高校档案数字化建设的动力、影响因素及优化策略

■李薪宇

计算机技术的飞速进步和高速应用标志着我国信息化时代的到来，新型信息发布方式不断涌现，影响着各个领域。我国的档案事业也面临着新的机遇与挑战，对传统档案工作提出新的更高的要求，对档案管理现代化转型的研究，成为当代档案工作者研究的重要课题。高等院校档案数字化建设同样是“数字校园”、“智慧校园”建设的重要组成部分。多年来我国一直十分重视高校档案数字化建设，早在2008年教育部就已经发布相关文件，明确提出要求高校档案工作要对标国家的重大发展战略，紧跟和服务于国家信息化建设的目标。重视高校档案数字化工作，统筹推进各项工作，把高校档案数字化建设纳入到学校整体规划之中，加速推进档案数字化工作高效率、高质量发展[1]。

（一）我国相关法规政策的要求

从上世纪90年代的“三金工程”开始后我国开始信息化建设，2001年我国发布的“十五”规划，关于档案事业明确提出要加快档案信息化建设，通过“试点先行”，加快现有馆藏档案数字化。在这一时期档案数字化建设处于起步探索时期，偏向档案信息的开发利用，数字化的主要对象是馆内重要全宗。在2006年我国发布的“十一五”规划，将档案数字化工作列为重点任务，全国范围内的所有综合档案馆要全面开始档案数字化建设。其中明确在档案安全方面档案数字化所发挥的重要作用，亟待修复的档案以及重点档案作为档案数字化的重点对象。在“十二五”中加速推进档案数字化建设仍然是重要内容，提出把国家档案馆“重要馆藏档案基本完成数字化”的目标[2]。在这一阶段继续扩大数字化主体范围，从综合档案馆扩大各级各类档案馆（室）；
强调数字化对档案安全的重要性，提出通过档案数字化异质异地备份重要档案。“十三五”规划提出要初步实现“档案管理数字化”[3]，各部门要全方位开展存量数字化，综合档案馆要建成数字档案馆，对于各级档案馆永久保存的档案的数字化率提出明确目标。“十四五”规划提出：“新一代信息技术广泛应用，档案工作环境、对象、内容发生巨大变化，迫切要求创新档案工作理念、方法、模式，加快全面数字转型和智能升级”[4]，对档案“智能化”管理提出了全新的要求。

表1 全国档案事业发展“四个五年”规划中与档案数字化相关的内容

纵观“四个五年规划”和十多年国家档案局馆长讲话中涉及档案数字化的内容，可见档案数字化工作国家一直高度重视，从“方便利用”到“提高档案利用水平”[5]、融合信息化和档案服务体系[6]，再到“抓好服务升级”[7]，档案服务利用的理念贯穿始终。档案数字化建设是国家信息化发展与档案管理现代化发展的核心一环，更快更好地完成档案数字化工作是不同层级的档案管理部门未来需要完成的核心任务。

（二）适应信息化建设的客观要求

现阶段，大多数国家都非常重视档案数字化建设，尤其是美英等发达国家。“智慧城市”“智慧政府”等不断出现标志着信息化时代的来临，我们国家各大高校也在不同程度地推进“数字校园”“智慧校园”等工程，高校档案数字化建设也是适应“数字校园”建设的客观要求，也是“数字校园”建设的基础条件之一。各大高校档案管理的内容主要涵盖日常教学、科研以及行政管理工作中形成的档案，涉及学生的招录信息、学籍与成绩、财务报销凭证、收文发文的文件等种类繁多的内容，这些档案都真实客观地记录了一所学校的发展历程。如果这些档案全部完成数字化，那么这些档案就可以通过互联网平台进一步利用。信息化时代的到来使档案馆成为档案数据的转化者而非“存储仓库”，档案馆要以档案数字化建设来完成我国信息化建设的目标，以适应信息化时代的来临。

在信息化、大数据时代，原有传统载体档案在一定的时期内还将继续产生和存在，数字档案也会快速地持续增长并且会长期存在，在今后必将占据档案馆馆藏的主要位置，因此今后档案馆的档案管理将会进入以数字档案管理为主，传统载体档案管理为辅的时期。这也使档案馆（室）的管理朝向于管理数字的方向发展，因此档案数字化是将传统载体档案与数字档案实现衔接的必由之路，只有这样才能实现传统实体档案馆向新型数字档案馆的转型。

（三）促进档案信息资源的利用

国家档案局对国家档案馆“五位一体”功能的定位：一是爱国主义教育基地，二是档案安全保管基地，三是档案利用服务中心，四是政府信息公开中心，五是电子文件管理中心[8]。因此，现代档案馆更多的是应当扮演档案信息的提供者和服务者角色，并非单纯储存档案的一个部门，还需发挥信息公开以及服务等方面的职能。高校是为国家培养高层次人才的主要阵地，应当充分发挥“五位一体”功能，而这些职能的实现都要以档案数字化为前提。

近年来政府开展电子政务，通过利用网络线上办公逐步替代政务大厅的线下办公，改变政府面对面办公的形式，逐步转换到全部从“线上”进行，这也是信息化环境下不可逆转的趋势。近年来随着各种各样电商平台的成熟和普及，公众对于信息获取更趋向于实时、便捷和远程服务，对于档案利用的期待不再是去档案馆进行实体查阅，而是期待可以随时随地的利用，实现高效率远程利用。经过数字化管理之后,所有的高校档案都能在局域网上进行统一管理,有利于对事项进行追根溯源,档案数字化建设是满足利用者对档案信息的深层次需求的基础[9]。数字档案之中各类信息资源不再受限于地域以及时空，取代过去的各类纸质档案，有效提升查阅、检索以及携带等方面的便利性。实现档案信息资源共享，就能把分布在全国各地的用户，通过网络平台联系起来，可以避免档案复制传递等繁琐程序，既能减少工作人员的工作量，也可以扩大高校档案信息的利用率和利用效率，实现档案自身价值。

（四）保护纸质档案原件

高校档案具有唯一性、不可替代性的特点，档案数字化有利于实现对高校传统纸质档案原件的保护，减少不必要的档案损耗[10]。第一，纸质档案在保存过程中对外部环境提出较高要求，在受损之后无法修复。发展至今，虽然外部条件有所改善，但依旧不能完全消除纸质档案因为其资本原因所面临的风险，实际保管过程中需承担高额成本。其二，我国百年高校较多，多年来由于城市规划、招生规模扩大等原因，各大高校均有校区迁移，每次移动都会对原始档案造成破坏。其三，高校教师学生数量庞大，对档案利用需求较多，频繁翻阅档案原件会加速档案损毁，档案在查阅过程中出现遗失或者损坏均会带来不可逆转的损失。档案保管的重点应该是内容保管，通过档案数字化可以使档案信息得以保存，即使纸张破损，只要原始档案的所有内容都被保存下来，档案保存的核心也就完成了。根据笔者调查，陕西省高校在办学经费方面还是非常紧张的，通过档案数字化使档案信息得以保存的同时，在修建档案库房、扩大规模、档案保护、档案修复等方面也可以减少资金投入。

从整体上看，至今我国高校档案数字化建设已经取得一定成效，数字化成果开放利用正在稳步推进，各大高校档案数字化率都已显著增加。但由于多种因素的影响导致各大高校档案数字化建设水平存在较大差异，究其影响因素主要表现在以下方面。

（一）资金投入

档案数字化建设本身较为复杂，必须依赖大量的技术、人才和设备，购买设施、更新软件、维护系统、人才培养等均需资金投入，必须加大资金投资力度。资金投入主要体现在以下几个方面：首先在硬件方面，由于高校档案资源数量庞大，存储的档案资源较多，因此要建立一个足够容量的服务器。档案管理对保密工作要求也非常高，对于网络安全和软件系统的防御功能等方面也要有足够的资金支持才能保证其有效地进行。其次各项软硬件设施都必须及时进行维护以及更新，也应依赖持续地投入大量的资金，因此资金不足会严重制约高校档案数字化的发展，资金的投入是决定档案数字化建设成效的重要因素。除此之外，很多高校由于校史较长档案体量庞大，要将其转化成数字档案仅靠学校的现有的档案工作人员很难完成如此大的工作量，因此就需要扩大档案数字化队伍，或进行数字化外包，但无论是那种方式都需要投入大量的资金。

（二）人才队伍

数字档案资源是档案数字化建设的基础，专业人才队伍是档案数字化建设的前提。只有所有人才都具备较强的专业性以及综合素质，才能确保各项工作顺利开展；
由于数字化工作的专业性很强，对工作人员的专业素养、专业技能和综合能力的要求很高。所以，在数字化建设过程中必须依赖档案专业知识和计算机技术同时兼具的复合型、应用型人才[11]。因此，档案数字化建设不仅要有充足的专职人员从事档案数字化建设，还需有专业对口的专业人才以及合理的年龄结构，否则高校的档案数字化建设将会失去发展动力。

（三）数字化标准和法律法规

标准化、规范化、制度化是开展一切工作的前提。高校档案数字化建设是一个系统性大工程，尤其是进入信息化时代之后，各类电子文件激增，档案数字化必须具备统一的标准和法律法规作为保障[12]。高校要具备档案数字化建设的相关标准、政策法规的针对性细则和数字化工作的前瞻性。高校计算机的服务器和管理软件都有不同的版本和型号，上述软件不论是适用性还是通用性都面临大量问题。从计算机方面来看，各种型号不具备较强兼容性，各类设备质量良莠不齐，从而造成在软硬件以及编码标准方面都缺乏统一性，而此类因素均会对信息交流水平造成重大影响，对各大高校档案数字化建设方面极为不利。必须在筹备阶段把上述因素完全考虑在其中，才可以保证后续工作成功地开展。除此之外，国家和档案工作指导部门对于高校档案工作的针对性指导的法规政策尚不完善，虽然我国自2001年以来发布或修订了10余项国家标准和60余项档案行业标准，但这只是宏观性和方向性的指导，在高校领域的政策和法规仍有缺失，需要针对性和可操作性的专门标准或规范性的法规政策进行指导。

（四）安全隐患和风险挑战的应对能力

数字化档案同传统载体档案在档案保护上相差甚远。就传统载体档案而言，主要是注意防火、温湿度调节、光照等即可保护档案，对于档案工作者的要求相对来说也较低。而对于数字档案来说则要求更高，除了要做好以上保护工作外，还需要应对数字档案信息的安全做好防护，如设备故障、计算机病毒入侵、黑客侵入等。这些风险主要包括以下两个方面：一个是物理风险，物理方面的损坏包括设备故障、设备损害、自然灾害等，都会直接影响到数字档案信息安全甚至对数字档案带来毁灭性的、不可逆的损失。二是技术风险，对于数字档案来说，对技术提出更高要求，由于被高校所处环境以及相关条件所影响，一般无法满足技术要求，从而导致不能及时应对和安全性有关的问题，极有可能面临病毒以及木马等方面的问题，从而造成档案出现篡改、遗失等现象[13]。

笔者在相关文献和网站调研发现，随着信息化建设的不断推进和大数据、人工智能的涌现，单机版档案管理系统逐渐淘汰，取而代之的是网络版管理系统，远程在线服务逐渐成为档案服务利用的新方式。网络版档案管理系统的运行离不开网络，高校的网络环境为校园网，但校园网一般在安全防护方面存在许多漏洞，如果遭到黑客攻击，将会直接威胁校园内各种应用系统的安全。由于档案管理系统本身的安全防护功能较弱，很容易被不法分子有机可乘，出现档案信息被篡改、数据库被盗取等问题。现如今很多高校都已经认识到档案实体安全与信息安全的重要性，多所学校将做好档案安全工作列入学校发展的“十四五”规划中。由此可见，高校面临的档案安全问题和缺乏风险应对能力是档案数字化建设过程中亟待解决的一个问题。

档案数字化建设是实现信息化建设目标的着力点，体现了当代档案工作者为适应信息化建设的时代需求，主动服务于档案事业转型。档案数字化工作在西方发达国家起步较早，已经形成具有一定规模、成熟的运营机制。从我国近年来发布的政策法规和高校档案数字化建设情况来看，国家高度重视在档案数字化建设方面取得喜人成绩，但相较于发达国家还有很长一段路要走。在未来，主要在以下方面提出高校档案数字化建设的优化策略。

（一）提高对档案工作的重视程度

通过笔者调研，陕西省某高校为支持档案工作设立档案数字化专项经费，其中2016年数字化经费达263万元，大量的资金投入也使其实现与OA办公系统、数据数字中心、财务系统等的对接，在此基础上实现远程档案信息服务利用，建立本地虚拟自助服务系统；
形成基本覆盖全校范围的档案工作网络体系；
西安电子科技大学的档案数字化建设走在陕西省各大高校的前列[14]。

因此高校必须意识到档案数字化建设的必要性和重要性，要把档案数字化建设纳入学校的整体发展规划之中，同时认识到资金的投入是做好档案数字化工作的基础前提。各高校可以根据本校的收支情况，设立档案工作专项资金和档案数字化专项资金以支持档案工作的发展。同时，相关的档案部门要对这笔资金进行有效利用并设置监察委员会检查资金流向，确保档案数字化工作的顺利开展；
软硬件设备和建立人才队伍是档案数字化建设的基本，要视本校情况引进先进的软硬件设备和高层次数字化人才。

（二）注重数字化人才队伍建设

高校档案数字化建设水平和质量的高低，是由其工作人员来决定的，高校必须通过各项措施培育或引入大量档案数字化领域的优质人才。高校必须注重人才的培养，或引进高素质的复合型人才。一是技术层面。要引进掌握计算机专业技能以及储备大量理论知识的优秀人才，对于目前从事档案工作的人员，应通过培训方式提高其专业技能以及理论基础，运用各项措施来建立复合型的高校档案数字化建设人才队伍。二是培养档案工作人员良好的工作态度。选择进取心强、责任心强、能吃苦耐劳的人员从事高校档案数字化建设和管理工作，从根本上减少因为“人”的因素发生风险的概率。三是提供优厚待遇保证档案数字化人才的福利，并且在人才分工阶段注重资源的优质配置。由于高校档案数字化人才较少，要了解他们的需求，设置必要的、有效的奖惩激励措施，保证其工作的积极性。四是投入科研经费，鼓励档案工作者开展学术科研工作，进行和档案数字化有关的探讨，明确目前档案方面的发展状况以及未来发展方向，以更好服务于档案数字化建设的需求。五是注重人才队伍的年龄结构，由于部分工作人员因年龄原因知识更新相对较慢和信息素养不高，新型档案管理模式难以快速适应，影响数字化进程。

（三）健全完善高校档案数字化标准和法规政策

制定统一标准也是开展档案工作的前提，各高校充分理解国家发布的有关档案数字化的法律政策和技术标准，然后制定和本校实际情况相适应的技术标准与规范，来指导本校的档案数字化工作，构建安全、有序、高效的档案数字化建设体系，为今后工作的开展提供保障。另一方面，国家档案局或地方档案局开发档案数字化高校标准。档案数字化建设需有相对完善的数字化建设标准要指导，但当前相关的规范标准有所缺乏，对高校的档案数字化建设产生了阻碍。因此制定档案数字化高校相关标准是极其必要的，但开发一系列行之有效的标准并非易事，在制定标准时需要注意以下几个问题：一是在制定高校档案数字化标准时必须遵循国家、教育部等已出台的如《中华人民共和国档案法》《电子文件归档与电子档案管理办法》等法律法规、标准规范。二是要多方联动。出台高校档案数字化相关标准不是某一个部门的事情，会涉及档案行政管理机构、教育主管部门、高校等，因此制定标准需协调好各方关系。三是兼顾共性与特性。现如今各个省份之间在经济水平等方面存在明显差异，省内各高校也存在不同程度的差异，其档案管理工作也具备其独特的特点，因此在制定相关标准时要充分考虑部属高校、省属高校、职业院校和民办院校之间的差异，兼顾不同高校的共性和特点。

因此，只有制定和具体情况相符的制度规范，才可以做好高校档案数字化建设。对高等院校来说，档案数字化建设本身就是极为繁杂的一项系统工程，结合本校实际情况或借鉴其他高校的成功经验，在实际建设之前，需明确当前档案馆具体状况，优化现行制度机制，设立合理有效的建设方案，通过循序渐进的方式来执行，如此才可以为数字档案安全提供保障。

（四）增强档案数字化安全防护体系

高校档案数字化建设要想实现长久发展，除了需要大量的资金投入、人才队伍建设以及提供标准规范作为保障外，还要确保其所处的环境是安全可靠的。前文分析，档案数字化建设面临的风险主要是“物理风险”和“技术风险”，保障档案数字化建设的安全性有以下措施：一是加强风险防范。不仅应运用各类传统防范措施，还应不断提高数据安全意识，及时发现档案数字化建设环节出现的各类全新风险。因此，还要对重要档案数据做好数据备份工作，最大程度保障数据的完整性与安全性。要求计算机领域的人员按时对各类设备进行维护，排查可能出现的故障，有效提高数字档案安全性。二是强化档案工作人员的安全意识。从意识形态上认识到档案数字化建设中档案安全的重要性，明确责任，合理划分相关职责，建立健全奖惩机制，为信息保密以及安全提供保障。三是应用先进的技术手段防范风险。在校园网络安全保护方面，首先需要在网络构建有效的防火墙，加强对网络病毒的防范和消杀，并将病毒检测技术应用到校园网络中。在遇到病毒和黑客非法入侵时能开启自动防御模式，来抵御外来风险，加强对信息风险的防范[15]。在档案管理系统层面，首先要做好服务器外部环境的安全防范，如防火、防盗等，同时也要设置安全访问策略，通过设置访问权限，增加密码管理，防止数字档案信息被篡改和窃取。除此之外，也要同时构建有效的数据库，当系统出现漏洞时能在最短的时间内得到弥补和修复，保护好数字档案信息。

（五）搭建完善健全网络信息数字平台，加强现行电子文件的归档工作

档案数字化建设之中最关键的一个任务就是保证通过数字化环境形成的相关文件在实际归档过程中，依旧通过原先的形态予以保存，并归纳至档案数据库之中。现阶段，依旧有不少高校档案管理者没有正确认识数字信息化，片面的认为就是把一部分纸质档案转变成数字形式，没有涵盖归档以及转换。这样就会导致电子文件需要先换转化为纸质档案，进馆后再由工作人员进行数字化处理，从而导致重复进行不必要的工作，浪费大量的人力和物力。因此，需要采取双轨制归档，避免出现重复劳动。在档案数字化建设过程中，必须率先对一部分纸质档案进行数字化转化，并且对有关电子文件载体按时予以归档，防止出现重复工作的情况。与此同时，档案管理部门在促进数字化发展，拓宽数字化范围的过程中，必须同步进行数字化转换以及归档，在实际归档的时候需运用双套制归档法，减轻后续工作中的工作量。高校行政部门和机构复杂，信息交流沟通不畅，可以探索以下方法：

一是将学校档案管理系统与OA办公系统相连接。比如档案管理系统和学生信息管理系统对接，使学生的各类档案凭借互联网完成实时迁移，避免各类重复劳动，并且也可以避免实际传输环节出现的误差，有效提高工作效率。如西安电子科技大学的档案管理系统以及教育系统顺利衔接，让学生的成绩、课程等方面的信息能够凭借互联网实时完成档案移交，实现电子文件与纸质档案同步归档。二是对所有部门产生的各类电子文件和自动化软件形成的相关电子文件，通过下载刻盘的方式完成复制，然后转移到档案管理系统中，使其成为数字化馆藏的一部分。三是学校网络信息管理部门建设档案云存储，内部所有部门均可以凭借该平台来完成数据采集以及信息交换工作，通过分散采集的方式来切实提升信息采集效率，对内部部门来说大有裨益。

综上所述，高校档案数字化是实现国家信息化战略和建设“智慧校园”的一项基础工程，虽然高校档案数字化有很多影响因素的存在，但我国始终极为关注档案数字化建设，各高校都认识到高校档案数字化建设的重要性和必要性，也得到了领导和各方支持，相信高校档案数字化建设也会像地方各级各类档案馆一样成功开展。