对数字化档案管理工作的思考

徐彩云

（浙江省宁波市医疗中心李惠利医院，浙江 宁波 315040）

档案管理作为医院内部管理的重要组成部分，新时期深入推进数字化建设是档案管理面临的首要任务，这就需要在档案管理的方式方法、制度体系、网络安全方面加以全面优化和创新，不断提升档案管理的数字化水平，为医院的健康发展和管理水平的提升奠定基础。

1.1 提高医院档案管理服务水平

医院档案管理工作是为医院建设和发展所服务的。在以往的档案管理工作中，各科室和各部门在日常运行过程中所产生的档案信息和资料非常多，使得档案管理存在一定的混乱，增加了档案调取和查阅的难度，不能很好地实现对档案信息资源的开发和利用。而档案数字化管理能够为医院职工和广大患者提供更加便利的查阅、复制、信息交流和档案咨询等服务，实现了档案信息资料的价值，提升了医院档案管理的服务质量和水平。

1.2 档案管理数字化有助于实现档案资源的合理有序利用

当前，网络信息技术的发展，为医院档案管理数字化创造了有利条件，医院档案管理数字化不仅有助于提升档案管理效率，也能为后续医院档案资源的开发利用奠定坚实基础。与传统档案室相比数字档案室具有档案资源数字化、档案实体虚拟化、档案管理系统化、信息传递网络化、档案利用知识化等特点。档案的借阅、阅览、复制、证明、咨询都可以通过档案数字化达到档案资源合理利用。

1.3 资源高度共享

随着社会的发展，我国的科学技术突飞猛进，互联网技术也随之出现，数字时代已经来临，该技术的出现很快就得到了广泛地使用，其最明显的特征就是具有很强的信息交互性。在数字化的背景下，医院要想更好的管理档案，可以将数字技术应用进去，这样做会极大方便档案管理人员获取所需要的档案信息，打破传统时空的限制，让档案资源内容达到快速整合的目的。不仅如此，站在传统管理的角度来讲，根据目前情况看，管理人员在管理档案时，人工操作的环节比较多，各部门手工收集档案、有些档案涉及多个部门重复收集，领导借阅档案后未及时归还后还遗失等等文件重复、文件遗漏、效率低下的问题，大大降低了工作质量，不能有效地保证档案的及时性、完整性。但是随着数字化时代的出现，却改变了这一问题，同时也给医院带来了全新的视角，方便了对档案全方面的管理。数字化时代在计算机技术、数据库技术以及多媒体技术的支持下，简化了工作流程，提高了工作效率，保障了对档案管理工作的处理精度，实现了档案管理的数字化，从而极大方便了工作人员对档案信息的查询。

2.1 医院档案数字化观念落后

由于历史和经济发展的影响，特别在思想上存在的不重视的影响，医院档案数字化存在着观念滞后的实际问题，难于发挥档案数字化的功能和作用。医院管理者对档案管理关注度低，思想上对医院档案数字化的重要性认识不足，对档案管理资金和设备的投入不足，档案数字化相对滞后，阻碍了档案数字化的发展，无法充分发挥医院档案的真正价值。

2.2 基础设施薄弱

新时代背景下，医院为了提升自身的经济效益以及老旧观念的影响，存在重发展医疗技术、轻发展档案、科研等现象，常常以购买与引进更多先进的医疗设备为重点，轻视医院的信息化建设、忽视了档案数字化管理工作，这就使得医院的档案管理部门数字化建设停步不前，也一定程度上限制了医院的数字化建设局域网构架建立，大大削弱了医院医疗效率与服务质量，导致医院工作人员不能够对医院的相关文件、基建、设备、科研、信息等及时了解。由于医院对档案管理的建设不够重视，因此医院极其缺少相应的数字化建设软硬件设施，这在一定程度上严重制约着医院档案管理数字化建设的健康发展进程。

2.3 安全问题突出

当前是数字化的时代，医院在对档案进行管理时，必须要重点关注以下几个问题：首先，医院一定要关注终端环境和设备场所的安全问题，在当前数字化的背景下，智慧档案已经成为医院管理档案资料的主要形式，一般情况下会将其储存在计算机系统或者硬件设备中，在这其中如果出现存放区域的周围环境不当以及系统出现病毒等，都会影响智慧档案的储存，最终会出现安全问题。其次，还要注意网络环境与数据资源的安全问题，在医院的档案中，都会储存医院重要的文书档案、患者的信息（病历档案）与职工的信息（人事档案及专业技术人员档案）、临床与医学研究（科研档案、重点学科档案）、司法鉴定档案等等文件，因为其本身就涉及保密的保管要求，此时的网络安全极为重要，容易出现黑客潜入到智慧档案的系统里面，从而会发生档案资源被窃取或者被恶意篡改的情况，不利于档案资料的保存。最后，一定要注意操作和用户在访问过程中所存在的安全问题，在日常工作生活中，工作人员对档案管理的操作难免会出现问题，并且安全防范意识还有待提升，若不及时解决问题，最终一定会出现操作人员和用户在进行访问时的越权问题。

3.1 制定目标、健全机制，提升医院档案数字化管理质量

医院在推进档案管理数字化建设的过程中，首先要制定医院档案信息化的目标：全面推进档案资源存量数字化、增量电子化、利用网络化；
推进医院数字档案室建设，加快提升电子档案管理水平，加快档案信息资源共享平台的建设。其次建立健全档案管理数字化建设的各项体制机制，以专业化、科学化和规范化的管理制度为档案管理数字化建设提供基本保障和有力支撑。第一、医院要制定完善档案数字化管理的各项细则，包括档案信息资料收集的平台渠道、收发文流程、文件图片格式规范以及档案信息上传的标准和大小限制。尤其是在数字化档案建设时，除了一些文字资料之外，还增加了视频以及音频等内容，在进行这些资料收集和整理的过程中，要注意检查影音视频资料的完整性和播放的流畅性，切实提高档案信息资料收集的质量。第二、要建立健全部门协同机制，在进行档案管理数字化建设的过程中，应强调档案信息资料收集的及时性和全面性，要改变以往档案管理部门同其他各科室各部门之间沟通联系不顺畅的问题，就要通过建立部门协同机制，明确各部门的责任，按照相关的标准和规范及时地在档案管理信息系统中进行有关信息和资料的传递，配合相应的岗位责任机制，一旦出现档案信息资料丢失、资料不完整或者泄露的情况，要进行严肃追责，保证各项档案管理数字化建设举措的有效落实。最后，要健全和完善档案管理数字化建设的考核机制，将档案管理的数字化建设水平纳入档案管理部门的绩效考核体系之中，调动档案管理人员参与数字化建设的热情和积极性。

3.2 提高思想认识，重视医院档案数字化管理

医院领导、有关部门及档案工作人员都应转变观念，坚持从纸质档案管理向电子档案管理转变，从管理实体向管理数据转变，从分散利用向整合共享转变，树立档案就是资源、信息就是资产的意识，盘活医院档案信息资产，使医院档案的经济价值和社会价值得到充分发挥。医院档案数字化管理作为现代化医院建设的重要部分，在医院发展过程中占据着重要地位。因此，医院应高度重视档案数字化管理工作，充分认识到档案数字化管理的重要性与实用性，加大资金投入，用于数字化建设的硬件设计及系统升级，加快推进医院档案数字化管理进程。

3.3 加强软硬件设施建设

大数据背景下，医院的档案管理工作中需要对有效信息资源以及海量数据进行存储，以便后期能够合理利用与开发。现存医院基建档案管理仍旧会采用纸质、图片以及保存软件等方式对相关信息数据以及档案信息进行记录与存储，这种相对传统的记录方式与当前大数据时代不相符合，很难适应千变万化的外部环境，导致纸质版的档案数据受潮发霉、通风不良等，造成图片部分丢失、损坏等，为医院档案管理工作人员增添了很多不必要的工作麻烦。为了有效改变这种现状，医院需要积极转变传统的档案管理理念，加大引进与开发相关档案管理的软硬件设施，包括档案机房的建设、配备档案数字化用房、购买档案数字化加工设备、档案存储设备、档案的网络建设、购买电子档案管理系统、数据库系统建设等等，科学合理的借助于现代化信息技术，有效促进医院档案管理的数字化建设，保障医院档案信息存储的安全性与科学性。

3.4 全面加强安全管理

档案管理工作本身便是信息数据的管理，数字时代下，各种先进数字信息技术的应用是将传统实体性质的信息转变为计算机程序语言，在档案管理中深入应用这一数字技术时，也要重点关注信息安全性。首先，应从管理内容方面入手。档案管理工作内容复杂，流程繁琐，而“细节即风险”，管理部门要在管理内容方面做好各个环节的管控，定期进行摸排检查；
其次，管理时机。数字化技术下，数字化档案管理要深入注重各环节的管控，尤其是档案生成时间、每一次调用时间等易被忽视的细节；
最后，管理策略。数字化档案管理模式中，安全管理工作开展至关重要，应当从多个方面制定管理策略，协同共进，如风险评估、硬件保护、技术支持、安全防范等，且还要有相应的预警报警机制。

医院档案管理是一项综合性、系统性的工作，内容包括文书档案、基建档案、设备档案、专业技术人员档案、人事档案、科研档案、重点学科档案、会计档案病历档案、房产档案、特种载体档案等。由此可见，医院档案中的信息和资料涵盖了医院经营发展的方方面面，做好医院档案管理工作，充分挖掘档案信息的资源价值，能够为医院的建设和经营决策提供真实可靠的依据和参考。档案管理工作的开展对提升医院整体工作效率、质量有积极意义。医院应主动适应时代发展趋势，将档案管理规范化和数字化建设作为当前档案管理工作的重要内容加以推进，加速医院档案管理规范创新，大力推进档案数字化建设，利用数字化技术手段进一步提升医院档案信息的管理利用效率，更好地为医院发展和患者服务。