信息化环境下企业档案收集归档工作的思考与实践

文/深圳市天威视讯股份有限公司 曾智

企业在经营、管理、研发、建设、服务等活动中形成的各种形式的文件材料，是企业经营的真实记录，也是企业用于领导决策、业务查考、信息传承、维护企业权益、解决企业纠纷、追踪工程、产品质量等的重要凭证、依据和信息资源。做好企业各类文件材料的收集归档工作，是做好企业档案管理工作的基础与起点，也是丰富企业档案信息资源、高效开发利用档案服务企业发展的前提和保证。近年来，随着企业信息化建设的不断推进，传统的实体、纸质文件材料逐步减少，电子文件数量日益增多，企业各项工作效率和水平得到提升的同时，企业档案的收集工作也面临着问题和挑战。

（一）档案收集对象性质的变化。信息技术的使用产生了大量的电子文件，企业档案也从实物型档案转变为数字化档案。虽然电子文件与传统纸质文件在管理流程、管理方法上有许多相似之处，但由于电子档案具有系统依赖性、信息与载体的可分离性、信息易失易变性等特点，因而在收集归档及管理方面更依赖信息技术。

（二）档案收集归档方式和内容的变化。传统的收集归档时间一般为定期归档，归档方式为人工对实体文件的积累、收集、鉴定、整理、组卷、装订等；
而电子文件通过信息技术或接口可随时归档，且要将文件信息及相关元数据甚至是生成文件的应用程序一并归档，归档范围除了与纸质相对应的类型外，还包括数据库文件、计算机程序等类型，在收集归档的方式上更为便捷，在收集内容、载体上更加多样化。

（三）对档案工作人员的素质提出了更高要求。新形势下档案管理工作技术更先进，工作内容更丰富，对档案管理人员的职业素质要求也越来越高。档案管理人员不仅要精通档案业务知识，还要具备一定的信息技术素养，掌握计算机自动化、现代化管理等信息技术，才能更好地胜任电子档案管理工作。企业应重视对档案信息技术人才的引进和培养；
档案工作人员要主动学习、与时俱进，思考、应对新时期档案工作中遇到的问题，不断提高业务水平。

（一）文件材料载体多样化，难以保证收集的全面性。信息化环境下，企业中形成的文档资源多样化，电子文件、图片、录音录像、多媒体、网页、纸质文档等不同类型、不同载体的文件大量产生，它们存在于不同的形成部门或业务系统中。与传统的纸质载体档案的收集归档工作相比，电子文档内容丰富、来源多样，但也给文件材料的价值鉴定及电子文件的真实性、原始性、一致性的鉴定带来挑战。此外，文件材料载体的多样化也使现有的管理制度和办法，对电子档案的收集范围、标准、类型等不能准确界定，无法有效实施控制，难以保证档案收集工作的全面性。

（二）归档范围把握不到位，影响文件材料收集质量。一方面，一些企业制定的文件材料归档范围较为宏观，对收集归档工作的指导性不强；
另一方面，档案形成部门对文件材料收集归档的范围把握不到位。实际工作中，受制于文档形成部门对本部门文件材料存档管理工作的重视程度以及负责本部门文件材料收集移交归档的兼职人员对部门业务的了解程度、时间精力、稳定性等因素，文件材料收集归档的质量参差不齐。有的应归档文件未能及时收集归档，部分已无实际使用价值或利用价值较低的文件材料被移交档案管理部门，增加了档案管理成本，也影响了档案资源结构和利用效率。

（三）收集方式较为被动，缺乏有效的监督指导。大部分企业档案的收集方式是通过档案部门下发通知，明确归档范围、归档时间及移交手续等，在文件办理完毕的后期提出收集归档的要求，对各类文件材料前期形成及积累的情况了解不到位、对文件的完整、系统性缺乏及时追踪和有效的监督检查，易造成“归档部门交什么，档案部门就收什么”的现象，一些具有较高价值的资料及重要业务文件，可能因监管、沟通联络不及时，同时受到部门或个人利益、保密、使用便利等考虑因素影响，未及时归档。

（一）深入调研，细化文件材料收集归档范围。档案的收集工作离不开前期的调查和预测，明确的归档范围和归档计划能提高企业档案归档质量、防止过度收集。档案部门应广泛熟悉公司的管理、业务运行环节，对公司各机构、业务部门及各系统产生的文件材料进行充分调研，了解企业不同业务环节、不同系统运行形成的电子文件及实体文档信息状况，从而准确精细确定好文件材料收集归档范围，并按照机构及人员职能分工，制订出内容更加明确和完整的归档方案，为归档部门和有关人员提供制度保证。

以笔者所在单位为例，由于近年来公司深化改革，组织架构不断调整优化，为进一步规范机构调整后的档案收集归档工作，明确公司文件材料归档范围，适应新时期档案工作的需要，公司办公室综合档案室开展了对全公司文件材料形成情况的摸底调查。档案室制作了《归档文件材料调查表》，包括调研各部门业务流程及职能模块、形成文件材料的名称、档案类型、载体、保管期限建议等内容，同时针对调研表的填写要求开展了专项宣讲培训，各部门指定具体经办人对接工作，根据各部门业务职能模块认真梳理文件材料的形成情况。档案室在各部门梳理填报过程中，特别关注非红头文件、非常规文件材料的收集，及时与有关人员进行深入沟通交流，落实归档范围制度的修订和细化，使档案部门与业务部门都能更好地理解和把握公司文件材料的归档范围。

（二）多举并施，拓展文件材料收集归档的途径和内容。企业档案来源广泛，档案工作人员在收集归档时应积极探索材料的不同载体、不同门类文件收集归档的方式和途径，以便采用不同的方式开展工作。

一是对于在业务系统中有固定流程的电子文件，可通过实现企业办公自动化（OA）系统及其他业务系统与档案系统数据对接，到档案系统，减少归档部门工作环节，提高收集归档效率。如我司在办公系统文件归档方面，梳理了公文类、人力事务、业务事务等各项工作流程中需要对接归档的模块，文件办理完毕后定期归入档案系统。

二是对于没有统一的系统管理，分散在各部门、个人手中零散的文件资料，可充分发挥档案部门的主观能动作用，及时了解、掌握单位工作动向，随时将分散的有保存价值的照片、视频、实物及会议文件、总结、分析材料等实体、电子文件收集完整，避免档案的失控和遗漏。

三是对于专门文件资料、重要专项活动及突然事件文件材料的收集，由于其产生具有随机性和不确定性，档案部门应做好预测、征集及跟踪归档工作。如随着我司各项业务的发展，公司印（刊）发了各类业务宣传资料及规章制度、业务资料汇编等，在电视、报纸、网络等媒体上投放了大量的广告。档案室对这些反映公司发展历程的公司业务广告、宣传、汇编资料及有关本公司的书报杂志进行专项征集归档，补充优化室藏档案资源；
再如新冠疫情发生后，组织向公司有关部门、单位征集以“战疫”为主题的体现公司一线人员在疫情防控、医疗救治、社会捐赠中的各类照片、微视频、新闻稿等纪实性资料和宣传报道材料，记录和见证这段历程。

四是针对专业性强的专项业务档案，可由形成部门掌握该类档案的专业或技术人才承担起业务档案的收集、积累、立卷归档或档案的分库管理工作，确保业务档案的齐全完整。如我司的主要业务为有线广播电视网络、宽带业务及其他通信网络的接入服务，客户服务部工作中产生面向用户的客户档案资料数量、体量大，涉及业务内容专业性强，且在形成部门的利用率高，因此由形成部门单独设立库房、指定人员进行分库管理，办公室综合档案室提供业务指导。

（三）加强监督指导，提高文件材料收集归档质量。加强指导是提高档案收集归档质量的重要手段。企业内部负责部门档案资料收集整理的人员多数为兼职，没有掌握专业的归档知识，很难保证归档质量和效率，因此必须加强文件材料收集工作的监督指导。

1.建立联络机制。档案人员应做好与业务部门、工程技术人员、管理者之间的联络，加强联系和互动。针对各归档部门工作职能多样、兼职档案员不稳定等问题，档案部门可以采取一对一、一对多的方式面向业务部门建立归档部门负责人、兼职档案员的登记更新体系，细分、明确各方责任。通过建立档案工作交流群，及时发送档案收集归档工作计划、业务操作指引、通报归档情况、宣传档案工作、收集意见等，确保沟通联络渠道畅通。

2.灵活指导形式。在收集归档工作业务指导的形式上，具体问题具体对待，将传统指导与现代指导、定期指导与随时辅导、集中培训与个别指导有机结合，满足不同需求。如主动通过电话、邮件、现场指导，或开展集中培训、多媒体宣传等形式，使归档部门了解档案工作要求，定期移交档案；
对于自行立卷归档的部门，加强对其立卷归档的监督检查，积极主动提供帮助；
对于移交难的部门，可针对性地与该部门领导及相关工作人员沟通，消除其思想顾虑，提高档案意识，保证重要文件材料应收尽收。

3.前端介入控制。在利用信息技术收集归档方面，应提前介入，做好前端控制。档案工作的“三纳入、四参加、四同步”，是归档工作实施跟踪检查工作的体现之一，但常规的跟踪检查通常在项目结束后，或者某阶段、某环节完成后才进行文件材料的接收工作，容易出现文件遗失且无法补救的情况。在信息化归档的新方式下，对归档工作的监督检查不但要做到“纳入、参加、同步”，更应在信息系统规划建立之时，就将企业文件资料收集归档工作纳入，了解信息系统的基本功能及常规的操作方法，对电子文件的格式、元数据等提出要求，加强电子文件收集归档的前端控制、价值鉴定，从源头上保证电子文件收集质量。我司在办公自动化系统建设过程中将其与档案系统的接口同时纳入规划建设，在归档的实践中发现问题并不断进行梳理完善，了解公司业务、熟悉归档范围的机要管理人员在公文请示报告的承办阶段就可以对归档文件进行筛选，将文件材料的价值鉴定嵌入了文件形成的前端，减少了电子文件归档时“有文必档”的信息冗余及相同内容的文件在不同流程中的重复归档。

同时，在档案收集归档实践过程中，应注意以下两个方面：

一是收集内容方面，注意依规收集与需求导向相结合。档案的价值在于利用，因此档案的收集在依据归档范围、归档制度的前提下，还要考虑到今后档案开发利用需求。档案工作者可结合档案咨询、档案利用者的需求开展收集工作，在收集中不仅要保证归档的“量”，更应追求室藏资源的“质”。

二是收集途径方面，注意依技收集与人工鉴选相补充。一方面，利用现代化信息技术优化各项业务流程、完善电子文件的管理模式，实现业务系统与档案系统对接联动，使档案信息化同步企业信息化进程，突破档案收集的时间和空间限制，及时、可靠、完整、高效地收集电子文件；
另一方面，不能单纯依赖流程和技术，忽视了人的主观能动性作用，导致理论和实际工作脱节。要充分发挥档案部门的主观能动性和归档部门兼职档案人员的专业特长，对归档文件进行补充收集、共同鉴定。

企业信息化提升了企业管理工作的效率，同时也对档案工作和档案管理人员提出了更高要求。企业档案工作必须适应企业信息化发展，档案管理人员应正确认识档案收集归档过程中存在的新问题和新机遇，提高专业素质，不断思考和探索，深入企业生产经营和管理，做好对企业各类载体文件材料的收集、鉴选、归档和对办公、业务系统的前端控制，保障档案信息资源收集的及时、完整、准确、齐全，为各项工作提供有效服务，从而更好地发挥档案工作价值，助力企业发展。