信息化管理的功能。

（一）明确档案信息化建设的规范标准

传统的档案管理工作是以实物方式进行的，而随着信息技术的飞速发展，档案的信息化管理工作也得到了有效的应用。新形势下，为充分发挥档案共享的作用，必须进一步明确和完善档案信息化管理体制，提高档案信息化管理的规范性与标准性。按照国家相关规范，结合我国国情及发展特点，制定内部管理体系，严格执行各项管理规范和相关法律法规。归档管理资料所使用的软硬件规范必须统一，为实现档案资料的高度共享打下良好的基础。

（二）完善档案信息化服务设施

要搞好档案工作，必须充分运用计算机、网络通讯等信息技术，利用先进的设施和设备，做好档案的收集、储存和分类工作。要加大对档案管理的经费投入，引进扫描仪、刻录机、计算机等必要的档案管理信息系统。同时，加强档案管理人员对有关设施和设备的使用管理，保证其科学合理地使用，从而提高档案的使用寿命，减少档案的信息化建设费用。

（三）实现档案信息资源共享

随着新形势的发展，更多的机构向信息化方向迈进，事业单位要实现自身的发展，就必须与社会发展保持密切的关系。为确保社会群众、社区居民及时得到信息的反馈和相关的服务，我们可以在网站上对公众进行信息公开，以网站的形式回答疑问或提供相关的服务。通过对网上咨询的反馈、查询和实时存档工作，实现档案网站与单位内部网的联网，实现智能办公系统的自动化，实现档案资源的共享。利用因特网技术，建立了一个特定的国家或区域内的特定网络，使各部门之间的档案管理信息能够在线上进行共享，加强各部门之间的沟通。在建设档案资讯网站时，必须选用具有较高安全性、良好口碑、符合国家有关规范的档案资讯网站。要加强与其他部门的沟通，在信息化方面加强思想和技术交流，并结合自身的具体情况，结合各部门的具体情况，形成个性化的档案管理信息系统。

（四）加强档案信息化安全

在档案管理工作中，要加强对档案工作的安全保障，提高档案工作的安全运行水平。由于互联网的高度共享，为机关档案数据的安全带来了很大风险，在实际使用中，要从安全的角度出发，做好档案的网络安全防范工作。要科学地维护档案管理系统，并要强化防火墙和杀毒软件的设置。同时，在日常管理、使用过程中，要利用好除湿除尘等设施，以保证档案资料的安全。

（五）提升档案管理人员素质

档案管理人员的业务素质水平直接关系到档案信息化的实施。因此，在档案信息化建设中，通过加强培训，强化教育和指导，使有关工作人员能根据自己的能力和素质情况，适时地进行专业知识的更新和提高。通过聘请专家学者到单位进行有针对性的内部培训，提高档案管理人员运用计算机技术的能力，丰富新技术在档案工作中的运用；
同时，要加强档案工作人员的思想政治工作，激发他们的工作热情，明确职责，使其全力以赴地投身于档案工作。

（一）有利于节约档案储存空间

传统的文件管理过程，包括收集、归纳、存储等，以纸质文件为主要存储方式。但由于年代和存储条件的限制，纸质文件的缺点也逐渐显露，易造成文字不清、破损等问题，如受潮、虫蛀等，从而影响到文件的完整性。将信息化建设与档案管理结合起来，在单位内部进行信息化管理，既能避免以上问题，又能降低储存空间和管理难度，还有利于维护好的档案储存环境。

（二）有利于提升档案管理效率

档案的查找、排序、核对在传统的档案管理工作中主要依靠工作人员手工完成，而这种管理模式往往造成档案管理中的差错，在海量的档案中查找会增加工作难度，严重影响机关档案管理效率及质量。新形势下，把信息化与档案管理结合起来，不但可以缓解人力资源的不足，而且可以简化档案查询过程。按照信息化、智能化的要求完成档案的管理，既可以降低人力成本，又可以促进单位各项工作的快速开展。

（三）有利于提升单位信息化水平

档案工作是事业单位综合管理工作的一个重要环节，加强档案管理信息化建设，不但可以促进事业单位信息化的发展，也可以加速事业单位信息化建设发展水平。同时，也能促进单位建立健全的综合信息化体系，真正促进事业单位的高质量发展。