试析事业单位文书档案现状及数字化建设思考

杨中元

（叙永县民政局婚姻登记处 四川泸州 646400）

数字化技术在目前形势下属于蓬勃发展的新生事物，以其旺盛的生命力在生根发芽并迸发出强劲的势头，以迅雷之势渗透至各个领域且得到了人们的广泛认可和接受。因此，事业单位的文书档案管理工作应顺势而为，将数字化技术大力引进档案管理中，档案管理工作人员也应结合单位及档案管理工作性质的实际，致力于对数字化技术进行必要的创新与实践运用。

顺应文书档案管理变革的客观需求。在文书档案中，为推进档案工作的稳健快速运行，对档案管理进行变革成为了时代发展的重要需求，也是档案工作内容的重要组成部分，事业单位的文书档案不仅记载当地社会经济发展的重要内容，而且比较客观地反映着事业单位工作人员对问题处理的具体情况与领导决策，还包括当地的基本建设及研究开发等方面的过程和成果。在新的工作环境中以及时、精确、系统和完整的方式呈现档案信息成为了事业单位档案管理工作的客观需求，事业单位文书档案管理的数字化投入正是满足各方面需求的重要路径。

档案信息化发展的必然选择。档案信息化的构建与发展能够极大地运用信息技术，使信息化技术的覆盖面得以拓展，对于提高档案工作现代化水平发挥着举足轻重的作用。在档案管理的数字化建设过程中，如何通过构建良好的网络环境来提升档案管理水平，如何运用数字化来提升档案服务质量，以上内容的高效运转都离不开数字化建设的投入。[1]为实现事业单位档案信息的社会化服务，势必需要利用数字化建设中的数据库技术与数据压缩技术，以及当前人们比较青睐的高速扫描技术，以上技术手段能够将平时所记录的纸质文件与声像文件等传统介质文件通过数字化手段迅速使其归档保存，且建立比较准确的电子档案。档案管理的数字化建设能够构建起庞大有序的档案信息库。既能促进事业单位信息库档案的规范性发展，又能促进其档案管理的安全性提升，尤其在档案管理的效益性提升方面更是显著。落后地区的基层事业单位在档案管理的数字化建设方面与发达地区事业单位相比较其水平相差甚远。但事业单位文书档案管理的数字化建设是社会变革和经济社会发展的必然选择，基层单位只能紧跟时代发展的步伐，大力学习和引进先进的信息技术，特别是数字化技术，不断突破和创新，才能更好地满足和适应信息化高速发展的步伐。[2]

增强文书档案管理有效性的重要路径。数字化建设在提升档案管理工作效率方面需要引起重视。构建档案网站在公共信息服务网站上建立相应的站点亟待解决，以主页方式提供相关档案服务或借助数字技术开展档案宣传势必成为档案信息化建设比较好的路径。通过数字化建设构建起来的档案网站，其功能集服务与宣传，交流与查询于一体，对档案工作内容和档案资源信息，以及档案服务信息等发挥着非常重要的作用，借助这一技术可在数字化档案馆环境下更好地开发利用档案信息资源。[3]

顶层设计与规划不够科学牢固。在事业单位档案管理的顶层设计和规划中存在较多的问题。一是档案管理的制度建设还不未达到要求。需要建立不同档案种类的制度，通过制度来加强对档案管理的监管。但是，目前存在部分事业单位在档案覆盖面和种类方面没有相应的制度来加以保障，制度的缺失导致建设覆盖人民群众的档案资源体系很难实现。[4]二是在长远规划方面存在短视现象。目前部分地区基层事业单位的文书档案管理在法律与制度建设方面还比较滞后。三是离依法治档的目标还存在较大的差距。当前部分地区的基层事业单位在档案管理方面还存在较大的随意性。在实现档案的区域协调发展与民生档案跨区查档方面比较滞后，在创建互认互通的档案专题数据标准方准领域的问题比较凸显。因此对事业单位的顶层档案管理需要从技术层面、制度层面和法律层面来加以不断完善。

在信息化建设领域人才相对匮乏。档案管理的信息化建设离不开人才的支撑，在计算机网络与大数据蓬勃发展的大背景下，对参与档案管理的工作人员的要求越来越高,档案管理的信息化技术日新月异,势必需要大量的人才，面对数字化技术对人们诸多生产生活方式的巨大冲击，对数字化技术人才的需求与日俱增。但是由于受到高校专业选择的影响和市场因素的制约，导致在档案管理领域很难引进比较专业的技术人才。此外，人才评价信息化建设的滞后性也严重制约着事业单位现代化管理的变革,促进人才评价在人才管理工作中发挥基础性和战略性作用显得十分重要，传统人才评价工作中的不足与人才评价信息化建设的滞后等因素的存在,致使信息化建设人才的极度匮乏。

档案信息收集与整理一体化水平不高。在目前的基层事业单位文书档案管理中利用数字技术进行管理，由于基层条件的限制，导致其很难引进比较专业的档案管理人才，使得档案工作人员的专业素质普遍偏低。部分基层单位不愿更新档案管理设备，导致其设备比较陈旧。人员素质的在专业性的缺失设备更新裹足不前因素的存在，使其档案管理的效率难以铺展，尤其是在档案的信息化收集与整理方面更是困难重重，部分工作人员基本难以有针对性地对档案实施进行有效管理，部分档案工作人员在初始接触该项工作时更是茫然不知。一些事业单位档案室的工作人员的管理水平跟不上数字技术更新的步伐。在档案室的数字化技术的管理及操作中，基层事业单位的档案管理中存在较多成分复杂的档案，很难实现在档案管理领域的整齐划一，其科学性与精准度更是有待商榷[5]。

不断创新制度以适应信息化发展需求。制度创新与变革是实现档案信息化建设的重大举措，也是事业单位档案管理事业适应时代与社会发展必由之路。首先，对档案服务机制的制度管理实施必要的创新。将加强档案信息化建设的制度构建作为重要任务来对待，在档案数据库建设与档案管理软件建设，以及档案网站建设等方面给予制度上的保障。其次，在制度上鼓励开展档案管理软件推广工作。通过数字化软件的运用和推广使档案工作的效率得以提升，进一步提高事业单位档案信息化水平。再次，不断完善档案管理信息化制度建设。在档案数据库制度建设方面，没有建立一套健全的监督机制，这就需要一套比较完善的关于事业单位档案管理的监督机制，借助全覆盖的监督来实现档案管理的零失误。在档案查询方面由之前的库房调卷到利用计算机检索打印的过渡阶段，部分事业单位还是沿用以往的制度，致使制度比较陈旧，难以跟上时代发展的步伐，也需要建立与之相适应的新制度，运用新制度的运行来推动档案管理工作的稳健发展。所以，加强对事业单位档案管理的制度创新以适应急剧变化的信息化发展势在必行。

大力吸纳信息化建设的专业人才。专业化人才的缺乏是目前事业单位文书档案管理所面临的严峻现实。势必需要引进大量的在数字化技术实践与理论研究方面都比较精通的人才。其根源在于理论和实践从某种程度是存在相互依赖与彼此促进的关系，只有在档案管理的数字化技术与档案管理的实践运用方面投入更多，才能更好地理清数字技术与档案管理之间存在的千丝万缕的联系，使数字技术运用中存在的安全风险降至最低。数字化技术运用于档案管理属于比较系统而复杂的工程，不但涉及到信息数据录入与档案借阅等工作，而且还涉及到档案保密与档案归类等领域。提升数字技术的运用和将数字技术与档案管理相结合需要理论的不断升华，其原理是一个值得深思与探讨的问题，问题的解决离不开依赖人才的充分运用。做好数字技术与档案管理的理论研究是当前很多事业单位在档案管理工作迫在眉睫的任务。目前与数字技术在文书档案管理的理论研究方面的贫乏令人堪忧，专业从事该领域的研究人员更是屈指可数，所以加大对该领域的理论研究并将其与实践联系在一起加以运用势必成为目前数字技术运用于档案管理的重要目标之一。

构建科学高效的文书档案管理系统。数字技术运用于事业单位的档案管理领域所涉及的工作内容纷繁复杂，如，切实做到将档案室的纸张文件与原始数据资料结合起来，以及将电子文件与元数据信息有效存储于数据库中，并将其自动生成档案文件。上述工作内容对于刚接触数字技术的档案管理人员而言会感觉到十分生疏，甚至在具体的操作过程中会出现失误，这就需要建立一个与之相对应的档案管理系统，通过系统的存储与分类，可实现档案管理的高效运行。在利用数字技术推动高效档案管理的过程中，势必需要档案工作人员对电子文件转换为长期储存格式比较熟稔，对档案的元数据的规范化处理能运用自如，在档案元数据的数字化保存方面需要与之关联的内容复制在纸质文件上，切实达到档案信息数据处理可随时随地对其实施修改，甚至达到彼此间的高度融合，构建高效的档案管理系统势必需要建立一个集纠错编码与数字签名等为一体的档案管理系统，使得档案管理既做到最大限度地远离安全隐患的侵蚀，在高效实用方面更是加倍努力，以上问题的解决很大程度上依赖于事业单位的档案管理工作人员的平时的积累。构建高效的档案管理系统是需要加倍努力的过程，需要在循序渐进的过程中不断摸索和改进。

将数字化技术运用于事业单位的档案管理，不仅能为档案管理人员与档案查阅者提供巨大便利，而且能较大地提升档案管理的效率。当然，数字化建设在档案管理中的运用也存在一些问题，如存在系列的安全隐患，档案工作人员的业务素质跟不上数字化技术的发展速度，以及许多工作人员对数字化技术的运用操作能力较弱等问题。因此就如何提高数字化技术在档案管理中的效率，构建一个健全的数字化技术与档案管理高度融合的的管理及操作系统，最大限度地规避数字化技术在档案管理中的风险，上述问题都是事业单位档案管理人员不得不思考和改进的问题。