升格高等职业院校干部人事档案的整理工作

杨 娟

（贵州健康职业学院，贵州 铜仁 554300）

伴随高等职业院校管理体制的不断改革，教育资源配备的情况得到大幅改善，一些中专学校独立或合并升格成高等职业院校。因为合并学校在隶属关系、性质、层次以及办学模式当方面存在差异，带来了一些新的管理方面的问题，干部人事档案整理便是其中的一种[1]。本文主要围绕着升格高等职业院校干部人事档案的整理工作做出如下分析。

通过分析人事档案工作的管理现状不难发现，高等职业院校升格后干部的人事档案资料缺失的情况经常出现，存在的问题比较多，主要原因涉及以下几个方面：

1）升格前高等职业院校对干部人事档案管理不够重视。升格前，各高等职业院校的情况存在一定的差异，一些院校规模比较小，缺乏自主管理档案的权限，致使干部人事档案的管理一片空白。部分院校对干部人事档案管理长期缺乏重视，人事档案的材料严重缺失，甚至会没有任何记录；
在人员过渡时期，没有理顺工资，引起工资表的缺失，升格前是企业性质的学校还有可能存在企业、事业2种工资同时存档或者是套改的情况；
师资队伍短时间膨胀，教师的学位资料问题频发，严重缺失进修的材料……上述各种原因给干部人事档案整理带来了极大的困难，损害了干部人事档案的准确性[2]。

2）干部人事档案的管理人员专业素质偏低。一些高等职业院校没有配备专业的人事档案管理人员，还有的高等职业院校忽视了档案管理人员的培训，导致院校的档案管理工作滞后，体现出比较明显的被动特点。有很多档案材料无法第一时间收集，长时间停留在个人手里，甚至还有可能发生档案丢失的问题。材料的验收把关不够严格，进而影响到材料的规范性和完整性。比方说干部的自传、履历表或其他的资料没有经过人事部门的盖章，用墨不统一、涂改问题严重等等。也有的高等职业院校档案更新之后，一些没有价值的资料长时间存放在档案内。在升格后，由于存在大量的不合格的干部档案，整理起来十分棘手，导致档案的管理工作很难达标。

3）升格之后干部档案的转递手续不完善。由于高等职业院校升格后档案的转递手续不健全，常常会面临材料缺失的情况，比方说学历资料不全，无法反映干部的学历和学位情况；
入党的材料不全，有些党员的档案内缺乏这方面的信息，影响统计信息的准确性；
任职和晋升的材料不全，一些材料因为时间比较久，没有办法查找，面临着永久遗失的风险。

因为升格前各高等职业院校的档案管理制度不同，所以在档案材料的规格和质量方面存在着非常大的差别，部分材料不符合标准，纸张的大小不统一。还有的裁装不够规范，表格超出装订线，这种情况下需要重新分类、装订、整理。也有些资料归类不准确，分类的方法陈旧，或者是因为工具落后，在对档案进行裁剪或打孔时破坏档案的完整性。

1）提高对干部人事档案管理重视，强化档案工作领导。考虑到升格高等职业院校的历史遗留问题，在组织选拔和任用干部以及干部的进修中经常会遇到一些问题，有些情况下甚至会出现无法弥补的损失，这意味着档案整理人员需要把握实例，积极和领导进修沟通和交流，令高等职业院校的各级部门、领导尤其是直管领导加强对干部人事档案整理工作的重视，注重对干部人事档案整理工作的领导。

2）完善档案材料的工作体系，细化管理的体制。人事档案整理工作存在着一定的特殊性，在贯彻落实各项干部档案规章管理的体系时，还需要留意工作的方法，选用科学的方式可以提升档案管理的效率，做到事半功倍。比方说，在执行档案资料的索要制度期间，应当突出主动收集与被动收集有机结合的形式，构建和人事部门、组织部门、培训部门、职称部门以及工作部门的联动体系，存各个部门间的沟通，保证干部资料反馈与入档的准确性与及时性，针对无法第一时间上交的，应当立刻催要，避免出现遗漏的问题。

不仅如此，还应当形成广泛收集入档资料的习惯。干部人事档案的内容具有连续性的特点，而且档案管理工作的性质特殊，令档案管理收集具有日常性和长期性的特点。这就要求干部人事档案的管理人员需要做好上下沟通工作，凭借敏锐的眼光收集更多的资料。

3）做好档案缺失资料的查补工作，合理分类。为处理升格高等职业院校档案资料缺失的问题，应做好查补和分类工作，因为教学的标准提高了，教师的资格需要从原本的中专升格成高校，在此期间，教师在学识方便进修和深造的材料明显增多，这些资料如果收集、上交与整理不够及时，就会引起材料的缺失，为避免这种情况出现，档案的管理工作者需要进行针对性的查补、寻找和整理。若工资的问题是在没有办法查补，可以让干部如实提交说明材料，扣盖公章，保证干部档案材料的完整性与真实性。

4）注重干部人事管理的信息化建设，提升规范性。伴随信息技术的不断发展以及人员流动性的不断加快，纸质档案渐渐无法满足现阶段的档案管理需求，需要将干部档案的信息化管理提上日程。目前，有很多升格高等职业院校在干部人事档案信息整理方面加大了工作力度，把信息技术应用到实际的管理工作中，令档案资料的查阅和利用更加快捷、方便。各院校领导应深刻意识到干部人事档案信息化管理的重要价值，扩大扶持的力度，完善软硬件设施的建设，尽早实现人事档案管理工作的规范化和信息化[3]。

5）提升档案管理人员的综合素质，提升工作效率。干部人事档案的管理工作是一项复杂、长期的工作，工作任务比较繁重，档案管理人员应具备甘于奉献、耐得住寂寞、矢志不渝的精神，同时还需要按照档案管理的各项制度，进一步规范干部人事档案整理的操作流程，保证完整地收集档案资料，确保交接手续的齐全，保证借阅审批手续的完整性，清晰记录干部的成长轨迹，完好保管干部人事档案。同时还应当加强档案管理人员队伍的建设，革新高等职业院校负责人的工作离你那，建立起高等职业院校干部人事档案工作的奖惩机制与责任机制，提高档案管理人员的责任心，调动他们的工作积极性和主动性，注重人员的培训，确保档案工作人员的专业素质符合新时代档案管理工作的需求[4]。

综上所述，目前升格高等职业院校干部人事档案的整理工作还存在着一些问题，比方说对档案管理不重视，档案的管理工作者专业素质不高等等。为此，升格高等职业院校可以充分参考上述干部人事档案管理的优化方法，令干部人事管理工作更具规范性，提升档案管理的工作质量与效率。