高校学生档案“分室”管理模式创新浅谈

邢艳娟，姚丽丽

盘锦职业技术学院，辽宁 盘锦 124000

档案是一种原始记录材料，是经过不同阶段各类社会活动及行为过程下具有保存价值的原始材料。档案通常具有形成者、查阅价值以及保存载体三个基本要素。三个要素中，档案载体是档案信息得以保存的重要途径。在人类历史长河中，档案载体的演变经历了漫长的发展变革。目前我国现存年代最为久远的档案载体是甲骨，商代的甲骨档案在我国的出土数量已达到了十五万片以上，这种甲骨档案载体也是我国现存的最早的官府文书。甲骨数量十分稀少，具有深厚历史文化意义，且有极其珍贵的历史考古价值。继甲骨档案之后出现的历史档案载体为金文档案，以青铜铸文为表现形式。相对于甲骨档案，金文档案内容更为详实而广泛，对历史及考古研究具有极其重要的史料价值。在此后的发展中又相继出现了缣帛档案、简牍档案、石刻档案等载体形式[1]。发展至今，纸质档案的载体形式已经取代了简牍档案，成为目前普遍使用的主要档案材料形式。但随着我国科学技术的不断发展，电子档案载体形式逐渐兴起，目前仍处于逐步完善与发展的起步阶段。因此，纸质档案依然是目前档案保存工作中的主体管理对象[2]。

在档案分类中，个人档案是所有档案类别中的一个重要分支。个人档案材料对于个人而言是非常重要的历史资料，可以看做是一个人生命轨迹的全面缩写。而个人档案中的高校学生档案，又是个教育机构必不可少的、并需要加强高度重视与规范化管理的重要对象。高校学生档案管理是各教育机构的重要职责之一，做好高校学生档案管理工作，对于教育机构整体社会评价及其自身教育服务的未来发展都具有十分重要的关键地位和现实意义[3]。

在现阶段的档案管理工作中，“分室”管理模式逐渐得到越来越普遍的应用。本文基于这样的研究背景，以高校学生档案为主要对象，从档案“分室”管理模式的角度切入，梳理了现阶段我国高校学生档案管理工作模式存在的突出问题，对高校学生档案“分室”管理模式的建立基础及重要意义进行了深入分析，对推进高校学生档案“分室”管理模式的建设和发展进行进一步探究[4]。

（一）高校学生档案管理手段相对落后

目前，我国高校对学生档案仍然采用人工操作的管理模式，即以传统而广泛使用的纸质档案为载体的人工管理。随着我国教育事业的蓬勃发展，高校招生数量逐年攀升，学生的整体规模也逐渐加大，这就导致高校学生档案数量呈现高速增长的趋势。再加之数字档案管理机制的发展还并不完善，无法实现互联高效的数字管理技术手段，越来越多的学生档案材料为档案管理工作增加了极大的难度，也间接导致出现不同部门间档案材料流转过慢、信息互通与共享不畅的管理困境[5]。

（二）高校学生档案材料或信息的传递缺乏一定规范性

一方面体现在学校等教育机构内的不同行政部门间，档案材料或档案信息的传递与共享缺乏规范性和高效性，容易造成程序漏洞、档案信息被盗取或非法泄露等严重问题；
另一方面则体现在学校等教育机构与用人单位之间，档案传递缺乏程序规范，容易导致档案材料或信息在传递或交接过程中的缺失或者损坏，直接影响学生的就业率等一系列现实问题[6]。

（三）对高校学生档案的基础内容管理与建设过于简单

一方面，档案内容的建设较为单一，档案材料及所包含的信息量不够完整，这一问题的产生主要有两方面原因：第一是由于很多高校缺乏学生档案管理的专业化人才队伍，现有的档案管理工作人员队伍档案意识不强，缺乏对学生档案材料的收集、管理等方面的重视；
第二则是源于档案数量的快速增加，档案管理工作任务过于庞杂，直接影响了档案内容建设与管理工作质量。

另一方面，档案内容的建设过于混乱，这主要源自于部分高校在学生档案材料管理过程中未能有效适应当前经济社会的发展趋势，导致很多并不具有实际保存与参考价值的材料都纳入档案，真正具有实用参考价值的档案材料明显不足，影响高校学生的整体就业率[7]。

（四）高校档案管理队伍建设薄弱

档案管理工作具有建设性、科学性、规范性等特征，其中档案管理人员是档案管理工作的关键要素之一，档案管理人员的专业技能、素质水平、工作能力等直接关系档案事业的发展。当前高校档案管理工作人员队伍建设仍存在一些问题。一是高校专业档案管理人员偏少，高校档案管理工作程序较多，档案专业人才相对不足，大多都是培养兼职档案员为主，以行政工作为主，档案工作为辅，缺乏档案管理的专业知识。同时由于兼职档案员流动较大，导致在工作衔接上有时会出现问题。二是高校档案管理人员专业创新不够，很多高校对档案工作定义不准，认为档案工作只是守住档案，学校利用时给予提供即可，这样使得档案管理人员逐渐失去了职业存在感和价值感，其职业目标无法得到满足，长此以往，对档案工作人员队伍的稳定性也造成一定影响。

档案管理“分室”，其实质是作为档案管理部门的一个重要分支，承担的职责和履行的义务是和档案管理部门近似的。一般情况下，高校学生档案“分室”设置于高校各二级学院之内，是高校总档案室的“派出部门”。从各“分室”的实际运行状况来看，高校学生档案“分室”管理模式具有一定的存续价值，能够有效缓解传统管理模式下存在的数量庞大、管理质量缺乏规范性与保障性等制约性问题，但“分室”档案管理模式同时还需要进一步的机制创新，从而推进高校学生档案管理工作实现质的突破。下面首先对高校学生档案“分室”管理模式的建立基础及重要意义进行简要分析[8]。

（一）高校学生档案“分室”管理模式建立的基础

高校学生档案“分室”管理模式建立的基础，可以分为制度基础、现实基础以及实践基础等三个层面。下面进行逐一说明。

1．学生档案“分室”管理模式建设的制度基础

1989年，国家教育委员会研究制定并发布实施《普通高等学校档案管理办法》，并明确规定了在高校学生档案管理工作中，可以根据院校实际需要和管理便利，设置档案管理“分室”，并受学院档案管理部门以及业务主管部门的双重领导。这为高校学生档案“分室”管理模式的推进实施提供了可靠的法律依据及制度支撑。

2．高校学生档案“分室”管理模式建立的现实基础

首先，现阶段高等院校的设立数量以及学员招收总量始终呈现持续上升的态势，高校学生档案的总体数量十分巨大，同时档案材料的内容也极为复杂。在高等教育阶段所产生的档案材料种类繁多，包括课程教学材料及完成情况、毕业论文相关材料、实习报告及相关材料等诸多门类，档案材料的庞杂使得档案管理“分室”的设置势在必行。

其次，档案管理现实状况下，二级学院仅有学生档案的保存权限，而缺少材料收集与档案整理的职责定位，档案材料的基础建设大多依赖于各二级学院的档案管理自觉性，学校总档案室对各二级学院的自存档案缺乏指导与监管的权限，使得各二级学院的自存档案缺少统一标准，管理较为混乱。这也是推行各学院档案“分室”管理机制现实基础的一个重要层面。

再次，在部分高校的部分学院中，学生档案管理缺少专职工作人员，档案管理的硬件配置也极为薄弱，在各二级学院内设置学生档案管理“分室”，便可以有效改善这一管理弊端[9]。

3．高校学生档案“分室”管理模式建立的实践基础

高校学生档案“分室”管理模式建立的实践基础主要体现于各学院保存的学生档案材料的利用情况。一方面，高校学生档案材料里利用率较高的材料多为学院的自存材料，而由学校档案管理部门保存的材料相对较少，同时利用率较高的材料也多为短期保管材料，通常用以解决日常教学与科研工作中的细节问题；
另一方面，建立高校学生档案管理“分室”是高效解决学院的档案材料利用需求的最佳途径，能够为学院积累大量的重要原始资料。

（二）高校学生档案“分室”管理模式建设的重要意义

高校学生档案管理工作是各类教育机构所承担的重要职责之一，高校学生档案“分室”管理模式的建立更是对于发挥高校档案管理工作实效、抓好高校二级学院建设的基础环节。

1．有助于解决档案容量和长远发展的问题

档案室是收集和保管各类档案资料的重要机构，高校的档案室可以为学校的各项工作发展提供良好服务。随着教育事业的不断发展，各种各类学生档案数量逐年增多，给档案管理工作增加了一定的难度。为进一步确保档案接收和保管工作的顺利开展，不断增加档案室工作力量，设立档案室“分室”，在一定程度上解决档案室馆藏问题，有助于扩充档案容量，为学校高质量发展具有重要意义。

2．有助于学校档案工作业务的有机衔接

高校二级单位形成的档案资料中，有的对二级单位有价值，有的对学校整体发展有价值，为防止二者在档案收集整理时出现重复收集和收集盲区的现象，建设高校档案室（分室）时要明确哪些由二级单位的档案室分室进行收集，哪些由学校档案室进行收集，这也可以确保在收集范围上保证学校的档案室和二级单位的档案室分室之间衔接有序，形成互补的局面，从而将二者业务活动有机联系。

（一）着力规范高校二级单位学生档案分室与学校总档案室的业务衔接

高校学生档案各分室的建立，分散了学校总档案室的日常业务，并为各个学院所存放的本学院学生档案的管理创造了更为方便快捷的条件。一方面，可以及时完善学生档案材料内容，确保学生档案资料的完整性；
另一方面，便于相关资料的调取与查阅。档案“分室”积极意义的有效发挥，应当以学校总档案室学生档案管理业务进行有机衔接，使全校范围内所有的学生档案符合统一的要求和管理标准，避免因不同的二级学院之间学生档案管理内容存在差异而导致档案管理秩序的混乱。业务有机衔接可以通过建立健全档案管理制度与操作规程，形成完整的档案管理程序链，将各个学院的档案管理工作作为一个不可分割的整体，在差异中发展，在发展中融合[10]。

（二）加强学校总档案室对各档案“分室”的业务指导与监督

应当着力加强学校总档案室对各学院档案“分室”的日常档案管理业务指导与监督，因此，应当赋予学校总档案室一定的监管权限与职责划定，并配备必要的人力、物力与财力资源。同时在各档案分室实行双重指导机制，并将学校总档案室的领导作为辅助管理机制，这样可以进一步促进档案分室与总档案室之间的业务衔接。

（三）明确高校学生档案材料的类别及内容

建立高校学生档案“分室”，其核心工作仍然在于学生档案材料的整理。因此，明确高校学生档案材料的分类，即明确哪些材料可以归入到学生档案中，对于高校学生档案“分室”的建立而言是极其重要的环节，从而避免出现学生档案材料遗漏或重复归档问题的发生。明确学生档案材料的类别及内容，还可以最大限度地实现各学院间档案管理工作的统一性，便于学校总档案室的统一指导。此外，还应当对学生档案材料的整理工作进行统一标准的制定，并建立科学合理的档案编号。一方面是增进学校整体学生档案管理工作的规范化与标准化，确保学校总档案室进行档案材料移交工作的顺利完成；
另一方面可以作为档案位置的醒目索引，也是反映档案间内在联系的重要标识。

（四）优化高校档案室人才队伍建设

新形势下高校要逐渐改进档案管理队伍建设，以此促进档案事业长远发展。利用“外引内培”形式，要适当增加专业管理人员，引进专业的档案管理人才，包括大数据背景计算机方面的人才，以逐步满足新形势下档案工作遇到的新问题新情况；
同时学校自己也要加大兼职档案管理人员的队伍建设，有次序有条理地通过专业化的培训使兼职档案人员逐步专业化，也对档案室“分室”建设的专业程序提供一定的保证：使高校专兼职档案队伍树立终身学习的理念，掌握新的理论技术和专业知识，创设良好的档案管理氛围。

综上所述，学生的教育过程、学习阶段的成绩与在校期间所有的综合评价都在档案中记录保存，这对学生以后面向社会有着很大的帮助。只有做好档案材料保存工作才能确保档案的完整性与实用性。因此，高校学生档案“分室”管理模式的建立是适应当前档案工作现状和未来发展的必然选择。本文主要从高校学生档案管理制度、现实与实践等三方面分析档案管理“分室”的设置基础，并提出一系列推进“分室”机制创新发展的重要举措，以期对高校学生档案管理工作提供一定的借鉴意义。